Sending reikninga

Sending reikninga hjálpar þér að tryggja að reikningar berist viðskiptavinum þínum. Manor skráir hverja sendingatilraun, stöðu hennar og allar bilanir, þannig að þú getir fljótt greint og leyst sendingarvandamál.

Af hverju skiptir sending reikninga máli

Þegar þú sendir reikning skráir Manor sendingatilraunina og niðurstöðu hennar. Sumir reikningar geta mistekist í sendingu vegna:

• Ógildra eða vantandi netfanga
• Vandamála hjá tölvupóstþjónustu
• Þjónavandamála
• Höfnunar frá tölvupóstþjóni viðskiptavinar

Síðan Sending reikninga gerir þér kleift að fylgjast með þessum tilraunum, greina vandamál og grípa til aðgerða áður en viðskiptavinir missa af greiðslufresti.

Sendingarstöður

Hver sendingatilraun reiknings hefur eina af þessum stöðum:

• Reikningur sendur — Reikningur sendur til netfangs viðskiptavinar
• Bíður sendingar — Reikningur í biðröð til sendingar en ekki enn sendur
• Sending tókst ekki — Sendingatilraun mistókst og reikningur var ekki sendur til viðskiptavinar

Að finna sendingaskrár

1. Smelltu á Reikningagerð í aðalvalmyndinni
2. Smelltu á Sending í undirvalmyndinni

Síðan Sending reikninga sýnir allar sendingatilraunir reikninga með síum og leitarverkfærum.

Hraðleit

Notaðu Hraðleit reitinn til að leita eftir reikningsupplýsingum:

• Reikningsnúmeri
• Nafni viðskiptavinar
• Heiti verks
• Netfangi

Sláðu inn leitarorð og listinn uppfærist til að sýna samsvarandi skrár.

Afhendingarstaða

Síaðu skrár eftir niðurstöðu sendingar:

1. Smelltu á Afhendingarstaða fellilistann
2. Veldu eina eða fleiri stöður:
   • Allir reikningar — Sýna allar sendingaskrár
   • Sending tókst ekki — Sýna aðeins sendingatilraunir sem mistókust
   • Bíður sendingar — Sýna reikninga sem bíða sendingar
   • Reikningur sendur — Sýna reikninga sem hafa verið sendir

Dagsetningarsía

Síaðu skrár eftir útgáfudegi reikningsins:

1. Smelltu á Dagsetning fellilistann
2. Veldu tímabil:
   • Öll tímabil — Sýna allar skrár óháð dagsetningu
   • Eða veldu ákveðið tímabil með dagsetningarvali og flýtivalkostum (Fortíð, Framtíð, tiltekna mánuði, ár o.s.frv.)

Umsjón misheppnaðra sendinga

Þegar sending reiknings mistekst þarftu að leysa vandamálið svo viðskiptavinurinn fái reikninginn.

Algengar ástæður bilana:

• Netfang viðskiptavinar til móttöku reikninga er rangt eða vantar
• Netfang er ekki lengur virkt
• Tölvupóstþjónusta tímabundið óaðgengileg

Til að laga misheppnaða sendingu:

1. Athugaðu reikningsnúmer og viðskiptavin úr misheppnuðu sendingunni
2. Farðu í hlutann Viðskiptavinir
3. Opnaðu viðskiptavinaskrána
4. Staðfestu að netfang til sendingar reikninga sé rétt
5. Uppfærðu það ef þörf krefur
6. Farðu aftur í reikninginn og endursendu hann

Ábending: Athugaðu að netföng séu rétt stafuð og hafi ekki auka bil. Sumir viðskiptavinir nota sameiginleg netföng fyrir reikningamóttöku.

Útflutningur sendingarskýrslna

Fluttu út sendingarupplýsingar reikninga til skýrslugerðar eða greiningar:

1. Á síðunni Sending reikninga, stilltu síurnar þínar (stöðu, tímabil, leit)
2. Smelltu á Sækja hnappinn
3. Veldu Sækja sem excel skjal úr valmyndinni
4. Skráin hleðst sjálfkrafa niður
5. Opnaðu og skoðaðu gögnin í Excel eða töflureikni að eigin vali

Útflutningur er gagnlegur til að:

• Endurskoða sendingarferil reikninga
• Greina sendingarmunstur yfir tíma
• Gera stjórnendum grein fyrir sendingarvandamálum
• Samþætta sendingarupplýsingar við önnur viðskiptakerfi

Bestu venjur

• Athugaðu reglulega — Skoðaðu Sending reikninga síðuna vikulega til að finna og laga sendingabilanir
• Leiðréttu netföng fyrirfram — Þegar nýjum viðskiptavini er bætt við, staðfestu að netfang til sendingar reikninga sé rétt og virkt
• Prófaðu handvirkt — Fyrir mikilvæga viðskiptavini, íhugaðu að senda prufupóst fyrst til að staðfesta að netfangið virki
• Skráðu breytingar — Ef netfang viðskiptavinar er uppfært, skráðu ástæðuna (t.d. "Breytt úr jon@fyrirtaeki.is í reikningar@fyrirtaeki.is")
• Flyttu út og geymdu — Haltu reglulega utan um útfluttar sendingarskýrslur vegna eftirlits og endurskoðunar