Að stofna erlendan viðskiptavin

Erlendur viðskiptavinur er viðskiptavinur sem er skráður í öðru landi en fyrirtækið sem þjónustar hann. Mikilvægt er að skrá hann rétt. Land viðskiptavinarins ræður því hvaða aðsetur er prentað á reikninga, og gjaldmiðill hans og skattupplýsingar ráða því hvernig hann er rukkaður og í hvaða gjaldmiðli.

Í þessari grein er farið yfir hvernig nýr erlendur viðskiptavinur er stofnaður, hvernig aðsetur hans er skráð, hvernig gjaldmiðill fyrir reikninga er valinn og hvernig farið er með virðisaukaskatt í viðskiptum yfir landamæri.

Efni greinarinnar: skráning viðskiptavinar, gjaldmiðill, aðsetur og VSK- og skattupplýsingar. Utan efnis: þjónustugáttin og Box.

Almennar leiðbeiningar um viðskiptavini (leit, breytingar og eyðingu) eru í Viðskiptavinir og Viðskiptavinastjórnun.

Áður en hafist er handa

Gott er að athuga tvennt áður en viðskiptavinurinn er stofnaður:

• Er gjaldmiðill viðskiptavinarins virkur? Aðeins gjaldmiðlar sem hafa verið virkjaðir fyrir fyrirtækið birtast í fellilistanum Gjaldmiðill. Til að virkja erlendan gjaldmiðil ferðu í Stjórnun > Verð > Virkir gjaldmiðlar og smellir á Virkja nýjan gjaldmiðil. Sjá Virkir gjaldmiðlar.

  

• Á hvaða aðsetur eiga reikningarnir að fara? Ef viðskiptavinurinn vill fá reikninga senda á annað aðsetur en heimilis- eða póstfang sitt (t.d. á fjármáladeild eða pósthólf) skráir þú það sem Aðsetur vegna reikninga (sjá Erlent aðsetur skráð).

Viðskiptavinur stofnaður

1. Farðu í Viðskiptavinir í aðalvalmyndinni og smelltu á Stofna viðskiptavin.

   Glugginn til að stofna viðskiptavin opnast.

2. Fylltu út hlutann Nánar. Aðeins Nafn viðskiptavinar og Gjaldmiðill eru skyldureitir (merktir með *). Skattreitirnir skipta þó miklu máli hjá erlendum viðskiptavinum (sjá Meðferð virðisaukaskatts hjá erlendum viðskiptavinum):

   • Kennitala: kennitala viðskiptavinarins, skráningarnúmer fyrirtækis eða sambærilegt auðkenni. Manor birtir ábendingu ef númerið er ekki á sniði íslenskrar kennitölu, en samt er hægt að vista það.
   • VSK númer: virðisaukaskattsnúmer viðskiptavinarins, t.d. DE123456789 fyrir þýskt fyrirtæki. Númerið birtist á reikningum þegar það er skráð.
   • Nafn viðskiptavinar: opinbert heiti viðskiptavinarins, nákvæmlega eins og það á að birtast á reikningum.
   • Sími: aðalsímanúmer viðskiptavinarins.
   • Netfang: netfangið sem reikningar eru sendir á. Hægt er að skrá fleiri en eitt netfang, aðskilin með kommu (einn@abcd.is, tveir@abcd.is).
   • Gjaldmiðill: gjaldmiðillinn sem viðskiptavinurinn er rukkaður í (sjá Gjaldmiðill viðskiptavinar valinn).
   • Ekki veita þjónustu: merkir viðskiptavin sem ekki á að veita þjónustu. Notendur fá viðvörun ef þeir stofna verk eða skrá reikningshæfa liði á viðskiptavininn.
   • Seðilgjald: bætir seðilgjaldi við reikninga viðskiptavinarins.
   • Athugasemd: innri texti sem sést á skráningu viðskiptavinarins og við reikningagerð, en birtist aldrei á reikningi eða vinnuskýrslu.

   

3. Skráðu aðsetur (sjá Erlent aðsetur skráð).

4. Ef þörf krefur fyllir þú út hlutann Reikningagerð:

   • Greiðslufrestur: fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða. Ef reiturinn er tómur gildir sjálfgefinn greiðslufrestur viðskiptavinarins eða fyrirtækisins.
   • Leiðbeiningar v/reikninga: texti sem birtist þeim sem gerir reikninga fyrir viðskiptavininn. Hann er ekki prentaður á reikninginn.
   • Athugasemd á reikningi: sjálfgefinn texti sem er prentaður á alla reikninga viðskiptavinarins.

5. Smelltu á Vista viðskiptavin.

Ábending: Vistaðu viðskiptavininn áður en þú stofnar verk. Verk sem þú stofnar fyrir hann erfa gjaldmiðil hans og land, og það ræður gjaldmiðli og skattmeðferð reikninganna sem þú gefur út síðar.

Erlent aðsetur skráð

Í glugganum fyrir viðskiptavininn er hlutinn Aðsetur fyrir aðalaðsetur viðskiptavinarins. Einnig er hægt að skrá sérstakt Aðsetur vegna reikninga. Þegar Land er breytt aðlagast aðsetursreitirnir venjum þess lands.

1. Opnaðu reitinn Land í hlutanum Aðsetur og veldu land viðskiptavinarins. Sjálfgefið gildi er Ísland. Hjá erlendum viðskiptavini má landið ekki vera heimaland fyrirtækisins. Glugginn sýnir strax þá reiti sem landið notar, til dæmis:

   • Aðsetur og Aðsetur, lína 2: gata og upplýsingar um byggingu eða skrifstofu.
   • Póstnúmer: póstnúmer viðskiptavinarins.
   • Hverfi / Borgarhluti, Staður / Bær / Borg, Landshluti: nánari staðsetning.

   Fylltu reitina út eins ítarlega og hægt er og notaðu stafsetningu og snið sem viðskiptavinurinn notar í sínu landi. Skjámyndin í Viðskiptavinur stofnaður hér að ofan sýnir þýskt aðsetur skráð í þennan hluta.

2. Veldu hvert reikningarnir eiga að fara:

   • Ef senda á reikninga á sama aðsetur skaltu hafa hakað í Heimilisfang reikninga er sama og heimilisfang.
   • Ef reikningar eiga að fara annað (t.d. til bókhaldsdeildar viðskiptavinarins eða á sérstakt reikningsfang) skaltu taka hakið úr Heimilisfang reikninga er sama og heimilisfang. Þá birtist hlutinn Aðsetur vegna reikninga, með sínum eigin reit fyrir Land, þar sem þú skráir aðsetrið.

   

   Aðsetur vegna reikninga er notað á reikningum og við sendingu þeirra. Ef það er tómt er aðalaðsetrið notað í staðinn.

3. Smelltu á Vista viðskiptavin.

Hvar landið birtist: Hjá erlendum viðskiptavini tekur Manor landið með í aðsetrinu sem prentað er á reikninginn. Landinu er aðeins sleppt þegar viðskiptavinurinn er í sama landi og fyrirtækið sem gefur reikninginn út.

Gjaldmiðill viðskiptavinar valinn

Reiturinn Gjaldmiðill á skráningu viðskiptavinarins ákvarðar í hvaða gjaldmiðli viðskiptavinurinn er rukkaður. Sjálfgefið gildi er gjaldmiðill fyrirtækisins (t.d. Íslensk króna), svo þú þarft að breyta honum fyrir erlendan viðskiptavin.

1. Opnaðu reitinn Gjaldmiðill í glugganum þegar þú stofnar viðskiptavininn eða í Breyta viðskiptavini.
2. Veldu gjaldmiðilinn sem á að nota á reikningum viðskiptavinarins, til dæmis Evra eða Bandaríkjadalur. Aðeins gjaldmiðlar sem hafa verið virkjaðir fyrir fyrirtækið birtast í listanum.
3. Vistaðu viðskiptavininn.

Hafðu eftirfarandi í huga:

• Ef gjaldmiðillinn sem þú þarft er ekki í listanum þarf stjórnandi að virkja hann fyrst undir Stjórnun > Verð > Virkir gjaldmiðlar. Þegar gjaldmiðill er virkjaður er gengi hans einnig sótt, svo hægt sé að umreikna upphæðir í skýrslum. Sjá Virkir gjaldmiðlar og Gjaldmiðlar.
• Viðskiptavinir í erlendum gjaldmiðli eru merktir í vallistum. Þar sem viðskiptavinur er valinn, t.d. á verki eða útlagðum kostnaði, birtist gjaldmiðilskóðinn við nafn viðskiptavina sem nota annan gjaldmiðil en fyrirtækið. Þannig sést strax að viðskiptavinurinn er rukkaður í erlendum gjaldmiðli.
• Ef gjaldmiðli er breytt síðar eru verð umreiknuð. Ef þú breytir gjaldmiðli viðskiptavinar sem þegar er til, umreiknar Manor verð viðskiptavinarins (og verð verka hans og verkþátta) úr gamla gjaldmiðlinum í þann nýja og endurreiknar tengdar stöður. Hægt er að breyta gjaldmiðlinum aftur ef þörf krefur, en farðu yfir verk og verð sem breytingin nær til.
• Gjaldmiðill og útlagður kostnaður. Gjaldmiðill viðskiptavinarins er óháður gjaldmiðli útlagðs kostnaðar sem þú skráir. Útlagður kostnaður er alltaf skráður í þeim gjaldmiðli sem greitt var í, og Manor umreiknar hann miðað við viðeigandi gengi. Sjá Útlagður kostnaður.

Í Gögn > Viðskiptavinir getur þú skoðað viðskiptavini eftir gjaldmiðli. Þar birtist sjálfgefinn gjaldmiðill hvers viðskiptavinar í dálkinum Gjaldmiðill og hægt er að sía (t.d. með Allir gjaldmiðlar) og flytja út eftir gjaldmiðli. Sjá Viðskiptavinir (gögn).

Meðferð virðisaukaskatts hjá erlendum viðskiptavinum

Þegar þjónusta er seld yfir landamæri breytist skattmeðferðin yfirleitt. Oft er enginn virðisaukaskattur lagður á reikninginn, því skatturinn er gerður upp í landi viðskiptavinarins en ekki hjá þér. Manor ákveður þetta ekki sjálfkrafa. Þú skráir skattupplýsingar á viðskiptavininn og tekur ákvörðun um skattinn á verkinu eða samningnum.

VSK númer viðskiptavinar skráð

Í reitinn VSK númer á skráningu viðskiptavinarins fer virðisaukaskattsnúmer hans.

• Hjálpartextinn útskýrir tilgang reitsins: „VSK númer viðskiptavinar. Er sýnt á reikningum þegar það er stillt, t.d. vegna snúinnar skattskyldu milli fyrirtækja innan ESB.“
• Skráðu númerið á því sniði sem land viðskiptavinarins notar. Þýsk VSK númer eru t.d. landsforskeytið DE og níu tölustafir (DE123456789).
• Þegar númerið er skráð prentar Manor það á reikninga viðskiptavinarins. Þannig má skjalfesta snúna skattskyldu á reikningnum (sjá hér að neðan).
• Númerið vistast á hverjum reikningi þegar hann er stofnaður. Reikningar sem þegar hafa verið gefnir út halda því VSK númeri sem gilti við útgáfu.

VSK stilling verksins ákveðin

Hvort virðisaukaskatti er bætt við reikninga er stilling á verki (eða samningi), ekki á viðskiptavini. Þegar þú stofnar verk eða velur Breyta verki finnur þú reitinn Innheimta virðisaukaskatt með valkostunum:

• Já - bæta VSK við reikninga: virðisaukaskatti er bætt við samkvæmt VSK hlutfalli fyrirtækisins.
• Nei - ekki bæta VSK við reikninga: engum virðisaukaskatti er bætt við reikninga verksins.

Í mörgum verkefnum fyrir fyrirtæki erlendis er Nei - ekki bæta VSK við reikninga rétta valið, og reikningurinn er þá gefinn út án virðisaukaskatts (sjá athugasemdina hér að neðan). Aðeins er hægt að breyta stillingunni meðan enginn reikningur hefur verið gefinn út í verkinu. Eftir það er hún læst nema allir reikningar verksins hafi verið kreditfærðir. Þá birtist textinn: „Búið er að gefa út reikning í þessu verki, því er ekki hægt að breyta VSK stillingu.“

Á verkinu er einnig reiturinn VSK númer. Hann ræður hvaða VSK númer birtist sem VSK númer seljanda á reikningum. Ef reiturinn er tómur er VSK númer fyrirtækisins sem á verkið notað.

Viðvörun vegna virðisaukaskatts yfir landamæri

Þegar þú gefur út fyrsta reikninginn í verki sem er stillt á að bæta við virðisaukaskatti, og land viðskiptavinarins er annað en land útgefandans, birtir Manor viðvörun áður en reikningurinn er gefinn út:

Viðvörun: Mikilvæg ákvörðun um VSK stillingu verksins: Þú ert að fara að gefa út fyrsta reikninginn í þessu verki og samkvæmt stillingum verksins á að bæta virðisaukaskatti við reikninginn. Það gæti verið rétt stilling, en við tókum eftir að [viðskiptavinur] í þessu verki er staðsettur í [land] en útgefandi reikningsins, [fyrirtæki], er staðsettur í [land]. Algengt er að virðisaukaskattur sé ekki lagður á þegar þjónusta er seld yfir landamæri. Gakktu úr skugga um að VSK stilling verksins sé rétt áður en reikningurinn er gefinn út.

Viðvöruninni er ætlað að fá þig til að endurskoða ákvörðunina. Hún breytir engu sjálfkrafa. Ef reikningurinn á ekki að bera virðisaukaskatt skaltu leiðrétta VSK stillingu verksins (meðan enginn reikningur hefur verið gefinn út) og gefa síðan reikninginn út.

Snúin skattskylda, 0% virðisaukaskattur og reikningar utan gildissviðs

Taflan hér að neðan sýnir hvernig algengt er að fara með reikninga vegna þjónustu yfir landamæri. Manor styður framkvæmdina, þ.e. að skrá VSK númer og gefa út reikning án virðisaukaskatts. Hvaða meðferð er rétt fyrir tiltekinn viðskiptavin ræðst hins vegar af landi hans og stöðu, og um það skaltu leita ráða hjá skattaráðgjafa.

Þjónusta sem seld er yfir landamæri ber í raun 0% virðisaukaskatt, en réttur til frádráttar innskatts helst. Því er hún stundum nefnd undanþegin velta eða VSK-frjáls. Nokkur hagnýt atriði:

• Staða viðskiptavinarins skiptir máli. Snúin skattskylda á almennt við um fyrirtæki (B2B) með gilt VSK númer. Um sölu til einstaklinga (B2C) gilda yfirleitt aðrar reglur. Staðfestu þetta hjá skattaráðgjafa.
• Sannreyndu VSK númerið. Númer viðskiptavina innan ESB má staðfesta í VIES-kerfi framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins. Það er gert utan Manor.
• Bættu við skattatexta ef þess er krafist. Ef reikningar þurfa að bera texta um snúna skattskyldu eða að viðskiptin séu utan gildissviðs, skaltu setja hann í Athugasemd á reikningi á viðskiptavininum eða verkinu svo hann prentist á reikninginn.
• Hafðu VSK meðferð og reikning í samræmi. VSK númerið vistast á reikningnum þegar hann er stofnaður. Skráðu því eða leiðréttu VSK númer viðskiptavinarins áður en fyrsti reikningurinn er gefinn út.

Manor reiknar ekki út skatt vegna viðskipta yfir landamæri og bætir ekki sjálfkrafa við texta um snúna skattskyldu. Notaðu VSK númer viðskiptavinarins, VSK stillingu verksins (Innheimta virðisaukaskatt) og Athugasemd á reikningi saman, í samræmi við ráðleggingar skattaráðgjafa.

Vistaður viðskiptavinur yfirfarinn

Eftir vistun sýnir skráning viðskiptavinarins aðsetur (ásamt landi), samskiptaupplýsingar og VSK númer. Þar birtist einnig yfirlitslína á borð við „í ISK, með 7 daga greiðslufresti (New Company Ltd.)“ sem sýnir gjaldmiðil viðskiptavinarins og greiðsluskilmála.

Ef eitthvað er rangt, t.d. VSK númer vantar eða land eða gjaldmiðill er rangur, smellir þú á Breyta viðskiptavini og leiðréttir það áður en reikningar eru gefnir út.

Tengt efni

• Viðskiptavinir: Stofnun og umsjón viðskiptavina.
• Viðskiptavinastjórnun: Reikningastillingar, greiðslufrestur og merkingin Ekki veita þjónustu.
• Tengiliðir: Tengiliðir sem tilheyra viðskiptavini skráðir.
• Samningar: Samningar við viðskiptavini og VSK stillingar þeirra.
• Gjaldmiðlar: Hvernig gjaldmiðlar, kóðar og gengi virka.
• Virkir gjaldmiðlar: Erlendur gjaldmiðill virkjaður svo hægt sé að velja hann fyrir viðskiptavin.
• VSK flokkar: Uppsetning VSK hlutfalla í Manor.
• Reikningastillingar verks: VSK stilling verks, VSK númer, athugasemd á reikningi og aðrar reikningsupplýsingar.
• Reikningar: Útgáfa reikninga og hvernig virðisaukaskattur og VSK númer viðskiptavinar birtast á þeim.
• Viðskiptavinir (gögn): Yfirferð og útflutningur viðskiptavina, meðal annars eftir gjaldmiðli.