Akstur

Inngangur

Akstursfærslur skrá vegalengdir og ferðatengdan kostnað á verk. Þær geyma upplýsingar um ekna vegalengd, tilgang ferðar og tengdan kostnað vegna reikningagerðar og endurgreiðslu. Þetta hjálpar þér að skrá ferðakostnað verka á nákvæman hátt og tryggir að hann sé réttilega reikningsfærður á viðskiptavini.

Lykilreitir

Þegar akstursfærslur eru stofnaðar eða þeim stýrt vinnur þú með þessa mikilvægu reiti:

• Verk — Verkið sem akstursfærslan tengist.
• Lýsing — Stutt lýsing á tilgangi og nánari upplýsingum um aksturinn (t.d. „Heimsókn á skrifstofu viðskiptavinar," „Mæting í rétti").
• Innri athugasemd — Valkvæðar athugasemdir sem eingöngu eru sýnilegar fyrirliða.
• Taxti — Gjaldskráin sem notuð er á þessa akstursfærslu (t.d. á hvern kílómetra eða á hverja ferð).
• Vegalengd — Heildar ekin vegalengd í kílómetrum.
• Vegalengd til greiðslu — Sú vegalengd sem verður reikningsfærð á viðskiptavin (getur verið frábrugðin heildarvegalengd).
• Dagsetning — Dagsetningin þegar aksturinn átti sér stað.
• Greiðandi — Sá aðili sem ber ábyrgð á greiðslu (yfirleitt viðskiptavinurinn; sjálfgefið viðskiptavinur verksins).
• Notandi — Sá sem skráði akstursfærsluna.
• Akstur á eigin bíl — Gefur til kynna hvort eigin ökutæki hafi verið notað við aksturinn.

Skrá nýjan akstur

1. Farðu í verkið þar sem aksturinn átti sér stað.

2. Smelltu á Akstur tengilinn í billable items hlutanum á verkssíðunni.

   

3. Smelltu á Skrá akstur hnappinn efst til hægri.

4. Í glugganum sem birtist skaltu fylla inn nauðsynlega reiti:

   • Verk — Sjálfgefið valið verkið.
   • Lýsing — Sláðu inn tilgang eða nánari upplýsingar um aksturinn.
   • Taxti — Veldu þann taxta sem á að nota á þessa akstursfærslu.
   • Vegalengd — Sláðu inn heildar ekna vegalengd í kílómetrum.
   • Dagsetning — Veldu dagsetningu þegar aksturinn átti sér stað.
   • Notandi — Veldu þann sem fór í ferðina.

5. Fylltu út valfrjálsa reiti:

   • Innri athugasemd — Bættu við innri athugasemdum um aksturinn.
   • Vegalengd til greiðslu — Sláðu inn þá vegalengd sem á að reikningsfæra (ef hún er frábrugðin heildarvegalengd).
   • Greiðandi — Breyttu greiðanda ef hann er annar en viðskiptavinur verksins.
   • Akstur á eigin bíl — Hakaðu í þennan reit ef eigin ökutæki var notað.

6. Smelltu á Vista akstur til að skrá færsluna.

   

Umsjón akstursfærslna

Skoða akstursfærslur

Akstursfærslur verks birtast í töflu í Akstur hlutanum á verkssíðunni. Taflan sýnir lykilupplýsingar þar á meðal dagsetningu, notanda, lýsingu, vegalengd og verðlagningu.

Sía akstursfærslur

Aksturslisti styður síur til að finna tilteknar færslur:

• Hraðleit — Leitaðu eftir leitarorði til að finna akstursfærslur.
• Viðskiptavinur/Greiðandi — Síaðu eftir þeim sem greiðir fyrir aksturinn.
• Notandi — Síaðu eftir þeim sem skráði færsluna.
• Fyrirtæki og deild — Síaðu eftir skipulagseiningu.
• Taxti — Síaðu eftir taxta sem notaður var.
• Reikningsstaða — Síaðu eftir reikningshæfri/óreikningshæfri stöðu.
• Færsludagsetning — Síaðu eftir dagsetningabili þegar aksturinn átti sér stað.

Breyta akstursfærslu

1. Á aksturslista skaltu smella á þá akstursfærslu sem þú vilt breyta.

2. Uppfærðu hvaða reiti sem þörf krefur.

3. Smelltu á Vista akstur til að vista breytingar.

Eyða akstursfærslu

1. Á aksturslista skaltu velja þær akstursfærslur sem þú vilt eyða með gátreitum.

2. Notaðu fjöldaaðgerðina til að eyða völdum færslum.

Bestu venjur

• Skráðu akstur tafarlaust — Sláðu inn upplýsingar um akstur eins fljótt og auðið er eftir ferðina til að tryggja nákvæmni og koma í veg fyrir að upplýsingar gleymist.
• Vertu nákvæmur í lýsingum — Notaðu skýrar lýsingar (t.d. „Akstur á skrifstofu viðskiptavinar vegna fundar með lögfræðiteymi") svo auðvelt sé að skilja tilgang ferðarinnar.
• Aðgreindu reikningshæft frá óreikningshæfu — Stilltu reitinn Vegalengd til greiðslu til að endurspegla nákvæmlega hvað eigi að rukka viðskiptavin. Ekki er endilega allur akstur reikningshæfur.
• Notaðu samræmda taxta — Notaðu sama taxta fyrir svipaðar tegundir aksturs til að viðhalda samkvæmni í reikningagerð.
• Staðfestu greiðandann — Gakktu úr skugga um að rétti greiðandinn sé valinn, sérstaklega ef verkið hefur marga mögulega greiðendur.
• Rektu notkun ökutækja — Merktu við Akstur á eigin bíl reitinn þegar eigin ökutæki er notað, þar sem það gæti krafist annarrar reikningagerðar eða endurgreiðslumeðhöndlunar.