Tenging við DK (XML skráarútflutningur)

Hvað er DK (XML skráarútflutningur)?

DK (XML skráarútflutningur) er ein þeirra reikningasamþættinga sem í boði eru í stillingum fyrirtækis í Manor. Ólíkt beinu DK samþættingunni tengist hún DK ekki í gegnum API. Í staðinn eru útgefnir reikningar teknir saman í reikningsskrá og búin til XML skrá sem þú (eða endurskoðandinn þinn) flytur handvirkt inn í DK bókhaldshugbúnaðinn.

Notaðu þessa samþættingu ef þú kýst að afhenda gögnin til DK sem skrá – til dæmis þegar endurskoðandinn sér um að flytja reikningana inn, eða þegar þú vilt fara yfir skrána áður en hún fer inn í DK.

Athugið: Manor býður upp á tvær aðskildar DK samþættingar. Þessi grein fjallar um DK (XML skráarútflutning). Um beinu rafrænu samþættinguna má lesa í Tenging við DK.

Aðgangur að DK (XML skráarútflutningur)

Til að velja samþættinguna:

1. Farðu í Stjórnun → Fyrirtæki í aðalvalmyndinni.

2. Veldu fyrirtækið þitt til að opna stillingasíðu þess.

3. Finndu hlutann Uppsetning reikningagerðar og smelltu á Breyta.

4. Veldu DK bókhaldskerfi - XML skrár í fellivalmyndinni Bókhaldskerfi.

5. Smelltu á Vista.

Þegar búið er að vista birtist nýr stillingahópur, DK bókhaldskerfi - XML skrár, á stillingasíðu fyrirtækisins þar sem þú stillir valkostina sem lýst er hér að neðan. (Einnig má sjá stöðu samþættingarinnar á síðunni Kerfisstjórn → Tengingar, undir DK XML reikningagerð.)

Stillingar fyrir DK (XML skráarútflutningur)

Stillingahópurinn DK bókhaldskerfi - XML skrár inniheldur eftirfarandi reiti.

Númer sölumanns

DK krefst þessa númers við gerð reikninga. Algeng gildi eru „1“, „01“ eða „001“. Gildið sem þú slærð inn hér er skráð í sölumannsreitinn á hverjum útfluttum reikningi og þarf því að passa við númer sölumanns sem er til í DK kerfinu þínu. Rétt númer má finna í stillingum DK aðgangsins þíns.

Bandstrik í kennitölum

Veldu hvort kennitölur í viðskiptavinalistanum í DK séu skráðar með bandstriki, til dæmis 000000-0000. Veldu Já ef DK kerfið þitt skráir kennitölur með bandstriki, annars Nei.

Netfang endurskoðanda

Ef netfang endurskoðanda er skráð hér eru reikningsskrár sendar sjálfkrafa á þetta netfang um leið og þær eru stofnaðar, og tilheyrandi vinnuskýrslur fylgja með sem viðhengi. Ef netföngin eru fleiri en eitt skal aðskilja þau með kommu eða semíkommu, til dæmis a@x.is, b@x.is.

Ef reiturinn er hafður auður eru reikningsskrár ekki sendar með tölvupósti – þú stofnar þær og sækir sjálf/ur.

Texti í fæti reiknings

Þessi texti birtist neðst á öllum reikningum. Hann er skráður í fót hvers reiknings í útfluttu skránni.

Sýna verkheiti og verknúmer á reikningi

Veldu Já til að hafa heiti og númer verks með á útfluttum reikningum, eða Nei til að sleppa þeim.

Birta tengiliði á reikningi

Veldu Já til að hafa upplýsingar um tengiliði með á útfluttum reikningum, eða Nei til að sleppa þeim.

Hvernig reikningar eru fluttir út

DK (XML skráarútflutningur) sendir reikninga ekki til DK þegar þeir eru gefnir út. Þegar reikningur er gefinn út í Manor er hann einfaldlega vistaður og bíður þess að vera settur í reikningsskrá.

Að stofna reikning

Stofnaðu og gefðu út reikninginn í Manor á venjulegan hátt – sjá Reikningar fyrir ítarlegar leiðbeiningar. Þar sem ekkert er sent á þessu stigi stofnar aðalhnappurinn á reikningsforminu reikninginn eingöngu í Manor.

Að stofna reikningsskrá

Til að flytja reikninga út safnar þú þeim saman í reikningsskrá:

1. Farðu í Reikningagerð → Reikningar.

2. Smelltu á hnappinn Reikningsskrár (á honum birtist merki með fjölda nýrra reikninga sem eru ekki enn komnir í skrá).

   Ef fyrirtækið þitt notar ekki skráarbundna reikningasamþættingu birtist þessi hnappur ekki.

3. Smelltu á Ný reikningsskrá og veldu þá reikninga sem eiga að fara í skrána. Aðeins reikningar sama fyrirtækis geta farið saman í eina skrá.

4. Staðfestu. Ef Netfang endurskoðanda er skráð heitir hnappurinn Senda reikningsskrá og skráin er send endurskoðandanum strax með tölvupósti. Annars heitir hnappurinn Ný reikningsskrá og skráin er stofnuð svo þú getir unnið með hana sjálf/ur.

Í listanum Reikningsskrár sést hver skrá með Skránúmeri, stofndagsetningu, þeim reikningum sem hún inniheldur, fyrirtæki og athugasemd ef einhver er.

Að sækja og senda skrána

Opnaðu reikningsskrá til að sjá aðgerðirnar sem í boði eru:

• XML skrá – sækir XML skrána sem búin var til. Þetta er skráin sem þú flytur inn í DK bókhaldshugbúnaðinn.
• Vinnuskýrslur – sækir tilheyrandi vinnuskýrslur sem PDF (birtist þegar reikningarnir í skránni tilheyra verki).
• Senda reikningsskrá aftur til … – birtist þegar netfang endurskoðanda er skráð; sendir tölvupóstinn aftur með XML skránni og vinnuskýrslunum.
• Eyða reikningsskrá – eyðir skránni og losar reikningana í henni svo hægt sé að setja þá í nýja skrá.

Ef netfang endurskoðanda er skráð fær endurskoðandinn tölvupóst með PDF vinnuskýrslu og XML skránni í viðhengi, tilbúið til innflutnings í DK.

Að flytja inn í DK

Sæktu XML skrána (hnappurinn XML skrá) og fluttu hana inn í DK bókhaldskerfið. Staðfestu síðan upphæðir og upplýsingar þar.

Kreditreikningar: Ekki er hægt að kreditfæra reikninga úr Manor sem fluttir eru út með skráarbundna DK XML ferlinu, þar sem þeir fá ekkert reikningsnúmer í Manor. Kreditfærðu þá beint í DK.

Góð ráð

Skráðu númer sölumanns

Gakktu úr skugga um að númer sölumanns passi við sölumann sem er til í DK kerfinu þínu. Annars getur innflutningurinn mistekist eða reikningarnir verið skráðir á rangan sölumann.

Samræmdu snið kennitalna

Stilltu Bandstrik í kennitölum í samræmi við hvernig kennitölur eru skráðar í DK kerfinu þínu, svo viðskiptavinir passi saman við innflutning.

Farðu yfir skrána fyrir innflutning

Farðu alltaf yfir útfluttu XML skrána (og vinnuskýrslurnar ef við á) áður en hún er flutt inn í DK.

Haltu skránum skipulögðum

Raðaðu útfluttum skrám eftir dagsetningu eða viðskiptavini svo auðvelt sé að finna þær og afstemma síðar.

Prófaðu innflutninginn fyrst

Stofnaðu prufureikning, settu hann í reikningsskrá og fluttu XML skrána inn í DK til að staðfesta uppsetninguna áður en raunverulegir reikningar eru unnir.

Tengdar greinar

• Tenging við DK – bein rafræn DK samþætting og samstilling greiðslustöðu.
• Reikningar – allt reikningaferlið (stöður, reikningsform, forskoðun, útgáfa og sending).
• Sending reikninga – hvernig fylgst er með sendingartilraunum og villum.
• Uppsetning reikningagerðar – bókhaldskerfi, númeraröð, sending og sjálfgefnir reikningsskilmálar.
• Reikningagerð – yfirlit yfir allan reikningagerðarhlutann.