Tímafærslur

Hvað eru tímafærslur?

Tímafærslur halda utan um þá tíma sem þú og teymið þitt verjið í verk. Þær eru í raun stafræn tímaskýrsla: hver færsla sýnir hver vann, hvað var gert, hvenær og hversu lengi. Nákvæm tímaskráning gefur skýra mynd af því hvert vinnan fer og tryggir að viðskiptavinir séu rukkaðir á sanngjarnan hátt fyrir hverja unna klukkustund.

Af hverju skiptir tímaskráning máli?

Nákvæm tímaskráning hjálpar þér að:

• Rukka viðskiptavini rétt: Allir tímar sem á að rukka fyrir eru skráðir og fara á reikning, sem hámarkar tekjur.
• Fylgjast með fjárhagsáætlun verka: Þú berð skráða tíma saman við áætlun verksins áður en vinnan fer fram úr henni.
• Skilja arðsemi: Með því að bera tíma saman við tekjur sérðu hvaða verk og viðskiptavinir skila mestu.
• Gera betri áætlanir: Eldri tímagögn nýtast til að áætla verkefni framtíðarinnar af meiri nákvæmni.
• Nýta mannauð skynsamlega: Þú sérð hvert tími teymisins fer, getur jafnað álag og skipulagt afkastagetu.
• Fylgjast með afköstum: Þú kemur auga á mynstur í vinnunni og tækifæri til að vinna á skilvirkari hátt.

Sýnir fyrir tímafærslur

Í Manor eru fimm sýnir til að skoða og vinna með tímafærslur. Þær finnurðu undir Tímar í aðalvalmyndinni: Dagur, Vika, Mánuður, Tafla og Allar færslur.

Dagur (/time/day)

Hér sérðu einn dag í einu í tímatöflu með 30 mínútna bilum. Samtala skráðra tíma dagsins birtist neðst (Samtals, í klst.). Á spjöldunum Þínar tillögur að tímafærslum og Tillögur sem var hafnað birtast sjálfvirkar tillögur að tímafærslum og þær tillögur sem þú hefur hafnað. Ef engar tillögur eru til birtist textinn „Engar tillögur hafa verið skráðar í dag“ eða „Engum tillögum var hafnað“. Til að skipta um dag notarðu dagatalsvalið eða hnappinn Í dag.

Vika (/time)

Hér birtist vikan sem dagatal með 15 mínútna bilum fyrir alla sjö daga vikunnar, frá mánudegi til sunnudags. Fyrir hvern dag sést fjöldi skráðra tíma (Skráðir tímar) og samtala (Samtals). Dagurinn í dag er auðkenndur, helgar eru skyggðar og frídagar eru merktir sérstaklega. Á tækjastikunni eru hnapparnir Í dag, dagsetningabil vikunnar, Stillingar, Skeiðklukka og Skrá tíma.

Mánuður (/time/month)

Hér sérðu mánuðinn í dagatali þar sem fjöldi skráðra tíma birtist við hvern dag. Ef þú smellir á dag opnast hann í sýninni Dagur. Með mánaðarvalinu og hnappnum Líðandi mánuður færirðu þig á milli mánaða. Frídagar eru merktir í dagatalinu, til dæmis „Fyrsti vetrardagur“.

Tafla (/time/table)

Hér eru tímafærslur birtar í lista sem minnir á töflureikni. Hægt er að raða, sía eftir mörgum skilyrðum, fletta á milli síðna og sækja gögnin. Dálkarnir eru:

• Gátreitur: Til að velja færslur og vinna með margar í einu.
• Tímafærsla: Dagsetning og tímabil (DD.MM.ÁÁÁÁ KK:MM - KK:MM).
• Notandi: Starfsmaðurinn sem skráði vinnuna.
• Greiðandi: Viðskiptavinurinn eða greiðandinn, ásamt kennitölu.
• Verk: Heiti og númer verksins.
• Lýsing: Stutt lýsing á vinnunni.
• Taxti: Taxtinn sem gildir um færsluna.
• Lengd: Raunverulegur tími sem var skráður.
• Til greiðslu: Fjöldi tíma sem fer á reikning.
• Einingarverð: Tímagjald í gjaldmiðli verksins.
• Samtals: Upphæð fyrir afslátt (tímar til greiðslu × einingarverð).
• Kostnaðarverð: Innri kostnaður við að veita þjónustuna.
• Afsláttur: Afsláttur í prósentum.
• Endanlegt verð: Verðið eftir afslátt.
• Reikningur: Tilvísun í reikning eða staða reikningagerðar.

Ef engar færslur passa við síurnar birtist textinn „Leitin skilaði engum niðurstöðum.“

Allar færslur (/time/billables)

Hér birtast allar tegundir færslna til reikningsfærslu á einum stað: tímar, akstur, kostnaður, vörur og dagpeningar. Þannig er hægt að fara yfir reikningagerð alls fyrirtækisins í einni sýn. Auk hefðbundnu síanna er hér sían Tegund færslu (sjálfgefið Allar tegundir) til að afmarka tegund færslna.

Tímafærsla skráð

Svona skráirðu nýja tímafærslu:

1. Smelltu á Skrá tíma í einhverri af sýnunum undir Tímar, eða veldu Stofna > Tími í haus kerfisins.
2. Gluggi opnast þar sem þú fyllir út nauðsynlega reiti og aðra eftir þörfum.

Helstu reitir

• Verk (áskilið): Leitaðu að verkinu og veldu það. Ef verkið er ekki til smellirðu á Stofna verk.
• Verkþáttur: Ef verkþættir hafa verið skilgreindir fyrir verkið þarf að velja einn þeirra. Þá er ekki hægt að vista færsluna án verkþáttar.
• Dagsetning (áskilið): Dagurinn sem vinnan var unnin. Sjálfgefið er dagurinn í dag.
• Byrjar og Endar (áskilið): Upphafs- og lokatími. Þú velur úr fellilista með 15 mínútna bilum eða slærð tímann inn. Lengdin reiknast sjálfkrafa.
• Lengd: Heildartíminn milli upphafs- og lokatíma.
• Til greiðslu: Fjöldi tíma sem viðskiptavinurinn er rukkaður fyrir. Sjálfgefið er sama gildi og í Lengd, en það má breyta því, til dæmis ef rukka á fyrir 2 tíma af 3 unnum.
• Texti í vinnuskýrslu (áskilið): Lýsing á vinnunni sem var unnin. Textinn birtist á reikningum og vinnuskýrslum til viðskiptavinar. Lýsingar úr fyrri færslum birtast sem tillögur svo fljótlegt er að fylla reitinn út.
• Innri athugasemd: Athugasemd sem aðeins starfsfólk sér. Hún birtist hvorki á reikningum né vinnuskýrslum.
• Merki: Eitt eða fleiri merki til flokkunar, eftirfylgni og greiningar.
• Greiðandi: Sjálfgefið er viðskiptavinur verksins (Sami og viðskiptavinur), en hægt er að velja annan viðskiptavin eða greiðanda.
• Taxti (áskilið): Tímagjaldið sem upphæðin er reiknuð út frá.
• Notandi: Starfsmaðurinn sem vann verkið. Sjálfgefið er notandinn sem er skráður inn.

Nánari eiginleikar tímafærslu

Smelltu á Nánari eiginleikar tímafærslu neðst í glugganum til að skrá margar færslur í einu:

• Endar: Lokadagsetning. Ef hún er sett verður tímafærsla eins og þessi stofnuð fyrir hvern dag fram að lokadegi, að undanskildum helgum og frídögum.
• Lengd færslna: Hér ræðurðu hvernig færslunum er dreift á tímabilið, til dæmis með valkostinum Skrá afrit af þessari færslu á hverjum degi á tímabilinu.

Færslan vistuð

• Vista tíma: Vistar tímafærsluna.
• Vista og stofna bunka: Samkvæmt ensku leiðbeiningunum er líka hægt að vista færsluna og flokka hana með öðrum færslum (tímum, kostnaði, akstri) í bunka. Ekki er víst að þessi hnappur birtist alltaf í glugganum.
• Sjá árangur í tímaskráningum: Gátreitur sem sýnir markmið dagsins og mánaðarins við hlið færslunnar.

Innbyggða skeiðklukkan

Í sýninni Vika er skeiðklukka beint fyrir ofan dagatalið:

1. Smelltu á Skeiðklukka í sýninni Vika.
2. Stika opnast sem sýnir 00:00:00, ásamt „Ekkert verk valið“ og „Engin lýsing“. Á stikunni eru hnapparnir Breyta, Byrja, Hætta við og Vista.
3. Smelltu á Breyta til að velja verk og skrá lýsingu, annaðhvort áður en þú byrjar eða á meðan klukkan gengur.
4. Smelltu á Byrja til að ræsa klukkuna. Á meðan hún gengur breytist hnappurinn svo hægt sé að stöðva hana.
5. Þegar þú ert búin(n) stöðvarðu klukkuna og smellir á Vista. Þá opnast skráningargluggi þar sem upphafstími, lokatími og lengd eru þegar útfyllt.

Tímafærslum breytt og eytt

Færslu breytt

1. Smelltu á línu færslunnar eða reit hennar í dagatalinu, í sýnunum Tafla, Vika eða Dagur.
2. Gluggi til að breyta færslunni opnast.
3. Breyttu dagsetningu, tímum, texta í vinnuskýrslu, taxta eða innri athugasemd eftir þörfum.
4. Smelltu á Vista tíma.

Læstar færslur: Ekki er hægt að breyta eða eyða tímafærslum sem eru komnar á reikning. Aðeins óreikningsfærðum færslum er hægt að breyta.

Tími afskrifaður

Ef vinnan var unnin en á ekki að fara á reikning:

1. Opnaðu færsluna í breytingaglugganum.
2. Smelltu á afskriftartengilinn neðst til vinstri.
3. Manor setur tíma til greiðslu á núll en færslan helst inni, svo hún nýtist áfram í greiningu á álagi og kostnaði. Afskrifaðar færslur má finna með síunni Reikningsstaða > Afskrifað.

Færslu eytt

1. Opnaðu færsluna í breytingaglugganum.
2. Smelltu á tengilinn til að eyða tímafærslunni neðst til vinstri.
3. Staðfestu eyðinguna þegar beðið er um það.

Tímafærslur síaðar og leitað að þeim

Í sýninni Tafla notarðu síurnar til að finna tilteknar færslur:

• Hraðleit: Textaleit í lýsingum, nöfnum viðskiptavina, heitum verka og notendum.
• Viðskiptavinur: Síar eftir viðskiptavini eða greiðanda (sjálfgefið Allir greiðendur).
• Verk: Síar eftir verki (sjálfgefið Öll verk).
• Verkstjórnandi: Síar eftir verkstjórnanda verksins (sjálfgefið Allir verkstjórnendur).
• Notandi: Síar eftir starfsmanni. Sjálfgefið er þinn eigin notandi, en þú getur valið alla notendur til að skoða fyrirtækið í heild.
• Fyrirtæki og deild: Síar eftir fyrirtæki eða deild (sjálfgefið Öll fyrirtæki og deildir).
• Taxti: Síar eftir taxta (sjálfgefið Allir taxtar).
• Reikningsstaða: Síar eftir stöðu reikningagerðar. Valkostirnir eru Allar færslur, Reikningsfært, Óreikningsfært, Bæði reikningsfært og óreikningsfært, Afskrifað, Aðalfærslur, Uppgjörsfærslur og Á reikningstillögu.
• Færsludagsetning: Síar eftir tímabili, til dæmis Öll tímabil, þessum mánuði, síðasta mánuði, ári eða sérvöldu tímabili.
• Hreinsa síur: Fjarlægir allar virkar síur með einum smelli.

Tímagögn sótt

Í sýninni Tafla smellirðu á Sækja og velur Sækja sem excel skjal. Þá færðu allar færslur sem passa við síurnar í Excel-skjali, til dæmis fyrir skýrslugerð, samantektir fyrir viðskiptavini eða afstemmingu í bókhaldi. Sami möguleiki er í sýninni Allar færslur.

Góð vinnubrögð

• Skráðu tíma daglega: Skráðu tímana í lok hvers dags á meðan þú manst smáatriðin.
• Skrifaðu lýsingar sem viðskiptavinurinn má sjá: Hafðu texta í vinnuskýrslu skýran og fagmannlegan, til dæmis „Endurskoðun hluthafasamkomulags“ frekar en „samningavinna“.
• Haltu unnum tímum aðskildum frá tímum til greiðslu: Láttu Lengd endurspegla raunverulegan tíma svo hægt sé að skipuleggja afkastagetu, og leiðréttu Til greiðslu til að rukka á sanngjarnan hátt.
• Notaðu innri athugasemdir fyrir upplýsingar til teymisins: Skráðu ástæður yfirvinnu, flækjustig eða leiðréttinga á reikningum í Innri athugasemd.
• Afskrifaðu frekar en að eyða: Haltu skrá yfir vinnu sem ekki er rukkað fyrir í stað þess að eyða færslunum.