Greiningarleiðbeiningar

Yfirlit

Greining er sérstakur hluti í aðalvalmyndinni. Þar sérðu reikningsfæranlega vinnu í gröfum, sundurliðaða eftir áunnum tekjum, reikningsfærðum tekjum og tímum. Í hlutanum Gögn eru einstakar færslur birtar í listum. Greining tekur þær saman í gröf og sundurliðunartöflur eftir starfsmanni, viðskiptavini, verki, deild og fleiri þáttum.

Notaðu Greiningu til að:

• Skilja fjárhagslega og rekstrarlega frammistöðu í reikningsfæranlegri vinnu
• Bera saman áunnar tekjur og reikningsfærðar tekjur
• Fylgjast með því hvernig vinnustundir skiptast innan fyrirtækisins
• Finna þá viðskiptavini, verk og starfsmenn sem skila mestum tekjum

Aðgangur að Greiningu

1. Smelltu á Greining í aðalvalmyndinni. Undirvalmyndin opnast og sýnir þrjár sýnir.
2. Veldu eina þeirra:
   • Tekjur áunnar: allar skráðar reikningsfæranlegar færslur, bæði reikningsfærðar og óreikningsfærðar
   • Tekjur reikningsfærðar: aðeins það sem hefur verið reikningsfært á viðskiptavini
   • Tímar: skráðar vinnustundir í stað fjárhæða, með flipum fyrir unna tíma, vinnustundir til greiðslu, greiðsluhlutfall, meðalverð og samdægurshlutfall

Hver sýn opnast á yfirstandandi almanaksári, sundurliðuð eftir mánuðum.

Tekjur áunnar

Tekjur áunnar sýnir verðmæti alls sem hefur verið skráð á verk, hvort sem það hefur verið reikningsfært eða ekki. Þar er bæði reikningsfærð og óreikningsfærð vinna meðtalin.

Flipar fyrir tegund færslu

Flipalistinn vinstra megin á síðunni skiptir allri sýninni á milli tegunda færslna. Samtals er sjálfgefið valið.

• Samtals: allar tegundir færslna samanlagt
• Tímar: aðeins tímafærslur
• Akstur: aðeins akstursfærslur
• Vörur: aðeins vörur
• Kostnaður: aðeins kostnaður
• Dagpeningar: aðeins dagpeningafærslur

Síur

Smelltu á Hreinsa síur til að setja allar síur aftur á sjálfgefin gildi.

Spjaldið Samtals

Spjaldið fyrir neðan síurnar sýnir heildartölu fyrir valið tímabil og síur:

• Samtals: heildartalan fyrir valið tímabil og virkar síur
• Graf: þróunin yfir valið tímabil
• Dagar / Vikur / Mánuðir / Ár: tenglar fyrir tímaeiningu beint fyrir neðan grafið. Mánuðir er sjálfgefið.

Sundurliðunartöflur

Fyrir neðan grafið eru tekjurnar sundurliðaðar eftir:

• Starfsmaður: hver aflaði teknanna
• Viðskiptavinur: frá hvaða viðskiptavinum tekjurnar komu
• Verk: hvaða verk lögðu til teknanna
• Gjaldmiðill: skipting tekna eftir gjaldmiðli
• Reikningsfært: hve mikið hefur verið reikningsfært og hve mikið er óreikningsfært
• Deild: tekjur eftir deild verkstjórnanda
• Verkstjórnandi: hver stýrir verkunum sem skila tekjunum
• Tegund færslu: skipting í tíma, akstur, vörur, kostnað og dagpeninga

Tekjur reikningsfærðar

Tekjur reikningsfærðar sýnir aðeins tekjur sem hafa verið reikningsfærðar á viðskiptavini. Óreikningsfærð vinna er ekki meðtalin og því endurspeglar sýnin raunverulega reikningsfærða veltu. Heildartalan er merkt innheimtar tekjur.

Síur

Sundurliðunartöflur

Reikningsfærðar tekjur eru sundurliðaðar eftir:

• Starfsmaður
• Viðskiptavinur
• Tegund færslu: allar tekjur af fastagjöldum eru flokkaðar saman sem fastagjöld
• Verkstjórnandi
• Debet eða kredit: skipting eftir tegund reiknings

Ef engar færslur eru á völdu tímabili birtast skilaboðin „Engin gögn eru til frá þessu tímabili.“

Lykilinnsýn: Tekjur áunnar að frádregnum tekjum reikningsfærðum eru verðmæti vinnu sem hefur verið skráð en ekki enn reikningsfærð. Ef bilið er viðvarandi stórt hefur reikningagerð dregist aftur úr.

Tímar

Tímar mælir skráðar vinnustundir frekar en verðmæti þeirra. Þannig sérðu hvernig tímanum er varið innan fyrirtækisins.

Tímaflipar

Flipalistinn vinstra megin á síðunni skiptir á milli mælikvarða. Unnir tímar er sjálfgefið valið.

• Unnir tímar: allar skráðar vinnustundir
• Vinnustundir til greiðslu: vinnustundir skráðar á reikningsfæranlega vinnu
• Greiðsluhlutfall: hlutfall skráðra vinnustunda sem er reikningsfæranlegt
• Meðalverð: meðalverð á hverja skráða vinnustund
• Samdægurshlutfall: hlutfall tímafærslna sem voru skráðar sama dag og vinnan var unnin

Vinnustundir eru birtar í klst.

Síur

Sundurliðunartöflur

Vinnustundir og tímafærslur eru sundurliðaðar í eftirfarandi töflum:

• Fjöldi vinnustunda í hverju verki: hvaða verk tóku mestan tíma
• Fjöldi vinnustunda fyrir hvern viðskiptavin: vinnustundir á hvern greiðanda
• Fjöldi vinnustunda hvers starfsmanns: vinnustundir hvers og eins
• Fjöldi vinnustunda á hverjum taxta: skipting vinnustunda eftir taxta
• Fjöldi vinnustunda eftir deild verkstjórnanda: vinnustundir eftir deild
• Fjöldi vinnustunda eftir verkstjórnanda: vinnustundir flokkaðar eftir því hver stýrir verkinu
• Aldur tímafærslna við skráningu: hlutfallsleg skipting á því hve margir dagar liðu frá því að vinnan var unnin þar til tímafærslan var stofnuð (Samdægurs táknar færslur sem voru skráðar samdægurs). Taflan hjálpar til við að finna færslur sem voru skráðar löngu eftir að vinnan var unnin.
• Vinnustundir eftir hlutverki í verki: skipting vinnustunda eftir hlutverki notanda, t.d. verkstjórnendur á móti öðrum notendum

Að velja tímabil og tímaeiningu

Allar sýnir í Greiningu opnast á yfirstandandi almanaksári, sundurliðaðar eftir mánuðum. Efst í sýninni sést Tímabil ásamt tímastimplinum Greiningargögn síðast uppfærð.

Breyta tímabili

1. Smelltu á tímabilsvalið efst til hægri á síðunni, við hliðina á dagatalstákninu.
2. Í glugganum sem opnast geturðu annaðhvort slegið inn upphafs- og lokadagsetningu í dagsetningarreitina tvo eða valið flýtileið: tiltekinn dag, mánuð eða afstætt tímabil undir Fortíð eða Framtíð (t.d. Í gær, Í dag, Síðustu 3 mánuðir eða Næstu 12 mánuðir), eða tiltekið ár.
3. Smelltu á Samþykkja til að hlaða sýninni upp á nýtt, eða á Hætta við til að loka án breytinga.

Breyta tímaeiningu

1. Finndu tenglana Dagar / Vikur / Mánuðir / Ár beint fyrir neðan grafið.
2. Smelltu á einn þeirra til að breyta flokkuninni.

Grafið og allar sundurliðunartöflur uppfærast strax.

Gagnvirkar sundurliðunartöflur

Töflurnar fyrir neðan grafið eru meira en samantekt:

• Smelltu á nafn í töflu til að sía alla sýnina niður á viðkomandi starfsmann, viðskiptavin, verk eða aðra vídd.
• Smelltu á tengiltáknið við hlið viðskiptavinar eða verks (t.d. Fara á síðu verksins) til að opna viðkomandi færslu beint.
• Sumar töflur, t.d. Reikningsfært og Tegund færslu, eru eingöngu samantektir og hafa enga tengla til að kafa dýpra.

Greining, Gögn og Skýrslur

Túlkun gagna

Tekjur áunnar á móti reikningsfærðum

• Mikið bil (áunnar tekjur miklu hærri en reikningsfærðar): Vinna hefur verið unnin en ekki reikningsfærð. Fylgdu málinu eftir með reikningstillögum til að tryggja sjóðstreymið.
• Lítið bil: Reikningar eru gerðir jafnt og þétt.
• Áunnar tekjur jafngilda reikningsfærðum: Öll skráð vinna hefur verið reikningsfærð.

Framleiðni og nýting

• Notaðu flipana Unnir tímar og Vinnustundir til greiðslu til að bera saman vinnustundir starfsmanna.
• Skoðaðu Aldur tímafærslna við skráningu til að sjá hvort starfsmenn skrái tíma jafnóðum eða aðeins í lok mánaðar.
• Notaðu Samdægurshlutfall ásamt Aldri tímafærslna við skráningu sem einfaldan mælikvarða á aga í tímaskráningu.

Bestu venjur

1. Síaðu fyrst og kafaðu svo dýpra. Þrengdu niðurstöðurnar eftir deild eða viðskiptavini áður en þú smellir inn í einstakar sundurliðunartöflur.
2. Berðu saman áunnar og reikningsfærðar tekjur hlið við hlið. Opnaðu báðar sýnirnar til að koma auga á óreikningsfærðar stöður.
3. Athugaðu tímastimpilinn „Greiningargögn síðast uppfærð“. Greiningartölur eru reiknaðar í bakgrunnsferli og því getur tekið smástund þar til allra nýjustu færslurnar birtast.
4. Veldu viðeigandi tímaeiningu. Mánuði til að skoða þróun, en vikur eða daga þegar tiltekið tímabil er rannsakað.

Úrræðaleit

• Engin gögn birtast: Athugaðu hvort síurnar séu of þröngar og hvort reikningsfæranlegar færslur hafi verið skráðar á völdu tímabili.
• Tölur stemma ekki við reikningsfærðar fjárhæðir: Gakktu úr skugga um hvort þú sért að skoða Tekjur áunnar (óreikningsfærð vinna meðtalin) eða Tekjur reikningsfærðar, og athugaðu síuna Gjaldmiðill þegar gögn eru í fleiri en einum gjaldmiðli.
• Nýja færslu vantar: Greiningartölur eru uppfærðar í bakgrunni. Bíddu smástund og athugaðu tímastimpilinn Greiningargögn síðast uppfærð.
• Starfsmann eða verk vantar: Athugaðu hvort færslur hafi verið skráðar á völdu tímabili og hvort einhver virk sía útiloki viðkomandi.

Sjá einnig

• Gagnastjórnun: hlutinn Gögn, miðstöð einstakra færslna
• Greining: stutt yfirlit yfir Greiningu
• Skýrslur: formlegar skýrslur og útflutningur
• Yfirlit yfir stöður: óreikningsfærðar stöður sem eru tilbúnar til reikningagerðar