DK er ein þeirra samþættinga fyrir reikningagerð sem eru í boði í stillingum fyrirtækis í Manor. Þegar þú velur DK bókhaldskerfi sem bókhaldskerfi sendir Manor reikninga rafrænt í DK bókhaldshugbúnaðinn þinn.
Athugið: Manor býður upp á tvær aðskildar DK samþættingar. Þessi grein fjallar um DK bókhaldskerfi. Ef þú vilt frekar flytja reikninga út sem XML skrár og lesa þær handvirkt inn í DK skaltu skoða Tenging við DK (XML skráarútflutningur).
Aðgangur að DK samþættingu
Til að velja DK samþættinguna:
-
Farðu í Stjórnun → Fyrirtæki í aðalvalmyndinni.
-
Veldu fyrirtækið þitt til að opna stillingar þess.
-
Finndu hlutann Uppsetning reikningagerðar.
-
Smelltu á Breyta til að stilla bókhaldskerfið.
-
Veldu DK bókhaldskerfi úr fellivalmyndinni Bókhaldskerfi.
- Smelltu á Vista til að staðfesta valið.
Þegar valið hefur verið vistað birtist nýr stillingahópur, DK bókhaldskerfi, á stillingasíðu fyrirtækisins. Þar seturðu upp tenginguna eins og lýst er hér að neðan.
Stillingar fyrir DK bókhaldskerfi
Stillingahópurinn DK bókhaldskerfi inniheldur stillingar fyrir tenginguna og reikningana.
API lykill
API lykillinn er auðkennið sem Manor notar til að tengjast DK aðganginum þínum. Lykilinn finnurðu í DK plus aðganginum þínum undir reikningsstillingum. Límdu lykilinn í þennan reit til að virkja tenginguna. Gildið er falið eftir að það hefur verið vistað.
Bandstrik í kennitölum
Veldu hvort kennitölur í viðskiptamannalista DK séu skráðar með bandstriki, til dæmis 000000-0000. Veldu Já ef DK aðgangurinn þinn skráir kennitölur með bandstriki, eða Nei ef svo er ekki. Þannig passa kennitölur viðskiptavina í Manor við sniðið sem notað er í DK.
Sýna verknúmer og verkheiti á reikningi
Veldu Já til að birta verkheiti og verknúmer á útgefnum reikningum, eða Nei til að sleppa þeim.
Birta tengiliði á reikningi
Veldu Já til að birta upplýsingar um tengilið á útgefnum reikningum, eða Nei til að sleppa þeim.
Tölvupóststefna
Efnislína tölvupóstsins sem sendur er til viðskiptavinar með reikningnum. Sjálfgefna efnislínan er Invoice email en þú getur breytt henni í það sem viðskiptavinir þínir eiga að sjá.
Meðhöndlun reikninga
Þegar DK tengingin hefur verið sett upp og stillt:
- Reikningar sem stofnaðir eru í Manor eru sendir rafrænt til DK.
- DK úthlutar reikningsnúmerinu og það er síðan notað á reikningnum í Manor.
- Kennitala viðskiptavinarins er notuð til að tengja reikninginn við réttan viðskiptavin í DK. Stillingin Bandstrik í kennitölum þarf því að passa við uppsetninguna í DK.
Útgáfa reiknings í DK
Þessi hluti lýsir því sem gerist þegar þú gefur út reikning eftir að DK tengingin hefur verið sett upp. Reikningsformið sjálft er það sama og fyrir aðrar samþættingar. Sjá Reikningar fyrir ítarlegar leiðbeiningar um hvernig reikningur er stofnaður út frá stöðum. Hér að neðan er aðeins fjallað um það sem á sérstaklega við um DK.
Sama form við útgáfu og sjálfvirk sending
Þegar DK bókhaldskerfi er valið sem bókhaldskerfi stofnarðu reikninginn í Manor á hefðbundinn hátt:
- Farðu í Reikningagerð og byrjaðu á Nýr reikningur út frá stöðu (eða út frá verki).
- Veldu færslur til innheimtu, viðskiptavin/greiðanda, útgáfudag, uppsetningu reiknings og tímabil.
- Smelltu á Senda reikning núna.
Það er enginn sérstakur „Senda í DK“ hnappur fyrir DK samþættinguna. Um leið og þú gefur reikninginn út í Manor sendir Manor hann sjálfkrafa til DK í sömu aðgerð. Sum önnur bókhaldskerfi, til dæmis Regla, sýna sérstaka aðgerð á reikningssíðunni til að stofna reikninginn í viðkomandi kerfi. Það á ekki við um DK, þar sem sendingin gerist alltaf við útgáfu.
Í bakgrunni gerir Manor eftirfarandi:
- Stofnar eða uppfærir samsvarandi viðskiptavin í DK og notar kennitölu viðskiptavinarins til að finna réttan aðila.
- Byggir upp reikninginn í DK með línum, lýsingu, reikningsdagsetningu, eindaga og gjaldmiðli.
- Bókar reikninginn í DK.
- Les til baka reikningsnúmerið sem DK úthlutar og vistar það á reikningnum í Manor. Þannig vísa Manor og DK í sama reikningsnúmer.
Vörunúmer eru nauðsynleg
DK krefst þess að vörunúmer sé á hverri reikningslínu. Ef vörunúmer hafa ekki verið skráð varar Manor þig við þegar þú reynir að gefa út reikninginn:
Þessi stilling hefur ekki verið skilgreind: Vörunúmer v/vinnu
Sambærileg skilaboð birtast fyrir akstur, vörur, dagpeninga og kostnað. Skráðu vörunúmerin áður en þú gefur út reikninga. Farðu í Stjórnun → Verð → Stillingar (glugginn Taxtar) og fylltu út hlutann Vörunúmer:
Einnig er hægt að skrá vörunúmer á einstaka taxta og eftir deildum ef þörf er á nánari stýringu. Ef fyrirtækið þitt er tengt við Microsoft Dynamics 365 Business Central eru vörunúmerin sótt þaðan í staðinn.
Netfang viðskiptavinar og reikningspóstur
Þegar Manor stofnar reikninginn í DK getur DK einnig sent reikninginn í tölvupósti til viðskiptavinarins. DK sendir póstinn ef viðskiptavinaspjaldið í DK er með netfang til sendingar og DK er stillt til að senda reikninga í tölvupósti. Þessu er stýrt í DK og notað er netfangið sem skráð er á viðskiptavininn þar. Stillingin Tölvupóststefna í Manor ræður efnislínu póstsins.
Ef enginn tölvupóstur er sendur (til dæmis af því að ekkert netfang er skráð á viðskiptavininn í DK) er reikningurinn samt stofnaður í DK. DK sendir hann einfaldlega ekki í tölvupósti.
Pörun kennitalna
Kennitala viðskiptavinarins verður að vera skráð og á sama sniði og í DK svo að Manor geti tengt reikninginn við réttan viðskiptavin í DK. Þess vegna ætti stillingin Bandstrik í kennitölum að endurspegla hvernig DK aðgangurinn þinn skráir kennitölur (til dæmis 000000-0000). Ef kennitala viðskiptavinar passar ekki getur reikningurinn lent á röngum viðskiptavini eða DK hafnað honum.
Birtingarstillingar sem hafa áhrif á reikninginn
Tvær DK stillingar breyta innihaldi útgefins reiknings:
- Sýna verknúmer og verkheiti á reikningi bætir verkheiti og verknúmeri við reikninginn.
- Birta tengiliði á reikningi bætir upplýsingum um tengilið við reikninginn.
Báðar stillingarnar eru skráðar fyrir fyrirtækið í heild (sjá Stillingar fyrir DK bókhaldskerfi hér að ofan) og gilda um alla reikninga sem sendir eru til DK.
Hvað þú sérð eftir útgáfu
- Ef útgáfan tekst er reikningurinn stofnaður í Manor og birtist á listanum Reikningagerð → Reikningar með reikningsnúmerinu sem DK skilaði.
- Í reikningalistanum geturðu opnað reikninginn, sótt hann, kreditfært hann og fylgst með greiðslustöðu hans (sjá hér að neðan).
- Ef DK hafnar reikningnum gefur Manor hann ekki út. Í staðinn birtir Manor villuboð á borð við „Bókhaldskerfi skilaði villu: …“ og reikningurinn er ekki stofnaður. Algengustu orsakirnar eru API lykill sem vantar eða er rangur og kennitala sem DK finnur ekki. Lagaðu orsökina og reyndu aftur.
Ekki var hægt að staðfesta í þessu umhverfi: Skjámyndirnar og skrefin hér að ofan voru staðfest í prófunarumhverfi Manor. Hins vegar var ekki hægt að líkja eftir heppnaðri sendingu alla leið í raunverulegan DK aðgang (þar sem reikningsnúmer frá DK skilar sér til baka), því enginn gildur DK API lykill eða aðgangur var tiltækur. Í prófunarumhverfinu reyndi kerfið réttilega að kalla á DK við útgáfu og fékk villusvarið „bókhaldskerfi skilaði villu“. Staðfestu að ferlið virki í þínum eigin DK aðgangi áður en tengingin er tekin í notkun.
Staða reiknings og samstilling greiðslna
Þegar Manor er tengt við DK er það DK sem segir til um hvort reikningur hafi verið greiddur. Manor sækir greiðslustöðuna reglulega frá DK, svo að reikningurinn í Manor endurspegli raunverulega stöðu greiðslunnar í DK.
Hvernig stöður í DK varpast yfir á greiðslustöður í Manor
DK skráir uppgjörsstöðu hvers reiknings og Manor færir þá stöðu beint yfir á greiðslustöðu reikningsins:
| Staða í DK | Greiðslustaða í Manor |
|---|---|
| Óuppgert | Ógreitt |
| Hlutað uppgert | Hlutað greitt |
| Uppgert | Greitt |
Reikningur sem aðeins hefur verið greiddur að hluta í DK birtist því sem Hlutað greitt í Manor. Þegar DK skráir hann sem uppgerðan merkir Manor reikninginn Greitt. Þegar reikningur er orðinn uppgerður skráir Manor einnig uppgjörsdaginn sem greiðsludag reikningsins.
Kreditreikningar teljast uppgerðir í DK (bæði upprunalegi reikningurinn og kreditreikningurinn) og Manor sýnir þá á sama hátt.
Hvenær samstillingin keyrir
Samstillingin keyrir sjálfkrafa í bakgrunni. Enginn „Samstilla núna“ hnappur er til og þú þarft ekki að gera neitt:
- Á klukkustundar fresti. Manor athugar hvort greiðslustaða hafi breyst í DK einu sinni á klukkustund.
- Umfang hverrar keyrslu. Hver keyrsla tekur til reikninga sem hafa breyst frá upphafi síðasta mánaðar. Þannig uppfærast nýlega uppgerðir reikningar og reikningar sem eru uppgerðir að hluta án tafar.
- Víðtækari keyrsla að nóttu. Einu sinni á sólarhring, að nóttu til, víkkar Manor tímabilið og fer yfir allt síðasta ár. Þannig nást síðbúnar greiðslur og uppgjör eldri reikninga sem falla utan tímabils klukkustundarkeyrslunnar.
Athugunin er bakgrunnsverk en ekki tafarlaus tilkynning frá DK. Því getur liðið allt að klukkustund þar til greiðsla sem skráð er í DK birtist sem greidd í Manor. Ekki er hægt að uppfæra stakan reikning handvirkt og DK sendir engar vefkrækjur (webhooks).
Hvað þú sérð í Manor
Greiðslustöðuna sérðu á listanum Reikningagerð → Reikningar. Þar er hver reikningur merktur Greitt, Hlutað greitt eða Ógreitt (ógreiddir reikningar eru auðkenndir eftir eindaga) og hægt er að sía listann eftir greiðslustöðu.
Þar sem Manor og DK nota sama reikningsnúmerið samsvarar reikningurinn í Manor alltaf sama reikningi í DK.
Ekki var hægt að staðfesta í þessu umhverfi: Vörpun greiðslustöðu og tímasetning samstillingar hér að ofan lýsa því hvernig Manor og DK eru tengd saman (staðfest í samþættingarkóða bókhaldskerfisins í forritinu). Ekki var þó hægt að fylgjast með raunverulegri stöðubreytingu í prófunarumhverfinu, því til þess þarf raunverulegan DK aðgang með uppgerðum reikningum. Líttu á þetta sem fyrirhugaða virkni og staðfestu hversu oft uppfærslur berast í raun hjá DK kerfisstjóranum þínum.
Tengdar greinar
- Reikningar: allt reikningaferlið (stöður, reikningsform, forskoðun, útgáfa, afhending og yfirlit yfir greitt/ógreitt).
- Uppsetning reikningagerðar: bókhaldskerfi, númeraröð, afhending og sjálfgefnir reikningsskilmálar.
- Afhending reikninga: hvernig fylgst er með afhendingartilraunum og mistökum við sendingu.
- Yfirlit yfir stöður: reikningshæfar stöður sem reikningar eru stofnaðir út frá.
- Tenging við DK (XML skráarútflutningur): hin DK samþættingin, sem byggir á útflutningi skráa.
- Reikningagerð: yfirlit yfir allan reikningagerðarhlutann.
Góð ráð
Staðfestu API lykilinn
Gættu þess að API lykillinn sé rétt afritaður úr reikningsstillingum DK plus aðgangsins. Ef reikningar sendast ekki er lykillinn það fyrsta sem þú ættir að skoða.
Skráðu vörunúmer fyrir allar tegundir færslna
DK krefst vörunúmers á hverri reikningslínu. Skráðu Vörunúmer v/vinnu, Vörunúmer v/aksturs, Vörunúmer v/vöru, Vörunúmer dagpeninga og vörunúmer fyrir hvert VSK hlutfall kostnaðar áður en þú gefur út fyrsta reikninginn.
Samræmdu snið kennitalna
Stilltu Bandstrik í kennitölum eftir því hvernig kennitölur eru skráðar í DK aðganginum þínum, svo að viðskiptavinir parist rétt.
Prófaðu áður en tengingin er tekin í notkun
Þegar samþættingin hefur verið sett upp skaltu stofna prufureikning til að ganga úr skugga um að hann skili sér rétt til DK og að reikningsnúmerið frá DK berist til baka.
Yfirfarðu innihald reikninga
Gakktu úr skugga um að verkheiti, verknúmer og tengiliðir birtist á reikningunum eins og til er ætlast og lagaðu viðeigandi birtingarstillingar ef þarf.
Láttu DK ráða greiðslustöðunni
Reiddu þig á greiðslustöðuna sem DK skilar í stað þess að merkja reikninga greidda handvirkt, svo að Manor og DK séu alltaf samstíga. Mundu að það getur tekið allt að klukkustund þar til breyting í DK birtist í Manor.