Launatímabil

Inngangur

Launatímabil er afmarkað tímabil, yfirleitt almanaksmánuður. Fyrir hvert tímabil reiknar Manor út væntanlega vinnutíma, safnar saman skráðum tímum og staðfestingum á tímum og undirbýr launavinnslu. Launatímabil eru grunnurinn að launakerfinu því að allar staðfestingar, áminningar og launakeyrslur tilheyra ákveðnu tímabili.

Kaflinn Laun birtist í aðalvalmyndinni þegar kveikt hefur verið á launaeiginleikanum. Síðan Yfirlit er sjálfgefin upphafssíða kaflans og þar eru öll launatímabil valins fyrirtækis talin upp.

Hvernig launatímabil verða til

Launatímabil verða sjálfkrafa til út frá launastillingum fyrirtækisins. Manor heldur alltaf tilteknum fjölda framtíðartímabila tilbúnum. Sá fjöldi fer eftir stillingunni Fjöldi framtíðarlaunatímabila hjá fyrirtækinu (Stjórnun > Fyrirtæki > [Heiti fyrirtækis] > Launastillingar fyrirtækis). Þegar launastillingarnar eru vistaðar býr Manor fyrst til öll tímabil sem vantar, til og með yfirstandandi tímabili. Síðan bætir kerfið við framtíðartímabilum upp að stilltum fjölda.

Tímabilin byggja á launastillingum fyrirtækisins. Því þarf að fylla út Fyrsti dagur tímabils, Dagvinnutímar á dag og Fjöldi framtíðarlaunatímabila áður en tímabilin geta birst. Nánari upplýsingar eru í Launastillingar fyrirtækis.

Ábending: Ef engin tímabil birtast eftir að kveikt hefur verið á launaeiginleikanum skaltu opna launastillingar fyrirtækisins og smella á Vista. Þá verða tímabilin til samkvæmt núgildandi stillingum.

Athugið: Þegar launastillingarnar eru vistaðar er vinnuskylda allra launatímabila fyrirtækisins endurreiknuð. Það á við um liðin tímabil, yfirstandandi tímabil og framtíðartímabil, líka lokuð tímabil. Vinnuskyldan sem birtist hér er reiknuð upp á nýtt út frá núgildandi gildum í Dagvinnutímar á dag og Vinnutímar á föstudögum. Ef þessum reitum er breytt breytist vinnuskyldan því líka í eldri tímabilum og í tímabilum sem þegar hafa verið staðfest. Nánari upplýsingar eru í Launastillingar fyrirtækis.

Framtíðartímabilum fækkað

Ef gildið í Fjöldi framtíðarlaunatímabila er lækkað og launastillingarnar vistaðar eyðir Manor öftustu framtíðartímabilunum án frekari viðvörunar. Nýjustu tímabilunum er eytt sjálfkrafa svo að aðeins stilltur fjöldi framtíðartímabila standi eftir. Ekki er beðið um staðfestingu.

Þetta gerir Manor þó aðeins á meðan enginn notandi í tímabilinu sem á að eyða hefur staðfest tímana sína. Ef einhver notandi í síðasta (nýjasta) framtíðartímabilinu hefur staðfest tímana sína, hvort sem hann gerði það sjálfur eða stjórnandi fyrir hans hönd, hættir Manor að eyða og öll tímabil sem eftir eru halda sér. Þá geta framtíðartímabilin verið fleiri en stilltur fjöldi. Til að fækka þeim frekar þarf fyrst að afturkalla staðfestingarnar eða bíða þar til staðfesta tímabilið telst ekki lengur framtíðartímabil.

Ef fjöldinn er hækkaður bætast aðeins ný tímabil við og engu er eytt.

Yfirlitslistinn

Á síðunni Yfirlit er ein lína fyrir hvert launatímabil með eftirfarandi dálkum:

Listann má þrengja með reitnum Hraðleit. Hraðleitin ber leitarorðið saman við upphafsdagsetningu, lokadagsetningu, númer og stofndagsetningu tímabilsins. Hún leitar ekki í heiti tímabilsins. Ef slegið er inn mánaðarheiti, t.d. „Desember“, birtist því „Leitin skilaði engum niðurstöðum.“ Til að finna tímabil eftir dagsetningu skaltu slá hana inn á sniðinu ÁÁÁÁ-MM-DD, t.d. „2026-09-01“.

Með fellilistanum Staða verks er hægt að velja að birta Bæði opin og lokuð launatímabil, Opið eða Lokað. Ef fyrirtækin eru fleiri en eitt er hægt að takmarka listann við tiltekið fyrirtæki eða deild í fellilistanum Fyrirtæki og deild. Smelltu á Sækja til að nota síurnar og á Hreinsa síur til að núllstilla þær. Hnappurinn Sækja sem excel skjal hleður listanum niður.

Smelltu á línu til að opna upplýsingar um tímabilið.

Upplýsingar um tímabil

Þegar tímabil er opnað heitir síðan eftir tímabilinu (t.d. „September 2026“). Vinstra megin er samantekt og hægra megin er listi yfir notendur.

Spjaldið Launatímabil

Hér koma fram Nafn, Fyrirtæki, Upphafsdagsetning, Lokadagsetning, Dagvinnutímar tímabils (heildarvinnuskylda tímabilsins) og Staða.

Spjaldið Tölfræði

• Heildarfjöldi notenda: fjöldi starfsmanna á tímabilinu.
• Staðfestir notendur: hlutfall notenda sem hafa staðfest tímana sína.
• Heildarfjöldi skráðra tíma: allir skráðir tímar á tímabilinu samanlagt.
• Meðalfjöldi skráðra tíma: meðaltal á hvern notanda.
• Útskuldunarhlutfall: hlutfall skráðra tíma á útskuldanlegum verkum.

Spjaldið Vinnuskylda

Hér eru allir dagar tímabilsins taldir upp í töflu með dálkunum Dagsetning og Klst. og þar sést hve margir tímar eru væntanlegir hvern dag. Dagsetningar birtast á sniðinu DD.MM.ÁÁÁÁ ásamt vikudegi, t.d. „01.09.2026 - Þri“. Engir tímar eru skráðir á helgar og frídaga fyrirtækisins. Línan Samtals sýnir vinnuskyldu tímabilsins í heild (t.d. 176,00 klst.). Til að breyta væntanlegum tímum einstakra daga smellirðu á Breyta vinnuskyldu.

Athugið: Talan í Dagvinnutímar tímabils í spjaldinu Launatímabil og línan Samtals í spjaldinu Vinnuskylda koma úr ólíkum áttum og geta stangast á, jafnvel í tímabili sem aldrei hefur verið breytt. Til dæmis getur tímabil sýnt 170 í Dagvinnutímar tímabils á meðan dagataflan sýnir samtals 168,00 (sjá skjámyndina hér að neðan), eða 182 á móti 176,00. Misræmið sést um leið og tímabilið er opnað og helst þótt síðan sé endurhlaðin. Það kemur líka fram í dálkinum Vinnuskylda í yfirliti Launa og í dálkinum Dagvinnutímar í notendatöflunni. Þetta á ekki við um öll tímabil, því að í sumum stemma tölurnar. Línur einstakra daga sundurliða tímana sem gilda fyrir hvern dag. Líttu á þær sem nánari útlistun á tímabilinu og gerðu ráð fyrir að heildartalan og Samtals-línan stemmi ekki alltaf.

Notendatafla

Í spjaldinu Notendur eru starfsmenn tímabilsins taldir upp. Dálkarnir eru:

Ef fyrirtækið hefur skilgreint sérstök launaverk (t.d. sumarleyfi, launað leyfi eða veikindi) bætast við dálkar á milli Vinnuskylda og Tímar til mánaðarlauna. Hver þeirra ber heiti viðkomandi verks.

Athugið: Vinnuskylda notanda er talan í Dagvinnutímar tímabils margfölduð með starfshlutfalli notandans. Ef Dagvinnutímar tímabils eru 170 sýnir starfsmaður í fullu starfi (100%) 170,00, starfsmaður í 50% starfi 85,00 og starfsmaður í 80% starfi 136,00. Starfshlutfallið er reiknað af þessari heildartölu en ekki af línunni Samtals í spjaldinu Vinnuskylda, sem sundurliðar einstaka daga. Vinnuskylda notanda getur því vikið frá samtölu einstakra daga í sama tímabili (t.d. getur notandi verið með 140,80 í Vinnuskylda á meðan dagataflan sýnir samtals 176,00). Starfshlutfall notandans er gildið í dálkinum Núverandi starfshlutfall á síðunni Ráðningartímabil. Nánari upplýsingar eru í Laun og Ráðningartímabil.

Listann má þrengja með Hraðleit, Deild (sjálfgefið Allar deildir), Staðsetning (sjálfgefið Allar staðsetningar), Staða (sjálfgefið Allar stöður) og Starfshlutfall (sjálfgefið Öll starfshlutföll). Smelltu síðan á Sækja. Sumar þessara sía birtast aðeins ef stillingar fyrirtækisins gera ráð fyrir þeim. Hnappurinn Sækja sem excel skjal hleður listanum niður.

Þegar smellt er á línu notanda opnast staðfestingargluggi hans fyrir tímabilið, t.d. „September 2026: Bryndís Logisdóttir“. Þar er reiturinn Tímar eru staðfestir af starfsmanni. með valkostunum Nei og Já. Eftir stillingum fyrirtækisins og heimildum þínum geta fleiri reitir birst, t.d. staðfesting stjórnanda eða innlögn í sveigjutíma. Smelltu á Vista til að vista breytinguna. Nánar er fjallað um staðfestingar í Staðfestingar.

Breyta daglegri vinnuskyldu

Þegar smellt er á Breyta vinnuskyldu opnast glugginn Breyta vinnuskyldu með öllum dögum tímabilsins. Hver dagsetning birtist með skammstöfun vikudags (Mán, Þri, Mið, Fim, Fös, Lau, Sun) og reit fyrir tímafjölda. Á virkum dögum er sjálfgefna gildið jafnt gildinu í Dagvinnutímar á dag í launastillingum fyrirtækisins (t.d. 8) og um helgar er það 0. Breyttu gildinu til að gera ráð fyrir styttri vinnudegi, hálfum degi eða öðrum undantekningum hjá fyrirtækinu. Smelltu síðan á Vista, eða á Hætta við til að loka glugganum án breytinga.

Gildið sem þú slærð inn er vistað og tekur gildi. Eftir vistun uppfærist Dagvinnutímar tímabils og dálkurinn Vinnuskylda hjá notendum. Breytingin helst líka þótt launastillingar fyrirtækisins séu vistaðar aftur síðar. Hafðu þó í huga að glugginn sýnir aðeins staðgengilsgildi. Ef dagur fékk sérstakt gildi (t.d. 4) birtist þar staðlaða sjálfgefna gildið (t.d. 8) þegar glugginn er opnaður aftur, ekki talan sem var vistuð. Yfirskrifaða gildið sést því ekki í glugganum. Ef þú vistar gluggann aftur skaltu alltaf slá inn rétt gildi á ný. Annars vistast staðlaða sjálfgefna gildið og yfirskrifar sérgildið. Gildið sem birtist í glugganum, autt eða sjálfgefið, er ekki vistaða gildið.

Loka launatímabili

Þegar búið er að fara yfir og staðfesta tíma tímabilsins er smellt á Loka efst á upplýsingasíðunni. Þá fær tímabilið stöðuna Lokað. Tímaskráningar lokaðs tímabils eru læstar: ekki er hægt að bæta við þær, breyta þeim eða eyða þeim. Starfsmenn eru heldur ekki lengur beðnir um að staðfesta tímabilið.

Hnappurinn virkar í báðar áttir. Í lokuðu tímabili heitir hann Opna og með því að smella á hann er tímabilið opnað á ný.

Mikilvægt: Lokaðu tímabili aðeins þegar þú ert viss um að allar tímaskráningar séu fullfrágengnar, því að eftir lokun er ekki hægt að breyta þeim.

Eyða launatímabili

Hnappurinn Eyða launatímabili eyðir tímabili. Aðeins er hægt að eyða nýjasta tímabilinu. Í eldri tímabilum er hnappurinn óvirkur og þar birtist athugasemdin „Aðeins er hægt að eyða nýjasta tímabilinu.“ Eyðingu er því fyrst og fremst ætlað að taka til í nýjasta tímabilinu sem kerfið bjó til, t.d. eftir að gildið í Fjöldi framtíðarlaunatímabila var lækkað á meðan enginn hafði staðfest tímana sína.

Áður en tímabilinu er eytt birtist spurningin „Ertu viss um að þú viljir eyða þessu launatímabili?“ sem þarf að staðfesta.

Tengd skjöl

• Laun: yfirlit yfir launakaflann
• Launastillingar fyrirtækis: stillingar fyrir dagsetningar tímabila, daglega vinnutíma og fjölda framtíðartímabila
• Staðfestingar: yfirferð og staðfesting á tímum starfsmanna
• Launaáminningar: áminningar til starfsmanna um að staðfesta áður en tímabili er lokað
• Ráðningar: ráðningarupplýsingar sem væntanlegir vinnutímar byggja á