Verkþættir

Hvað eru verkþættir?

Með verkþáttum er stórum verkum skipt niður í smærri og viðráðanlegri vinnueiningar. Líttu á þá sem einstök skref eða áfanga sem þarf til að ljúka verki. Með verkþáttum sérðu nákvæmlega hvert tíminn og peningarnir fara, kemur auga á vandamál áður en þau verða dýr og tryggir að verk haldist á áætlun.

Af hverju skipta verkþættir máli?

Verkþættir hjálpa þér að:

• Fylgjast með framvindu verks: Sjáðu hvaða hlutum verksins er lokið og hverjir þarfnast athygli
• Hafa eftirlit með áætlunum: Fylgstu með útgjöldum hvers hluta vinnunnar og gríptu frávik snemma
• Úthluta vinnu skýrt: Vittu hver ber ábyrgð á hverjum verkþætti
• Skipuleggja röð verkþátta: Sjáðu hvaða verkþáttum þarf að ljúka áður en aðrir geta hafist
• Gera nákvæma reikninga: Tengdu reikningsfæranlegan tíma og kostnað við tiltekna verkþætti svo að reikningagerð gagnvart viðskiptavinum verði gagnsæ

Hvar birtast verkþættir á verki?

Hlutinn Verkþættir birtist ekki á verksíðunni fyrr en verkið hefur fengið að minnsta kosti einn verkþátt.

Ef verkið hefur enga verkþætti er hlutinn falinn. Í staðinn birtist hnappurinn Stofna verkþátt í aðgerðastikunni efst á verksíðunni, við hlið annarra aðgerða verksins.

Þegar verkið hefur fengið að minnsta kosti einn verkþátt birtist hlutinn Verkþættir á verksíðunni. Þar er listi yfir verkþættina og þrír hnappar: Breyta áætlunum, Nýr reikningsflokkur verkþáttar og Stofna verkþátt.

Stofna nýjan verkþátt

Til að stofna nýjan verkþátt:

1. Opnaðu verkið sem þú vilt bæta verkþætti við.

2. Smelltu á Stofna verkþátt. Ef verkið hefur enga verkþætti notarðu hnappinn Stofna verkþátt í aðgerðastikunni efst á síðunni. Ef verkið hefur þegar verkþætti notarðu hnappinn Stofna verkþátt í hlutanum Verkþættir.

3. Eyðublað opnast. Fylltu út upplýsingar um verkþáttinn:

   

   Nauðsynlegir reitir:

   • Nafn: Sláðu inn skýrt og lýsandi nafn, t.d. „Undirbúningsáfangi“ eða „Rýnifundur með viðskiptavini“

   Valfrjálsir en ráðlagðir reitir:

   • Lýsing: Útskýrðu hvað verkþátturinn felur í sér svo að teymið þitt viti nákvæmlega hvað þarf að gera
   • Rammasamningur: Tengdu verkþáttinn við rammasamning svo að réttir taxtar séu notaðir
   • Greiðandi: Viðskiptavinurinn sem verður rukkaður fyrir verkþáttinn. Við hliðina er hnappurinn Stofna viðskiptavin
   • Tengiliðir: Einstaklingar sem tengjast verkþættinum
   • Reikningsfærist ekki: Hakaðu við fyrir innri vinnu sem ekki á að rukka viðskiptavini fyrir
   • Áætluð heildarupphæð: Fjárhagsáætlun í gjaldmiðli verksins til að fylgjast með útgjöldum

   Reitir undir Verkefnastjórnun:

   • Nauðsynleg færni: Færni eða vottanir sem ábyrgðaraðilinn þarf að hafa
   • Ábyrgðaraðili: Veldu þann sem ber ábyrgð á að ljúka verkþættinum
   • Hefst / Endar: Upphafs- og lokadagsetning til að tímasetja vinnuna
   • Tímaáætlun: Áætlaðu hversu margar klukkustundir verkþátturinn ætti að taka
   • Yfirverkþáttur: Ef verkþátturinn er hluti af stærri verkþætti velurðu þann verkþátt hér
   • Undanfarar: Veldu verkþætti sem þarf að ljúka áður en þessi getur hafist
   • Eftirfarar: Veldu verkþætti sem geta ekki hafist fyrr en þessum er lokið

4. Smelltu á Vista verkþátt til að stofna verkþáttinn.

Hvað er hægt að gera með verkþáttum?

Skrá tíma og kostnað Þegar þú skráir tíma eða bætir við kostnaði geturðu tengt skráninguna við tiltekinn verkþátt. Þannig sérðu nákvæmlega hvað hver hluti verksins kostar.

Merkja verkþætti sem óreikningsfæranlega Sum vinna er innri og á ekki að rukka viðskiptavini fyrir hana. Hakaðu við „Reikningsfærist ekki“ fyrir verkþætti á borð við innri fundi eða stjórnunarverkefni.

Skipuleggja í stigveldi Þú getur stofnað yfirverkþætti með undirverkþáttum. „Endurhönnun vefsíðu“ gæti til dæmis haft undirverkþættina „Hönnunaráfangi“ og „Þróunaráfangi“.

Mikilvægt: Ekki er hægt að setja áætlanir bæði á yfirverkþátt og undirverkþætti hans á sama tíma. Veldu annað hvort.

Setja upp röð verkþátta Tengdu verkþætti sem undanfara og eftirfara til að sýna hvaða verkþáttum þarf að ljúka áður en aðrir geta hafist. Þannig kemurðu í veg fyrir að vinna hefjist í rangri röð.

Eyðing með vernd Takmarkanir gilda um eyðingu verkþátta til að vernda gögn verksins.

Mikilvægir reitir verkþátta

Þetta eru helstu reitirnir sem þú sérð þegar þú stofnar verkþátt eða breytir honum:

Nafn (nauðsynlegt) Nafnið sem auðkennir verkþáttinn alls staðar í kerfinu. Notaðu skýr og lýsandi nöfn, t.d. „Kröfugreining“ eða „Ritun lokaskýrslu“, svo að allir sjái strax um hvað verkþátturinn snýst.

Stofnað Dagsetningin sem verkþátturinn var stofnaður. Kerfið fyllir reitinn út sjálfkrafa og ekki er hægt að breyta honum.

Staða Segir til um hvort verkþátturinn er Opið, Lokað eða Læst. Þú getur breytt stöðunni í eyðublaðinu Breyta verkþætti.

Lýsing Textasvæði þar sem þú getur útskýrt hvað verkþátturinn felur í sér, hvaða afurðum er skilað og gefið sérstakar leiðbeiningar.

Reikningsfærist ekki Hakreitur sem merkir verkþáttinn sem innri vinnu sem ekki á að rukka viðskiptavini fyrir. Notaðu hann t.d. fyrir innri fundi, þjálfun eða stjórnunarverkefni.

Áætluð heildarupphæð Fjárhagsáætlun verkþáttarins, þ.e. upphæðin sem honum er úthlutað í gjaldmiðli verksins. Kerfið ber útgjöld saman við áætlunina og lætur þig vita þegar þau nálgast hana eða fara fram úr henni.

Tímaáætlun Áætlaður fjöldi klukkustunda sem verkþátturinn ætti að taka. Eftir því sem teymið skráir tíma sérðu hve mikið af áætluninni hefur verið notað og hve mikið er eftir.

Rammasamningur Ef vinnan fellur undir rammasamning með föstum töxtum velurðu hann hér. Þannig eru réttir taxtar notaðir við reikningagerð. Viðvörun: Ef skipt er um rammasamning uppfærast taxtar á óreikningsfærðum tímafærslum, en færslur sem þegar hafa verið reikningsfærðar haldast óbreyttar.

Greiðandi Viðskiptavinurinn sem verður rukkaður fyrir verkþáttinn. Þannig sérðu fyrir hvaða viðskiptavin hver hluti vinnunnar er unninn.

Tengiliðir Einstaklingar sem tengjast verkþættinum. Bættu við tengiliðum til að sýna hverjir taka þátt eða eiga að fá upplýsingar um framvindu.

Nauðsynleg færni Ef verkþátturinn krefst tiltekinnar færni eða vottana velurðu hana hér. Það auðveldar að úthluta verkinu á réttan aðila.

Ábyrgðaraðili Sá sem ber ábyrgð á að stýra verkþættinum eða ljúka honum. Skýr úthlutun hjálpar öllum að vita hvar ábyrgðin liggur.

Hefst / Endar Upphafs- og lokadagsetning verkþáttarins. Dagsetningarnar nýtast við tímasetningu vinnu og til að sjá hvort hún sé á áætlun.

Yfirverkþáttur Ef verkþátturinn er hluti af stærri verkþætti velurðu yfirverkþáttinn hér. Þannig verður til stigveldi sem auðveldar skipulag flókinna verka. Ábending: Hægt er að raða verkþáttum í mörg stig. Yfirverkþáttur getur haft undirverkþætti, sem geta haft sína eigin undirverkþætti, og svo framvegis.

Undanfarar Verkþættir sem þarf að ljúka áður en þessi getur hafist. Með undanförum tryggirðu að vinnan fari fram í réttri röð.

Eftirfarar Verkþættir sem geta ekki hafist fyrr en þessum er lokið. Eftirfarar hjálpa þér að skipuleggja næstu skref.

Finna og stjórna verkþáttum

Skoða verkþætti verks

Allir verkþættir verks birtast í hlutanum Verkþættir á verksíðunni.

Hver lína í listanum sýnir:

• Nafn og númer verkþáttarins (talan í svigunum er auðkennisnúmer verkþáttarins)
• Lýsinguna undir nafninu
• Klukkustundirnar sem hafa verið skráðar, undir Skráð í dálkinum Klst. (strik þýðir að enginn tími hefur verið skráður)
• Hnappana Kjör og Breyta

Í haus hlutans eru einnig hnapparnir Breyta áætlunum, Nýr reikningsflokkur verkþáttar og Stofna verkþátt.

Með stigastýringunum fyrir ofan listann geturðu opnað eða fellt saman undirverkþætti. Örvarnar (Draga saman á 1. stig, Sýna einu stigi minna, Sýna einu stigi meira og Sýna öll stig) færa þig upp og niður stigveldið og stigavalið Stig sýnir hvar þú ert (t.d. „Stig 1 af 1“). Línan Samtals neðst leggur saman skráðar klukkustundir (og áætlanir þegar þær eru sýndar).

Dálkarnir fyrir tímaáætlun og fjárhagsáætlun birtast aðeins ef að minnsta kosti einn verkþáttur verksins hefur slíka áætlun. Ef enginn verkþáttur hefur fjárhagsáætlun birtist sá dálkur til dæmis ekki.

Breyta verkþætti

1. Finndu verkþáttinn í hlutanum Verkþættir á verkinu

2. Smelltu á Breyta við hliðina á verkþættinum

3. Eyðublaðið Breyta verkþætti opnast með öllum núverandi upplýsingum

   

4. Gerðu breytingarnar

5. Smelltu á Vista verkþátt til að vista þær

Ábending: Ef verkþátturinn er undirverkþáttur geta sumir reitir verið óvirkir í eyðublaðinu, því að þeir erfast frá yfirverkþættinum.

Stjórna kjörum verkþáttar

1. Smelltu á Kjör við hliðina á verkþættinum til að stilla reikningstaxta sem gilda sérstaklega fyrir hann.

   

   Í glugganum Breyta kjörum í setur þú Fast verð fyrir hverja tegund (Tími, Akstur, Vara, Dagpeningar og Kostnaður), bæði fyrir verkið og verkþáttinn. Þar er líka taflan Taxtar og kjör sem sýnir taxtana sem eru notaðir í verkinu. Smelltu á Vista kjör til að vista breytingarnar.

2. Ef tengja þarf verkþáttinn við taxta rammasamnings velurðu rammasamninginn í reitnum Rammasamningur á verkþættinum. Þá gilda umsamdir taxtar.

Stjórna áætlunum verkþátta

Smelltu á Breyta áætlunum í haus hlutans Verkþættir til að setja heildaráætlun verksins og áætlun hvers verkþáttar. Í glugganum kemur fram að ekki er hægt að setja áætlanir á yfirverkþátt og undirverkþætti hans á sama tíma.

Flokka verkþætti saman til reikningagerðar

Smelltu á Nýr reikningsflokkur verkþáttar í haus hlutans Verkþættir til að reikningsfæra tiltekna verkþætti saman, aðskilið frá öðrum hlutum verksins.

Í glugganum fyllirðu út:

• Nafn (nauðsynlegt): Heiti reikningsflokksins
• Tilvísunarnúmer kaupanda: Númer sem kemur frá viðskiptavininum og er notað í bókhaldi hans
• Verkþættir: Verkþættirnir sem eru reikningsfærðir saman. Undirverkþættir fylgja yfirverkþætti sínum. Hver verkþáttur getur aðeins verið í einum flokki, svo ef þú velur verkþátt sem er þegar í öðrum flokki færist hann yfir í þennan.

Smelltu á Vista reikningsflokk verkþáttar til að stofna flokkinn.

Fylgjast með áætlunum verkþátta

Þegar tími eða kostnaður hefur verið skráður á verkþátt birtast áætlunarupplýsingar í verkþáttalistanum:

• Skráð: Heildarfjöldi klukkustunda sem skráðar hafa verið á verkþáttinn (undir dálkinum Klst.)
• Tímaáætlun: Áætlaðar klukkustundir (birtist aðeins ef áætlun hefur verið sett)
• Fjárhagsáætlun: Útgjöld borin saman við áætlunina (birtist aðeins ef áætlun hefur verið sett)

Ábending: Smelltu á skráðu klukkustundirnar til að sjá alla reikningsfæranlega liði verkþáttarins (tímafærslur, kostnað o.s.frv.).

Eyða verkþætti

1. Smelltu á Breyta við verkþáttinn

2. Smelltu á Eyða neðst í eyðublaðinu

3. Glugginn Eyða verkþætti opnast með spurningunni „Ertu viss um að þú viljir eyða þessum verkþætti?“ Smelltu á Staðfesta til að eyða verkþættinum eða á Hætta við til að hætta við

   

Viðvörun: Ekki er hægt að eyða sumum verkþáttum ef tengd gögn eru skráð á þá. Þannig verndar kerfið gögn verksins gegn því að glatast fyrir slysni.

Nýta gögn verkþátta til að ná árangri

Fylgjast með framvindu og áætlunum

Verkþættir hjálpa þér að svara mikilvægum spurningum um verkin þín:

• Hvaða verkþættir eru innan áætlunar? Sjáðu í fljótu bragði hvaða hlutar verksins ganga samkvæmt áætlun
• Hvar förum við fram úr áætlun? Rauðir áætlunarvísar sýna strax hvar kostnaður er hærri en gert var ráð fyrir
• Hve mikil vinna er eftir? Berðu skráðar klukkustundir saman við tímaáætlun til að meta hve mikil vinna er eftir
• Erum við á áætlun? Berðu upphafs- og lokadagsetningar verkþátta saman við daginn í dag

Tengja vinnu við verkþætti

Þegar teymið skráir tíma eða bætir við kostnaði getur það valið hvaða verkþætti vinnan tilheyrir. Þessi tenging gerir þér kleift að:

• Sjá alla reikningsfæranlega liði tiltekins verkþáttar með því að smella á skráðu klukkustundirnar
• Gera reikninga þar sem kostnaður er sundurliðaður eftir verkþáttum
• Sjá hvaða hlutar verks eru tímafrekastir eða dýrastir

Einnig er hægt að tengja verkefni við verkþátt. Í eyðublaði verkefnisins notarðu reitinn Activity til að tengja það við verkþátt í verkinu sem er valið (sjá Gögn – Verkefni).

Skýrslur

Gögn verkþátta skila sér í ýmsar skýrslur í Manor:

• Vinnuskýrslur: Sýna tíma og kostnað flokkað eftir verkþáttum
• Afkomugreining: Ber saman áætlaðan og raunverulegan kostnað hvers verkþáttar
• Framvindugreining: Sýnir stöðu verkþátta miðað við tímaáætlun

Til að opna skýrslurnar ferðu á verksíðuna og smellir á Afkomugreining, Framvindugreining eða Vinnuskýrsla.

Taxtar rammasamnings

Ef verkþáttur er tengdur við rammasamning notar kerfið sjálfkrafa umsamda taxta þegar reikningsupphæðir óreikningsfærðra tímafærslna eru reiknaðar. Þannig er verðlagning samræmd og samningar við viðskiptavini virtir.

Góðar venjur

Notaðu skýr nöfn Gefðu verkþáttum nöfn sem allir í teyminu skilja strax. „Hönnun forsíðu vefsins“ er betra en „Hönnunarvinna“.

Settu raunhæfar áætlanir Gefðu þér tíma til að áætla klukkustundir og kostnað vandlega. Nákvæmar áætlanir hjálpa þér að koma snemma auga á vandamál og halda verkum arðbærum.

Haltu lýsingum uppfærðum Ef umfang verkþáttar breytist skaltu uppfæra lýsinguna svo að allir hafi nýjustu upplýsingarnar.

Farðu reglulega yfir stöðu áætlana Athugaðu stöðu áætlana verkþátta að minnsta kosti vikulega. Ef þú grípur frávik snemma hefurðu tíma til að bregðast við.

Notaðu undanfara og eftirfara af skynsemi Tengdu verkþætti sem undanfara og eftirfara þegar röðin skiptir raunverulega máli. Þannig kemurðu í veg fyrir að vinna hefjist of snemma.

Flokkaðu skylda vinnu saman Notaðu yfirverkþætti og undirverkþætti til að skipuleggja flókin verk. Þá er auðveldara að sjá heildarmyndina og kafa ofan í smáatriðin þegar þörf er á.