Launastillingar fyrirtækis

Inngangur

Laun fyrirtækis eru stillt á tveimur stöðum:

• Stillingar launatímabils: hvernig launatímabil eru uppbyggð, væntanlegur vinnutími, virkni tímabanka, stöðumörk og meðferð útskuldunarhlutfalls. Þessar stillingar gilda um alla starfsmenn fyrirtækisins.
• Launareglur: hvaða verk og verkþættir tákna leyfi eða aðra sérstaka flokka tíma og hvaða launaliðir eru notaðir við útflutning launagagna.

Hvort tveggja skiptir aðeins máli ef kveikt er á launaeiginleikanum hjá fyrirtækinu. Kveikt er á launum undir Stjórnun > Stillingar > Eiginleikar > Virkja laun (valkostir: Ekki virkt, Virkt og Virkt með launavinnslum). Þegar kveikt hefur verið á launum birtist hlutinn Laun í aðalvalmyndinni ásamt tenglunum Stillingar og Launareglur.

Athugið: Þessar launastillingar fyrirtækis stjórna ekki staðfestingu stjórnenda á tímum (þar sem stjórnandi staðfestir skráða tíma starfsmanna sinna). Sú virkni er sett upp við uppsetningu kerfisins af hýsingaraðila Manor eða kerfisstjóra, og enginn rofi er fyrir hana í notendaviðmótinu.

Stillingar launatímabils opnaðar

1. Farðu í Stjórnun > Fyrirtæki.
2. Smelltu á línu fyrirtækisins til að opna upplýsingasíðu þess.
3. Skrunaðu niður að spjaldinu Stillingar launatímabils.
4. Smelltu á Breyta til að opna stillingagluggann.

Glugginn heitir Stillingar launatímabils: [nafn fyrirtækis] og honum er skipt í þrjá hluta í þessari röð: Stillingar tímabils, Tímabankastillingar og Útskuldunarhlutfall. Smelltu á Vista til að vista breytingar, eða lokaðu glugganum með X-hnappnum án þess að vista.

Uppsetning tímabils

Fyrsti dagur tímabils

Sjálfgefið: 1

Dagur mánaðarins sem hvert launatímabil hefst á. Dæmi:

• Veldu 1 ef tímabilin ná frá 1. degi til loka hvers mánaðar.
• Veldu 15 ef tímabilin ná frá 15. degi eins mánaðar til 14. dags þess næsta.

Síðasti dagur tímabils

Sjálfgefið: 31

Dagur mánaðarins sem launatímabilinu lýkur á. Hjálpartexti: „Tímabili lýkur daginn áður en það næsta hefst.“

Ef tímabil ná ekki yfir heilan almanaksmánuð (t.d. frá 15. til 14.) er síðasti dagurinn í samræmi við það. Reiturinn er reiknaður út frá Fyrsti dagur tímabils og er aðeins til lestrar.

Dagvinnutímar á dag

Fjöldi klukkustunda sem ætlast er til að starfsmenn vinni á dag. Þetta gildi:

• er notað til að reikna væntanlegar klukkustundir launatímabila,
• ákvarðar hvenær starfsmenn hafa unnið yfirvinnu,
• hefur áhrif á útreikning stöðu í tímabanka.

Sláðu til dæmis inn 8 fyrir átta stunda vinnudag eða 7,5 fyrir 7,5 stunda vinnudag. Ef reiturinn er tómur eða 0 er enginn væntanlegur dagvinnutími skilgreindur.

Þegar nýtt gildi er vistað hér er vinnuskylda allra launatímabila sem fyrir eru endurreiknuð. Sjá Endurreikningur núverandi launatímabila hér að neðan.

Athugið: Þetta er lengd vinnudags frá sjónarhóli launa. Hún er ekki það sama og daglegt markmið fyrirtækis og notanda (mælikvarði á yfirlitsborði) eða vinnutími dagatals og Skrifstofutími fyrirtækisins (sem stjórna tímaramma dagatalsins). Sjá Lengd vinnudags um hvernig allar stillingar vinnutíma tengjast og hvaða áhrif þær hafa á dagatöl og tímaskráningu.

Vinnutímar á föstudögum

Sjálfgefið: Ekki stillt (föstudagar nota Dagvinnutímar á dag)

Valkvætt gildi sem kemur í stað venjulegs vinnutíma á föstudögum. Ef það er stillt gildir það á föstudögum í stað Dagvinnutímar á dag. Hjálpartexti: „Ef þetta er stillt, mun það hnekkja daglegum vinnutímum fyrir föstudaga. Skildu eftir tómt til að nota venjulega dagvinnutíma fyrir alla daga, þar með talið föstudaga.“

Þetta hentar fyrirtækjum með styttri föstudaga, til dæmis 6 stunda föstudag.

Mikilvægt: Jafnvel þótt föstudagsgildi hafi ekki verið stillt sýnir reiturinn 0 í breytingaglugganum (á meðan spjaldið á síðu fyrirtækisins sýnir - fyrir óstillt gildi). Ef glugginn er vistaður á meðan reiturinn sýnir 0 er 0 vistað sem sérstakt föstudagsgildi. Þá fá föstudagar enga væntanlega tíma og vinnuskylda allra tímabila getur lækkað verulega. Til að halda venjulegum dagvinnutímum á föstudögum skaltu tæma reitinn alveg áður en þú vistar. Ekki skilja 0 eftir í reitnum.

Endurreikningur núverandi launatímabila

Þegar launastillingarnar eru vistaðar hefur það ekki aðeins áhrif á tímabil sem stofnuð eru eftir það. Vinnuskylda (væntanlegir tímar) allra launatímabila sem þegar eru til hjá fyrirtækinu er endurreiknuð. Það á jafnt við um liðin, yfirstandandi og framtíðartímabil, og bæði lokuð og opin tímabil. Manor reiknar hvert tímabil upp á nýtt út frá núgildandi Dagvinnutímar á dag og Vinnutímar á föstudögum. Helgar og frídagar fyrirtækisins fá áfram 0 klukkustundir.

Því breytir hvor vinnutímareiturinn sem er þeirri vinnuskyldu sem þegar birtist í yfirlitinu Laun, sem og gildum hvers dags á spjaldinu Vinnuskylda í tímabilinu. Dæmi: Ef Dagvinnutímar á dag eru 8 og ekkert föstudagsgildi er stillt, er vinnuskylda mánaðar með 22 virkum dögum, þar af 4 föstudögum, 176 klukkustundir:

• Ef Vinnutímar á föstudögum eru stilltir á 6 lækkar hún í 168 klukkustundir (4 föstudagar × 2 klukkustundum minna).
• Ef Vinnutímar á föstudögum eru stilltir á 0 lækkar hún í 144 klukkustundir (4 föstudagar × 8 klukkustundum minna).

Umsjón tímabila

Fjöldi framtíðarlaunatímabila

Sjálfgefið: 1

Hversu mörg framtíðarlaunatímabil eiga alltaf að vera til. Hjálpartexti: „Hversu langt fram í tímann á að stofna launatímabil?“

• 0: Engin framtíðartímabil eru stofnuð fyrir fram og bæta þarf tímabilum við handvirkt.
• 1: Eitt framtíðartímabil er alltaf til staðar.
• 2+: Nokkur framtíðartímabil eru alltaf til staðar.

Ef fjöldinn er hækkaður bætast ný tímabil við þar til stilltum fjölda er náð. Ef hann er lækkaður eru öftustu (nýjustu) framtíðartímabilin fjarlægð þannig að aðeins stilltur fjöldi verði eftir. Hvorki er birt viðvörun né beðið um staðfestingu.

Manor fjarlægir aðeins tímabil á meðan enginn í tímabilinu sem á að fjarlægja hefur staðfest tíma sína. Um leið og einhver notandi í síðasta (nýjasta) framtíðartímabilinu hefur staðfest, annaðhvort sjálfur eða í gegnum stjórnanda, hættir Manor að fjarlægja og heldur öllum tímabilum sem eftir eru. Það gildir jafnvel þótt framtíðartímabilin séu þá fleiri en stilltur fjöldi. Til að fækka þeim frekar þarf fyrst að fella þær staðfestingar niður, eða breyta fjöldanum aftur þegar tímabilið er ekki lengur framtíðartímabil.

Sjá Launatímabil um hvaða áhrif þetta hefur á lista launatímabila.

Leyfa staðfestingu á liðnum launatímabilum

Sjálfgefið: Nei (valkostir Nei / Já)

Hjálpartexti: „Notendur geta staðfest núverandi og framtíðar launatímabil í prófílssvæði sínu. Þessi stilling heimilar þeim einnig að staðfesta liðin launatímabil.“

Þessi stilling ræður því hvort starfsmenn geta staðfest launatímabil sem þegar er lokið. Hún er í hlutanum Stillingar tímabils, beint fyrir neðan Fjöldi framtíðarlaunatímabila.

• Nei (sjálfgefið): Starfsmenn geta aðeins staðfest yfirstandandi og framtíðarlaunatímabil. Þegar lokadagur tímabils er liðinn getur starfsmaðurinn ekki lengur staðfest óstaðfest tímabil á prófílsvæði sínu.
• Já: Starfsmenn geta einnig opnað og staðfest liðin tímabil sem hafa ekki verið staðfest, á prófílsvæði sínu.

Sjá Staðfesting eigin tíma um ferlið frá sjónarhóli starfsmanns.

Uppsetning tímabanka

Tímabanki gerir starfsmönnum kleift að leggja aukatíma inn sem inneign í stað þess að fá greidda yfirvinnu og taka þá tíma síðar út sem launað frí.

Virkja tímabanka

Sjálfgefið: Slökkt (valkostir Slökkt / Virkur tímabanki / Óvirkur tímabanki)

Hjálpartexti: „Tímabanki gerir starfsmönnum kleift að geyma yfirvinnutíma í stað þess að fá þá greidda. Síðar má taka sömu tíma út sem frí með því að skrá tíma á þar til gert innanhússverk.“

• Slökkt: Tímabanki er ekki í boði og öll yfirvinna er greidd.
• Virkur tímabanki: Starfsmenn leggja yfirvinnustundir sérstaklega inn og taka þær síðar út á úttektarverk tímabanka. Innlagnir tengjast staðfestingu launatímabils. Hver notandi hefur stöðu í tímabanka sem takmarkast af yfirdráttarheimild (hversu langt staðan má fara undir núll) og hámarksstöðu (hversu mikið má safnast upp).
• Óvirkur tímabanki: Staða tímabankans er reiknuð sjálfkrafa út frá unnum tímum miðað við væntanlega tíma. Engin handvirk innlögn eða úttekt er til staðar og engin yfirdráttar- eða hámarksmörk eru á hvern notanda.

Sjálfgefið að leggja í tímabanka

Sjálfgefið: Nei (valkostir Nei / Já)

Hjálpartexti: „Ef þetta er valið mun staðfestingarglugginn opnast með sjálfvalið að leggja alla yfirvinnutíma í tímabanka.“

Ef stillingin er virk fyllist innlagnarreiturinn í staðfestingarglugga launa út með hámarksinnlögn sem leyfð er á tímabilinu. Starfsmaðurinn getur þó breytt upphæðinni áður en hann staðfestir. Ef stillingin er óvirk byrjar reiturinn í 0 og starfsmaðurinn slær inn upphæð handvirkt.

Sjálfgefin yfirdráttarheimild

Sjálfgefið: 0

Hjálpartexti: „Þetta verður sjálfgefin heimild þegar nýr notandi stofnast.“

Fjöldi klukkustunda sem staða notanda í tímabanka má fara undir núll (þ.e. hversu mikið hann má taka út umfram inneign). Gildið er sjálfgefið fyrir nýja notendur og hægt er að breyta því fyrir hvern starfsmann.

• 0: Enginn yfirdráttur. Notendur geta aðeins tekið út upp að raunverulegri stöðu.
• Jákvætt gildi: Notendur geta tekið út allt að þessum fjölda klukkustunda umfram stöðu sína.

Sjálfgefin hámarksstaða

Sjálfgefið: 0

Hjálpartexti: „Þetta verður sjálfgefin hámarksstaða þegar nýr notandi stofnast.“

Hámarksstaða sem notandi má hafa í tímabanka. Gildið er sjálfgefið fyrir nýja notendur og hægt er að breyta því fyrir hvern starfsmann.

• 0: Hámarksstaðan er núll og því er ekki hægt að safna eða leggja inn tíma í tímabanka.
• Jákvætt gildi: Notendur geta safnað allt að þessum fjölda klukkustunda í tímabanka.

Athugið: Þessi tvö gildi eru sjálfgefin fyrir nýja notendur. Hægt er að breyta mörkum einstakra notenda á prófíl notandans.

Stillingar útskuldunarhlutfalls

Þessar stillingar ráða því hvernig mismunandi tegundir tíma eru taldar við útreikning útskuldunarhlutfalls (hlutfalls vinnustunda sem eru reikningshæfar).

Undanskilið útskuldunarhlutfalli

Hjálpartexti: „Þessi verk eru undanskilin þegar útskuldunarhlutfall notenda er reiknað.“

Veldu verkin í fellilistanum (hægt er að velja fleiri en eitt). Tímaskráningar á þessi verk eru alveg undanskildar útreikningi og hvorki hækka né lækka útskuldunarhlutfallið. Notaðu þetta fyrir stjórnunarvinnu, þjálfun eða annan óreikningshæfan tíma sem á ekki að hafa áhrif á mælingar á útskuldunarhlutfalli.

Verkþættir sem reikningsfærast ekki

Valkostir: Telja með í útskuldunarhlutfalli (sjálfgefið) / telja sem óreikningshæfa vinnu

Hjálpartexti: „Skilgreinir hvort tími í verkþáttum sem eru undanskyldir reikningsfærslu telst reikningshæfur eða ekki reikningshæfur í útreikningi hlutfalls reikningshæfra tíma.“

Þegar verkþáttur í reikningshæfu verki er merktur sem undanskilinn reikningsfærslu ræður þessi stilling því hvernig tíminn er meðhöndlaður í útskuldunarhlutfallinu:

• Telja með í útskuldunarhlutfalli: Tíminn telst reikningshæf vinna.
• Telja sem óreikningshæfa vinnu: Tíminn telst óreikningshæf vinna.

Launareglur

Leyfi, verk í sérstökum flokkum, launaliðir og einingar eru stillt í sérstökum glugga, Launareglur, en ekki í glugganum Stillingar launatímabils hér að ofan. Hann er opnaður með tenglinum Launareglur efst í hlutanum Laun. Tengillinn Stillingar þar opnar stillingarnar hér að ofan.

Leyfi og sérstök verk

Hver lína tengir launaflokk (dálkurinn Tegund) við Verk (og eftir atvikum Verkþáttur) svo að tími sem þar er skráður flokkist rétt við launavinnslu. Tómir valreitir sýna Veldu verk og Veldu verkþátt. Dálkunum Launaliður og Telst til launa er lýst hér að neðan.

• Sumarfrí: tími sem skráður er á valið verk (eða verkþátt) flokkast sem sumarfrí.
• Launað leyfi: tími er merktur sem launað leyfi (t.d. vegna andláts ættingja eða kviðdómsstarfa). Starfsmenn fá greitt án þess að tíminn teljist til vinnustunda eða krafna um reikningshæfan tíma.
• Stytting vinnuvikunnar: tími vegna styttingar vinnuvikunnar, t.d. valkvæðs fyrirkomulags um færri vinnustundir.
• Tímabundnar færslur: verk fyrir bráðabirgðaskráningar eða skráningar í vinnslu. Yfirleitt þarf að ganga frá þeim áður en hægt er að staðfesta tíma.
• Veikindi / Veikindi (auka flokkur) / Veikindi barna: aðskildir veikindaflokkar fyrir lönd þar sem gerður er greinarmunur á þeim.
• Launalaust leyfi: tími flokkast sem launalaust leyfi og telst ekki til launa.
• Sérstaklega umsamið frí: sérstakur leyfisflokkur sem telst ekki til launa.
• Umönnun barna: tími flokkast sem fæðingar- eða foreldraorlof (þ.m.t. vegna ættleiðingar) og er meðhöndlaður samkvæmt stefnu fyrirtækisins. Sjá Eining umönnunar barna hér að neðan.
• Bakvaktarverk: tími á bakvakt fyrir fyrirtækið.
• Tímabanki: úttektarverk tímabanka, þar sem starfsmenn skrá úttektir úr tímabanka. Tími sem skráður er hér telst nýting á innlögðum tímum og lækkar stöðu starfsmannsins í tímabanka.

Dálkurinn Verkþáttur verður ekki virkur í línu fyrr en verk hefur verið valið, svo hægt sé að tilgreina tiltekinn verkþátt ef þörf krefur.

Línur fyrir launaliði

Eftirfarandi línur hafa hvorki verk né verkþátt. Þær innihalda aðeins launalið sem notaður er þegar launagögn eru flutt út í bókhaldskerfi. Allar eru merktar Telst til launa: Já.

• Launaliður dagvinnu: fyrir mánaðarlaun eða launaleiðréttingar.
• Launaliður aukadagvinnu: fyrir tíma sem unnir eru umfram væntanlegan tíma starfsmanns en undir fullu starfi.
• Launaliður yfirvinnustunda: fyrir tíma sem unnir eru umfram fullt starf.
• Launaliður tímabanka: fyrir tíma sem lagðir eru inn í tímabanka (virkur tímabanki).

Launaliðir annarra flokka eru skráðir beint í viðkomandi línu hér að ofan (t.d. launaliður orlofs í línunni Sumarfrí og launaliður úttektar úr tímabanka í línunni Tímabanki). Hafðu reitina tóma ef fyrirtækið flytur ekki gögn út í bókhaldskerfi sem krefjast þeirra.

Dagvinna

Valkostir: Frádráttur frá fullum launum (sjálfgefið) / Full laun

Hjálpartexti: „Veldu hvort Manor reiknar frádrátt frá fullri dagvinnu sem launakerfið reiknar, eða hvort öll dagvinnulaun koma úr Manor.“

Eining umönnunar barna

Valkostir: klukkustundir / mánuðir

Hjálpartexti: „Hvort umönnun barna er mælt í tímum eða mánuðum í launavinnslum.“

Sums staðar er gerð krafa um að fæðingarorlof sé skráð í mánuðum fremur en klukkustundum.

Athugið: Hjá fyrirtækjum í Noregi birtist einnig stilling fyrir einingu fæðingarorlofs (klukkustundir / mánuðir) með sömu valkostum.

Launalaus verk

Hjálpartexti: „Tími skráður á þessi verkefni verður undanskilinn að fullu frá launavinnslu og mun ekki teljast til vinnuskyldu.“

Veldu verkin sem eiga að vera alveg undanskilin launum. Skráningar á þessi verk hafa hvorki áhrif á væntanlegan vinnutíma, reikningshæfa tíma né launaútreikninga, og ekki þarf að staðfesta þær. Notaðu þetta fyrir tímaskráningu á stjórnunarverkefni eða skráningar sem eiga ekki að hafa áhrif á laun.

Góðar venjur

Skilgreindu tímabil vandlega: Veldu fyrsta og síðasta dag sem samræmast launahringrás fyrirtækisins og gildandi reglum.

Stilltu vinnutíma rétt: Réttir dagvinnutímar tryggja nákvæman útreikning yfirvinnu og stöðu. Mundu að breytingar á vinnutíma endurreikna vinnuskyldu allra launatímabila sem fyrir eru. Tæmdu reitinn Vinnutímar á föstudögum ef föstudagar eiga að fylgja venjulegum dagvinnutíma.

Tengdu leyfisverk rétt: Tengdu verk við hverja tegund leyfis til að fylgjast með því að farið sé að vinnulöggjöf og stefnu fyrirtækisins.

Veldu rétta gerð tímabanka: Notaðu Virkur tímabanki þegar starfsmenn eiga sjálfir að leggja inn og taka út yfirvinnu, og Óvirkur tímabanki þegar staðan á að reiknast sjálfkrafa.

Prófaðu stillingar tímabanka: Ef tímabanki er notaður skaltu prófa innlagnir og úttektir áður en hann er tekinn í notkun hjá starfsmönnum.

Farðu yfir launaliði: Gakktu úr skugga um að launaliðir passi við bókhaldslykla bókhaldskerfisins.

Kynntu breytingar: Láttu starfsmenn vita af breytingum á dagsetningum launatímabila eða vinnutíma til að forðast misskilning.

Tengd skjöl

• Lengd vinnudags: Uppsetning dagvinnutíma og áhrif hans á dagatöl og tímaskráningu
• Laun: Yfirlit yfir hlutann Laun
• Launatímabil: Umsjón með launatímabilum
• Launavinnslur: Keyrsla launavinnslna
• Ráðningartímabil: Ráðningarupplýsingar og kjör starfsmanna
• Fyrirtæki: Yfirlit yfir stillingar fyrirtækja