Reikningar

Reikningar eru lokaskrefið í reikningagerð í Manor. Með þeim verður reikningshæf vinna sem þú hefur skráð (tímar, akstur, kostnaður, vörur, dagpeningar og bunkar) að skjali sem þú sendir viðskiptavininum og færð greitt fyrir.

Í þessari grein er farið yfir allt ferlið við að gefa út reikning án ytra bókhaldskerfis. Þá er notuð innbyggð reikningagerð Manor en ekki tenging við kerfi á borð við Reglu, DK, Payday eða Business Central.

Hvenær á að nota innbyggða reikningagerð Manor

Notaðu innbyggða reikningagerð Manor þegar ekkert bókhaldskerfi er tengt við Manor-kerfið þitt. Þá gildir eftirfarandi:

• Manor útbýr reikninginn sjálft, úthlutar honum reikningsnúmeri og vistar hann í listanum Reikningagerð → Reikningar.
• Þú afhendir viðskiptavininum reikninginn sem PDF-skjal. Þú getur annaðhvort sótt skjalið og sent það sjálf(ur) eða sent það með tölvupósti beint úr Manor.
• Manor skráir að reikningurinn hafi verið gefinn út og sendur. Fjallað er um greiðslustöðu í skrefi 8.

Ef fyrirtækið þitt bókar reikninga í bókhaldskerfi er reikningurinn stofnaður í Manor en fjárhagsfærslurnar eru geymdar í því kerfi. Í Uppsetningu reiknings er lýst hvernig tenging reikningagerðar er stillt (Manor reikningagerð, Regla, DK, Payday, Business Central eða útflutningur á XML-skrá). Ef bókhaldskerfi er tengt skaltu líka skoða leiðbeiningarnar fyrir viðkomandi tengingu.

Í restinni af greininni er gert ráð fyrir að Manor reikningagerð sé valin.

Áður en þú byrjar: stilltu verkið rétt

Flest sjálfgefin gildi reiknings koma frá verkinu og því borgar sig að hafa þau rétt frá upphafi. Opnaðu verkið (Verk → veldu verkið → Breyta verki) og farðu yfir reitina sem skipta máli fyrir reikningagerð:

• Viðskiptavinur: aðilinn sem verkið er reikningsfært á.
• Innheimta virðisaukaskatt: hvort verkið sé virðisaukaskattsskylt (Já - bæta VSK við reikninga / Nei). Ekki er hægt að breyta þessari stillingu eftir að reikningur hefur verið gefinn út nema allir reikningar verksins hafi verið kreditfærðir.
• VSK númer: ræður því hvaða VSK-númer er prentað á reikninga. Ef reiturinn er tómur er VSK-númer fyrirtækis eiganda verksins notað.
• Tungumál: ræður tungumáli reikninga og skýrslna.
• Reikningsupplýsingar: Leiðbeiningar v/reikninga, Athugasemd á reikningi, Greiðslufrestur, Uppsetning reikninga, Tilvísunarnúmer kaupanda, Tengiliður kaupanda og Netfang tengiliðs kaupanda.
• Sjálfvirkir reikningar: hægt er að tímasetja endurtekna reikninga ef þess er óskað.

Í Leiðarvísi um vinnuferli verka er fjallað um allan lífsferil verks, þar á meðal hvernig tímar og aðrar reikningshæfar færslur eru skráðar á verk. Þú getur líka hafið reikningagerð beint af síðu verksins með aðgerðinni Nýr reikningur í tækjastiku verksins.

Yfirlit yfir ferlið

1. Safnaðu saman stöðum: farðu yfir allt sem er tilbúið til reikningsfærslu.
2. Stofnaðu reikninginn út frá valinni stöðu.
3. Veldu viðskiptavin eða greiðanda, færslur, VSK, gjaldmiðil og tungumál.
4. Breyttu reikningnum: línum, samtölum, dagsetningu reiknings, gjalddaga og athugasemdum.
5. Forskoðaðu reikninginn.
6. Gakktu frá reikningnum (gefðu hann út) svo hann fái reikningsnúmer.
7. Sendu reikninginn með tölvupósti eða sem PDF-skjal.
8. Fylgstu með því hvort hann sé greiddur eða ógreiddur (þar sem greiðsluupplýsingar liggja fyrir).

Skref 1: Safnaðu saman stöðum

Stöður eru grunnurinn að hverjum reikningi. Þær sýna óreikningsfærða og að hluta reikningsfærða vinnu sem er tilbúin til reikningsfærslu. Svona skoðarðu þær:

1. Farðu í Reikningagerð í aðalvalmyndinni og smelltu á Nýr reikningur. Þú getur líka smellt á Nýr reikningur í yfirlitinu Reikningar eða á síðu verks.
2. Glugginn Stöðulisti opnast. Efst birtist Samtals óreikningsfært, án VSK og þar fyrir neðan listi yfir opnar stöður.

Í hverri línu sést viðskiptavinur, verk, tegund stöðu (Tími, Akstur, Kostnaður, Vara, Dagpeningar, Bunki), upphæð, upphæð í sjálfgefnum gjaldmiðli og færsludagsetning. Notaðu síurnar Viðskiptavinur, Verkstjórnandi, Stöðuflokkar, Staða, Staða verks, Fyrirtæki og deild og Færsludagsetning til að þrengja listann. Með Stillingar á stöðulista geturðu skipt á milli Án VSK og Með VSK og á milli Gjaldmiðill viðskiptavinar og Staðbundinn gjaldmiðill.

Nánari leiðbeiningar um stöður, síun og birtingarstillingar eru í Yfirliti staða og Stillingum á stöðulista.

Skref 2: Stofnaðu reikning út frá stöðu

Í stöðulistanum eru tvær leiðir til að gera reikninga úr stöðum:

1. Ein staða í einu (breytanlegt form). Smelltu hvar sem er á línu stöðunnar. Reikningsformið opnast (sjá skref 3) með viðskiptavini eða greiðanda og völdum færslum þegar útfylltum. Þú þarft því ekki að skrá aftur vinnu sem þegar hefur verið skráð og getur farið yfir allt og lagfært áður en reikningurinn er gefinn út.
2. Margar stöður í einu (magnaðgerð). Hakaðu við stöðurnar sem þú vilt reikningsfæra (eða notaðu gátreitinn sem velur allt) og smelltu svo á magnaðgerðina efst í stöðulistanum. Þá opnast staðfestingargluggi þar sem þú velur dagsetningu reiknings og getur valið að vinnuskýrsla fylgi hverjum reikningi. Þegar þú staðfestir eru reikningarnir stofnaðir beint, án þess að reikningsformið opnist.

Ábending: Ef þú vilt aðeins reikningsfæra eitt verk geturðu líka byrjað á síðu verksins með Nýr reikningur. Þá opnast sami stöðulisti, afmarkaður við það verk.

Skref 3: Veldu greiðanda, færslur, tímabil, VSK, gjaldmiðil og tungumál

Í reikningsforminu mótarðu reikninginn áður en hann er gefinn út.

Viðskiptavinur og greiðandi

Viðskiptavinur eða greiðandi reikningsins birtist efst í forminu. Hann er sóttur í stöðuna sem þú valdir, svo reikningurinn stílast á þann sem ber ábyrgð á að greiða fyrir vinnuna. Ef verk notar Stillingar greiðanda eða Skiptingu reiknings er réttur greiðandi, eða greiðendur skiptingarinnar, valinn sjálfkrafa.

Reikningshæfar færslur og tímabil

• Reikningshæfar færslur: formið sýnir valdar færslur flokkaðar eftir tegund (Tímar, Akstur, Vörur, Kostnaður, Dagpeningar) og hver þeirra er með gátreit. Taktu hakið af þeim línum sem eiga ekki að fara á reikninginn.
• Tímabil: notaðu dagsetningarvalið til að stýra því hvaða færslur birtast, til dæmis öll tímabil, þennan mánuð eða sérsniðið tímabil. Formið uppfærir færslurnar í samræmi við valið tímabil.

VSK

VSK ræðst af VSK-stillingu verksins (og, þegar um samninga er að ræða, VSK-stillingu samningsins). VSK er reiknaður fyrir hverja línu og bætt við samtölurnar. Ef staðfesta þarf VSK eða vara við einhverju birtir Manor tilkynningu í forminu.

VSK-hlutfallið sem notað er á reikningum er stillt í Stjórnun → Stillingar → VSK-hlutfall reikninga. Tiltæk hlutföll eru stillt í Stjórnun → VSK-hlutföll.

Gjaldmiðill

Reikningurinn er í gjaldmiðli greiðandans (eða samningsins). Ef fyrirtækið þitt vinnur með fleiri en einn gjaldmiðil ræðst gengið af gengisreglu reikningagerðar fyrirtækisins, sem er stillt í uppsetningu reikningagerðar fyrirtækisins (sjá Uppsetningu reiknings). Um útgáfu reiknings í erlendum gjaldmiðli má lesa í kaflanum Útgáfa reiknings í erlendum gjaldmiðli hér fyrir neðan.

Tungumál

Tungumál reikningsins er sótt í tungumál verksins (eða samningsins). Ef reikningurinn á að vera á öðru tungumáli skaltu fyrst breyta reitnum Tungumál í verkinu.

Athugið: PDF-skjal reikningsins (og tölvupósturinn sem fylgir honum) er alltaf á tungumáli verksins, óháð því hvaða tungumál einstakir notendur hafa valið fyrir sitt eigið Manor-viðmót. Tungumál verksins er stillt í reitnum Tungumál (opnaðu verkið og smelltu á Breyta verki). Þegar verk er stofnað fær það sjálfgefið tungumál fyrirtækisins. Til að breyta tungumáli reiknings skaltu breyta tungumáli verksins áður en reikningurinn er gefinn út.

Útgáfa reiknings í erlendum gjaldmiðli

Reikningur í Manor er alltaf gefinn út í einum gjaldmiðli. Oftast er það sjálfgefinn gjaldmiðill fyrirtækisins, en Manor getur líka gefið reikninginn út í erlendum gjaldmiðli. Þá notar Manor gengi og prentar viðeigandi bankareikning á reikninginn svo viðskiptavinurinn geti greitt hann rétt.

Hvaða gjaldmiðil reikningurinn notar

Í reikningsforminu er ekkert sérstakt val á gjaldmiðli. Gjaldmiðillinn kemur frá aðilanum sem vinnan er reikningsfærð á og birtist á reikningnum með forskeyti eða viðskeyti gjaldmiðilsins og aukastafafjölda hans (til dæmis $, €, kr.):

• Á venjulegum reikningi er notaður gjaldmiðill greiðandans, það er gjaldmiðillinn sem skráður er á viðskiptavininn sem vinnan er reikningsfærð á.
• Á reikningi vegna samnings er notaður gjaldmiðill samningsins, ekki núverandi gjaldmiðill viðskiptavinarins.

Til að gefa út reikning í erlendum gjaldmiðli þarftu því að skrá gjaldmiðilinn á greiðandann (viðskiptavininn) áður en reikningurinn er stofnaður:

1. Opnaðu viðskiptavininn (Viðskiptavinir → viðskiptavinurinn → Breyta).
2. Breyttu reitnum Gjaldmiðill í erlenda gjaldmiðilinn sem þú vilt reikningsfæra í.
3. Stofnaðu reikninginn eins og venjulega. Hann er þá gefinn út í þeim gjaldmiðli.

Aðeins er hægt að velja virka gjaldmiðla. Þú virkjar og afvirkjar gjaldmiðla í Stjórnun → Verðlagning → Virkir gjaldmiðlar. Ef gjaldmiðillinn sem þú þarft er ekki á listanum skaltu virkja hann fyrst. Þá verður hægt að velja hann á viðskiptavininum og alls staðar annars staðar þar sem gjaldmiðill er valinn.

Athugið: Ekki er hægt að breyta gjaldmiðli reiknings eftir að hann hefur verið gefinn út. Til að skipta um gjaldmiðil þarf að kreditfæra reikninginn og gefa út nýjan í hans stað. Ef verk notar skiptingu reiknings þurfa allir greiðendur skiptingarinnar að nota gjaldmiðil greiðandans.

Gengið sem notað er á reikningnum

Þegar gjaldmiðill reiknings er annar en sjálfgefinn gjaldmiðill fyrirtækisins þarf Manor gengi svo einnig sé hægt að halda utan um upphæðirnar í sjálfgefna gjaldmiðlinum. Gengið er sótt þegar gengið er frá reikningnum. Gengisregla reikningagerðar fyrirtækisins ræður því hvaða gengi er notað (Stjórnun → Fyrirtæki → fyrirtækið þitt → Uppsetning reikningagerðar):

• Nota nýjasta gengi sama dags og reikningur er stofnaður: nýjasta gengi sem liggur fyrir daginn sem reikningurinn er stofnaður.
• Nota gengi dagsins áður en reikningur er stofnaður: gengi dagsins á undan.

Gengið sem notað er vistast á reikningnum og á reikningum í erlendum gjaldmiðli birtist það sem [gjaldmiðill reiknings]/[sjálfgefinn gjaldmiðill] gengi (til dæmis USD/ISK gengi). Gengið miðast við hvenær reikningurinn er stofnaður, ekki við dagsetninguna sem þú velur á reikninginn.

Ef Manor finnur ekki gengi fyrir gjaldmiðilinn er reikningurinn ekki stofnaður. Kannaðu þá hvort Manor geti sótt gengi fyrir gjaldmiðilinn og reyndu aftur.

Bankareikningurinn sem birtist á reikningnum

Fyrirtækið þitt getur skráð sérstakan bankareikning fyrir hvern virkan gjaldmiðil (Stjórnun → Fyrirtæki → fyrirtækið þitt → Bankareikningar). Hver gjaldmiðill hefur sitt eigið Nafn banka, SWIFT og IBAN. Eins og fram kemur á skjánum sjálfum: „Bankareikningur hvers gjaldmiðils birtist á sölureikningum í sama gjaldmiðli.“

Þegar þú gefur út reikning velur Manor bankareikninginn sem passar við gjaldmiðil reikningsins:

• Ef bankareikningur er skráður fyrir gjaldmiðil reikningsins eru upplýsingar hans prentaðar á reikninginn. Fyrir erlendan gjaldmiðil eru það SWIFT og IBAN.
• Ef enginn bankareikningur er til fyrir gjaldmiðilinn notar Manor bankareikning sjálfgefins gjaldmiðils fyrirtækisins.
• Upplýsingar fyrir alþjóðlegar greiðslur birtast aðeins á reikningnum ef bæði SWIFT og IBAN eru útfyllt, svo fylltu út báða reitina.

Allar upphæðir á reikningnum, það er línur, samtölur og greiðsluupplýsingar, eru í gjaldmiðli reikningsins. Á reikningi í erlendum gjaldmiðli prentar Manor „Allar upphæðir í [gjaldmiðill]“ og sýnir einnig gengið sem notað var, svo viðskiptavinurinn sjái nákvæmlega hvað var umreiknað.

Skref 4: Breyttu reikningnum (línum, samtölum og dagsetningum)

Áður en reikningurinn er gefinn út geturðu farið yfir hann og lagfært:

• Línur: hver reikningshæf færsla verður að reikningslínu (eða nokkrum línum, eftir því hvað er valið í Uppsetning reikninga í verkinu, til dæmis Sundurliðaður í eina línu fyrir hvern taxta). Hægt er að breyta magni, verði og afslætti og nota millisamtölur eða afslátt á hópa.
• Samtölur: Manor reiknar millisamtölu, VSK og heildarupphæð upp á nýtt út frá línunum. Einnig er hægt að yfirskrifa heildarupphæðina ef þörf krefur.
• Dagsetning reiknings: veldu dagsetningu reikningsins. Uppsetning reikningagerðar fyrirtækisins ræður sjálfgefinni dagsetningu og því hversu langt aftur í tímann má dagsetja reikning.
• Gjalddagi: stungið er upp á gjalddaga út frá greiðslufresti (verksins, viðskiptavinarins eða fyrirtækisins). Þú getur breytt honum.
• Athugasemdir: sjálfgefin Athugasemd á reikningi frá verkinu eða viðskiptavininum er fyllt inn fyrir fram og hægt er að breyta henni fyrir þennan reikning.
• Viðhengi: hengdu fylgiskjöl við ef þörf er á.

Skref 5: Forskoðaðu reikninginn

Forskoðaðu reikninginn áður en hann er gefinn út til að ganga úr skugga um að viðskiptavinur, línur, samtölur, VSK og dagsetningar séu réttar. Forskoðun býr ekki til endanlegan reikning. Hún setur einfaldlega saman reikning úr núverandi gildum formsins svo þú getir yfirfarið hann, og hún virkar einnig fyrir forskoðun skiptingar á milli greiðenda.

Einnig er hægt að sækja forskoðun reikningsins sem PDF-skjal.

Ábending: Til að fá samþykki viðskiptavinar áður en reikningurinn er gefinn út geturðu stofnað reikningstillögu og sótt bráðabirgðareikning. Sjá Reikningstillögur og Bráðabirgðareikninga.

Skref 6: Gakktu frá reikningnum (gefðu hann út)

Þegar reikningurinn lítur rétt út gengurðu frá honum. Manor gerir þá eftirfarandi:

1. Stofnar reikninginn með völdum greiðanda, verki eða samningi, gjaldmiðli, dagsetningum, VSK-stillingu, tilvísunum kaupanda, netfangi og uppsetningu.
2. Útbýr reikningslínurnar og tengir hverja reikningshæfa færslu (tíma, akstur, vöru, kostnað, dagpeninga) við sína reikningslínu. Færslurnar merkjast þá sem reikningsfærðar og hverfa úr opnum stöðum.
3. Beitir skiptingu reiknings ef hún er til staðar og stofnar sérstakan reikning fyrir hvern greiðanda skiptingarinnar.
4. Úthlutar reikningsnúmeri samkvæmt númeraröð fyrirtækisins (Forskeyti og Næsta reikningsnúmer, stillt í Stjórnun → Fyrirtæki → Manor reikningagerð).
5. Skráir reikninginn svo hann birtist í listanum Reikningagerð → Reikningar.

Þegar reikningurinn hefur verið gefinn út er ekki hægt að reikningsfæra færslurnar á honum aftur. Það kemur í veg fyrir tvírukkun.

Skref 7: Sendu reikninginn (með tölvupósti eða sem PDF)

Hvernig reikningur fer úr Manor ræðst af stillingunni Afhending reikninga hjá fyrirtækinu (Stjórnun → Fyrirtæki → Manor reikningagerð):

• Handvirk: þú sækir PDF-skjal reikningsins úr Manor og afhendir viðskiptavininum sjálf(ur). Í listanum Reikningar geturðu líka notað magnaðgerðina Sækja reikninga til að sækja marga reikninga í einu.
• Unimaze: reikningurinn er sendur rafrænt í gegnum Unimaze.
• Tölvupóstur: PDF-skjal reikningsins er sent sem viðhengi á netfang viðskiptavinarins fyrir reikninga.

Einnig er hægt að senda reikning með tölvupósti beint úr Manor: veldu einn eða fleiri reikninga í listanum Reikningar og notaðu magnaðgerðina Senda með tölvupósti. Manor skráir hverja sendingartilraun og niðurstöðu hennar svo þú getir staðfest að reikningurinn hafi borist viðskiptavininum. Sendingar sem mistakast (til dæmis vegna þess að netfang fyrir reikninga vantar eða er rangt) sjást á síðunni Sending reikninga (síaðu á Afhendingarstaða = Sending tókst ekki). Þar er hægt að lagfæra þær og senda aftur.

Nánar er fjallað um þetta í Sendingu reikninga.

Skref 8: Fylgstu með greiðslustöðu

Hvort Manor getur sýnt hvort reikningur hafi verið greiddur fer eftir því hvernig farið er með reikningana:

• Innbyggð reikningagerð Manor ein og sér heldur ekki utan um greiðslur. Manor skráir að reikningurinn hafi verið gefinn út og sendur, en það er engin aðgerð til að merkja reikning greiddan handvirkt og enginn dálkur fyrir greiðslustöðu í listanum Reikningar.
• Greiðslustaða er aðeins sýnileg þegar fjárhagsgögn eru samstillt úr tengdu bókhaldskerfi. Ef reikningarnir eru bókaðir og afstemmdir í bókhaldskerfi sem Manor tengist (til dæmis Business Central, DK eða Payday) bætist dálkur fyrir greiðslustöðu við listann Reikningar (Greitt, Greitt að hluta eða Ógreitt) ásamt dálki sem sýnir hvort reikningur sé Gjaldfallinn. Þá er líka hægt að sía listann eftir greiðslustöðu til að einbeita sér að því sem er enn útistandandi.

Þar sem hver reikningshæf færsla er tengd reikningnum sem hún var reikningsfærð á færðu alltaf samræmda mynd af ferlinu frá færslu til reiknings, sendingar og greiðslu (þar sem greiðsluupplýsingar liggja fyrir).

Tengt efni

• Yfirlit staða: hvernig reikningshæfar upphæðir eru skoðaðar og síaðar áður en reikningsfært er.
• Stillingar á stöðulista: birting VSK og gjaldmiðils í stöðulistanum.
• Reikningagerð: yfirlit yfir allan hluta reikningagerðar.
• Uppsetning reiknings: stillingar á tengingu reikningagerðar, númeraröð, afhendingu og sjálfgefnum skilmálum.
• Reikningstillögur: reikningsdrög sem fara í yfirferð áður en gengið er frá þeim.
• Bráðabirgðareikningar: PDF-forskoðanir sem viðskiptavinur getur yfirfarið.
• Sending reikninga: yfirlit yfir sendingar sem tókust og sendingar sem mistókust.
• Skipting reiknings: reikningagerð verks skipt á milli nokkurra viðskiptavina.
• Sjálfvirkir reikningar: tímasetning endurtekinna reikninga.
• Leiðarvísir um vinnuferli verka: allur lífsferill verks, frá uppsetningu og reikningagerð til lokunar.

Algengar spurningar

Get ég reikningsfært sömu vinnuna tvisvar?

Nei. Þegar reikningshæf færsla hefur verið sett á reikning er hún merkt sem reikningsfærð og birtist ekki lengur sem opin staða.

Af hverju vantar færslu í reikningsformið?

Kannaðu hvort hún hafi þegar verið reikningsfærð eða sett á reikningstillögu, hvort hún sé merkt reikningshæf en ekki afskrifuð og hvort valið tímabil nái yfir færsludagsetningu hennar.

Hvernig reikningsfæri ég viðskiptavin í erlendum gjaldmiðli?

Virkjaðu fyrst gjaldmiðilinn í Stjórnun → Verðlagning → Virkir gjaldmiðlar og skráðu hann svo á greiðandann (viðskiptavininn). Reikningurinn er þá í þeim gjaldmiðli, Manor notar gengisreglu reikningagerðar fyrirtækisins og prentar bankareikninginn sem tilheyrir gjaldmiðlinum. Sjá Útgáfa reiknings í erlendum gjaldmiðli.

Af hverju er ekkert gengi á reikningnum mínum?

Gengi birtist aðeins þegar gjaldmiðill reiknings er annar en sjálfgefinn gjaldmiðill fyrirtækisins. Ef ekki tekst að stofna reikning í erlendum gjaldmiðli fann Manor ekki gengi fyrir gjaldmiðilinn þann dag.

Get ég merkt reikning sem greiddan í Manor?

Nei, ekki með innbyggðri reikningagerð Manor eingöngu. Greiðslustaða birtist aðeins þegar greiðsluupplýsingar eru samstilltar úr tengdu bókhaldskerfi. Sjá Skref 8.

Hvað ef ég þarf að leiðrétta reikning eftir að hann hefur verið gefinn út?

Útgefnum reikningum er breytt með kreditreikningi. Hafðu samband við umsjónarmann reikningagerðar ef viðskiptavinur gerir athugasemd við upphæð.