Samningar

Hvað eru samningar?

Samningar eru fyrirframgreiddir þjónustusamningar við viðskiptavini um áframhaldandi vinnu. Viðskiptavinur greiðir fyrirfram fyrir ákveðið magn þjónustu og innistæða samningsins minnkar eftir því sem vinnunni miðar. Stofan fær þannig fyrirsjáanlegar tekjur og reikningagerð verður einfaldari fyrir viðskiptavininn.

Af hverju samningar skipta máli

Með samningum getur þú:

• Bætt sjóðstreymi: Þú færð greitt áður en þjónustan er veitt.
• Styrkt viðskiptasambönd: Viðskiptavinurinn fær fyrirsjáanlega reikninga fyrir áframhaldandi vinnu.
• Dregið úr umsýslu: Þú þarft ekki að gera reikning fyrir hverja unna klukkustund.
• Skipulagt vinnuálag: Þú veist hversu mikil vinna er bundin hverjum viðskiptavini.
• Fylgst með nýtingu: Þú sérð hversu hratt samningurinn nýtist.

Stofnun samnings

Til að stofna nýjan samning:

1. Farðu í Samningar og smelltu á Stofna nýjan samning.
2. Fylltu út formið. Sumir reitir birtast ekki fyrr en þú hefur valið viðskiptavin, Verk tengd samningi og Samningstímabil. Þetta á við um Upphæð, Færslutegundir, Rukka færslur sem fara fram yfir upphæð samnings og Hvað á að gera við ónýtta samningsupphæð.
3. Smelltu á Vista.

Athugið: Ef nauðsynlegir reitir eru tómir þegar þú smellir á Vista vistast formið ekki. Villuboð birtast undir hverjum reit sem vantar (til dæmis "Nauðsynlegt er að fylla út í reitinn Viðskiptavinur."), reiturinn fær rauðan ramma og formið helst opið svo þú getir lagfært það. Þjónninn hafnar vistunarbeiðninni.

Hvaða reitir eru nauðsynlegir fer eftir því sem þú hefur þegar valið:

• Þessir reitir eru alltaf nauðsynlegir: Viðskiptavinur, Verkstjórnandi, Verk tengd samningi, Samningstímabil, Tungumál og Með VSK.
• Þegar tegund samningstímabila hefur verið valin verða Frá (upphafsdagsetning) og Upphæð líka nauðsynlegir reitir.
• Ef Sérsniðin tímabil er valið eru Upphafsdagsetning, Lokadagsetning og Upphæð nauðsynlegir í staðinn.
• Í báðum tilvikum verður einnig að fylla út Rukka færslur sem fara fram yfir upphæð samnings og Hvað á að gera við ónýtta samningsupphæð.

Reitir í samningsformi

Viðskiptavinur (nauðsynlegur) Viðskiptavinurinn sem samningurinn er gerður við.

Heiti samnings Nafn samningsins. Það birtist á reikningnum.

Lýsing Almenn lýsing sem birtist ekki á reikningi.

Verkstjórnandi (nauðsynlegur) Notandinn sem ber ábyrgð á samningnum.

Verk tengd samningi (nauðsynlegur) Samningurinn getur tekið til allra verka viðskiptavinarins, aðeins valinna verka (Valin verk) eða engra verka.

Samningstímabil (nauðsynlegur) Ákvarðar hvernig samningstímabil eru reiknuð. Valkostirnir eru Eitt tímabil, Sérsniðin tímabil, Vikulega, Mánaðarlega (almanaksmánuður), Mánaðarlega (rúllandi), Árlega (almanaksár) og Árlega (rúllandi).

Dagatalsmiðaðar tegundir fylgja dagatalinu. Mánaðarlega (almanaksmánuður) nær frá fyrsta til síðasta dags hvers mánaðar og Árlega (almanaksár) frá 1. janúar til 31. desember.

Rúllandi tegundir miðast við upphafsdag samningsins. Mánaðarlega (rúllandi) gildir í einn mánuð frá upphafsdegi (t.d. 4. apríl - 3. maí) og Árlega (rúllandi) í 12 mánuði frá upphafsdegi.

Ef þú velur Sérsniðin tímabil birtist lína fyrir tímabil með reitunum Upphafsdagsetning, Lokadagsetning og Upphæð, sem allir eru nauðsynlegir. Þar er líka hnappur til að bæta við fleiri tímabilum.

Fyrir aðrar tegundir tímabila birtast þessir reitir:

• Frá (nauðsynlegur): upphafsdagsetning samningsins.
• Er samningurinn með lokadagsetningu?: veldu Nei eða Já. Ef þú velur Já birtist reiturinn Til fyrir lokadagsetninguna.
• Upphæð (nauðsynlegur).

Færslutegundir Veldu hvaða færslur falla undir samninginn: Tímar, Akstur, Vörur, Kostnaður og Dagpeningar.

Upphæð (nauðsynlegur) Upphæðin, án VSK, á hvert tímabil sem verður reikningsfærð. Reiturinn birtist ekki fyrr en tegund samningstímabila hefur verið valin.

Gjaldmiðill Gjaldmiðill samningsins. Hægt er að breyta honum svo lengi sem ekkert tímabil samnings hefur verið reikningsfært. Ef reiturinn er tómur (Sami gjaldmiðill og hjá viðskiptavini) er gjaldmiðill viðskiptavinarins notaður.

Tungumál (nauðsynlegur) Tungumálið á reikningum og skýrslum fyrir samninginn.

Rukka færslur sem fara fram yfir upphæð samnings (nauðsynlegur) Hvort viðskiptavinur er rukkaður fyrir færslur umfram upphæð samningsins. Veldu Nei eða Já.

Hvað á að gera við ónýtta samningsupphæð (nauðsynlegur) Hvað verður um ónýtta innistæðu. Valkostirnir eru:

• Ekki neitt, hefur engin áhrif á önnur tímabil.
• Flytja á næsta tímabil, aðhafast ekki á lokatímabili
• Færa á næsta tímabil, endurgreiða á lokatímabili

Með VSK (nauðsynlegur) Hvort samningsupphæðin ber virðisaukaskatt.

Reikningsdagsetning Hvenær staða hvers tímabils verður aðgengileg í uppgjörsferlinu: Hvenær sem er, Í upphafi hvers tímabils eða Í lok hvers tímabils.

Athugasemd á reikningi Valfrjáls athugasemd sem birtist á reikningum.

Greiðslufrestur Fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða reikninginn. Ef reiturinn er tómur gildir sjálfgefinn greiðslufrestur viðskiptavinarins eða stofunnar.

Tilvísunarnúmer kaupanda Tilvísunarnúmer frá viðskiptavininum sem hann notar í eigin bókhaldi.

Bókhaldslykill Gildi sem kemur frá viðskiptavininum og er notað í bókhaldi hans.

Tengiliður kaupanda Tengiliður hjá viðskiptavininum. Hann birtist á rafrænum reikningum.

Netfang tengiliðs kaupanda Netfang sem birtist á rafræna reikningnum. Reikningurinn er ekki sendur á þetta netfang.

Vörunúmer Ef vörunúmer er skráð verður það notað á reikningum fyrir þennan samning.

Mikilvægir reitir samnings

Samningstímabil Hvernig tímabil eru skilgreind: Eitt tímabil, Sérsniðin tímabil, Vikulega, Mánaðarlega (almanaksmánuður), Mánaðarlega (rúllandi), Árlega (almanaksár) eða Árlega (rúllandi).

Upphæð Föst upphæð án VSK sem rukkuð er fyrir hvert tímabil.

Færslutegundir Hvaða þjónusta dregst frá samningnum (Tímar, Akstur, Vörur, Kostnaður, Dagpeningar).

Verk tengd samningi Hvort samningurinn nær til allra verka viðskiptavinarins, aðeins valinna verka eða engra.

Rukka færslur sem fara fram yfir upphæð samnings Hvort viðskiptavinurinn er rukkaður fyrir vinnu umfram samningsupphæð (Já) eða ekki (Nei).

Hvað á að gera við ónýtta samningsupphæð Hvað verður um ónýtta innistæðu:

• Ekki neitt, hefur engin áhrif á önnur tímabil.: ónýtt innistæða fellur niður í lok tímabilsins.
• Flytja á næsta tímabil, aðhafast ekki á lokatímabili: ónýtt innistæða flyst á næsta tímabil. Það sem er eftir á lokatímabilinu fellur niður.
• Færa á næsta tímabil, endurgreiða á lokatímabili: ónýtt innistæða flyst á næsta tímabil. Það sem er eftir á lokatímabilinu er endurgreitt.

Yfirlit og stjórnun samninga

Skoða samninga

Farðu í Samningar til að sjá alla samninga. Þú getur síað eftir:

• Viðskiptavinur: tilteknum viðskiptavini.
• Verk: tilteknu verki.
• Notandi: verkstjórnanda samningsins.
• Tegund samningstímabila: tegund tímabila (Vikulega, Mánaðarlega o.s.frv.).
• Tegund samnings: tegund samnings (t.d. Fast gjald á tímabil).
• Samningstímabil: tilteknu tímabili.

Með Hraðleit finnur þú samninga fljótt og með Sækja flytur þú listann út. Ef engir samningar passa við síuna birtast skilaboðin "Engir samningar fundust á völdu tímabili."

Skoða upplýsingar um samning

1. Farðu í Samningar.
2. Smelltu á línu samnings til að opna upplýsingagluggann.
3. Skoðaðu hlutana sem lýst er í Skilningur á upplýsingaglugga samnings.

Breyta samningi

1. Smelltu á samning til að opna upplýsingagluggann.
2. Smelltu á Breyta samningi neðst í glugganum.
3. Breyttu stillingunum eftir þörfum.
4. Smelltu á Vista.

Stjórna sjálfvirkri reikningagerð

1. Smelltu á samning til að opna upplýsingagluggann.
2. Smelltu á Breyta reikningagerð til að stilla sjálfvirka gerð reikninga.
3. Veldu dagsetninguna þegar reikningar eiga að verða til.
4. Kveiktu eða slökktu á sjálfvirkri reikningagerð eftir þörfum.

Endurnýja og loka samningum

Stofnaðu ný tímabil þegar eldri tímabil renna út. Þegar samningur er ekki lengur í gildi lokar þú honum með því að setja lokadagsetningu eða merkja hann óvirkan.

Skilningur á upplýsingaglugga samnings

Í upplýsingaglugga samnings er yfirlit yfir samninginn og notkun hans, skipt í nokkra hluta. Neðst í glugganum eru hnapparnir Vinnuskýrsla, Breyta reikningagerð, Breyta samningi og Eyða samningi.

Almennt

Grunnupplýsingar um samninginn:

• Samningstímabil: tegund tímabila (t.d. Mánaðarlega (almanaksmánuður)).
• Upphæð: upphæð á hvert tímabil, ásamt gjaldmiðli.
• Upphafsdagsetning: hvenær samningurinn tekur gildi.
• Lokadagsetning: hvenær samningnum lýkur, ef lokadagsetning er skráð.
• Staða: virkur eða Óvirkur.
• Verk tengd samningi: öll verk viðskiptavinarins, valin verk eða engin.
• Tungumál: tungumálið á reikningum og skýrslum.
• Verkstjórnandi: notandinn sem ber ábyrgð á samningnum.

Verð

Hvernig samningurinn meðhöndlar upphæðir yfir og undir samningsupphæð:

• Rukka færslur sem fara fram yfir upphæð samnings: Já eða Nei.
• Hvað á að gera við ónýtta samningsupphæð: einn af valkostunum þremur sem lýst er hér að ofan.

Uppgjör

Upplýsingar um reikninga og bókhald:

• Viðskiptavinur: viðskiptavinur samningsins.
• Innheimta virðisaukaskatt: hvort samningurinn ber VSK (t.d. Með VSK).
• Reikningsdagsetning: Hvenær sem er, Í upphafi hvers tímabils eða Í lok hvers tímabils.
• Athugasemd á reikningi: athugasemdin sem birtist á reikningum.
• Sjálfvirk reikningagerð: hvort kveikt er á henni eða Slökkt.
• Tilvísunarnúmer kaupanda: tilvísun úr bókhaldi viðskiptavinarins.
• Tengiliður kaupanda: tengiliður hjá viðskiptavininum.
• Netfang tengiliðs kaupanda: netfang tengiliðarins.

Flæði samnings

Graf sem sýnir hvernig innistæða samningsins breytist milli tímabila. Það sýnir þrjár raðir: samningsupphæð, notaða upphæð (Notað) og uppsafnaða ónýtta upphæð (Uppsafnað ónotað).

Uppsafnað óreikningsfært

Tafla með fjárhagsstöðu samningsins eftir tímabilum, með línu fyrir Samtals neðst. Dálkarnir eru:

• Samningstímabil: tímabil samningsins.
• Upphæð: samningsupphæð tímabilsins.
• Tímar, Akstur, Vörur, Kostnaður og Dagpeningar (undir Notað): það sem nýtt hefur verið af hverri færslutegund.
• Umfram: upphæð sem fer fram yfir samningsupphæð.
• Ónotað: það sem er eftir á tímabilinu.
• Uppsafnað ónotað: ónýtt upphæð sem hefur safnast upp milli tímabila.
• Alls til greiðslu: heildarupphæð til greiðslu fyrir tímabilið.
• Alls reikningsfært: upphæð sem þegar hefur verið reikningsfærð.
• Uppsafnað óreikningsfært: upphæð sem hefur enn ekki verið reikningsfærð.

Sundurliðun færslna

Magntölur af hverri tegund færslu, sundurliðað eftir tímabilum samnings. Dálkarnir eru Samningstímabil, Lengd, Til greiðslu, Ekin vegalengd, Vörur, Kostnaður og Dagpeningar.

Gildandi tímagjald

Hér er reiknað gildandi tímagjald. Aðrar færslur en tímar eru dregnar frá samningsupphæðinni og eftirstöðvunum deilt með tímafærslum til greiðslu. Niðurstaðan er gildandi tímaverð á hverju tímabili samningsins.

Dálkarnir eru Samningstímabil, Upphæð, Færslur að tímafærslum undanskyldum, Eftistöðvar, Til greiðslu og Gildandi verð.

Vinnuskýrsla

Í upplýsingaglugga samnings er hnappurinn Vinnuskýrsla. Hann opnar samantekt á vinnu sem unnin hefur verið á samningnum, sundurliðaða eftir samningstímabilum. Í glugganum getur þú valið Samningstímabil og Verk (sjálfgefið Öll verk).

Sömu útflutningsaðgerðir eru í boði og í vinnuskýrslum verka og viðskiptavina:

• Sækja pdf: flytur skýrsluna út sem PDF-skjal.
• Sækja xlsx: flytur skýrsluna út sem Excel-töflureikni.
• Senda með tölvupósti ...: sendir skýrsluna í tölvupósti.

Skýrslan birtist á því tungumáli sem valið er í reitnum Tungumál í samningsforminu. Skráin sem sótt er fær heiti á borð við Vinnuskýrsla - [Heiti samnings] - [Dagsetning].pdf og Excel-skráin fær sama heiti með endingunni .xlsx.

Skilningur á innistæðu samnings

Innistæða samnings er sundurliðuð í eftirfarandi flokka:

Eftirfylgni með innistæðu

• Upphæð: heildarfyrirframgreiðsla fyrir hvert tímabil.
• Notað: upphæð sem reikningsfæranleg vinna hefur nýtt, sundurliðuð eftir tegund.
• Ónotað: upphæð sem er eftir á samningnum.
• Umfram: upphæð reikningsfærð umfram samningsupphæð (ef það er leyft).
• Alls til greiðslu: heildarupphæð til greiðslu, að meðtalinni umframnotkun.
• Alls reikningsfært: upphæð sem þegar hefur verið reikningsfærð á viðskiptavininn.
• Uppsafnað óreikningsfært: eftirstöðvar sem á enn eftir að reikningsfæra.

Sundurliðun færslna

Notkun samningsins er rakin eftir færslutegundum:

• Tímar: klukkustundir unnar á samningnum.
• Akstur: aksturskostnaður og vegalengdir.
• Vörur: fjöldi seldra vara.
• Kostnaður: útlagður kostnaður.
• Dagpeningar: dagpeningar.

Gildandi tímagjald

Gildandi tímagjald sýnir raunverulegt tímaverð samningsins. Það fæst með því að draga aðrar færslur en tíma frá samningsupphæðinni og deila eftirstöðvunum með reikningsfæranlegum tímum. Þannig sérðu hvað hver unnin klukkustund kostar í raun.

Notkun samningsgagna

Fjárhagsgreining

Fylgstu með:

• tekjum eftir tímabilum
• hversu hratt innistæðan minnkar
• gildandi tímagjaldi
• umframnotkun sem er rukkuð

Samskipti við viðskiptavini

Sýndu viðskiptavinum hvernig samningurinn þeirra nýtist, með nákvæmri sundurliðun eftir tímabilum og færslutegundum.

Skipulagning vinnuálags

Skoðaðu bundna tíma og upphæðir á öllum samningum þegar þú skipuleggur mannafla.

Góðar venjur

Hafðu væntingar skýrar Segðu viðskiptavinum hvað er innifalið í samningnum og hvernig farið er með vinnu umfram samningsupphæð.

Fylgstu reglulega með nýtingu Fylgstu með því hversu hratt innistæðan nýtist svo þú getir rætt endurnýjun áður en hún klárast.

Reiknaðu gildandi tímagjald Skoðaðu gildandi tímagjald til að sjá raunvirði hvers samningstímabils.

Endurskoðaðu samninga árlega Uppfærðu samningsupphæðir í samræmi við gildandi verð og umfang vinnunnar.

Skráðu samskipti Notaðu athugasemdir á reikningi og upplýsingar um tengilið kaupanda til að halda viðskiptavininum upplýstum um stöðu samningsins.

Fylgstu með verktengingum Gakktu úr skugga um að réttu verkin séu tengd hverjum samningi svo notkunin sé rakin rétt.