Leiðbeiningar um verkferil

Yfirlit

Í þessum leiðbeiningum er farið yfir allan líftíma verks í Manor, frá stofnun til lokunar. Hvort sem þú ert verkstjórnandi, þátttakandi eða kerfisstjóri hjálpar skilningur á ferlinum þér að nota Manor á skilvirkan hátt og halda öllum upplýsingum um verkið í góðri röð.

Líftími verks

Verk í Manor fara yfirleitt í gegnum nokkra lykiláfanga:

1. Skipulagning: Verkið er stofnað og uppbygging þess ákveðin
2. Mönnun: Þátttakendum er bætt við og hlutverk ákveðin
3. Framkvæmd: Tímar eru skráðir, verkþættum fylgt eftir og vinnunni stýrt
4. Afhending: Framvindu er fylgt eftir og viðskiptavinur upplýstur
5. Reikningagerð: Reikningar eru gerðir fyrir unna vinnu
6. Lokun: Verkinu er lokað eða það læst og niðurstöður greindar

Áfangi 1: Skipulagning og stofnun

Skref 1: Stofna verkið

Áður en vinna hefst skaltu stofna verkið í Manor:

1. Smelltu á Verk í aðalvalmyndinni
2. Smelltu á Stofna verk efst til hægri
3. Fylltu út grunnupplýsingarnar:
   • Nafn verks (skylda): skýrt og lýsandi nafn (t.d. „Endurhönnun vefs - Acme ehf.“). Nafninu má alltaf breyta síðar.
   • Lýsing: frjáls texti sem lýsir verkinu
   • Viðskiptavinur: leitaðu að og veldu viðskiptavin sem er þegar til, eða smelltu á Stofna viðskiptavin til að stofna nýjan
4. Smelltu á Nánari eiginleikar verks til að sjá restina af forminu, þ.m.t. hlutana Eiginleikar verks, Áætlanir og Reikningagerð ásamt lista yfir þátttakendur. Aðeins þátttakendalistinn krefst þess að a.m.k. einn sé skráður.
5. Smelltu á Vista verk til að stofna verkið

Fjallað er um hvern reit í glugganum í Stofnun verks. Þessar valfrjálsu stillingar skipta mestu máli fyrir verkferilinn:

• Tengiliðir: bættu við lykiltengiliðum hjá viðskiptavininum
• Tegund verks: veldu tegund verksins (sjálfgefið: Reikningagerð virk)
• Þátttakendur: þeir sem geta unnið í verkinu. Verkstjórnandi er valinn með því að merkja við Verkstjórnandi hjá einum þátttakanda (enginn sérstakur reitur er fyrir eiganda)
• Tímaáætlun, Fjárhagsáætlun og Úttektarviðvörun undir Áætlanir: áætlanir verksins og viðvörunarmörk

Ábending: Notaðu skýra nafnavenju, t.d. „Viðskiptavinur - Tegund verks - Ár“, svo auðveldara sé að finna verkin síðar.

Athugið: Í glugganum Stofna verk er enginn reitur fyrir Merki og verk hefur enga stöðu sem þú stillir handvirkt. Merki eru sett á verk úr listanum Verk: veldu verkin og notaðu fjöldaaðgerðina Bæta við merkjum (eða Fjarlægja merki). Merkin birtast í dálkinum Merki. Staða verks ræðst af aðgerðunum Loka verki ... og Læsa verki ... sem lýst er hér á eftir.

Skref 2: Byggja upp verkið

Þegar verkið hefur verið stofnað geturðu skipulagt það nánar:

Stofna verkþætti (ef við á)

1. Smelltu á Stofna verkþátt í aðgerðastiku verksins
2. Fylltu út reiti verkþáttarins, t.d. Nafn (skylda), Lýsing, Rammasamningur, Greiðandi, Tengiliðir, Reikningsfærist ekki, Áætluð heildarupphæð, Nauðsynleg færni, Ábyrgðaraðili, Hefst/Endar, Tímaáætlun, Yfirverkþáttur, Undanfarar og Eftirfarar
3. Smelltu á Vista verkþátt
4. Úthlutaðu verkþáttum til þátttakenda í reitnum Ábyrgðaraðili, eða síðar í Verkefnastjórnun

Ábending: Verkþættir auðvelda þér að fylgjast með tímum og áætlunum eftir tegund vinnu. Gefðu verkþáttum lýsandi nöfn, t.d. „Greining“, „Hönnun“ eða „Þróun“. Sjá Verkþættir fyrir lista yfir alla reiti.

Hlaða inn skjölum

1. Notaðu spjaldið Skjöl á síðu verksins (tengillinn Skjöl opnar skjalasafnið í heild)
2. Hladdu inn viðeigandi skjölum (samningum, verklýsingum, kröfulýsingum) með Hlaða inn og bættu við möppum með Stofna möppu

Skrá minnisblöð

1. Notaðu reitinn neðst á síðu verksins (Skrifa nýtt minnisblað…) og smelltu á Vista minnisblað
2. Minnisblöð birtast á tímalínu verksins ásamt kerfisatburðum á borð við Verk stofnað og mynda þannig samfellda skrá yfir ákvarðanir, endurgjöf viðskiptavinar og breytingar á umfangi

Áfangi 2: Mönnun og uppsetning teymis

Bæta við þátttakendum

1. Bættu starfsfólki við sem Þátttakendur þegar verkið er stofnað, eða síðar í glugganum Breyta verki
2. Veldu Aðgangsstig fyrir hvern og einn: Fullur aðgangur (getur breytt öllum stillingum verksins og séð allar færslur) eða Takmarkaður aðgangur (getur ekki breytt stillingum verksins og sér aðeins eigin færslur auk allra minnisblaða)

Úthluta verkþáttum til þátttakenda

1. Opnaðu verkið og smelltu á Verkefnastjórnun
2. Notaðu úthlutunarhnappinn í tækjastikunni
3. Veldu þátttakendur fyrir hvern verkþátt út frá færni þeirra
4. Farðu yfir áætlaða tíma til að dreifa álaginu jafnt á teymið

Sjá Úthlutun verkþátta.

Setja áætlun fyrir verkið (ef við á)

1. Skilgreindu áætlaða tíma eða upphæð með Tímaáætlun og Fjárhagsáætlun (undir Áætlanir í stillingum verksins), eða dreifðu áætlun á verkþætti með Breyta áætlunum í aðgerðastiku verksins
2. Fylgstu með stöðunni miðað við áætlun með Framvindugreining
3. Notaðu Tímaáætlun og Úttektarviðvörun til að fá viðvaranir þegar verkið nálgast mörkin eða fer yfir þau

Áfangi 3: Framkvæmd og skráning vinnu

Skrá tíma

Hér skráir teymið þá vinnu sem unnin er í verkinu:

1. Þátttakendur geta skráð tíma:

   • Í valmyndinni Stofna (Stofna > Tími)
   • Í hlutanum Tímar (í dags-, viku-, mánaðar- eða töfluyfirliti)
   • Í reitnum Tímar á síðu verksins

2. Í glugganum Skrá tíma skráirðu:

   • Verk (skylda): veldu þetta verk
   • Verkþáttur: viðeigandi verkþáttur innan verksins
   • Dagsetning, Byrjar og Endar (skylda): hvenær vinnan fór fram
   • Lengd: tímar/mínútur
   • Til greiðslu: hve stór hluti tímans er reikningsfærður
   • Texti í vinnuskýrslu: hvað var gert
   • Innri athugasemd: sést hvorki á reikningum né vinnuskýrslum
   • Greiðandi, Taxti og Notandi eftir þörfum

   Opnaðu Nánari eiginleikar tímafærslu til að nota Endar (sambærileg færsla er stofnuð á hverjum degi fram að lokadegi, að undanskildum helgum og frídögum) og Lengd færslna, og smelltu síðan á Vista tíma.

3. Tímafærslur safnast upp yfir líftíma verksins og nýtast í:

   • Eftirfylgni með framvindu
   • Reikningagerð
   • Greiningu á verkinu

Góð venja: Skráðu tíma samdægurs eða daginn eftir. Ekki safna færslum saman og skrá þær í lok mánaðar.

Skrá aðrar færslur

Auk tíma geturðu skráð:

• Akstur: ferðakostnað (flug, gistingu, akstur)
• Kostnaður: útlagðan kostnað
• Dagpeningar: dagpeninga á ferðalögum
• Vörur: seldar eða afhentar vörur
• Bunkar: margar færslur stofnaðar í einu

Allar færslur má tengja verkinu, annaðhvort úr valmyndinni Stofna eða úr reitum á síðu verksins, og þær eru teknar með í greiningu og reikningagerð. Notaðu Allar færslur til að sjá þær allar á einum stað.

Fylgjast með verkþáttum og verkefnum

1. Notaðu yfirlit verkþátta til að sjá hvaða vinna hefur verið unnin
2. Stofnaðu verkefni í hlutanum Verkefni fyrir einstök atriði sem þarf að sinna í verkinu
3. Úthlutaðu verkefnum til þátttakenda með skiladegi
4. Merktu verkefni sem lokið þegar þau klárast

Halda utan um minnisblöð

1. Skráðu minnisblöð reglulega í reitinn Skrifa nýtt minnisblað… á síðu verksins
2. Þannig verður til samfelld saga verksins
3. Nýir þátttakendur geta kynnt sér sögu verksins á tímalínunni

Áfangi 4: Afhending og stjórnun

Fylgjast með framvindu

1. Notaðu Framvindugreining á síðu verksins til að sjá:

   • Hve margir tímar hafa verið skráðir miðað við Tímaáætlun
   • Hvernig verkinu miðar miðað við áætlun

2. Skoðaðu Vinnuskýrsla til að sjá:

   • Tíma eftir þátttakendum
   • Tíma eftir verkþáttum
   • Sundurliðun eftir tegund færslna

Fylgjast með afkomu

1. Notaðu Afkomugreining á síðu verksins til að sjá:

   • Tekjur miðað við kostnað
   • Framlegð
   • Fjárhagslega stöðu verksins

2. Endurskoðaðu verðlagningu eða umfang ef afkoman er í hættu

Sjá tímalínu verksins

1. Opnaðu Verkefnastjórnun fyrir verkið
2. Skoðaðu verkþætti og vörður á tímalínu í Gantt-stíl
3. Notaðu tölusettu hnappana (1, 2, 3) til að velja hve mörg stig verkþáttatrésins eru sýnd, og sleðann til að breyta breidd dagadálkanna
4. Smelltu á Sækja skrá til að flytja tímalínuna út sem Excel-skjal fyrir fundi með viðskiptavini eða hagsmunaaðilum

Samskipti

1. Haltu minnisblöðum verksins uppfærðum með samskiptum við viðskiptavininn
2. Notaðu Skjöl til að skiptast á skjölum við viðskiptavininn

Áfangi 5: Reikningagerð

Gera reikninga

Þegar komið er að reikningagerð:

1. Taktu saman allar færslur verksins:

   • Tímafærslur
   • Akstur
   • Annan kostnað
   • Afhentar vörur

2. Stofnaðu reikning:

   • Farðu í Reikningagerð í aðalvalmyndinni og smelltu á Nýr reikningur. Þá opnast Stöðulisti sem sýnir óreikningsfærða vinnu.
   • Veldu stöðu/stöður fyrir þetta verk og stofnaðu reikning/reikninga
   • Farðu yfir og lagfærðu línur, dagsetningar og upphæðir eftir þörfum
   • Gefðu reikninginn út og sendu hann

   Öllu ferlinu er lýst í Reikningar.

3. Fylgstu með sendingu:

   • Notaðu Sending undir Reikningagerð til að staðfesta að viðskiptavinurinn hafi fengið reikninginn
   • Þar sem greiðsluupplýsingar eru tiltækar (t.d. úr tengdu bókhaldskerfi) geturðu fylgst með greiðslustöðu

Samningar (ef við á)

Ef unnið er samkvæmt fyrirframgreiddum þjónustusamningi:

1. Tengdu verkið samningi með Bæta verki við samning á síðu verksins (aðgerðin er í boði þegar viðskiptavinur verksins er með a.m.k. einn opinn samning)
2. Reikningsfærð vinna sem skráð er á verkið dregst þá frá stöðu samningsins
3. Fylgstu með nýtingu samningsins til að forðast óvænta umframnotkun

Sjá Verk og samningar fyrir nánari upplýsingar.

Endurteknir reikningar

Fyrir verk með endurteknum færslum:

1. Notaðu spjaldið Sjálfvirkir reikningar á síðu verksins og smelltu á Breyta sjálfvirkni reikninga til að tímasetja endurtekna reikninga
2. Þetta dregur úr handvirkri reikningagerð
3. Sjá Sjálfvirkir reikningar

Áfangi 6: Greining og lokun

Greina niðurstöður verksins

Áður en verkinu er lokað skaltu fara yfir árangur þess á síðu verksins og í hlutanum Skýrslur:

1. Afkomugreining: Hverjar voru tekjurnar og hver var kostnaðurinn?
2. Framvindugreining: Hve mikið af áætlaðri vinnu var nýtt?
3. Vinnuskýrsla: Hvernig skiptust tímar og færslur?
4. Hitakort: Hvenær var vinnan raunverulega unnin?
5. Skýrslur á borð við Tímar, Hlutfall til greiðslu, Skilvirkni og Innheimtar tekjur fyrir víðtækari samanburð

Notaðu þessar upplýsingar til að:

• Átta þig á hvar hagnaðurinn er mestur
• Finna tækifæri til úrbóta
• Bæta áætlanir fyrir framtíðarverk

Loka verkinu

Þegar vinnu og reikningagerð er lokið:

1. Smelltu á Loka verki ... í aðgerðastiku verksins
2. Bættu við Athugasemdir ef þú vilt (athugasemdir eru sýnilegar á síðu verksins eftir lokun, ásamt öðrum upplýsingum um lokun þess) og staðfestu með Loka verki

Engu er eytt þegar verki er lokað: lokuð verk eru áfram sýnileg í lista yfir lokuð verk og alltaf má enduropna þau síðar. Á meðan verkið er lokað eru gögn þess falin í daglegum yfirlitum, en útistandandi staða birtist áfram í stöðulistanum við reikningagerð.

Læsa verkinu

Ef verkið á að vera sýnilegt áfram en ekki taka við nýrri vinnu skaltu frekar nota Læsa verki ...:

1. Smelltu á Læsa verki ... í aðgerðastiku verksins
2. Settu inn Læsa til dags ef við á (aðeins notað ef læsa á verkinu frá byrjun til og með þeirri dagsetningu; skildu reitinn eftir auðan til að læsa verkinu óháð tíma) og staðfestu læsinguna

Læst verk eru áfram sýnileg, en ekki er hægt að bæta við, breyta eða eyða færslum nema þú sért verkstjórnandi verksins, umsjónarmaður reikninga eða hafir heimild til að búa til reikninga. Alltaf er hægt að aflæsa verkinu aftur.

Algengir verkferlar

Einfaldur ferill: Lítið verk með einfaldri reikningagerð

1. Stofnaðu verkið og tengdu viðskiptavin
2. Bættu við tengilið hjá viðskiptavininum ef þörf er á
3. Skráðu tíma (og aðrar færslur) jafnóðum
4. Stofnaðu reikning út frá stöðunni þegar verkinu er lokið
5. Lokaðu verkinu þegar það hefur verið reikningsfært

Flókinn ferill: Stórt verk með mörgum þátttakendum

1. Stofnaðu verkið
2. Bættu við þátttakendum og veldu aðgangsstig þeirra
3. Stofnaðu verkþætti og brjóttu vinnuna niður
4. Hladdu inn skjölum og verklýsingum
5. Settu áætlanir og vörður
6. Fylgstu reglulega með framvindu og afkomu
7. Gerðu reikninga reglulega
8. Lokaðu verkinu og farðu yfir greiningarnar

Samningsferill: Viðvarandi mánaðarleg vinna

1. Stofnaðu verkið og bættu því við samning viðskiptavinarins
2. Bættu við þátttakendum
3. Skráðu tíma (og aðrar færslur) jafnóðum
4. Settu upp sjálfvirka reikningagerð ef þörf er á
5. Fylgstu með afkomu mánaðarlega
6. Haltu áfram þar til samningnum lýkur

Ráð fyrir skilvirka verkstjórnun

Byrjaðu vel

• Gefðu þér tíma í upphafi til að byggja verkið upp
• Bættu við öllum viðeigandi þátttakendum og tengiliðum
• Skráðu upphaflegt umfang í minnisblöð

Haltu upplýsingum uppfærðum

• Skráðu tíma samdægurs eða daginn eftir (ekki í lok mánaðar)
• Uppfærðu minnisblöð eftir samskipti við viðskiptavininn
• Farðu reglulega yfir stöðu verksins

Notaðu yfirlitið

• Yfirlit sýnir Verk sem þú tengist ásamt hraðleit
• Fylgstu reglulega með lykiltölum verka
• Komdu snemma auga á framúrkeyrslu

Hafðu samskiptin skýr

• Skráðu ákvarðanir í minnisblöð verksins
• Hafðu skráarnöfn og möppur skýr
• Deildu stöðuuppfærslum með þátttakendum

Greindu og lærðu

• Farðu yfir afkomu verksins með Afkomugreining að því loknu
• Berðu saman áætlaða og raunverulega tíma með Framvindugreining
• Finndu mynstur til að bæta áætlanir framtíðarverka

Tengdar greinar

Nánari upplýsingar um einstaka eiginleika verka:

• Stofnun verks: Leiðbeiningar skref fyrir skref
• Verkefnastjórnun: Yfirlit yfir tímalínu og vörður
• Verkþættir: Skipting verka í verkþætti
• Úthlutun verkþátta: Úthlutun vinnu til þátttakenda
• Framvindugreining: Eftirfylgni með framvindu verks
• Afkomugreining: Afkoma verksins
• Vinnuskýrsla: Ítarleg sundurliðun vinnu í verkinu
• Verk og samningar: Tenging verks við samning
• Reikningar: Gerð og umsjón reikninga
• Samningar: Umsjón með þjónustusamningum

Úrræðaleit

Ég finn ekki verkið mitt

• Notaðu síðuna Verk í aðalvalmyndinni og Hraðleit þar
• Skoðaðu Yfirlit, undir Verk sem þú tengist
• Athugaðu síuna Staða verks í verklistanum, þar sem lokuð verk eru falin í sjálfgefna gildinu Opið

Tímafærslur birtast ekki í verkinu

• Gakktu úr skugga um að verkið sé valið í tímafærslunni
• Athugaðu gildið í Til greiðslu í færslunni
• Athugaðu tímabilið sem þú ert að skoða

Reikningurinn inniheldur ekki allar færslur verksins

• Skoðaðu verkið í Stöðulisti undir Reikningagerð → Nýr reikningur
• Gakktu úr skugga um að færslurnar séu reikningsfæranlegar (ekki afskrifaðar eða merktar Reikningsfærist ekki)
• Athugaðu hvort þær hafi þegar verið reikningsfærðar

Farið hefur verið fram úr áætlun verksins

• Berðu skráða tíma saman við Tímaáætlun
• Ræddu breytingar á umfangi við viðskiptavininn
• Aðlagaðu upphæð reiknings ef umfangið hefur aukist