Tímalína og vörður í verkefnastjórnun

Hvað er tímalína verkefnastjórnunar?

Tímalína verkefnastjórnunar er sjónræn tímalínusýn innan hvers verks sem sýnir verkþætti og vörður á dagatalsmiðuðu Gantt-stílsriti. Hún veitir heildaryfirsýn yfir verkáætlunina og hjálpar þér að sjá hvenær verkþættir eru áætlaðir, fylgjast með framvindu og samhæfa vinnu teymisins.

Aðgangur að tímalínu verkefnastjórnunar

Til að opna tímalínu verkefnastjórnunar:

1. Farðu á Verk í aðalvalmyndinni.
2. Smelltu á tiltekið verk til að skoða upplýsingar þess.
3. Í verksýninni skaltu smella á hlekkinn Verkefnastjórnun í hliðarvalmyndinni til hægri, eða velja hann úr verkflipunum.
4. Síðan Verkefnastjórnun opnast og sýnir alla verkþætti í dagatalsyfirliti.

Skilningur á tímalínuviðmótinu

Helstu þættir tímalínunnar

Tímalína verkefnastjórnunar samanstendur af nokkrum lykilþáttum:

Verkþáttalisti (vinstra megin)

• Sýnir alla verkþætti verksins í skrunanlegu yfirliti
• Birtir heiti verkþátta og tengla til að breyta hverjum verkþætti
• Hægt er að raða og sía með stýringum efst

Dagatalstímalína (hægra megin)

• Sýnir dagsetningar lárétt frá núverandi dagsetningu áfram
• Birtir sjónræna framsetningu á hvenær verkþættir eru áætlaðir
• Hægt er að smella á hvaða dagsetningu sem er til að stofna nýjar vörður
• Verkþættir birtast sem litaðar stikur á tímalínunni

Tímalínustýringar

• Staðsettar efst á tímalínusýninni
• Innihalda aðdráttarstig (1, 2, 3) til að stilla smáatriði dagatalsins
• Hnappar til að breyta, raða og úthluta í magni
• Aðdráttarsleði til að stilla kvarða tímalínunnar

Tímakvarði

• Sýnir dagsetningarnúmer yfir tímalínuna
• Birtir vikur og mánuði
• Hægt er að þysja inn eða út til að fá mismunandi yfirsýn

Stofna og stjórna vörðum

Hvað eru vörður?

Vörður eru lykildagsetningar eða tímamörk á tímalínu verksins sem merkja mikilvæga atburði, afhendingar eða ákvörðunarpunkta.

Stofna nýja vörðu

Til að stofna vörðu beint af tímalínunni:

1. Á síðunni Verkefnastjórnun skaltu smella á hnappinn Skrá vörðu á verkfærastikunni, eða

2. Smella á hvaða dagsetningarnúmer sem er á dagatalshluta tímalínunnar

3. Glugginn til að skrá vörðu opnast

   

4. Sláðu inn eftirfarandi upplýsingar:

   • Nafn — Lýsandi heiti (t.d. „Hönnunaráfanga lokið", „Samþykki viðskiptavinar")
   • Dagsetning — Sjálfkrafa valin út frá því hvar þú smelltir

5. Smelltu á Vista vörðu til að stofna vörðuna

Vörður birtast sem merki eða vísar á tímalínunni á tilgreindum dagsetningum.

Breyta vörðum

Til að breyta fyrirliggjandi vörðu:

1. Smelltu á vörðuna á tímalínunni eða í verksýninni
2. Breyttu nafni eða dagsetningu eftir þörfum
3. Vistaðu breytingarnar

Eyða vörðum

Til að fjarlægja vörðu:

1. Farðu í upplýsingasýn vörðunnar
2. Smelltu á eyðingarvalkostinn
3. Staðfestu eyðinguna

Hægt er að fjarlægja vörður sem eiga ekki lengur við án þess að hafa áhrif á verkþætti.

Stjórnun verkþátta á tímalínunni

Birtingarmynd verkþátta á tímalínu

Verkþættir birtast á tímalínunni þegar þeir hafa fengið upphafs- og lokadagsetningu. Hver verkþáttur sýnir:

• Heiti verkþáttar — Nafn vinnueiningarinnar
• Sjónræn stika — Lituð stika sem sýnir áætlaða lengd verkþáttarins
• Dagsetningabil — Tímalínustikan nær frá upphafsdegi til lokadags

Stilla dagsetningar verkþátta

Til að skilgreina hvenær verkþáttur fer fram:

1. Smelltu á verkþátt í listanum, eða
2. Smelltu á Stofna verkþátt til að búa til nýjan verkþátt
3. Í breytingaformi verkþáttarins skaltu stilla:
   • Hefst — Hvenær verkþátturinn hefst
   • Endar — Hvenær verkþætti lýkur
   • Tímaáætlun — Hversu margar klukkustundir verkþátturinn ætti að taka
4. Vistaðu verkþáttinn

Verkþátturinn birtist nú á tímalínunni með sjónrænni framsetningu á lengd hans.

Skoða upplýsingar um verkþátt

Til að sjá nánari upplýsingar um verkþátt á tímalínunni:

1. Smelltu á heiti verkþáttarins í vinstri hlutanum
2. Smelltu á litaða stikuna á tímalínunni
3. Upplýsingagluggi verkþáttarins opnast og sýnir allar upplýsingar

Bæta við mörgum verkþáttum í einu

Fyrir flókin verk með mörgum verkþáttum:

1. Smelltu á Stofna marga verkþætti á verkfærastikunni
2. Magninnsláttur birtist
3. Sláðu inn marga verkþætti með dagsetningum og fjárhagsáætlunum
4. Allir verkþættir eru stofnaðir og birtast strax á tímalínunni

Þetta er sérstaklega gagnlegt í upphafi verkáætlunar.

Tímalínustýringar og eiginleikar

Aðdráttarstig tímalínu

Tímalínan styður þrjú mismunandi aðdráttarstig til að skoða verkáætlunina:

Stig 1 — Víð sýn

• Smelltu á hnappinn 1 til að sýna víðasta yfirlitið
• Best til að sjá alla verkáætlunina í heild
• Sýnir dagsetningar þjappaðar yfir langt tímabil
• Notaðu þegar þú skipuleggur verk sem taka marga mánuði

Stig 2 — Staðalsýn

• Smelltu á hnappinn 2 til að fá sjálfgefna sýnina
• Jafnvægi milli yfirlits og smáatriða
• Sýnir viku- eða mánaðargreining
• Ráðlögð sýn til daglegrar vinnu

Stig 3 — Ítarleg sýn

• Smelltu á hnappinn 3 til að fá mestu smáatriðin
• Sýnir einstaka daga skýrt
• Best til viku- eða sprettáætlunar
• Notaðu þegar þú samhæfir þéttar áætlanir

Aðdráttarsleði

Lárétti sleðinn efst á tímalínunni gerir kleift að fínstilla kvarðann:

• Dragðu til vinstri — Þjappar saman tímalínunni til að fá víðara yfirlit
• Dragðu til hægri — Stækkar tímalínuna til að sjá meiri smáatriði
• Aðdráttarstigið hefur áhrif á hversu margar vikur eða mánuðir sjást í einu

Stýringar til að breyta, raða og úthluta

Breyta

• Opnar magnbreytingastillingu á völdum verkþáttum
• Breyttu mörgum reitum verkþátta í einu
• Beittu breytingum á marga verkþætti samtímis

Raða

• Breytir röð verkþátta í vinstri hlutanum
• Raðaðu eftir nafni, dagsetningu, ábyrgðaraðila eða öðru
• Hjálpar til við að skipuleggja verkþætti til betri yfirsýnar

Úthluta

• Magnúthlutar verkþáttum á liðsmenn
• Úthlutaðu mörgum verkþáttum á sama manneskjuna
• Settu eiganda verkþátta til ábyrgðarskýrleika

Útflutningur tímalínu

Sækja tímalínuna

Til að vista eða deila tímalínu verksins:

1. Smelltu á hnappinn Sækja skrá á verkfærastikunni
2. Tímalínan er flutt út á sjónrænu sniði
3. Vistaðu útfluttu skrána á tölvuna þína
4. Notaðu útfluttu tímalínuna í kynningar, skýrslur eða til að deila með hagsmunaaðilum

Útflutt tímalína inniheldur:

• Alla verkþætti og áætlaðar dagsetningar þeirra
• Vörður og lykiláfanga
• Heildar sjónræna framsetningu verkáætlunarinnar

Notkun tímalínunnar í verkefnastjórnun

Skipulagsáfangi

Upphafsuppsetning

1. Stofnaðu verkið og bættu við verkþáttum
2. Úthlutaðu upphafs- og lokadagsetningum á hvern verkþátt
3. Skilgreindu lykiláfanga (stórar afhendingar, samþykki, viðskiptavinafundi)
4. Skoðaðu sjónmynd tímalínunnar til að greina árekstra eða eyður

Greina tengsl

• Leitaðu að verkþáttum sem háðir eru fyrri vörðum
• Tryggðu að dagsetningar varða samræmist lokadagsetningum verkþátta
• Breyttu dagsetningum til að skapa rökrétt verkflæði

Framkvæmdaáfangi

Framvindumæling

1. Uppfærðu dagsetningar verkþátta reglulega eftir því sem áætlanir þróast
2. Merktu vörður sem kláraðar þegar þeim er náð
3. Notaðu tímalínuna til að fylgjast sjónrænt með framvindu
4. Tilkynntu teyminu þínu um uppfærslur á tímalínu

Mannauðsstjórnun

• Notaðu hnappinn Úthluta til að tryggja sanngjarnt verklag
• Greindu tímabil með mikilli starfsemi
• Breyttu úthlutunum til að jafna vinnuálag

Samskipti

Uppfærslur til hagsmunaaðila

1. Sæktu tímalínuna fyrir viðskiptavina- eða hagsmunaaðilafundi
2. Notaðu sjónræna tímalínu til að útskýra verkáætlunina
3. Sýndu hvernig verkþættir leiða til varða og afhendinga
4. Sýndu framvindu og komandi áfanga

Samhæfing teymis

1. Deildu tímalínunni með liðsmönnum
2. Notaðu vörður til að setja væntingar teymisins
3. Vísaðu í dagsetningar tímalínunnar á verkfundum
4. Haltu öllum í takt við breytingar á áætlun

Bestu venjur

Áætlaðu raunhæft

• Settu dagsetningar verkþátta út frá raunverulegri getu og flækjustigi
• Taktu tillit til frídaga og daga þar sem ekki er unnið
• Bættu inn biðtíma fyrir óvænt vandamál

Skilgreindu skýrar vörður

• Notaðu vörður fyrir afhendingar sem viðskiptavinur sér
• Merktu samþykktapunkta og ákvörðunarstaði
• Stofnaðu vörðu fyrir áfangaskipti

Haltu tímalínunni uppfærðri

• Uppfærðu dagsetningar tafarlaust þegar áætlanir breytast
• Lokaðu vörðum þegar þeim er náð
• Fjarlægðu úrelda verkþætti og vörður
• Skoðaðu tímalínuna vikulega á meðan verk er í vinnslu

Sjónvæðdu tengsl

• Notaðu röðun varða til að sýna tengsl verkþátta
• Tryggðu að fyrri verkþáttum ljúki áður en háðir verkþættir hefjast
• Greindu mikilvæga leið verkþátta sem hafa áhrif á heildartímalínu

Samskipti skýr

• Sæktu og deildu tímalínu með hagsmunaaðilum reglulega
• Notaðu tímalínuumræður á stöðufundum
• Útskýrðu hvernig vörður tengjast afhendingum til viðskiptavinar
• Sýndu framvindu með uppfærslum á tímalínu

Algeng dæmi

Dæmi 1: Fjölþrepa verk

• Stofnaðu vörður fyrir áfangaskipti (Hönnun lokið, Prófunum lokið, Tilbúið til afhendingar)
• Settu verkþætti innan hvers áfanga með raunhæfri lengd
• Notaðu tímalínuna til að tryggja að áfangar skarist ekki á óviðeigandi hátt
• Sæktu tímalínu fyrir upphafsfund með viðskiptavini

Dæmi 2: Afhendingarverkefni með þröngum tímaramma

• Greindu lokaáfanga (Dagur afhendingar)
• Vinndu til baka til að setja lokadagsetningar verkþátta
• Tryggðu að verkþættir á mikilvægu leiðinni hafi nægan tíma
• Notaðu aðdráttarstig 3 til ítarlegrar vikuáætlunar
• Bættu við biðvörðum fyrir lokafrest

Dæmi 3: Samhæfing stórs teymis

• Notaðu hnappinn Úthluta til að dreifa verkþáttum
• Settu vörðudagsetningar til samhæfingar teymisins
• Notaðu mismunandi aðdráttarstig fyrir mismunandi sjónarhorn (stjórnendur sjá stig 1, teymi sjá stig 3)
• Sæktu tímalínu mánaðarlega til að deila framvindu

Úrræðaleit

Tímalínan er tóm eða sýnir enga verkþætti

• Tryggðu að verkþættir hafi skilgreindan upphafs- og lokadag
• Farðu í verkþáttalistann og bættu dagsetningum við núverandi verkþætti
• Notaðu Stofna verkþátt til að búa til verkþætti með dagsetningum

Dagsetningar virðast rangar á tímalínunni

• Skoðaðu stillingar dagatals og tímabeltis
• Athugaðu að verkþættir hafi rétt dagsetningabil
• Tryggðu að dagsetningar varða séu réttar

Sé ekki verkþætti á tímalínusýninni

• Athugaðu aðdráttarstigið — þú gætir þurft að þysja út til að sjá alla verkþætti
• Gakktu úr skugga um að skjábreiddin nái til tímalínunnar
• Prófaðu að stilla aðdráttarsleðann til að birta verkþætti

Get ekki úthlutað verkþáttum

• Tryggðu að þú hafir viðeigandi heimildir
• Gakktu úr skugga um að liðsmenn séu til staðar í skipulagsheildinni
• Athugaðu að verkþættir séu vistaðir áður en þú reynir úthlutun

Tengd hjálparskjöl

• Verkþættir — Stofna og stjórna verkþáttum verka með fjárhagsáætlunum og úthlutunum
• Verk — Yfirlit yfir verkastjórnun og stofnun verka
• Verkefnastjórnun — Yfirlit yfir eiginleikann Verkefnastjórnun
• Áætlun — Skoða og stjórna mannauðsráðstöfun þvert á verk
• Vinnuskýrsla — Búa til ítarlegar skýrslur um vinnu og afhendingar í verki