Uppgjörstímabil

Inngangur

Með uppgjörstímabilum (e. Accounting Periods) geturðu skilgreint sérsniðin reikningstímabil sem fylgja ekki hefðbundnum almanaksmánuðum. Í stað þess að reikningsfæra eingöngu frá 1. til síðasta dags hvers almanaksmánaðar geturðu stillt sérsniðin tímabil, svo sem:

• Frá 25. eins mánaðar til 24. næsta mánaðar
• Frá 15. eins mánaðar til 14. næsta mánaðar
• Hvert það tímabil sem passar við rekstrar- eða bókhaldsdagatal ykkar

Þessi eiginleiki er nauðsynlegur fyrir fyrirtæki sem miða fjárhagsárið við annað en almanaksmánuði, reikningsfæra um miðjan mánuð eða þurfa að samstilla uppgjör við ERP-kerfi.

Af hverju að nota uppgjörstímabil?

Sérsniðin uppgjörstímabil hafa ýmsa kosti í rekstri:

• Reikningagerð í takt við reksturinn — Reikningstímabil fylgja vinnulagi fyrirtækisins og samningum við viðskiptavini.
• Samstilling við ytri bókhaldskerfi — Uppgjörsdagsetningar í Manor stemma við ytri fjárhags- og ERP-kerfi (t.d. SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, DK eða Payday).
• Einfaldari reglubundin reikningagerð — Tímabil eru síuð og valin sjálfkrafa þegar reglubundnir reikningar eru gefnir út.
• Betri fjárhagsskýrslur — Áunnar tekjur, reikningsfærðar tekjur og skráðar klukkustundir eru metnar nákvæmlega innan samræmdra tímabila.
• Samræmi innan fyrirtækisins — Allar deildir og allt starfsfólk nota sömu uppgjörsdagsetningar.

Helstu reitir

Þegar uppgjörstímabil eru stillt í Manor eru eftirfarandi stillingar skilgreindar:

• Virkja uppgjörstímabil — Val milli Já og Nei sem ræður því hvort sérsniðin tímabil eru virk.
• Fyrsti dagur tímabils — Nauðsynlegur reitur fyrir tölu frá 1 til 31 sem segir á hvaða degi mánaðar hvert tímabil hefst. Sláðu til dæmis inn 25 til að tímabil hefjist 25. hvers mánaðar.
• Síðasti dagur tímabils — Dagur mánaðar þegar hvert tímabil endar. Gildið reiknast sjálfkrafa út frá fyrsta deginum (tímabili lýkur alltaf daginn áður en það næsta hefst) og birtist í skrifvörðum reit. Ef Fyrsti dagur tímabils er til dæmis 25 verður Síðasti dagur tímabils 24.

Athugið: Síðasti dagur uppgjörstímabils endar kl. 23:59:59 og næsta tímabil hefst kl. 00:00:00 daginn eftir.

Uppgjörstímabil stillt

Fylgdu þessum skrefum til að virkja og setja upp sérsniðin uppgjörstímabil:

1. Farðu í Stjórnun í aðalvalmyndinni og veldu síðan Stillingar.

2. Finndu spjaldið Uppgjörstímabil í listanum yfir stillingar.

3. Smelltu á Breyta á spjaldinu Uppgjörstímabil.

   

4. Í glugganum sem opnast:

   • Veldu Já við Virkja uppgjörstímabil.
   • Sláðu inn Fyrsti dagur tímabils (t.d. 25). Síðasti dagur tímabils fyllist út sjálfkrafa.

5. Smelltu á Vista.

   

Tímabil og dagsetningamörk

Dæmi um tímabil

Ef fyrirtækið ykkar setur Fyrsti dagur tímabils á 25 og Síðasti dagur tímabils verður þar með 24, skiptir Manor reikningstímabilum svona:

Mánaðamót

Þú þarft aðeins að ákveða eitt gildi: Fyrsti dagur tímabils. Þar sem Síðasti dagur tímabils er leiddur af því (alltaf dagurinn áður en næsta tímabil hefst) sér Manor um dagatalsútreikningana, þar á meðal misjafna lengd mánaða og hlaupár. Ekki þarf að endurreikna dagsetningar handvirkt þegar nýtt ár hefst.

Notkun uppgjörstímabila í Manor

Þegar uppgjörstímabil hafa verið virkjuð bætast þau við sem valkostir víða í Manor:

Tímaskráning og gjaldfæranlegir liðir

• Þegar tímafærslur og gjaldfæranlegir liðir eru skoðaðir eða síaðir býður tímabilsveljarinn upp á sérsniðin uppgjörstímabil ásamt hefðbundnum almanaksmánuðum.
• Færslur sem eru skráðar innan dagsetningamarka tímabils tilheyra sjálfkrafa viðkomandi uppgjörstímabili.

Reikningagerð og stöður

• Í Reikningagerð > Stöður er hægt að sía eftir uppgjörstímabili og sjá þá aðeins vinnu sem var unnin innan þess tímabils.
• Þegar reikningar eru búnir til og sérsniðið uppgjörstímabil er valið fyllast dagsetningamörkin út sjálfkrafa, svo reikningarnir taka aðeins til vinnu sem var unnin á völdu tímabili.

Skýrslur og greining

• Á síðum með tímabilsveljara, svo sem Skýrslur, Greining og gagnatöflum á borð við Gögn → Tímar, birtist sérstakur flokkur valkosta sem heitir Uppgjörstímabil þegar uppgjörstímabil hafa verið virkjuð. Flokkurinn birtist til viðbótar við venjulegu flýtivalkostina fyrir ár, mánuði og afstæð tímabil og sýnir þau sérsniðnu tímabil sem falla innan valins bils.
• Þegar uppgjörstímabil er valið takmarkast gögnin við það tímabil, svo skýrslur og greining fylgja fjárhagstakti fyrirtækisins í stað hefðbundinna almanaksmánaða.

Umsýsla uppgjörstímabila

Dagsetningum tímabila breytt

1. Farðu í Stjórnun → Stillingar.
2. Smelltu á Breyta á spjaldinu Uppgjörstímabil.
3. Breyttu gildinu í Fyrsti dagur tímabils. Síðasti dagur tímabils reiknast aftur sjálfkrafa.
4. Smelltu á Vista.

Mikilvægt: Þegar dagsetningamörkum er breytt breytast þau tímabil sem gilda um val og síur héðan í frá. Eldri færslur halda upprunalegum skráningartíma sínum.

Slökkt á uppgjörstímabilum

Ef fyrirtækið ykkar ákveður að fara aftur í hefðbundna almanaksmánuði:

1. Farðu í Stjórnun → Stillingar.
2. Smelltu á Breyta á spjaldinu Uppgjörstímabil.
3. Veldu Nei við Virkja uppgjörstímabil.
4. Smelltu á Vista.

Allar yfirlitssíður og síur fara þá aftur í hefðbundna almanaksmánuði (frá 1. til síðasta dags hvers mánaðar). Eldri færslur og reikningar haldast óbreyttir.

Góð ráð

• Skipuleggðu áður en þú virkjar — Staðfestu kröfur um uppgjörsdagsetningar með bókhalds- og fjármálateyminu áður en þú stillir upphafsdag tímabila.
• Samræmdu við ytri ERP-kerfi — Gakktu úr skugga um að upphafs- og lokadagar passi við bókunartímabilin í ytra fjárhagsbókhaldskerfinu.
• Upplýstu starfsfólkið — Kynntu verkefnastjórum og þeim sem sjá um reikningagerð hvernig tímabilsveljarinn virkar fyrir sérsniðin tímabil þegar stöður eru skoðaðar og reikningar gefnir út.
• Farðu yfir reglur um dagsetningar reikninga — Gakktu úr skugga um að stillingar fyrirtækisins um dagsetningar reikninga og mánaðamót falli vel að dagsetningum sérsniðnu uppgjörstímabilanna.

Tengt efni

• Fyrirtæki — Uppsetning reikningagerðar og reglur á fyrirtækjastigi
• Uppsetning reikningagerðar — Reglur um reikningagerð, mánaðamót og greiðsluskilmála
• Stöður — Yfirferð yfir óreikningsfærðar stöður eftir tímabilum
• Reikningar — Stofnun og útgáfa reikninga til viðskiptavina
• Dagsetning og tími — Stillingar fyrir tímabelti og birtingu dagsetninga