Reikningar

Inngangur

Reikningar eru opinber skjöl sem send eru til viðskiptavina vegna unninna verka, reikningshæfra stunda, kostnaðar, ferða og vara. Í Manor tengir reikningagerðin daglega verkefnavinnu beint við viðskiptakröfur, sem tryggir nákvæma rukkun, tímanlegt sjóðstreymi og hnökralausa samþættingu við ytri bókhaldskerfi.

Að búa til reikninga í Manor hjálpar þér að:

• Rukka nákvæmlega — Sækir sjálfkrafa skráðar stundir, kostnað og afurðir án handvirkrar tvískráningar.
• Viðhalda samræmi — Notar fyrirfram skilgreinda greiðsluskilmála, greiðslufresti, verkefnaathugasemdir og VSK-stillingar.
• Flýta sjóðstreymi — Sendir reikninga hratt með tölvupósti eða rafrænum reikningum.
• Fylgjast með greiðslustöðu — Vaktar ógreiddar stöður og stemma af greidda reikninga.

Lykilreitir

Þegar reikningur er stofnaður eða skoðaður eru eftirfarandi lykilreitir notaðir:

Almennar upplýsingar

• Viðskiptavinur / Greiðandi — Viðskiptavinurinn sem ber ábyrgð á greiðslu reikningsins.
• Verk — Málið eða verkefnið sem rukkað er fyrir.
• Reikningsnúmer — Raðnúmer úthlutað út frá reglum fyrirtækisins um númeringu (t.d. forskeyti og raðtölur).
• Útgáfudagur — Dagsetningin þegar reikningurinn er gefinn út.
• Gjalddagi — Dagsetningin þegar greiðsla á að berast, reiknuð út frá greiðsluskilmálum eða greiðslufresti fyrirtækisins eða viðskiptavinarins.
• Gjaldmiðill — Gjaldmiðill reikningsins, ákvarðaður út frá viðskiptavininum.

Innihald og uppbygging reiknings

• Reikningslínur — Sértækar rukkanlegar færslur flokkaðar eftir köflum (tími, vörur, kostnaður, ferðir, dagpeningar) eða sérsniðnar línur.
• Verð og magn — Einingarverð og magn (stundir, fjöldi, vegalengd) fyrir hverja línu.
• VSK-hlutfall og upphæð — Viðeigandi skattprósenta og heildar VSK reiknaður af samtölu án VSK.
• Athugasemd á reikning — Athugasemdir, bankaupplýsingar eða verklýsing sem birtast á sjálfum reikningnum.
• Tilvísunarkóði kaupanda — Innri innkaupapöntun eða kostnaðarstaður viðskiptavinar (PO númer) sem aðstoðar við bókhaldsafstemmingu.

Staða og rakning

• Staða reiknings — Sýnir hvort reikningur er drög, tillaga, útgefinn/sendur, eða greiddur.
• Staða sendingar — Sýnir hvort sending reiknings tókst, bíður afgreiðslu eða mistókst.

Stofnun reiknings

Til að stofna nýjan reikning út frá rukkanlegum stöðum:

1. Smelltu á Reikningagerð í aðalvalmyndinni.

2. Smelltu á Nýr reikningur hnappinn efst til hægri.

3. Glugginn Stöður opnast, sem sýnir alla órukkaða vinnu flokkaða eftir viðskiptavin, verki og rukkanlegri tegund.

   

4. Síaðu og veldu stöðurnar til að rukka:

   • Notaðu síur (eins og Viðskiptavinur, Umsjónarmaður eða Tegundir staða) til að finna tiltekna vinnu.
   • Hakaðu í reitina við hlið stöðufærslna verkefnisins sem þú vilt rukka fyrir.

5. Smelltu á Stofna reikning (eða breyttu í reikningstillögu ef endurskoðunar er þörf).

6. Í reikningsritlinum:

   • Staðfestu Útgáfudag og Gjalddaga.
   • Yfirfarðu kafla og reikningslínur (tími, ferðir, kostnaður, vörur).
   • Breyttu magni, verði eða lýsingum ef þörf krefur.
   • Skráðu eða staðfestu Athugasemd á reikning og Tilvísunarkóða kaupanda.

7. Smelltu á Vista eða Senda reikning til að ganga frá reikningnum.

Stjórnun reikninga

Skoðun á reikningalista

Farðu í Reikningagerð til að sjá alla reikninga. Reikningayfirlitið birtir:

• Reikningsnúmer og útgáfudag
• Nöfn viðskiptavina og verka
• Heildarupphæð og gjaldmiðil
• Greiðslustöðu (greiddur, ógreiddur, gjaldfallinn)
• Vísbendingu um afhendingu

Breyting á reikningi

• Reikningum sem eru í stöðunni drög eða tillaga er hægt að breyta að vild.
• Eftir að gengið hefur verið frá reikningi og hann sendur í ytri bókhaldskerfi (t.d. Business Central, Payday, Regla) gæti þurft að búa til kreditreikning eða leiðréttingu í bókhaldskerfinu til að gera breytingar.

Sending og afhending reikninga

• Rafrænir reikningar — Sendir sjálfkrafa í gegnum tengd net rafrænna reikninga (t.d. Unimaze).
• Tölvupóstsending — Sendir beint á skilgreint netfang viðskiptavinar fyrir móttöku reikninga.
• Handvirk afhending — Sæktu reikninginn sem PDF-skjal til að afhenda viðskiptavininum handvirkt.
• Hægt er að fylgjast með afhendingarstöðu undir Reikningagerð > Afhending.

Stofnun kreditreikninga

Ef þörf er á leiðréttingu eða ógildingu á útgefnum reikningi:

1. Opnaðu frágengna reikninginn.
2. Veldu þann valkost að stofna Kreditreikning (eða kreditnótu).
3. Yfirfarðu kreditfærðar línur og staðfestu bakfærsluna.

Bestu venjur

• Farið reglulega yfir órukkaðar stöður — Skoðaðu Stöðuyfirlitið vikulega til að tryggja að rukkað sé fljótlega fyrir vinnu og gamlar stöður safnist ekki upp.
• Notið reikningstillögur fyrir margs konar samþykktarferli — Notaðu tillögur til að leyfa verkefnastjórum að yfirfara vinnu áður en fjármálateymið gefur út lokareikningana.
• Staðfestið tilvísanir viðskiptavinar — Tryggðu að tilvísunarkóðar og innkaupanúmer (PO) kaupanda séu útfyllt áður en sent er til að koma í veg fyrir tafir á greiðsluferli viðskiptavinarins.
• Nýttu sjálfvirka reikningagerð — Fyrir fastagreiðslur eða endurtekin verkefni, virkjaðu sjálfvirka reikningagerð til að búa til reikninga á ákveðnum tíma í hverjum mánuði.

Tengt efni

• Yfirlit reikningagerðar — Ítarlegt yfirlit yfir hluta reikningagerðar
• Yfirlit staða — Skilningur á og síun á órukkuðum stöðum viðskiptavina
• Reikningstillögur — Vinnuferli rukkunardraga og samþykkisskref
• Bráðabirgðareikningar — Stofnun PDF-forskoðana til forskoðunar fyrir viðskiptavini
• Sending reikninga — Eftirlit með afhendingarstöðu og úrlausn á misheppnuðum sendingum
• Uppsetning reiknings — Stillingar á númeringu, útliti og sjálfgefnum greiðsluskilmálum
• Sjálfvirkir reikningar — Tímasetning á sjálfvirkum mánaðarlegum reikningum