Viðskiptavinastjórnun

Hvað er viðskiptavinastjórnun?

Viðskiptavinastjórnun felur í sér að stofna og viðhalda viðskiptavinaskrám í Manor. Skrá viðskiptavina er grunnurinn að rekstrinum, enda tengist allt viðskiptavinum, allt frá verkum til reikninga. Góð viðskiptavinastjórnun tryggir rétta reikningagerð, greið samskipti og traust viðskiptasambönd.

Af hverju skiptir viðskiptavinastjórnun máli?

Góð viðskiptavinastjórnun hjálpar þér að:

• Fylgjast með allri vinnu — Hvert verk tengist viðskiptavini
• Gera rétta reikninga — Réttar upplýsingar um viðskiptavin tryggja rétta reikningagerð
• Viðhalda viðskiptasamböndum — Halda tengiliðaupplýsingum uppfærðum
• Gera réttar skýrslur — Tekjuskýrslur byggjast á upplýsingum um viðskiptavini
• Uppfylla kröfur — Geyma nauðsynlegar auðkennisupplýsingar

Umsjón viðskiptavinaskráa

Stofnun nýs viðskiptavinar

1. Farðu í Viðskiptavinir.

   

2. Smelltu á Stofna viðskiptavin. Þá opnast eyðublaðið Stofna viðskiptavin, sem skiptist í þrjá hluta: Nánar, Aðsetur og Reikningagerð.

3. Fylltu út hlutann Nánar:

   • Nafn viðskiptavinar (nauðsynlegt)
   • Gjaldmiðill (nauðsynlegt)
   • Kennitala
   • VSK númer — VSK númer viðskiptavinar. Ef það er skráð birtist það á reikningum, t.d. vegna snúinnar skattskyldu milli fyrirtækja innan ESB.
   • Sími
   • Netfang — netfang sem reikningar eru sendir á. Hægt er að skrá fleiri en eitt netfang og aðskilja þau með kommu.
   • Merki — eitt eða fleiri merki til greiningar og flokkunar. Reiturinn birtist aðeins ef búið er að stofna merki fyrir viðskiptavini.
   • Ekki veita þjónustu — merktu hér viðskiptavini sem ekki á að veita þjónustu. Notendur fá viðvörun þegar þeir stofna verk eða skrá rukkanleg atriði fyrir viðskiptavininn.
   • Seðilgjald — hakaðu við Seðilgjald til að bæta seðilgjaldi við reikninga þessa viðskiptavinar.
   • Athugasemd — innri athugasemd sem er sýnileg á spjaldi viðskiptavinar og við reikningagerð. Hún birtist aldrei á reikningum eða vinnuskýrslum.

   

4. Fylltu út hlutann Aðsetur:

   • Land — sjálfgefið er land fyrirtækisins þíns
   • Aðsetur og Aðsetur, lína 2
   • Póstnúmer
   • Heimilisfang reikninga er sama og heimilisfang — sjálfgefið er hakað við þennan reit. Ef þú tekur hakið af geturðu skráð sérstakt Aðsetur vegna reikninga.

5. Stilltu hlutann Reikningagerð:

   

   • Greiðslufrestur — fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða reikning. Ef reiturinn er tómur gildir sjálfgefinn greiðslufrestur fyrirtækisins.
   • Leiðbeiningar v/reikninga — texti sem birtist þeim notanda sem gerir reikning fyrir viðskiptavininn. Hér má skrá sérstakar leiðbeiningar um reikningagerð fyrir þennan viðskiptavin.
   • Athugasemd á reikningi — sjálfgefin athugasemd sem fer á alla reikninga viðskiptavinarins. Hægt er að breyta henni í hvert sinn sem reikningur er gerður.

6. Smelltu á Vista viðskiptavin.

Uppfærsla viðskiptavinaupplýsinga

1. Farðu í Viðskiptavinir og finndu viðskiptavininn.

2. Smelltu á línu viðskiptavinarins til að opna upplýsingasíðu hans.

   

3. Smelltu á Breyta viðskiptavini. Eyðublaðið Breyta viðskiptavini hefur sömu reiti og eyðublaðið Stofna viðskiptavin. Þar að auki sýnir það dagsetninguna Stofnað, sem ekki er hægt að breyta.

4. Uppfærðu reiti eftir þörfum og smelltu svo á Vista viðskiptavin til að vista breytingarnar.

Í eyðublaðinu Breyta viðskiptavini er einnig hnappurinn Eyða. Á upplýsingasíðu viðskiptavinar er hnappurinn Eyða viðskiptavini í aðgerðastikunni efst á síðunni.

Stillingar viðskiptavinar

Þú getur stillt reikningagerð fyrir hvern viðskiptavin í eyðublaðinu Breyta viðskiptavini:

• Greiðslufrestur — fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða reikninga
• Leiðbeiningar v/reikninga — leiðbeiningar um reikningagerð sem birtast þeim sem gerir reikning fyrir viðskiptavininn
• Athugasemd á reikningi — sjálfgefin athugasemd sem fer á alla reikninga viðskiptavinarins
• Seðilgjald — hvort bæta eigi seðilgjaldi við reikninga
• Ekki veita þjónustu — merking sem varar notendur við áður en þeir stofna verk eða skrá rukkanleg atriði fyrir viðskiptavininn

Eyða viðskiptavini

1. Opnaðu viðskiptavininn og smelltu á Eyða viðskiptavini í aðgerðastikunni.
2. Staðfestu eyðinguna með því að smella á Eyða viðskiptavini í staðfestingarglugganum.

Þegar viðskiptavini er eytt er hann merktur sem eyddur en helst áfram tengdur verkum sínum. Þannig varðveitast eldri gögn. Verk, reikningar og tímaskráningar viðskiptavinarins eru ekki fjarlægð.

Bestu venjur í viðskiptavinastjórnun

Haltu upplýsingum uppfærðum Farðu reglulega yfir viðskiptavinaskrár og uppfærðu þær.

Notaðu skýr nöfn Fylgdu samræmdum nafnavenjum.

Veldu viðeigandi stillingar Stilltu greiðslufrest, leiðbeiningar v/reikninga og athugasemd á reikningi.

Tengdu alla vinnu Tengdu verk alltaf við viðskiptavin.

Skráðu sérstakar kröfur Notaðu athugasemdir, leiðbeiningar v/reikninga og merkinguna Ekki veita þjónustu þegar viðskiptavinur þarfnast sérstakrar meðhöndlunar.