Hvað eru færslutegundir?
Færslutegundir eru þeir flokkar vinnu og kostnaðar sem hægt er að skrá í Manor og reikningsfæra viðskiptavinum. Hver tegund hefur sitt hlutverk og fyrir hverja þeirra er hægt að stilla taxta, álagningu og VSK-meðhöndlun. Saman mynda þær grunninn að tíma- og kostnaðarskráningu stofunnar.
Líttu á færslutegundir sem byggingareiningar reikningagerðarinnar. Allar unnar klukkustundir, allur útlagður kostnaður og allar afhentar vörur tilheyra einni af þessum tegundum.
Yfirlit yfir færslutegundir
Manor styður sjö megintegundir færslna:
| Tegund | Lýsing | Hentar best fyrir |
|---|---|---|
| Tímar | Unnar klukkustundir starfsmanna eða verktaka | Reikningsfærslu sérfræðiþjónustu, ráðgjafar og vinnu |
| Akstur | Ferðatími og flutningskostnaður | Reikningsfærslu ferðatíma og flutningskostnaðar |
| Kostnaður | Útlagður kostnaður sem stofan greiðir | Endurgreiðslu á útlögðum kostnaði starfsmanna og tilfærslu kostnaðar til viðskiptavina |
| Innkomnir reikningar | Reikningar frá birgjum sem fluttir eru inn úr ytri kerfum | Fylgiskjöl og tilvísanir vegna birgjakostnaðar að baki kostnaðarfærslum |
| Vörur | Seldar vörur, hugbúnaður eða þjónusta | Reikningsfærslu vegna vara sem eru seldar, afhentar eða leigðar út (leyfi) til viðskiptavina |
| Dagpeningar | Dagleg framfærsla á ferðalögum | Framfærslukostnað (máltíðir, gistingu) á vinnuferðum |
| Bunkar | Margar færslur saman í hóp | Að sameina mörg atriði á eitt verð |
Sex af þessum tegundum eru skráðar beint af notendum: Tímar, Akstur, Kostnaður, Vörur, Dagpeningar og Bunkar. Hægt er að komast í hverja þeirra úr Gögn í aðalvalmyndinni. Þar er einnig að finna Færslur, sem sýnir allar færslur saman í einni töflu. Innkomnir reikningar eru ekki skráðir handvirkt heldur fluttir inn úr samþættum kerfum.
Tímar
Klukkustundir og vinna.
Tímafærslur geyma upplýsingar um reikningshæfa vinnu starfsmanna fyrir viðskiptavini. Skráðu tíma beint eða fluttu þá inn úr vinnuskýrslum. Tímar eru algengasta færslutegundin og yfirleitt helsta tekjulind stofunnar.
Helstu eiginleikar:
- Fylgstu með reikningshæfum tímum eftir starfsmanni, verki og dagsetningu
- Stilltu mismunandi taxta fyrir mismunandi starfsmenn eða stöður
- Berðu tíma saman við tímaáætlanir (áætlaðar klukkustundir)
- Veldu hvort tímar séu reikningsfærðir á tímataxta, á föstu verði eða samkvæmt samningi
Nánar: Sjá Tímafærslur fyrir nákvæmar leiðbeiningar um tímaskráningu.
Akstur
Ferðatími og flutningskostnaður.
Akstursfærslur ná bæði yfir tímann sem fer í ferðalög og tilheyrandi flutningskostnað (flugfargjöld, bílastæði, bílaleigu o.s.frv.). Notaðu þær þegar starfsmenn ferðast vegna reikningshæfrar vinnu.
Helstu eiginleikar:
- Haltu ferðatíma aðskildum frá venjulegum vinnutíma
- Skráðu ferðakostnað og vegalengdir
- Leggðu álagningu á akstur
- Tengdu akstur við tiltekin verk og dagsetningar
Nánar: Sjá Ferðir fyrir nákvæmar leiðbeiningar um akstursskráningu.
Kostnaður
Útlagður kostnaður og endurgreiðslur.
Kostnaðarfærslur halda utan um kostnað sem stofan greiðir fyrir hönd verks eða viðskiptavinar, svo sem aðföng, verktakagreiðslur eða þjónustu þriðja aðila. Viðskiptavinur endurgreiðir kostnaðinn oft, eða hann er færður áfram á reikninga.
Helstu eiginleikar:
- Flokkaðu kostnað eftir tegund (ferðir, aðföng, þjónusta o.s.frv.)
- Settu VSK flokk á kostnað
- Veldu hvort kostnaður sé reikningsfærður með álagningu, á kostnaðarverði með álagi eða á föstu verði
- Haltu endurgreiðanlegum kostnaði aðskildum frá kostnaði sem fæst ekki endurgreiddur
Nánar: Sjá Kostnaður fyrir nákvæmar leiðbeiningar um kostnaðarskráningu.
Innkomnir reikningar
Reikningar frá birgjum sem fluttir eru sjálfkrafa inn úr ytri kerfum.
Innkomnir reikningar eru reikningar frá birgjum sem fluttir eru sjálfkrafa inn úr ytri bókhaldskerfum, reikningavinnslukerfum eða í gegnum API-samþættingar. Þeir eru ekki færslutegund sem notendur velja þegar þeir skrá færslur. Þess í stað eru þeir fylgiskjöl fyrir kostnaðarfærslur og stuðla að réttri reikningagerð til viðskiptavina.
Helstu eiginleikar:
- Sjálfvirkur innflutningur birgjareikninga úr samþættum kerfum (t.d. Unimaze og Business Central)
- Hægt að skoða upprunaleg PDF- og myndskjöl birgjareikninga
- Yfirsýn yfir nafn birgja, reikningsnúmer, dagsetningu og gjaldmiðil
- Hægt að vísa í innkomna reikninga þegar tengdar kostnaðarfærslur eru stofnaðar
- Heildstæð endurskoðunarslóð með upprunalegum reikningsskjölum
Nánar: Leiðbeiningar um umsjón innkominna reikninga verða birtar í sérstakri grein.
Vörur
Seldar vörur, hugbúnaður eða þjónusta.
Vörur eru áþreifanlegir hlutir eða þjónusta sem þú afhendir viðskiptavinum, svo sem hugbúnaðarleyfi, vélbúnaður, fullunnin verkefni eða endurseld þjónusta þriðja aðila. Vörur eru yfirleitt reikningsfærðar á stykkjaverði en ekki tímaverði.
Helstu eiginleikar:
- Skilgreindu vörulista með verðum
- Haltu utan um birgðir ef þörf krefur
- Reikningsfærðu vörur á föstu eða umsömdu verði
- Tengdu vörur við tiltekin verk eða viðskiptavini
Nánar: Sjá Vörur fyrir nákvæmar leiðbeiningar um vörustjórnun.
Dagpeningar
Dagleg framfærsla á ferðalögum.
Dagpeningar eru föst dagleg upphæð sem starfsmenn fá greidda til framfærslu þegar þeir ferðast í tengslum við verk (máltíðir, gisting, tilfallandi kostnaður). Dagpeningar eru oft færðir áfram á viðskiptavini, en stofan getur líka borið kostnaðinn sjálf.
Helstu eiginleikar:
- Stilltu dagpeningaupphæðir eftir staðsetningu og tegund ferðar
- Láttu kerfið reikna daglegar upphæðir sjálfkrafa
- Haltu dagpeningum aðskildum frá öðrum ferðakostnaði
- Stilltu reglur um reikningagerð og endurgreiðslur
Nánar: Sjá Dagpeningar fyrir nákvæmar leiðbeiningar um dagpeninga.
Bunkar
Sameinaðar færslur sem einfalda reikningagerð.
Með bunkum getur þú sett saman margar reikningshæfar færslur (tíma, kostnað, vörur) og reikningsfært þær sem eina línu. Bunkar henta vel fyrir pakka, samninga eða samsetta þjónustu.
Helstu eiginleikar:
- Sameinaðu margar færslutegundir í einn bunka
- Settu verð eða afslátt á bunkann í heild
- Einfaldaðu reikninga með því að sameina skyld atriði
- Notaðu bunka fyrir endurtekna eða staðlaða þjónustu
Nánar: Sjá Bunkar fyrir nákvæmar leiðbeiningar um stofnun bunka.
Hvernig færslutegundir tengjast reikningagerð
Allar færslutegundir fara í gegnum sama verkflæði reikningagerðar:
- Skráðu færslur — Stofnaðu tímafærslur, kostnaðarfærslur, vörur o.s.frv. Fljótlegast er að nota Stofna í efstu stikunni og velja Tími, Akstur, Kostnaður, Vara, Dagpeningar eða Bunki.
- Yfirfarðu færslur — Skoðaðu óreikningsfærðar færslur undir Gögn > Færslur. Þar getur þú síað eftir Tegund færslu, Viðskiptavinur, Verk, Reikningsstaða og Færsludagsetning.
- Stofnaðu reikninga — Veldu færslur og stofnaðu reikninga með reikningslínum undir Reikningagerð.
- Sendu til viðskiptavina — Sendu reikningana til greiðslu.
Hver færslutegund getur haft sínar eigin reikningsfærslureglur (tímataxta, föst verð, álagningarhlutföll), VSK-meðhöndlun (VSK eða undanþága frá VSK) og sýnileika (fela kostnað eða sýna aðeins álagningu).
Bestu venjur
Veldu rétta tegund fyrir hverja færslu
Með réttri færslutegund færðu rétta flokkun, rétta útreikninga og snyrtilegri reikninga.
Stilltu taxta fyrir hverja tegund
Mismunandi færslutegundir eru oft með mismunandi taxta. Settu verðskipulagið upp undir Stjórnun > Verð svo reikningagerðin verði samræmd.
Notaðu dagpeninga á samræmdan hátt
Ef starfsmenn ferðast oft geta dagpeningar samræmt meðhöndlun ferðakostnaðar og einfaldað reikningagerð.
Sameinaðu skyld atriði í bunka
Í flóknum verkum eða fastverðsverkum er gott að setja skyldar færslur saman í bunka. Þannig verða reikningarnir snyrtilegri og samskiptin við viðskiptavini auðveldari.
Farðu reglulega yfir óreikningsfærðar færslur
Skoðaðu Gögn > Færslur til að sjá hvaða færslur bíða reikningagerðar. Þannig hefur þú yfirsýn yfir útistandandi vinnu og tekjur.
Hugaðu að álagningarreglum
Margar stofur leggja álagningu á kostnað og akstur. Stilltu álagningarreglur undir Verð svo kerfið reikni álagninguna sjálfkrafa.
Tengdir hlutar
- Tímar — Skráðu reikningshæfa tíma
- Gögn — Skoðaðu færslur af öllum tegundum
- Reikningagerð — Stofnaðu reikninga úr færslum
- Verð — Stilltu taxta og reglur um reikningagerð
- Greining — Greindu tekjur og nýtingu