Reikningastillingar verks

Inngangur

Reikningastillingar verks ákvarða hvernig vinna, kostnaður og vörur sem tengjast verki eru reikningsfærð á viðskiptavini. Þegar stillingarnar eru réttar verða reikningar nákvæmir og tekjur stofunnar varðar. Viðvaranir láta vita í tæka tíð áður en farið er fram úr áætlun og reikningarnir falla að óskum hvers viðskiptavinar.

Stillingarnar ná jafnt yfir hefðbundna tímavinnu, óreikningsfæranleg pro bono verk, verk með fasta áætlun, verk þar sem kostnaði er skipt milli nokkurra viðskiptavina og verk sem falla undir samning. Með þeim er hægt að gera reikningagerðina sjálfvirka og stýra henni á skilvirkan hátt.

Helstu reitir

Þegar reikningastillingar eru settar upp fyrir verk eru eftirfarandi reitir og stýringar í boði:

Tegund verks og skattar

• Tegund verks: Ákvarðar hvort hægt sé að reikningsfæra vinnu sem skráð er á verkið og hvernig verkið er flokkað. Valkostirnir eru:
  • Reikningagerð virk: Hægt er að reikningsfæra vinnu, kostnað, akstur og vörur sem skráð eru á verkið.
  • Innanhússverk og Viðkvæmt innanhússverk: Óreikningsfæranlegar innanhússtegundir; vinnu sem skráð er á þau er ekki hægt að reikningsfæra. Strangari aðgangsstýring gildir um viðkvæma afbrigðið. Þessar tegundir henta fyrir stjórnunarverkefni, viðskiptaþróun og önnur óreikningsfæranleg mál. Í hjálpartexta reitsins kemur fram að ólíkar tegundir hafi ólík áhrif á reikningagerð og aðgengi sem fer eftir hlutverkum.
• Innheimta virðisaukaskatt: Stýrir því hvort virðisaukaskattur leggist á reikninga verksins. Valkostirnir eru Já - bæta VSK við reikninga (sjálfgefið) og Nei - ekki bæta VSK við reikninga. Eftir að reikningur hefur verið gefinn út í verkinu er ekki hægt að breyta VSK stillingunni nema allir reikningar verksins hafi verið kreditfærðir.
• VSK númer: Stýrir því hvaða VSK númer birtist á reikningum. Ef reiturinn er tómur er VSK númer fyrirtækis eiganda verksins notað.
• Tungumál: Stýrir tungumáli á reikningum og skýrslum. Í boði eru Enska - English, Íslenska, Tékkneska - Čeština, Franska - Français, Norska - Norsk, Pólska - Polski, Sænska - Svenska og Danska - Dansk. Þegar verk er stofnað er reiturinn tómur (Sama tungumál og hjá viðskiptavini), svo tungumál viðskiptavinarins gildir sjálfgefið.

Áætlanir og viðvaranir

• Tímaáætlun: Heildarfjöldi tíma sem áætlaður er fyrir verkið. Þegar heildartímar verksins, reikningsfærðir og óreikningsfærðir, fara yfir þetta gildi birtast viðvaranir í verkinu og þegar færslum er bætt við það, og verkstjórnandi fær tilkynningu.
• Fjárhagsáætlun: Heildarfjárhagsáætlun verksins, skráð í gjaldmiðli verksins (til dæmis ISK). Manor fylgist með henni á síðu verksins og við reikningagerð og lætur verkstjórnanda vita þegar heildarupphæðin, reikningsfærð og óreikningsfærð, nálgast áætlunina eða fer yfir hana. Hlutfallið sem telst „að nálgast“ er skilgreint í Stjórnun > Stillingar > Viðvörunarmörk fyrir stöðu.
• Úttektarviðvörun: Fjárhæð í gjaldmiðli verksins. Þegar óreikningsfærð staða verksins (heildarupphæð ógreidds) nær ákveðnu hlutfalli af þessari fjárhæð birtist viðvörun í verkinu, viðvörun birtist þegar færslum er bætt við það og eigandi verksins fær tilkynningu. Hlutfallið er skilgreint í Stjórnun > Stillingar > Viðvörunarmörk fyrir stöðu.

Upplýsingar á reikningi

• Leiðbeiningar v/reikninga: Frjáls texti sem birtist notandanum sem gerir reikning í verkinu. Þar má skrá leiðbeiningar sem eiga sérstaklega við verkið, til dæmis sérreglur um reikningagerð, tilvísanir sem þurfa að fylgja eða skref sem sá sem gerir reikninginn á að fylgja. Textinn sést á meðan reikningurinn er gerður en prentast ekki á reikninginn. Reiturinn er ekki sá sami og Athugasemd á reikningi (sjá Leiðbeiningar v/reikninga og Athugasemd á reikningi).
• Athugasemd á reikningi: Sjálfgefin athugasemd sem prentast á reikninga verksins, til dæmis greiðsluupplýsingar, lýsing á áfanga eða tilvísun sem krafist er. Hægt er að breyta henni á einstökum reikningum.
• Greiðslufrestur: Fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða reikninginn. Ef reiturinn er skilinn eftir auður gildir sjálfgefinn greiðslufrestur viðskiptavinar eða stofu (sjá Greiðslufrestur).
• Uppsetning reikninga: Stýrir því hvernig reikningslínur eru flokkaðar. Valkostirnir eru Sundurliðaður í eina línu fyrir hverja færslu, Sundurliðaður í eina línu fyrir hvern taxta, Sundurliðaður í eina línu fyrir hvern starfsmann, Sundurliðaður í eina línu fyrir hvern verkþátt og Samandreginn (ein lína fyrir allar færslur).
• Tilvísunarnúmer kaupanda: Innkaupanúmer (pöntunarnúmer) viðskiptavinarins, kostnaðarstaður eða önnur bókhaldstilvísun sem gjaldabókhald viðskiptavinarins krefst.
• Bókhaldslykill kaupanda: Bókhaldslykill eða innri kóði viðskiptavinarins. Hann kemur frá viðskiptavininum og er notaður í bókhaldi hans. Reiturinn er aðskilinn frá Tilvísunarnúmeri kaupanda (sjá Bókhaldslykill kaupanda og Tilvísunarnúmer kaupanda).
• Tilvísun samningsskjals: Tilgreinir samninginn eða samkomulagið sem reikningar eru gefnir út undir, svo kaupandi geti parað þá við réttan samning. Ólíkt tilvísunarnúmeri kaupanda, sem vísar í ákveðna innkaupapöntun, vísar þessi reitur í víðtækara samkomulag.
• Tengiliður kaupanda: Nafn tengiliðar viðskiptavinarins sem birtist á rafrænum reikningum.
• Netfang tengiliðs kaupanda: Netfang tengiliðar kaupanda. Það birtist á rafrænum reikningum en reikningurinn er ekki sendur á það og það kemur ekki í stað netfangs sem viðskiptavinurinn fær reikninga á.
• Símanúmer tengiliðs kaupanda: Símanúmer tengiliðar kaupanda sem birtist á rafrænum reikningum.

Sérstakt fyrirkomulag reikningagerðar

• Stillingar rammasamninga: Ákvarða hvernig umsamdir taxtar rammasamnings gilda um verkið, til dæmis hvort einn samningur nái yfir allt verkið eða hvort ólíkir samningar gildi um ólíka verkþætti.
• Kjör: Tímataxtar eða prósentuafslættir sem stilltir eru beint á verkið. Þeir ganga framar verðum viðskiptavinar og almennum verðlista stofunnar.
• Skipting reiknings: Allri reikningagerð verksins er skipt milli nokkurra viðskiptavina eftir prósentuhlutföllum.
• Stillingar greiðanda: Tilgreint er hvaða viðskiptavinur greiðir fyrir tiltekna liði eða verkþætti.
• Sjálfvirkir reikningar: Reikningar fyrir alla óreikningsfærða vinnu verða sjálfkrafa til á völdum degi (til dæmis fyrsta eða síðasta dag mánaðar).
• Samningar: Verkið er tengt fyrirframgreiddum samningi viðskiptavinar, svo reikningsfæranleg vinna dregst sjálfkrafa frá stöðu samningsins.

Nánar um reiti í upplýsingum á reikningi

Auðvelt er að rugla þremur reitum undir Reikningagerð saman við aðra, svipaða reiti. Hér er útskýrt hvað hver þeirra gerir og hvernig hann er frábrugðinn þeim reit sem honum er oftast ruglað saman við.

Leiðbeiningar v/reikninga og Athugasemd á reikningi

Báðir reitirnir eru undir Reikningagerð og tengjast undirbúningi reiknings. Þeir eru hins vegar notaðir á ólíkum stigum og birtast á ólíkum stöðum.

• Leiðbeiningar v/reikninga eru ætlaðar starfsfólki stofunnar sem gerir reikninginn. Manor sýnir textann notandanum sem gerir reikning í verkinu, eins og minnismiða sem festur er við verkið á meðan reikningur er gerður. Þær henta fyrir innri áminningar, verklag og leiðbeiningar sem eiga sérstaklega við verkið, til dæmis „Akstur skal vera í sérlínu“ eða „Þessu verki á alltaf að skipta 50/50“. Þar sem þær eru ætlaðar þeim sem gerir reikninginn eru þær ekki prentaðar á reikninginn.

• Athugasemd á reikningi er texti ætlaður viðskiptavininum og prentast á reikninga verksins, til dæmis greiðsluskilmálar, bankaupplýsingar eða kveðja. Gildið í verkinu er sjálfgefið en hægt er að breyta athugasemdinni á hverjum reikningi fyrir sig.

Í stuttu máli: Leiðbeiningar v/reikninga segja þeim sem gerir reikninginn hvað á að gera, en Athugasemd á reikningi er það sem viðskiptavinurinn sér á reikningnum.

Greiðslufrestur

Greiðslufrestur er fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða reikninga verksins. Hann ræður beint eindaga reikningsins: þegar reikningur er gerður stingur Manor upp á eindaga út frá greiðslufresti verksins, viðskiptavinarins eða stofunnar.

Ef reiturinn er skilinn eftir auður gildir sjálfgefinn frestur í þessari röð:

1. Sjálfgefinn greiðslufrestur viðskiptavinarins, ef hann hefur verið skráður á viðskiptavininn.
2. Sjálfgefinn greiðslufrestur stofunnar, ef enginn er skráður á viðskiptavininn.

Gildi sem skráð er á verkið gengur framar hvoru tveggja. Það kemur að gagni þegar samið hefur verið um lengri eða styttri greiðslufrest en venjulega fyrir tiltekið verk. Eindaga má eftir sem áður breyta á einstökum reikningi þegar hann er gerður.

Bókhaldslykill kaupanda og Tilvísunarnúmer kaupanda

Báðir reitirnir fá gildi sín frá viðskiptavininum og eru ætlaðir fyrir bókhald, og því er þeim oft ruglað saman. Þetta eru samt aðskildir reitir sem geyma ólíka kóða.

• Tilvísunarnúmer kaupanda er innkaupanúmer (pöntunarnúmer) viðskiptavinarins eða sambærileg bókhaldstilvísun sem gjaldabókhald hans þarf til að para reikninginn við pöntun og samþykkja hann.
• Bókhaldslykill kaupanda er bókhaldslykill viðskiptavinarins og er notaður í bókhaldi hans, til dæmis til að færa kostnaðinn á réttan stað innanhúss.

Báðir reitirnir koma frá viðskiptavininum og eru skráðir á verkið svo þeir fylgi reikningunum. Tilvísunarnúmer kaupanda auðkennir pöntunina eða skuldbindinguna, en bókhaldslykill kaupanda segir til um kostnaðarstað eða bókhaldsreikning.

Reikningastillingar verks settar upp

Reikningastillingum verks breytt

Til að stilla grunnstillingar reikningagerðar og upplýsingar á reikningi fyrir verk sem þegar er til:

1. Farðu í Verk í aðalvalmyndinni og veldu verkið.

2. Smelltu á Breyta verki í haus verksins.

3. Skoðaðu og uppfærðu grunnreitina í forminu:

   • Gakktu úr skugga um að rétt sé skráð í Viðskiptavinur, þar sem viðskiptavinurinn ræður gjaldmiðli reikninga og sjálfgefnum greiðsluskilmálum.
   • Reikningastillingarnar eru flokkaðar undir fyrirsögnunum Eiginleikar verks, Áætlanir og Reikningagerð neðar í forminu.

4. Stilltu tegund verks og skatta:

   • Veldu Reikningagerð virk í Tegund verks fyrir reikningsfæranleg verk, eða innanhússtegund fyrir óreikningsfæranlega vinnu.
   • Veldu viðeigandi valkost í Innheimta virðisaukaskatt og sláðu inn VSK númer ef þess er þörf.
   • Veldu Tungumál gagnanna.

5. Stilltu áætlanir og viðvaranir:

   • Sláðu inn Tímaáætlun til að fylgjast með tímanotkun teymisins.
   • Sláðu inn Fjárhagsáætlun til að fylgjast með kostnaði miðað við umsamda heildarfjárhæð verksins.
   • Sláðu inn fjárhæð í Úttektarviðvörun til að fá tilkynningu þegar ógreidd staða nálgast hana.

6. Stilltu upplýsingar á reikningi:

   • Skráðu í Leiðbeiningar v/reikninga þær leiðbeiningar sem sá sem gerir reikninginn þarf. Þær birtast honum á meðan reikningurinn er gerður en prentast ekki á reikninginn.
   • Sláðu inn sjálfgefna Athugasemd á reikningi (t.d. tilvísun í samning eða bankaupplýsingar) sem prentast á reikninginn.
   • Skráðu Greiðslufrest í dögum, eða skildu reitinn eftir auðan til að nota sjálfgefinn frest viðskiptavinar eða stofu.
   • Veldu Uppsetning reikninga.
   • Fylltu út Tilvísunarnúmer kaupanda, Bókhaldslykill kaupanda, Tilvísun samningsskjals, Tengiliður kaupanda, Netfang tengiliðs kaupanda og Símanúmer tengiliðs kaupanda til að uppfylla bókhaldskröfur viðskiptavinarins.

7. Smelltu á Vista verk til að vista breytingarnar.

Umsjón með reikningagerð verka

Sérkjör og afslættir í verki

Þegar samið hefur verið um önnur verð í verkinu en hefðbundna taxta stofunnar:

1. Opnaðu síðu verksins.
2. Smelltu á Kjör í haus verksins.
3. Í glugganum sem opnast:
   • Fast verð fyrir hverja tegund: Sláðu inn föst verð fyrir Tími, Akstur, Vara, Dagpeningar eða Kostnaður, eða stilltu heildarafslátt verksins í prósentum.
   • Taxtar og kjör: Stilltu sérsniðin verð eða afsláttarprósentu fyrir einstaka taxta.
4. Smelltu á Vista kjör.

Öll sérsniðin verð og afslættir sem stillt eru á verkið ganga framar verðum viðskiptavinarins og stöðluðum töxtum stofunnar fyrir vinnu sem skráð er á verkið.

Skipting reiknings

Þegar fleiri en einn viðskiptavinur deila kostnaði við verk:

1. Opnaðu síðu verksins.
2. Finndu hlutann Skipting reiknings á hliðarstikunni hægra megin og smelltu á Ný skipting (eða Breyta stillingum skiptingar ef skipting er þegar til).
3. Í glugganum Stillingar skiptingar reikninga smellirðu á Bæta við nýrri skiptingu til að bæta við viðskiptavinum sem greiða með og tilgreinir prósentuhlut hvers þeirra (samtals 100,00%).
4. Skráðu tengilið kaupanda og tilvísunarnúmer kaupanda fyrir hvern aðila ef við á.
5. Smelltu á Vista.

Nánari upplýsingar eru í Skipting reiknings og Margir greiðendur á verki.

Verk tengt við samning

Ef verkið er fjármagnað með samningi við viðskiptavininn:

1. Opnaðu síðu verksins.
2. Smelltu á Bæta verki við samning í aðgerðastikunni.
3. Veldu virkan samning í glugganum.
4. Smelltu á Vista.

Allur reikningsfæranlegur tími, kostnaður og vörur sem skráð eru á verkið dragast þá sjálfkrafa frá stöðu samningsins í stað þess að safnast upp sem venjuleg óreikningsfærð staða.

Sjálfvirk reikningagerð virkjuð

Fyrir verk sem eru reikningsfærð með reglulegu millibili:

1. Opnaðu síðu verksins.
2. Finndu spjaldið Sjálfvirkir reikningar á hliðarstikunni hægra megin.
3. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga.
4. Veldu Kveikt í Sjálfvirk reikningagerð.
5. Veldu Reikningsdagsetning (t.d. Fyrsti dagur mánaðar, Sérsniðinn mánaðardagur eða Síðasti dagur mánaðar). Ef þú velur Sérsniðinn mánaðardagur þarftu einnig að fylla út Mánaðardagur (1–28).
6. Smelltu á Vista.

Kerfið safnar þá sjálfkrafa öllum óreikningsfærðum færslum á tilgreindum degi og býr til reikning.

Staða og framvinda verks

• Eftirstöðvar: Skoðaðu óreikningsfærða tíma, akstur, kostnað og vörur beint á síðu verksins eða undir Reikningagerð > Nýr reikningur (gluggi með eftirstöðvum).
• Framvindugreining: Opnaðu Framvindugreining í valmynd verksins til að bera skráða tíma saman við Tímaáætlun.
• Afkomugreining: Berðu tekjur saman við innri kostnað til að fylgjast með arðsemi verksins.

Góð vinnubrögð

• Stilltu viðvaranir snemma: Skilgreindu Úttektarviðvörun, Tímaáætlun og Fjárhagsáætlun strax þegar verkið er stofnað, svo verkstjórnendur fái viðvörun áður en farið er fram úr áætlun.
• Skráðu tilvísanir kaupanda strax: Skráðu alltaf Tilvísunarnúmer kaupanda og Bókhaldslykill kaupanda áður en reikningar eru gefnir út, svo greiðslum sé síður hafnað.
• Leiðbeiningar og athugasemdir fyrir ólíka lesendur: Settu innri leiðbeiningar og verklag í Leiðbeiningar v/reikninga (fyrir þann sem gerir reikninginn) og texta fyrir viðskiptavininn í Athugasemd á reikningi (prentast á reikninginn).
• Yfirskrifaðu greiðslufrest aðeins þegar skilmálar eru aðrir: Skildu Greiðslufrest eftir auðan til að nota sjálfgefinn frest viðskiptavinar eða stofu og fylltu hann aðeins út þegar sérstakir greiðsluskilmálar gilda um verkið.
• Hafðu athugasemdir á reikningi skýrar: Settu upplýsingar sem endurtaka sig, lýsingu á áföngum eða tilskildar greiðslutilvísanir í sjálfgefna Athugasemd á reikningi verksins.
• Athugaðu tegund verks áður en vinna er skráð: Gakktu úr skugga um að Tegund verks sé Reikningagerð virk áður en teymið byrjar að skrá tíma, svo færslur verði ekki óreikningsfæranlegar.
• Athugaðu tengingar við samninga: Tengdu verk við samning strax í upphafi svo færslur dragist rétt frá samningnum frá fyrsta degi.

Tengt efni

• Stofnun verks: Hvernig verk er stofnað með reikningastillingum frá upphafi
• Vinnulag í verkum: Allur lífsferill verks, frá uppsetningu til lokareiknings
• Samningsþekja verks: Verk tengd við samninga viðskiptavina
• Skipting reiknings: Reikningagerð verks skipt milli viðskiptavina eftir prósentum
• Margir greiðendur á verki: Nokkrir greiðendur á einu verki (skipting, stillingar greiðanda og greiðendur einstakra færslna)
• Sjálfvirkir reikningar: Uppsetning á reglulegri, sjálfvirkri reikningagerð
• Yfirlit yfir óreikningsfærða stöðu: Skoðun og umsjón með stöðu sem bíður reikningsfærslu
• Afslættir: Afslættir og álög á viðskiptavini, verk og verkþætti
• Verð og umsjón með þeim: Hvernig verð í verkum falla að verðlagningu Manor
• Rammasamningar: Uppsetning á umsömdum verðum við viðskiptavini