Sjálfvirkir reikningar

Hvað eru sjálfvirkir reikningar?

Með sjálfvirkum reikningum býr Manor til reikninga og sendir þá til viðskiptavina sjálfkrafa á settum degi. Þú þarft ekki að búa til og senda reikninga handvirkt, heldur safnar kerfið saman óreikningsfærðum færslum verks og býr til reikning á þeirri dagsetningu sem þú velur. Þannig verður reikningagerðin regluleg og handvirk vinna minnkar.

Af hverju að nota sjálfvirka reikningagerð?

Sjálfvirk reikningagerð hefur ýmsa kosti:

• Regluleg reikningagerð: Reikningar eru sendir á sama tíma í hverjum mánuði
• Minni handvirk vinna: Ekki þarf að búa til reikninga handvirkt á hverju tímabili
• Betra sjóðstreymi: Með reglulegum reikningum færðu frekar greitt á réttum tíma
• Minni villuhætta: Kerfið tekur sjálfkrafa með óreikningsfærða vinnu
• Skýrar væntingar: Viðskiptavinir vita hvenær reikningar berast

Áður en þú byrjar

Til að hægt sé að kveikja á sjálfvirkri reikningagerð þarf viðskiptavinur verksins að hafa bæði kennitölu og netfang skráð. Ef annað hvort vantar tekst ekki að vista stillingarnar og eftirfarandi villuboð birtast við reitinn Sjálfvirk reikningagerð:

• „Kennitala viðskiptavinar hefur ekki verið skráð.“
• „Nauðsynlegt er að skrá netfang.“

Skráðu kennitölu og netfang á viðskiptavininn og reyndu svo aftur.

Reitir og kröfur

Sjálfvirk reikningagerð

• Slökkt: Engir sjálfvirkir reikningar eru búnir til (sjálfgefið)
• Kveikt: Manor býr sjálfkrafa til reikning og sendir hann á settum degi

Mikilvægt: Aðeins færslur þar sem greiðandi er sá sami og viðskiptavinur verks fara á sjálfvirka reikninga. Reikningar til annarra greiðenda á færslum í verkinu eru ekki sjálfvirkir.

Reikningsdagsetning

Veldu hvenær reikningar eru búnir til:

• Fyrsti dagur mánaðar: Reikningar eru búnir til 1. hvers mánaðar
• Sérsniðinn mánaðardagur: Reikningar eru búnir til á þeim mánaðardegi sem þú velur
• Síðasti dagur mánaðar: Reikningar eru búnir til á síðasta degi hvers mánaðar

Ef þú velur Sérsniðinn mánaðardagur birtist reiturinn Mánaðardagur, sem verður að fylla út. Þar velurðu dag frá 1 til 28. Reikningurinn er afhentur á skrifstofutíma á þeim degi.

Reikningstímabil

Veldu hvaða færslur fara á reikninginn:

• Til og með reikningsdagsetningu: Allar óreikningsfærðar færslur sem eru dagsettar fyrir eða á reikningsdagsetningu (sjálfgefið)
• Öll tímabil: Allt sem er óreikningsfært í verkinu, óháð dagsetningu færslna

Næsti reikningur gefinn út sjálfkrafa

Þessi reitur sýnir dagsetningu og tíma næsta sjálfvirka reiknings, t.d. 01.11.2026 08:00. Dagsetningin er reiknuð sjálfkrafa út frá sjálfvirknistillingunum og ekki er hægt að breyta henni handvirkt. Þegar slökkt er á sjálfvirkri reikningagerð stendur Ekki skráð í reitnum.

Reikningar eru sendir á skrifstofutíma eins og hann er skilgreindur í stillingum fyrirtækis.

Uppsetning sjálfvirkra reikninga

1. Farðu í verkið

1. Smelltu á Verk í aðalvalmyndinni
2. Opnaðu verkið þar sem þú vilt kveikja á sjálfvirkri reikningagerð

2. Opnaðu stillingar sjálfvirkrar reikningagerðar

Hlutinn Sjálfvirkir reikningar er í hliðarstikunni hægra megin á síðu verksins.

1. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga

Þá opnast glugginn Sjálfvirkir reikningar.

3. Kveiktu á sjálfvirkri reikningagerð

1. Breyttu Sjálfvirk reikningagerð úr „Slökkt“ í „Kveikt“
2. Veldu Reikningsdagsetning úr fellilistanum:
   • Fyrsti dagur mánaðar, Sérsniðinn mánaðardagur eða Síðasti dagur mánaðar
   • Ef þú velur Sérsniðinn mánaðardagur þarftu líka að velja Mánaðardagur (1–28)
3. Veldu Reikningstímabil:
   • Til og með reikningsdagsetningu eða Öll tímabil

4. Vistaðu stillingarnar

1. Smelltu á Vista
2. Skilaboðin „Stillingar sjálfvirkrar reikningagerðar vistaðar.“ birtast
3. Kerfið reiknar út hvenær næsti reikningur verður gefinn út sjálfkrafa

Smelltu á Hætta við til að loka glugganum án þess að vista breytingar.

Yfirlit í hliðarstikunni

Þegar stillingarnar hafa verið vistaðar sýnir hlutinn Sjálfvirkir reikningar í hliðarstiku verksins yfirlit yfir þær:

• Sjálfvirk reikningagerð: t.d. Kveikt
• Reikningsdagsetning: t.d. Fyrsti dagur mánaðar
• Reikningstímabil: t.d. Til og með reikningsdagsetningu
• Næsti reikningur gefinn út sjálfkrafa: t.d. 01.11.2026 08:00

Þegar slökkt er á sjálfvirkninni stendur þar „Sjálfvirk reikningagerð er óvirk.“

Hvernig sjálfvirkir reikningar virka

Hvað fer á reikninginn

Sjálfvirkir reikningar geta innihaldið:

• Óreikningsfærðar tímafærslur
• Óreikningsfærðan kostnað
• Óreikningsfærðar vörur
• Óreikningsfærða dagpeninga
• Óreikningsfærðan akstur og ferðir

Stillingin Reikningstímabil ræður hvaða færslur fara á reikninginn:

• Með Til og með reikningsdagsetningu fara aðeins færslur sem eru dagsettar fyrir eða á reikningsdagsetningu á reikninginn
• Með Öll tímabil fer allt sem er óreikningsfært í verkinu á reikninginn, óháð því hvenær færslurnar voru skráðar

Hvað fer ekki á reikninginn

Eftirfarandi fer EKKI á sjálfvirka reikninga:

• Færslur þar sem greiðandi er annar en viðskiptavinur verksins
• Færslur sem hafa þegar verið reikningsfærðar
• Færslur sem eru dagsettar eftir reikningsdagsetningu, ef Til og með reikningsdagsetningu er valið

Tímasetning sendingar

• Reikningar eru sendir á skrifstofutíma á völdum degi
• Skrifstofutíminn er skilgreindur í stillingum fyrirtækis
• Í reitnum Næsti reikningur gefinn út sjálfkrafa sérðu nákvæmlega hvenær næsti reikningur verður gefinn út

Breytingar á sjálfvirkum reikningum

Reikningsdagsetningu eða reikningstímabili breytt

1. Opnaðu verkið
2. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga
3. Veldu annan valkost í Reikningsdagsetning eða Reikningstímabil
4. Smelltu á Vista

Næsta reikningsdagsetning er endurreiknuð sjálfkrafa.

Slökkt á sjálfvirkri reikningagerð

1. Opnaðu verkið
2. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga
3. Breyttu Sjálfvirk reikningagerð aftur í „Slökkt“
4. Smelltu á Vista

Engir nýir sjálfvirkir reikningar verða búnir til eftir þetta. Sjálfvirkir reikningar sem þegar hafa verið búnir til haldast óbreyttir.

Góð ráð

Athugaðu viðskiptavin verksins

Gakktu úr skugga um að réttur viðskiptavinur sé skráður á verkið og að kennitala hans og netfang séu skráð. Aðeins færslur með þann viðskiptavin sem greiðanda eru reikningsfærðar sjálfkrafa.

Veldu rétt reikningstímabil

Veldu Til og með reikningsdagsetningu ef reikningurinn á aðeins að ná yfir vinnu fram að reikningsdegi. Veldu Öll tímabil ef allt óreikningsfært í verkinu á að fara á reikninginn.

Yfirfarðu færslur fyrir reikningsdag

Sjálfvirknin sparar vinnu, en gott er að athuga fyrir áætlaðan reikningsdag hvort verkið hafi óreikningsfærðar færslur. Þá fá viðskiptavinir reikninga á réttum tíma.

Fylgdu samningi við viðskiptavininn

Veldu reikningsdagsetningu sem samræmist samningi við viðskiptavininn. Algengir valkostir eru:

• Fyrsti dagur mánaðar: fyrir hefðbundna mánaðarlega reikningagerð
• Sérsniðinn mánaðardagur: ef samið hefur verið um ákveðinn dag í mánuði
• Síðasti dagur mánaðar: fyrir reikningagerð í lok tímabils

Fylgstu með næstu útgáfudagsetningu

Skoðaðu reitinn Næsti reikningur gefinn út sjálfkrafa reglulega, sérstaklega í kringum frídaga og helgar.

Prófaðu fyrst á einu verki

Prófaðu sjálfvirka reikningagerð á einu verki áður en þú tekur hana upp í öllum verkum, til að ganga úr skugga um að hún virki eins og búist er við.