Hvað eru notendur?
Notendur eru þeir einstaklingar sem hafa aðgang að Manor og vinna í kerfinu. Notendaaðgangar ráða því hver getur skráð sig inn, hvað hver og einn getur séð og gert og hvernig vinna hans er skráð. Góð notendastjórnun tryggir öryggi, ábyrgð og viðeigandi aðgang fyrir alla í fyrirtækinu.
Af hverju skiptir notendastjórnun máli?
Með góðri notendastjórnun getur þú:
- Stýrt aðgangi: Tryggt að aðeins þeir sem hafa heimild komist inn í kerfið.
- Fylgst með vinnu: Tengt tímaskráningar, verkefni og aðgerðir við ákveðna einstaklinga.
- Úthlutað réttindum: Veitt notendum aðgang sem hæfir hlutverki þeirra.
- Haldið utan um vinnutíma: Fylgst með sveigjanlegum vinnutíma, fríum og vinnuskipulagi.
- Tengt þjónustur: Tengt notendur við ytri þjónustur eins og tölvupóst og dagatal.
- Gefið út rétta reikninga: Tryggt að útseldur tími hvers notanda fari með réttu vörunúmeri í bókhaldskerfið.
Stofna nýjan notanda
Til að stofna nýjan notanda:
-
Farðu í Kerfisstjórn → Notendur.
-
Smelltu á hnappinn Nýr notandi efst til hægri.
Við hliðina á honum er hnappurinn Stofna kerfisnotanda fyrir samtengingu kerfa. Hann opnar síðuna Kerfisnotendur og stofnar aðgang fyrir samtengingu kerfa, þ.e. aðgang sem er ekki ætlaður fólki, í stað venjulegs notanda fyrir starfsmann. Nánar er fjallað um þetta í Kerfisnotendur.
-
Fylltu út upplýsingar um notandann á forminu Nýr notandi sem opnast:
Skyldureitir:
- Nafn: Fullt nafn notandans.
- Netfang: Netfang sem notað er við innskráningu og fyrir tilkynningar.
- Hlutverk: Velja þarf að minnsta kosti eitt hlutverk (Starfsmaður er sjálfgefið valið).
- Upphafsverð: Upphaflegt tímaverð notandans (skyldureitur í hlutanum Taxti fyrir hvern starfsmann).
Aðrir mikilvægir reitir:
- Deild: Deildin sem notandinn tilheyrir (valkvætt).
- Tungumál: Tungumál viðmótsins hjá notandanum (sjálfgefið er Enska - English).
- Tímabelti: Tímabelti notandans.
- Starfshlutfall: Hlutfall af fullu starfi, notað í launaútreikningum.
- Daglegt markmið: Markmið um fjölda vinnustunda á dag (reiturinn sýnir 00:00 sem dæmi; sjálfgefið gildi er stillt í stillingum fyrirtækisins).
- Færnitegundir: Hér skráir þú þá færni sem á við notandann (Veldu færnitegund).
-
Fylltu út tengiliðaupplýsingar ef við á (valkvætt):
- Kennitala: Kennitala notandans.
- Upphafsstafir: Upphafsstafir notandans.
- Farsími: Farsímanúmer.
- Landlína: Númer í landlínu.
-
Stilltu persónulegan taxta í hlutanum Taxti fyrir hvern starfsmann:
- Kostnaðarverð: Kostnaðarverð sem notað er í mannaflaáætlun.
- Vörunúmer: Vörunúmerið sem fylgir þegar tími notandans er rukkaður (sjá Vörunúmer notenda).
-
Smelltu á Vista neðst á forminu. Ef þú vilt hætta við án þess að vista smellir þú á Hætta við.
Athugið: Þegar nýjum notanda er bætt við fær hann tölvupóst þar sem hann er boðinn velkominn og fær aðgang að þessu eintaki af Manor. Um leið stofnast áskrift og notandinn kemur fram á næsta reikningi. Til að segja upp áskrift notanda gerir þú hann óvirkan. Um þjónustuaðganga sem ekki eru ætlaðir fólki og ekki greiðist áskrift af má lesa í Kerfisnotendur.
Vörunúmer notenda
Vörunúmer er kóði sem bókhaldskerfið notar til að auðkenna það sem verið er að selja. Manor sendir vörunúmer með hverri reikningslínu svo bókhaldskerfið geti bókað söluna á rétta vöru. Dagar og klukkustundir sem notendur skrá eru rukkuð sem tími og því skiptir máli að vörunúmer fyrir tíma sé rétt.
Notandi hefur ekki eigið vörunúmer. Klukkustundirnar sem notandi skráir eru rukkaðar á ákveðnum taxta og vörunúmerið kemur frá þeim taxta. Hægt er að stýra vörunúmerinu á tvo vegu:
-
Taxti fyrir hvern starfsmann (á hvern notanda): Þegar kveikt er á persónulegum töxtum hefur hver notandi sinn eigin taxta. Hlutinn Taxti fyrir hvern starfsmann á notendaforminu (Upphafsverð, Kostnaðarverð og Vörunúmer) tilheyrir þeim taxta. Vörunúmerið sem þú skráir þar gildir um tíma sem rukkaður er á persónulegum taxta notandans. Ef reiturinn er tómur notar Manor sjálfgefið vörunúmer fyrir tíma.
-
Taxti notandans (eftir taxta eða deild): Ef notandinn er ekki á persónulegum taxta er tími hans rukkaður á þeim taxta sem við á, til dæmis hefðbundnum tímataxta. Vörunúmerið kemur þá frá þeim taxta eða frá vörunúmeri sem er sérstaklega skráð fyrir deildina. Töxtum og vörunúmerum þeirra er stýrt undir Stjórnun → Verð. Sjálfgefin vörunúmer fyrir allar tegundir, til dæmis Vörunúmer v/vinnu, eru stillt undir Stjórnun → Verð → Stillingar í glugganum Taxtar.
Athugið: Hlutinn Taxti fyrir hvern starfsmann, þar á meðal reiturinn Vörunúmer, birtist aðeins á notendaforminu þegar kveikt er á persónulegum töxtum. Þá stillingu finnur þú undir Stjórnun → Verð → Stillingar. Þegar slökkt er á henni er taxti notandans valinn úr hefðbundnu töxtunum og vörunúmerið kemur frá þeim.
Af hverju skipta vörunúmer máli?
Bókhaldstengingar eins og DK og Regla gera kröfu um vörunúmer á hverri reikningslínu. Ef vörunúmer sem krafist er vantar sendir Manor reikninginn ekki í bókhaldskerfið og birtir viðvörun, til dæmis efnislega á þessa leið:
Þessi stilling hefur ekki verið sett: Vörunúmer v/vinnu
Gakktu úr skugga um að vörunúmerin séu stillt áður en þú gefur út reikninga. Nánari upplýsingar eru í Tenging við DK, Tenging við Reglu og Umsjón með töxtum.
Hvað þú getur gert við notendur
Úthlutað hlutverkum
Stýrt því hvað hver notandi getur séð og gert með réttindum sem fylgja hlutverkum.
Haldið utan um sveigjanlegan vinnutíma
Stillt yfirdráttarmörk, hámarksstöðu og upphafsstöðu í tímaskráningu.
Tengt ytri þjónustur
Tengt notendur við Box, Outlook og Google til að vinnan gangi hnökralaust.
Skráð starfsupplýsingar
Haldið utan um deildir, stöður og starfshlutfall.
Mikilvægir reitir notenda
Nafn Fullt nafn notandans, notað til auðkenningar og í skýrslum.
Netfang Notað við innskráningu, fyrir tilkynningar og þegar lykilorð er endurstillt.
Hlutverk Ráða réttindum og aðgangi notandans í kerfinu. Hefðbundin hlutverk eru Starfsmaður, Stjórnandi og Kerfisstjóri.
Deild Deildin sem notandinn tilheyrir.
Staða Staða notandans eftir starfsreynslu, notuð í mannaflaáætlun og skýrslum. Stöðum er stýrt undir Stjórnun → Stöður. Staða er ekki hluti af forminu Nýr notandi.
Starfshlutfall Hlutfall af fullu starfi, notað í launaútreikningum.
Daglegt markmið Markmið um fjölda vinnustunda á dag fyrir tiltekinn notanda, sýnilegt á yfirlitsmynd.
Upphafsverð Tímaverðið sem notað er við reikningagerð og í skýrslum.
Vörunúmer Kóðinn sem auðkennir tíma notandans í bókhaldskerfinu. Vörunúmerið tilheyrir persónulegum taxta notandans þegar kveikt er á persónulegum töxtum. Annars kemur það frá þeim taxta sem tími notandans er rukkaður á.
Finna og stjórna notendum
Að finna notendur
Notaðu síurnar á síðunni Notendur til að finna notendur eftir:
- Hraðleit: Leit eftir nafni eða öðrum texta.
- Gerð notanda: Síun eftir tegund notanda (til dæmis Allir notendur, starfsmenn eða kerfisnotendur).
- Fyrirtæki og deild: Síun eftir fyrirtæki eða deild (sjálfgefið: Öll fyrirtæki og deildir).
- Virkt: Sýnir virka notendur, óvirka eða bæði (sjálfgefið: Bæði virkir og óvirkir).
- Hlutverk: Síun eftir hlutverki (sjálfgefið: Öll hlutverk).
- Starfshlutfall: Síun eftir starfshlutfalli (sjálfgefið: Öll starfshlutföll).
Með Hreinsa síur fjarlægir þú allar síur og með Sækja getur þú sótt notendalistann.
Að breyta notendum
- Smelltu á nafn notandans í listanum.
- Uppfærðu upplýsingarnar eftir þörfum.
- Smelltu á Vista.
Að gera notendur virka eða óvirka
Þú getur gert notendur virka eða óvirka beint úr notendalistanum. Í dálkinum Virkur sérðu hvaða notendur eru virkir. Þegar notandi er gerður óvirkur fellur áskrift hans niður.
Nýttu notendagögnin
Aðgangsstýring
Gættu þess að réttindi notenda hæfi hlutverkum þeirra.
Tímaskráning
Tengdu tímafærslur við rétta notendur svo skýrslur verði nákvæmar.
Tenging við launakerfi
Starfsupplýsingar notenda nýtast í launaútreikningum.
Teymisstjórnun
Fáðu yfirsýn yfir samsetningu teyma eftir deildum og stöðum.
Bestu venjur
Notaðu netföng fyrirtækisins Skráðu netföng sem eru á léni fyrirtækisins.
Veldu viðeigandi hlutverk Veittu notendum aðeins þau réttindi sem þeir þurfa í starfi sínu.
Haltu stöðu notenda réttri Gerðu aðganga óvirka strax og starfsfólk hættir. Það kemur í veg fyrir óheimilan aðgang og stöðvar áskriftina.
Stilltu raunhæf dagleg markmið Skráðu markmið um vinnustundir á dag svo tímaskráning og skýrslur verði nákvæmar.
Skráðu breytingar á hlutverkum Haltu utan um hvenær réttindi notenda breytast, til dæmis vegna endurskoðunar.
Farðu reglulega yfir aðgang notenda Athugaðu reglulega hvort hlutverk og réttindi notenda samræmist enn starfsskyldum þeirra.
Stilltu vörunúmer fyrir tíma Gakktu úr skugga um að vörunúmer fyrir tíma sé stillt, annaðhvort á persónulegum taxta hvers notanda eða sem Vörunúmer v/vinnu undir Stjórnun → Verð → Stillingar. Annars geta DK og Regla ekki bókað reikninga sem innihalda tíma.