Sjálfvirkir reikningar

Hvað eru sjálfvirkir reikningar?

Sjálfvirkir reikningar gera Manor kleift að búa til og senda reikninga til viðskiptavina sjálfkrafa á settum degi. Í stað þess að búa til og senda reikninga handvirkt safnar kerfið saman öllum óreikningsfærðum færslum fyrir verk og býr til reikning á þeirri dagsetningu sem þú velur. Þetta hjálpar til við að viðhalda reglulegri reikningagerð og dregur úr handvirkri vinnu.

Af hverju að nota sjálfvirka reikningagerð?

Sjálfvirk reikningagerð hefur ýmsa kosti:

• Regluleg reikningagerð — Reikningar eru sendir á sömu áætlun í hverjum mánuði
• Minni handvirk vinna — Engin þörf á að búa til reikninga handvirkt hvert tímabil
• Betra sjóðstreymi — Regluleg reikningagerð hjálpar þér að fá greitt á réttum tíma
• Minni villuhætta — Kerfið tekur sjálfkrafa með alla óreikningsfærða vinnu
• Skýrar væntingar — Viðskiptavinir vita hvenær reikningar berast

Lykilreitir og kröfur

Sjálfvirk reikningagerð

• Óvirk — Engir sjálfvirkir reikningar verða búnir til (sjálfgefið)
• Virk — Manor mun sjálfkrafa búa til og senda reikning á settum degi

Mikilvægt: Aðeins færslur þar sem greiðandi er sá sami og viðskiptavinur verksins verða teknar með í sjálfvirkum reikningum. Reikningar til annarra greiðenda á færslum í þessu verki eru ekki sjálfvirkir.

Reikningsdagsetning

Veldu hvenær reikningar eiga að verða til:

• Fyrsti dagur mánaðar — Reikningar verða til á 1. hvers mánaðar
• Síðasti dagur mánaðar — Reikningar verða til á síðasta degi hvers mánaðar

Reikningar eru sendir á skrifstofutíma á völdum degi.

Næsti reikningur gefinn út sjálfkrafa

Þessi reitur sýnir hvenær næsti sjálfvirki reikningur verður búinn til. Dagsetningin er sjálfkrafa reiknuð út frá sjálfvirknistillingum og er ekki hægt að breyta henni handvirkt.

Uppsetning sjálfvirkra reikninga

1. Farðu í verkið

1. Smelltu á Verk í aðalvalmyndinni
2. Smelltu á verkið þar sem þú vilt virkja sjálfvirka reikningagerð

2. Opnaðu stillingar sjálfvirkrar reikningagerðar

Á verkssíðunni er að finna hlutann Sjálfvirkir reikningar í hliðarstikunni til hægri.

1. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga

3. Virkjaðu sjálfvirka reikningagerð

1. Breyttu Sjálfvirk reikningagerð úr „Óvirk" í „Virk"
2. Veldu Reikningsdagsetningu úr fellilistanum:
   • Veldu Fyrsti dagur mánaðar eða Síðasti dagur mánaðar

4. Vistaðu stillingar

1. Smelltu á Vista til að virkja sjálfvirka reikningagerð
2. Kerfið reiknar út hvenær næsti reikningur verður gefinn út sjálfkrafa

Skilningur á virkni sjálfvirkra reikninga

Hvað er innifalið

Sjálfvirkir reikningar innihalda:

• Allar óreikningsfærðar tímafærslur
• Allan óreikningsfærðan kostnað
• Allar óreikningsfærðar vörur
• Alla óreikningsfærða dagpeninga
• Allar óreikningsfærðar ferðafærslur

Þessar færslur eru teknar með óháð því hvenær þær voru skráðar, svo framarlega sem þær eru enn óreikningsfærðar á reikningsdegi.

Hvað er ekki innifalið

Eftirfarandi er EKKI innifalið í sjálfvirkum reikningum:

• Færslur þar sem greiðandi er annar en viðskiptavinur verksins
• Færslur sem hafa þegar verið reikningsfærðar

Tímasetning sendingar

• Reikningar eru sendir á skrifstofutíma á völdum degi
• Ef sá dagur fellur á helgidag eða frídag er reikningurinn sendur næsta virka dag

Breytingar á sjálfvirkum reikningum

Breyting á reikningsdagsetningu

1. Opnaðu verkið
2. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga
3. Veldu aðra Reikningsdagsetningu
4. Smelltu á Vista

Næsta reikningsdagsetning verður sjálfkrafa endurreiknuð.

Slökkva á sjálfvirkri reikningagerð

1. Opnaðu verkið
2. Smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga
3. Breyttu Sjálfvirk reikningagerð aftur í „Óvirk"
4. Smelltu á Vista (eða Eyða til að fjarlægja allar sjálfvirknistillingar)

Engir frekari reikningar verða búnir til, en áður stofnaðir sjálfvirkir reikningar verða óbreyttir.

Bestu venjur

Staðfestu viðskiptavin verksins

Gakktu úr skugga um að viðskiptavinur verksins sé rétt skráður, þar sem aðeins færslur með þann viðskiptavin sem greiðanda verða sjálfkrafa reikningsfærðar.

Yfirfarið áður en sent er

Þótt sjálfvirk reikningagerð dragi úr handvirkri vinnu er gott að athuga hvort verkið hafi óreikningsfærðar færslur áður en áætlaður reikningsdagur kemur, svo viðskiptavinir fái reikninga á réttum tíma.

Samræmið við væntingar viðskiptavinar

Veldu reikningsdagsetningar sem samræmast samningi við viðskiptavin. Algengir valkostir eru:

• Fyrsti dagur mánaðar — fyrir hefðbundna mánaðarlega reikningagerð
• Síðasti dagur mánaðar — fyrir reikningagerð í lok tímabils

Fylgist með dagatalinu

Fylgist með hvenær sjálfvirkir reikningar eru áætlaðir, sérstaklega í kringum frídaga eða um helgar þegar sending gæti seinkað.

Prófið með einu verki

Áður en sjálfvirk reikningagerð er innleidd í öllum verkum er gott að prófa með einu verki til að ganga úr skugga um að eiginleikinn virki eins og búist er við.