Stofnun verks

Verk heldur utan um alla vinnu sem þú vinnur fyrir viðskiptavin: tíma, akstur, kostnað, vörur, dagpeninga, minnispunkta og skjöl, auk reikninganna sem gerðir eru út frá þeim. Verk er stofnað í einum glugga og allt sem þú sleppir þá geturðu fyllt út síðar.

Áður en þú byrjar

• Athugaðu hvort viðskiptavinurinn sé þegar til. Þú getur tengt viðskiptavin við verkið um leið og þú stofnar það, eða smellt á Stofna viðskiptavin í glugganum og stofnað viðskiptavininn fyrst. Leyfilegt er að stofna verk án viðskiptavinar. Slík verk eru merkt Enginn viðskiptavinur í verklistanum.
• Hafðu gjaldmiðilinn í huga. Reitirnir Fjárhagsáætlun og Úttektarviðvörun eru í gjaldmiðli viðskiptavinarins sem tengdur er verkinu (til dæmis ISK), eða í sjálfgefnum gjaldmiðli stofunnar ef enginn viðskiptavinur er valinn.
• Flestir reitir eru forútfylltir. Aðeins Nafn verks, Innheimta virðisaukaskatt, Tegund verks, Þátttakendur og Aðgangsstig eru skyldureitir og allir nema nafnið fá sjálfgefið gildi. Öllu má breyta síðar með Breyta verki.

Að stofna verk

1. Smelltu á Verk í aðalvalmyndinni.

   

2. Smelltu á Stofna verk efst í hægra horninu. Glugginn Stofna verk opnast.

3. Skráðu grunnupplýsingarnar:

   • Nafn verks (skylda): skýrt og lýsandi heiti, til dæmis Smári ehf. endurnýjun vefsíðu. Samkvæmt hjálpartextanum má alltaf breyta nafninu síðar.
   • Lýsing: frjáls texti sem lýsir verkinu.
   • Viðskiptavinur: leitaðu að viðskiptavini sem þegar er til og veldu hann, eða smelltu á Stofna viðskiptavin til að stofna nýjan.

   

4. Smelltu á Nánari eiginleikar verks til að sjá restina af eyðublaðinu. Allir hlutarnir hér fyrir neðan eru valfrjálsir, að undanskildum þátttakendalistanum sem þarf að innihalda a.m.k. einn einstakling.

   

Eiginleikar verks

• Tengiliðir: fólk sem tengist verkinu. Veldu tengilið sem þegar er til eða smelltu á Stofna tengilið til að stofna nýjan.
• Innheimta virðisaukaskatt: hvort bæta eigi VSK við reikninga verksins, Já - bæta VSK við reikninga eða Nei - ekki bæta VSK við reikninga. Sjálfgefna valið fer eftir stillingu stofunnar undir Stjórnun > Stillingar > Sjálfgefið val á virðisaukaskatti nýrra verka. Ekki er hægt að breyta stillingunni eftir að reikningur hefur verið gefinn út í verkinu, nema allir reikningar verksins hafi verið kreditfærðir.
• VSK númer: VSK númerið sem birtist á reikningum. Ef reiturinn er auður er VSK númer fyrirtækisins notað.
• Tungumál: tungumál reikninga og skýrslna. Nýtt verk fær sjálfgefið gildið Sama tungumál og hjá viðskiptavini.
• Tegund verks: hvernig verkið er reikningsfært og hverjir sjá það. Sjálfgefið er Reikningagerð virk. Hinar tegundirnar, Innanhússverk og Viðkvæmt innanhússverk, merkja verkið sem innanhússverk sem ekki er reikningsfært. Ólíkar tegundir hafa ólík áhrif á reikningagerð og aðgang, eftir hlutverkum.
• Stillingar rammasamninga: hvernig rammasamningar gilda um verkið. Sjálfgefið er Mismunandi samningar eiga við mismunandi verkþætti, svo þú getur tengt samning við hvern verkþátt í stað þess að einn samningur gildi um allt verkið.
• Fjöldi daga: yfirskrifar stillingu stofunnar um hve marga daga verk má vera óvirkt áður en stungið er upp á að loka því (sjá Fjöldi daga).

Áætlanir

Í hlutanum Áætlanir eru áætlanir verksins og viðvörunarmörk. Allir þrír reitirnir eru valfrjálsir og upphæðarreitirnir tveir sýna gjaldmiðil verksins aftan við reitinn.

• Tímaáætlun: heildarfjöldi klukkustunda sem áætlaður er í verkið. Þegar heildartímar verksins, bæði reikningsfærðir og óreikningsfærðir, fara yfir þetta gildi birtast viðvaranir í verkinu og þegar færslum er bætt við það, og verkstjórnandinn fær tilkynningu.
• Fjárhagsáætlun: heildarfjárhagsáætlun verksins. Manor fylgist með henni á verksíðunni og við reikningagerð. Þegar heildarupphæðin, reikningsfærð og óreikningsfærð, nálgast þetta gildi eða fer yfir það fær verkstjórnandinn tilkynningu.
• Úttektarviðvörun: upphæð. Þegar staða verksins (heildarupphæð ógreidds) nær tilteknu hlutfalli af upphæðinni birtist viðvörun í verkinu og þegar færslum er bætt við það, og verkstjórnandinn fær tilkynningu.

Hlutfallið sem telst „nálægt“ er stillt fyrir alla stofuna undir Stjórnun > Stillingar > Úttektarmörk.

Reikningagerð

• Leiðbeiningar v/reikninga: leiðbeiningar sem birtast notandanum sem gerir reikning í verkinu. Þær prentast ekki á reikninginn.
• Athugasemd á reikningi: sjálfgefin athugasemd sem prentast á alla reikninga verksins. Hægt er að breyta henni á hverjum reikningi fyrir sig.
• Greiðslufrestur: fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða. Skildu reitinn eftir auðan til að nota sjálfgefinn greiðslufrest viðskiptavinar eða stofu.
• Uppsetning reikninga: hvernig reikningslínur eru flokkaðar, til dæmis Sundurliðaður í eina línu fyrir hvern taxta.
• Tilvísunarnúmer kaupanda: tilvísun viðskiptavinarins sem hann notar í eigin bókhaldi.
• Bókhaldslykill kaupanda: bókhaldslykill viðskiptavinarins.
• Tilvísun samningsskjals: auðkennir samninginn sem reikningarnir eru gefnir út samkvæmt, svo kaupandinn geti parað þá við réttan samning.
• Tengiliður kaupanda, Netfang tengiliðs kaupanda, Símanúmer tengiliðs kaupanda: upplýsingar um tengilið hjá viðskiptavininum. Þær birtast á rafrænum reikningum. Reikningurinn er ekki sendur á netfangið.

Auðvelt er að rugla sumum þessara reita saman:

• Leiðbeiningar v/reikninga eru innri upplýsingar fyrir þann sem gerir reikninginn, en Athugasemd á reikningi prentast á reikninginn og viðskiptavinurinn sér hana.
• Tilvísunarnúmer kaupanda er tilvísunar- eða pöntunarnúmer sem viðskiptavinurinn notar til að para reikninginn við rétta pöntun. Bókhaldslykill kaupanda er lykillinn sem hann færir reikninginn á í eigin bókhaldi.
• Ef Greiðslufrestur er auður á verkinu gildir greiðslufrestur viðskiptavinarins, og ef hann er ekki heldur skráður gildir sjálfgefinn greiðslufrestur stofunnar.

Nánar um þessa reiti í Reikningastillingar verks.

Sniðmát, trúnaðarmál og þátttakendur

• Sniðmát: veldu verksniðmát. Sniðmát getur skilgreint sérsniðna reiti á verkinu fyrir fram.
• Trúnaðarmál: takmarkar hverjir sjá verkið. Verk sem er trúnaðarmál er nánast ósýnilegt: það birtist í verklistum, verkvali, greiningum, skýrslum og reikningagerð eingöngu fyrir þátttakendur verksins og notendur sem hafa heimild til að sjá öll trúnaðarverk. Verkið er þó áfram sýnilegt við gagnavinnslu í gegnum Manor API eða ODATA tengingu.
• Þátttakendur (skylda): fólkið sem getur unnið í verkinu. Verkstjórnandanum er bætt við sjálfkrafa og sjálfgefið Aðgangsstig hans er Fullur aðgangur. Veldu Aðgangsstig fyrir hvern þátttakanda, Fullur aðgangur eða Takmarkaður aðgangur, og merktu einn þeirra sem Verkstjórnandi með valhnappnum. Smelltu á Bæta við þátttakanda til að bæta fleirum við.
  • Fullur aðgangur gerir þátttakandanum kleift að breyta öllum stillingum verksins og sjá allar reikningshæfar færslur þess.
  • Takmarkaður aðgangur kemur í veg fyrir breytingar á stillingum verksins. Þátttakandinn sér þá aðeins eigin reikningshæfar færslur og alla minnispunkta.

5. Smelltu á Vista verk. Verkið er stofnað og síða þess opnast.

Stillingum verks breytt síðar

Sömu reitir eru í boði í verki sem þegar er til:

1. Opnaðu verkið og smelltu á Breyta verki í spjaldinu Eiginleikar verks.

2. Glugginn Breyta verki opnast með reitunum útfylltum.

   

   Í glugganum Breyta verki er enginn tengill Nánari eiginleikar verks. Hlutarnir Eiginleikar verks, Áætlanir, Reikningagerð og Þátttakendur eru alltaf sýnilegir. Þar eru líka tveir reitir sem ekki eru í glugganum fyrir nýtt verk:

   • Stofnað: stofndagsetning verksins. Ekki er hægt að breyta henni.
   • Deild verks: deildin sem verkið er skráð á í skýrslum. Hún er sjálfkrafa skráð sem deild verkstjórnandans, en þú getur breytt henni.

3. Breyttu þeim reitum sem þarf og smelltu á Vista verk.

Vinstra megin í glugganum er líka rauður hnappur, Eyða. Ekki er hægt að afturkalla eyðingu verks. Ef vinnunni er lokið en verkið á ekki að hverfa skaltu frekar loka því (sjá Eftir að verk er stofnað).

Áætlanir og viðvaranir

Reitirnir þrír í hlutanum Áætlanir þjóna tvenns konar tilgangi og gott er að halda þeim aðskildum.

Tímaáætlun

Tímaáætlun er viðmið í klukkustundum. Hún er borin saman við alla tíma sem skráðir eru á verkið, bæði reikningsfærða og óreikningsfærða. Þegar heildin fer yfir áætlunina birtast viðvaranir í verkinu og þegar færslum er bætt við, og verkstjórnandinn fær tilkynningu. Notaðu hana þegar verkið er selt í tímavinnu. Skráðu líka tímaáætlanir á einstaka verkþætti ef þú vilt fylgjast með einstökum áföngum (sjá Framvindugreining).

Fjárhagsáætlun

Fjárhagsáætlun er heildarupphæðin sem áætluð er í verkið, skráð í gjaldmiðli verksins. Hún er viðmið til að fylgjast með en stöðvar ekki vinnu: Manor fylgist með henni á verksíðunni og við reikningagerð, og verkstjórnandinn fær tilkynningu þegar reikningsfærðar og óreikningsfærðar upphæðir samanlagt nálgast hana eða fara yfir hana.

Þegar fjárhagsáætlun er skráð á verk birtist spjaldið Fjárhagsáætlun á síðu verksins:

Spjaldið inniheldur:

• Framvindustiku sem fyllist eftir því sem upphæðir eru reikningsfærðar upp í áætlunina.
• Reikningsfært innan áætlunar: upphæðin sem þegar hefur verið reikningsfærð á verkið.
• Eftirstöðvar áætlunar: sá hluti áætlunarinnar sem enn er til ráðstöfunar.
• Heildaráætlun: áætlunin sem þú skráðir.

Ef engin fjárhagsáætlun er skráð birtist spjaldið ekki.

Úttektarviðvörun

Úttektarviðvörun eru viðvörunarmörk fyrir upphæðir sem viðskiptavinurinn hefur ekki enn greitt. Þegar staða verksins (heildarupphæð ógreidds) nær því hlutfalli markanna sem stillt er undir Stjórnun > Stillingar > Úttektarmörk birtist viðvörun í verkinu og þegar færslum er bætt við, og verkstjórnandinn fær tilkynningu.

Nánari lýsingu á þessum og öðrum reikningastillingum er að finna í Reikningastillingar verks.

Fjöldi daga

Reiturinn Fjöldi daga í hlutanum Eiginleikar verks ræður því hvenær Manor stingur upp á að loka verki sem ekkert hefur gerst í. Hjálpartextinn við reitinn er: „Yfirskrifa stillingu stofunnar um fjölda daga í óvirkni áður en stungið er upp á að loka þessu verki. Skildu eftir autt til að nota stillingu stofunnar.“

• Skildu reitinn eftir auðan til að nota gildið sem gildir fyrir alla stofuna.
• Sláðu inn fjölda daga til að yfirskrifa það fyrir þetta verk eingöngu, til dæmis þegar búist er við að verkið gangi hraðar eða hægar en önnur verk stofunnar.

Reiturinn breytir eingöngu því hvenær stungið er upp á lokun, en ekki því sem gerist þegar verkinu er lokað.

Eftir að verk er stofnað

Vinnan sjálf fer fram á síðu verksins. Þar geturðu:

• Skráð færslur: notaðu reitina Tímar, Akstur, Kostnaður, Vörur, Dagpeningar og Bunkar, eða Allar færslur til að sjá allt á einum stað.
• Bætt við verkþáttum: smelltu á Stofna verkþátt til að skipta verkinu í áfanga sem hægt er að gera áætlun fyrir og fylgjast með hverjum fyrir sig (sjá Verkþættir).
• Sett heildaráætlun: smelltu á Breyta áætlunum til að skipta áætlun á verkþætti.
• Sett verð: smelltu á Kjör til að gefa verkinu eigin taxta eða afslátt.
• Skráð minnispunkta og hlaðið upp skjölum: notaðu minnispunktareitinn neðst á síðunni (Vista minnisblað) og spjaldið Skjöl.
• Fylgst með vinnunni: opnaðu Framvindugreining, Afkomugreining, Vinnuskýrsla, Hitakort eða Áætlun.
• Gert reikning fyrir vinnunni: farðu í Reikningagerð > Nýr reikningur og veldu verkið (sjá Reikningar).
• Lokað verkinu: smelltu á Loka verki ... í aðgerðastiku verksins og staðfestu með Loka verki í staðfestingarglugganum. Engu er eytt þegar verki er lokað. Efni verksins hverfur úr daglegum yfirlitum, en ógreidd staða birtist áfram í stöðutöflunni við reikningagerð. Hægt er að enduropna lokað verk síðar.

Góð vinnubrögð

• Gefðu verkum nöfn sem auðvelt er að finna. Hafðu heiti viðskiptavinarins og tegund vinnunnar með, til dæmis Smári ehf. endurnýjun vefsíðu.
• Veldu viðskiptavin og tungumál strax. Gjaldmiðill verksins fer eftir viðskiptavininum og tungumál hans er sjálfgefið tungumál skjala.
• Settu viðvaranirnar áður en vinnan hefst. Fylltu út Tímaáætlun, Fjárhagsáætlun og Úttektarviðvörun við stofnun, svo verkstjórnandinn fái viðvörun áður en farið er fram úr, ekki eftir á.
• Gakktu snemma frá reikningsupplýsingum. Skráðu Tilvísunarnúmer kaupanda, Bókhaldslykill kaupanda og Tilvísun samningsskjals áður en fyrsti reikningurinn er gefinn út, svo viðskiptavinurinn geti parað hann og samþykkt.
• Bættu teyminu við sem þátttakendum. Gefðu þeim sem stýrir verkinu Fullur aðgangur og Takmarkaður aðgangur þeim sem eiga aðeins að sjá og skrá eigin vinnu.
• Skildu valfrjálsar yfirskriftir eftir auðar nema þú þurfir þær. Ef Greiðslufrestur, VSK númer og Fjöldi daga eru auðir gilda sjálfgefin gildi stofunnar eða viðskiptavinarins.