Hvað er Regla?
Regla er eitt af nokkrum bókhaldskerfum sem hægt er að tengja við Manor. Þegar Regla er valið sem bókhaldskerfi getur Manor bókað reikninga í Regla bókhaldskerfið ykkar.
Af hverju að tengja við Reglu?
Tenging við Reglu hjálpar ykkur að:
- Einfalda reikningagerð: Reikningar eru bókaðir beint í bókhaldskerfið úr Manor.
- Draga úr handvirkri skráningu: Ekki þarf að skrá sömu gögnin bæði í Manor og Reglu.
- Tryggja samræmi: Reikningsgögn haldast samstillt milli kerfanna.
Regla valin sem bókhaldskerfi
Til að nota Reglu við bókun reikninga:
-
Veljið Stjórnun → Fyrirtæki í aðalvalmyndinni.
-
Smellið á fyrirtækið ykkar til að opna stillingasíðu þess.
-
Skrunið niður að hlutanum Reikningagerð og smellið á Breyta.
-
Í fellivalmyndinni Bókhaldskerfi („Veldu bókhaldskerfið sem stofan notar.“) birtast eftirfarandi valkostir:
- Manor reikningar
- DK bókhaldskerfi - XML skrár
- DK bókhaldskerfi
- Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging
- Payday fjárhagskerfi
- Reikningagerð með Business Central
-
Veljið Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging í fellivalmyndinni.
- Smellið á Vista til að staðfesta valið.
Þegar búið er að vista birtist nýr stillingahópur, Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging, á stillingasíðu fyrirtækisins. Þar eru skráðar innskráningarupplýsingarnar sem lýst er hér á eftir.
Stillingar fyrir Reglu
Í stillingahópnum Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging eru innskráningarupplýsingarnar sem Manor notar til að tengjast Regla aðganginum ykkar:
- Notandanafn: Notandanafn notanda í Regla bókhaldskerfinu. Mælt er með því að stofna sérstakan notanda fyrir tenginguna.
- Lykilorð: Lykilorð þess notanda í Reglu. Gildið er falið eftir að það hefur verið vistað.
Manor notar þessar upplýsingar til að tengjast vefþjónustu Reglu þegar stofna þarf reikning, sækja upplýsingar um hann eða hlaða honum niður. Ef upplýsingarnar vantar eða eru rangar er ekki hægt að stofna reikninga í Reglu.
Forsendur
Áður en tenging er sett upp þarf eftirfarandi:
- Virkan aðgang að Regla bókhaldskerfinu
- Sérstakan notanda í Reglu (mælt með)
- Stjórnendaaðgang að stillingum fyrirtækis í Manor
Hvernig farið er með reikninga
Þegar tenging við Reglu hefur verið sett upp og stillt:
- Reikningar sem þið veljið að stofna í Reglu eru bókaðir rafrænt í Reglu úr Manor.
- Regla úthlutar reikningsnúmeri, sem síðan er vistað á reikningnum í Manor.
- Kennitala viðskiptavinar er notuð til að tengja reikninginn við réttan viðskiptavin í Reglu. Kennitalan í Manor þarf því að vera sú sama og viðskiptamannanúmerið í Reglu.
- Vörunúmer þarf að vera á hverri reikningslínu.
Útgáfa reiknings í Reglu
Hér er lýst hvað gerist þegar reikningur er gefinn út eftir að tenging við Reglu hefur verið stillt. Reikningsformið sjálft er það sama og fyrir önnur bókhaldskerfi. Sjá Reikningar fyrir nákvæma lýsingu á því hvernig reikningur er búinn til út frá stöðum. Kaflarnir hér á eftir fjalla um það sem á sérstaklega við um Reglu.
Sama form, með valkostinum „Stofna þennan reikning í Reglu“
Þegar Regla er valið bókhaldskerfi er reikningurinn stofnaður í Manor á venjulegan hátt:
-
Farið í Reikningagerð og byrjið nýjan reikning út frá stöðu (eða út frá verki).
-
Veljið reikningsfæranlegar færslur, viðskiptavin eða greiðanda, dagsetningu, uppsetningu reiknings og tímabil.
-
Neðst á reikningsforminu er gátreiturinn Stofna þennan reikning í Reglu. Sjálfgefið er hakað í hann.
- Hakað: Reikningurinn er líka bókaður í Reglu þegar hann er gefinn út.
- Ekki hakað: Reikningurinn er aðeins stofnaður í Manor og ekki sendur í Reglu.
-
Smellið á aðalhnappinn. Hvaða hnappur birtist (til dæmis Senda reikning núna, eða hnappur til að senda reikninginn á skrifstofutíma eða aðeins stofna hann) ræðst af stillingum fyrirtækisins fyrir sendingu reikninga, ekki af þessum gátreit.
Þetta er ólíkt sumum öðrum bókhaldskerfum. Fyrir Reglu er sendingin valin sérstaklega fyrir hvern reikning með þessum gátreit og gerist ekki sjálfkrafa við útgáfu. Reikningur getur því verið til í Manor án samsvarandi reiknings í Reglu ef hakið er fjarlægt viljandi.
Hvað Manor gerir þegar hakað er í reitinn
Manor gerir eftirfarandi í bakgrunni:
- Leitar að viðskiptavininum í Reglu eftir kennitölu og stofnar hann ef hann er ekki til.
- Býr til reikninginn í Reglu með reikningslínum (lýsing, magn, verð, afsláttur og VSK %), dagsetningu reiknings og, ef reikningurinn er í erlendum gjaldmiðli, gengi.
- Bókar reikninginn í Reglu.
- Les reikningsnúmerið úr svari Reglu og vistar það á reikningnum í Manor, svo Manor og Regla noti sama reikningsnúmer.
Ef reikningurinn er enn opinn og hefur ekkert reikningsnúmer (til dæmis ef hann var vistaður án haks, eða ef fyrirtækið notar reikningstillögur) birtist hnappurinn Stofna þennan reikning í Reglu á síðu reikningsins. Með honum er reikningurinn sem þegar er til sendur í Reglu án þess að hann sé stofnaður aftur í Manor. Um leið og reikningurinn hefur fengið reikningsnúmer frá Reglu er hnappurinn ekki lengur í boði.
Reikningsnúmer
Regla úthlutar reikningsnúmerinu. Manor vistar númerið sem Regla skilar á reikningnum, svo númerið í Manor er það sama og í Reglu. Þess vegna gilda stillingarnar Forskeyti og Næsta reikningsnúmer undir Manor reikningar ekki þegar Regla er bókhaldskerfið. Regla stýrir númeruninni, ekki Manor.
Reikningur sem hefur ekki verið bókaður í Reglu hefur ekkert reikningsnúmer. Manor notar þetta til að vita hvort enn eigi eftir að stofna reikninginn í Reglu og hvort hnappurinn Stofna þennan reikning í Reglu eigi að birtast.
Vörunúmer eru nauðsynleg
Regla krefst vörunúmers á hverri reikningslínu. Ef vörunúmer hafa ekki verið skráð varar Manor við þegar reynt er að gefa reikninginn út og bókar hann ekki. Viðvörunin segir þá til dæmis að stillingin fyrir vörunúmer vinnu hafi ekki verið skráð. Sambærileg skilaboð birtast fyrir akstur, vörur, dagpeninga og hvern VSK flokk útlagðs kostnaðar.
Skráið vörunúmerin áður en reikningar eru gerðir. Farið í Stjórnun → Verð → Stillingar (síðan Taxtar) og skráið þau í hópnum Vörunúmer. Þar eru eftirfarandi reitir:
- Vörunúmer v/vinnu
- Vörunúmer v/aksturs
- Vörunúmer v/vöru
- Vörunúmer dagpeninga
- Vörunúmer stöðu frá fyrri tímabilum samnings
- Vörunúmer samningsupphæðar
- Vörunúmer inneignar sem dregin er frá umframgreiðslu samnings
- Vörunúmer endurgreiðslu í lok samnings
Vörunúmer fyrir hvern VSK flokk útlagðs kostnaðar eru einnig skráð á sömu síðu.
Einnig er hægt að skrá vörunúmer á einstaka taxta og eftir deildum ef þörf er á nákvæmari stýringu.
Kennitala
Kennitala viðskiptavinar þarf að vera skráð og passa við viðskiptamannanúmerið í Reglu svo Manor geti tengt reikninginn við réttan viðskiptavin. Regla krefst 10 stafa kennitölu. Fyrir erlenda viðskiptavini sem hafa ekki gilda kennitölu má nota hvaða 10 stafa tölu sem er sem byrjar á 99, til dæmis 990000-0001. Kennitalan verður að vera sú sama í Manor og Reglu. Annars gæti reikningurinn verið stofnaður á rangan viðskiptavin eða honum hafnað.
Reikningar með heildarupphæð 0
Ef valdar færslur eru samtals 0 er samt hægt að stofna reikninginn, en Manor birtir viðvörun. Þetta er almenn viðvörun í Manor og á ekki sérstaklega við um Reglu:
Núverandi reikningatenging leyfir ekki reikninga með heildarupphæð 0. Þú getur samt stofnað reikninginn, en hann verður ekki sendur í reikningatenginguna.
Hvað notandinn sér eftir útgáfu
- Ef allt gengur upp er reikningurinn stofnaður í Manor og birtist í listanum Reikningagerð → Reikningar með reikningsnúmerinu sem Regla skilaði. Manor staðfestir að reikningurinn hafi verið sendur í Reglu.
- Úr reikningalistanum er hægt að opna reikninginn, hlaða honum niður, kreditfæra hann og fylgjast með stöðu hans.
- Ef Regla hafnar reikningnum gefur Manor hann ekki út og birtir villuboð í staðinn, til dæmis um að bókhaldskerfið hafi skilað villu. Ef kennitala viðskiptavinar er ógild kemur fram að Regla krefjist þess að allir viðskiptavinir hafi 10 stafa kennitölu og að númerið verði að vera það sama í Manor og Reglu. Algengustu ástæðurnar eru vantandi eða rangt Notandanafn eða Lykilorð og kennitala sem Regla finnur ekki. Lagfærið orsökina og reynið aftur.
Reikningi hlaðið niður
Þar sem reikningurinn er líka til í Reglu getur Manor sótt reikningsskjalið úr Reglu í stað þess að nota eigin uppsetningu reiknings. Notið niðurhalsaðgerðina á síðu reikningsins. PDF-skjalið sem hlaðið er niður er útgáfa Reglu af reikningnum.
Kreditreikningar
Þegar reikningur er kreditfærður í Manor meðan tenging við Reglu er virk stofnar Manor samsvarandi kreditreikning í Reglu. Kreditreikningurinn er tengdur upprunalega reikningnum í Reglu. Reikningsnúmer hans er lesið til baka og vistað eins og fyrir venjulegan reikning.
Staða reikninga og samstilling greiðslna
Tengingin við Reglu samstillir ekki greiðslustöðu til baka í Manor. Ólíkt DK og Payday (sjá Tenging við DK) gefur Regla ekki upp hvort reikningar séu greiddir. Manor merkir því reikninga úr Reglu ekki sjálfkrafa sem greidda, greidda að hluta eða ógreidda.
Í reynd þýðir þetta:
- Manor fylgist ekki með greiðslustöðu reikninga sem bókaðir eru í Reglu og sýnir ekki dálk fyrir greiðslustöðu þeirra.
- Ef fyrirtækið notar Reglu er greiðslustaðan skráð í Reglu, og þar á að stemma af greiðslur.
- Þegar kreditreikningur er stofnaður skráir Manor kreditfærsluna og bæði upprunalegi reikningurinn og kreditreikningurinn teljast uppgerðir. Þetta er eina tilvikið þar sem staða reiknings úr Reglu breytist í Manor.
Þar sem Manor og Regla nota sama reikningsnúmer samsvarar reikningurinn í Manor alltaf sama reikningi í Reglu. Því er auðvelt að fletta upp greiðslustöðu hans í Reglu.
Ekki var hægt að staðfesta í þessu umhverfi: Í þessu prófunarumhverfi birti stillingasíða fyrirtækisins (
/management/firm/{id}/settings) villuna „Síða eða skrá finnst ekki“. Því var ekki hægt að smella sig alla leið í gegnum skrefin sem opna gluggana Reikningagerð og Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging frá þeirri síðu. Gluggarnir sjálfir voru hins vegar staðfestir beint. Glugginn Reikningagerð inniheldur fellivalmyndina Bókhaldskerfi með valkostunum Manor reikningar, DK bókhaldskerfi - XML skrár, DK bókhaldskerfi, Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging, Payday fjárhagskerfi og Reikningagerð með Business Central. Glugginn Regla bókhaldskerfi - vefþjónustutenging inniheldur reitina Notandanafn og Lykilorð með hjálpartextanum sem lýst er hér að ofan. Enginn gildur Regla aðgangur var tiltækur. Því var ekki hægt að endurtaka vel heppnaða bókun alla leið í raunverulegan Regla aðgang, þ.e. að reikningsnúmer frá Reglu skili sér til baka og að reikningi sé hlaðið niður úr Reglu. Lýsingin á þeim atriðum byggir á því hvernig Manor er tengt við Reglu. Staðfestið að ferlið virki í ykkar eigin Regla aðgangi áður en tengingin er tekin í notkun.
Tengdar greinar
- Reikningar: Allt reikningaferlið (stöður, form, forskoðun, útgáfa, sending og greiðslustaða).
- Uppsetning reikninga: Bókhaldskerfi, númerun, sending og sjálfgefnir reikningsskilmálar.
- Sending reikninga: Hvernig fylgst er með sendingum og misheppnuðum sendingum.
- Yfirlit yfir stöður: Reikningsfæranlegu stöðurnar sem reikningar eru gerðir út frá.
- Tenging við DK: Tengingin við DK og samstilling greiðslustöðu.
- Reikningagerð: Yfirlit yfir allan hlutann Reikningagerð.
Góð vinnubrögð
Stofnið sérstakan notanda í Reglu
Notið sérstakan notanda í Reglu fyrir tenginguna og geymið lykilorðið á öruggum stað.
Skráið vörunúmer fyrir allar tegundir færslna
Regla krefst vörunúmers á hverri reikningslínu. Skráið Vörunúmer v/vinnu, Vörunúmer v/aksturs, Vörunúmer v/vöru, Vörunúmer dagpeninga og vörunúmer fyrir hvern VSK flokk útlagðs kostnaðar áður en fyrsti reikningurinn er gefinn út.
Samræmið kennitölur við Reglu
Gangið úr skugga um að kennitala hvers viðskiptavinar sé sú sama í Manor og Reglu. Munið að erlendir viðskiptavinir þurfa 10 stafa númer sem byrjar á 99.
Prófið áður en tengingin er tekin í notkun
Eftir að tengingin hefur verið stillt skuluð þið stofna prufureikning með hakað í Stofna þennan reikning í Reglu. Þannig má staðfesta að hann berist rétt í Reglu og að reikningsnúmerið frá Reglu skili sér til baka.
Stemmið af greiðslur í Reglu
Þar sem Manor samstillir ekki greiðslustöðu frá Reglu segir Regla til um hvort reikningar sem þar eru bókaðir hafi verið greiddir.