Aðgerðaskrá og breytingaskrár

Hvað er aðgerðaskráin?

Aðgerðaskrá er heildstæð skrá yfir aðgerðir notenda í Manor í tímaröð. Í hvert sinn sem notandi með heimild stofnar, uppfærir eða eyðir færslum, til dæmis vistar viðskiptavin, breytir verki, bætir við taxta eða eyðir tímafærslu, er breytingaskrá vistuð í bakgrunni. Á síðunni Aðgerðaskrá er hægt að fara yfir þessar breytingaskrár.

Í hverri færslu fer saman auðlesin samantekt á því sem gerðist og nákvæmar breytingar á einstökum færslum sem voru vistaðar. Á einum stað geta kerfisstjórar því séð hver gerði hvað, hvenær og með hvaða gildum.

Af hverju skiptir aðgerðaskráin máli?

Með því að skoða aðgerðaskrána geturðu:

• Rakið aðgerðir notenda: Séð nákvæmlega hvað hver notandi hefur gert í kerfinu.
• Tryggt ábyrgð: Séð hver stofnaði, breytti eða eyddi færslum.
• Rannsakað misræmi: Rakið hvenær gildi á borð við taxta, verð eða stillingu á verki breyttist og skoðað nákvæm gildi fyrir og eftir breytinguna.
• Uppfyllt kröfur um reglufylgni: Varðveitt sögulegar upplýsingar um gagnabreytingar vegna lagaskyldu, stjórnarhátta og krafna eftirlitsaðila.
• Auðveldað bilanaleit: Séð hvaða atburðir leiddu til vandamáls áður en það hefur áhrif á reikningagerð eða skýrslur til viðskiptavina.
• Fylgst með öryggi: Komið auga á óvenjulegt aðgerðamynstur eða aðgang sem fellur utan venjulegs verksviðs notanda.

Aðgerðaskráin opnuð

1. Smelltu á Kerfisstjórn í aðalvalmyndinni.
2. Veldu Aðgerðaskrá.

Aðgerðalistinn

Listinn sýnir aðgerðir notenda í tímaröð. Fyrir ofan listann sést hve margar aðgerðir eru birtar, til dæmis Birti 5 aðgerðir. Talan uppfærist þegar síur eru notaðar. Í listanum eru eftirfarandi dálkar:

• Dagsetning: Dagurinn sem aðgerðin var framkvæmd (til dæmis 21.09.2026). Dagsetningin er hlekkur sem opnar breytingaskrána í heild sinni.
• Tími: Nákvæm tímasetning aðgerðarinnar.
• Verk: Verkið sem breytingin tengist, þegar það á við. Reiturinn er auður ef aðgerðin tengist ekki verki.
• Notandi: Nafn notandans sem framkvæmdi aðgerðina.
• Aðgerð: Auðlesin lýsing á því sem var gert (til dæmis „Stofnaði verk“, „Stofnaði tímafærslu“ eða „Breytti kostnaði“).

Síun og leit

Notaðu stýringarnar fyrir ofan listann til að þrengja úrvalið:

Hraðleit

Sláðu leitarorð inn í reitinn Hraðleit til að sía eftir nafni notanda, lýsingu aðgerðar eða heiti verks. Textinn sem passar við leitina er auðkenndur í listanum.

Síað eftir notanda

Fellilistinn Notandi síar listann eftir því hver framkvæmdi aðgerðina:

• Allir notendur (sjálfgefið): Sýnir aðgerðir allra í fyrirtækinu.
• Tiltekinn notandi: Sýnir aðeins breytingar sem sá notandi hefur gert, sem hentar vel við yfirferð.

Síað eftir færsludagsetningu

Með fellilistanum Færsludagsetning velurðu tímabilið sem á að skoða. Í boði er meðal annars:

• Síðustu 12 mánuðir (sjálfgefið)
• Flýtival á borð við Öll tímabil, Fortíð, Framtíð, Í gær, Í dag, Á morgun, einstaka mánuði, Síðustu 3 mánuðir, Næstu 3 mánuðir, Næstu 12 mánuðir og einstök ár
• Uppgjörstímabil, sérstakur flokkur í sama fellilista
• Sérsniðið tímabil, þar sem þú velur upphafs- og lokadagsetningu og smellir á Samþykkja (eða Hætta við)

Röðun og hreinsun sía

• Smelltu á dálkhaus (Dagsetning, Tími, Verk, Notandi eða Aðgerð) til að breyta röðuninni.
• Smelltu á Hreinsa síur til að núllstilla allar síur og fá aftur sjálfgefnu sýnina Síðustu 12 mánuðir.

Nánari upplýsingar um færslu

Á bak við hverja línu í listanum er ítarleg breytingaskrá. Til að skoða hana:

1. Finndu færsluna sem þú vilt skoða.
2. Smelltu á færsluna eða á hlekkinn í dálkinum Dagsetning.
3. Glugginn Breytingaskrá opnast.

Hvað sýnir glugginn?

Í glugganum er aðgerðinni skipt niður í einstakar gagnagrunnsaðgerðir:

• Númer: Auðkenni færslunnar sem breytingin náði til.
• Tafla: Tegund færslunnar sem var breytt (til dæmis tasks, expenses eða time_entries).
• Aðgerð: Nákvæmlega sú aðgerð sem var framkvæmd:
  • create: Ný færsla var stofnuð.
  • update: Fyrirliggjandi færslu var breytt.
  • delete: Færslu var eytt.

Heiti taflna og aðgerða birtast á ensku eins og þau eru skráð í gagnagrunninum.

Dálkaupplýsingar opnaðar

Smelltu á Nánar við aðgerð til að sjá einstök reitagildi sem voru skráð fyrir breytinguna:

• Dálkur: Reiturinn sem var stilltur eða breytt.
• Gildi: Nákvæmlega það gildi sem var vistað í reitnum, þar með talin auð gildi (null) og tölur. Lengri gildi, til dæmis heimilisföng, eru sundurliðuð í einstaka hluta sína.

Með þessum upplýsingum geturðu staðfest nákvæmar tölur, séð hvenær stillingu á verki var breytt eða athugað gildi þegar villur koma upp í reikningagerð.

Algengar aðgerðir sem eru skráðar

Meðal aðgerða sem aðgerðaskráin heldur utan um eru:

• Taxtar og verðlagning: Stofnun taxta, breytingar á verði eða kostnaðarverði og breytingar á verðtímabilum.
• Viðskiptavinir og verk: Stofnun viðskiptavina og verka, breytingar á þeim og færsla þeirra í geymslu.
• Reikningagerð og reikningar: Stofnun reikningstillagna, frágangur reikninga og skráning greiðslna.
• Notendur og öryggi: Úthlutun hlutverka, breytingar á heimildum, stofnun notenda og óvirkjun þeirra.
• Tímar og reikningsfæranlegir liðir: Skráning, breyting eða eyðing tíma, kostnaðar, vara, ferða og dagpeninga.
• Stillingar: Vistun kerfisstillinga, fyrirtækjastillinga og annarra stillinga.

Góð vinnubrögð

• Farðu reglulega yfir skrána. Skoðaðu aðgerðaskrána með reglulegu millibili, einkum eftir miklar skipulagsbreytingar, í lok reikningstímabila og eftir breytingar á heimildum.
• Byrjaðu á síunum. Þegar þú rannsakar tiltekið mál skaltu þrengja listann með notanda- og dagsetningarsíunum áður en þú flettir í gegnum færslurnar.
• Skoðaðu smáatriðin. Þegar þú leitar að villum í reikningagerð skaltu opna Nánar og skoða skráðu reitagildin í stað þess að reiða þig eingöngu á samantektina.
• Haltu skrá yfir rannsóknir. Skráðu niðurstöður yfirferðar vegna krafna um reglufylgni.
• Takmarkaðu aðgang. Veittu aðeins viðurkenndum kerfisstjórum aðgang að Kerfisstjórn og aðgerðaskránni með sérsniðnum hlutverkum.

Takmarkanir

Aðgerðaskráin sýnir aðeins þær aðgerðir sem kerfið skráir. Sumar tæknilegar aðgerðir birtast sem innri auðkenni frekar en auðlesnar lýsingar, og það fer eftir kerfisstillingum hvort allar aðgerðir eru skráðar. Ef þú þarft ítarlegri tæknilegar skrár skaltu hafa samband við kerfisstjóra.

Tengdar greinar

• Kerfisstjórn: Yfirlit yfir Kerfisstjórn og það sem þar er að finna.
• Hlutverk: Umsjón með innbyggðum kerfishlutverkum og heimildum.
• Sérsniðin hlutverk: Stofnun sérsniðinna hlutverka og stjórnun aðgangs að aðgerðaskránni.
• Notendur: Umsjón með notendaaðgöngum og úthlutun hlutverka.