Í Reikningagerð heldur þú utan um alla reikninga til viðskiptavina, greiðslueftirlit og fjárhagsleg verkferli. Hlutinn nær yfir allt ferlið, allt frá því að reikningar eru undirbúnir og sendir viðskiptavinum þar til greiðslur eru afstemmdar í bókhaldskerfinu.
Hvað er Reikningagerð?
Reikningagerð nær yfir allt sem snýr að því að reikningsfæra viðskiptavini fyrir unna vinnu og fylgjast með greiðslum. Hún tengir tímafærslur, kostnað og vinnu við verk við fjárhagsfærslur, þannig að reikningar séu réttir og greiðslur stemmi.
Þegar þú opnar Reikningagerð í valmyndinni birtast þrjár undirsíður: Reikningar, Reikningstillögur og Sending. Sú síðastnefnda heitir Sending reikninga.
Verkferli reikningagerðar
Dæmigert verkferli reikningagerðar er svona:
- Vinna er skráð — Starfsmenn skrá tíma, kostnað og aðra reikningsfæranlega liði á verk.
- Reikningur er búinn til — Þú útbýrð reikning úr reikningsfæranlegum liðum, annaðhvort sjálfvirkt eða handvirkt.
- Reikningur er yfirfarinn — Þú gengur úr skugga um að allt sé rétt og breytir ef þarf.
- Reikningur er sendur — Þú sendir hann með tölvupósti eða flytur hann út til sendingar.
- Fylgst er með greiðslu — Þú sérð hvaða reikningar hafa verið greiddir.
- Bókhald er afstemmt — Reikningagögn eru flutt út í bókhaldskerfið.
Helstu eiginleikar Reikningagerðar
Reikningar
Búðu til faglega reikninga úr reikningsfæranlegum liðum. Manor getur sjálfkrafa flokkað tímafærslur, kostnað og vörur í reikningslínur og búið til reikninga. Til að stofna reikning handvirkt smellir þú á Nýr reikningur á síðunni Reikningar. Þá opnast Stöðulisti, sem sýnir allt sem á eftir að reikningsfæra.
Reikningstillögur
Forskoðaðu reikninga áður en þeir verða endanlegir. Með reikningstillögum getur þú fengið samþykki viðskiptavinar áður en endanlegur reikningur er búinn til.
Skipting reiknings
Skiptu þóknun og kostnaði verks á milli nokkurra viðskiptavina eftir hlutfalli. Manor býr þá sjálfkrafa til sérstakan reikning fyrir hvern greiðanda, hvern með sínum tengilið kaupanda og tilvísunarnúmeri.
Sending reikninga
Fylgstu með því hvernig og hvenær reikningar eru sendir viðskiptavinum. Á síðunni Sending reikninga sérðu sendingartilraunir og stöðu þeirra í dálkinum Afhendingarstaða, t.d. Sending tókst ekki. Kerfið skráir stöðuna út frá sendingartilraununum. Þú getur síað listann eftir Afhendingarstaða og Dagsetning.
Proforma reikningar
Búðu til óskuldbindandi reikninga fyrir áætlanir, verktilboð eða til að fá samþykki viðskiptavinar. Proforma reikningar hafa engin áhrif á bókhald fyrr en þeim hefur verið breytt í endanlega reikninga.
Sjálfvirkir reikningar
Settu upp sjálfvirknireglur sem búa til reikninga eftir tímaáætlun, t.d. mánaðarlega eða við verklok. Þannig sparast tími við handvirka reikningagerð.
Uppsetning og stillingar reikninga
Sérsníddu útlit reikninga, sniðmát, númerakerfi, greiðsluskilmála og bókhaldsupplýsingar. Þessar stillingar eru ekki í Reikningagerð sjálfri heldur í stillingum fyrirtækisins undir Stjórnun → Fyrirtæki. Nánari upplýsingar eru í Leiðbeiningum um uppsetningu reikninga.
Greiðslueftirlit og stöður
Fylgstu með stöðu reikninga (greiddur, ógreiddur eða greiddur að hluta), haltu utan um stöður viðskiptavina og fylgstu með útistandandi greiðslum. Í Stöðulisti sérðu Samtals óreikningsfært, án VSK og getur síað eftir t.d. Viðskiptavinur, Verkstjórnandi, Stöðuflokkar, Staða verks og Færsludagsetning. Með Sækja → Sækja sem excel skjal getur þú sótt listann sem Excel-skjal.
Tenging við ytri bókhaldskerfi
Tengdu Manor við bókhaldskerfi eins og Business Central, Payday, Reglu eða DK til að fá sjálfvirka fjárhagslega afstemmingu. Tengingarnar eru stilltar í stillingum fyrirtækisins en ekki í undirvalmynd Reikningagerðar.
Kreditreikningar
Búðu til kreditreikninga til að leiðrétta eða bakfæra reikninga sem hafa þegar verið sendir, t.d. vegna endurgreiðslna eða leiðréttinga.
Hvenær á að nota Reikningagerð?
Í Reikningagerð getur þú:
- Búið til og sent reikninga — Gert reikninga fyrir unna vinnu
- Fylgst með greiðslum — Séð hvaða reikningar hafa verið greiddir
- Haldið utan um afslætti — Veitt sérverð eða magnafslátt á reikningum
- Stillt skiptingu reikninga — Skipt reikningsfærslu eftir hlutfalli á milli sameiginlegra viðskiptavina
- Sannreynt reglur um reikningagerð — Gengið úr skugga um að reikningar fylgi samningum ykkar um reikningagerð
- Tengt bókhald — Flutt reikningagögn út í bókhaldskerfið
- Gert leiðréttingar — Búið til kreditreikninga vegna leiðréttinga
Hverjir nota Reikningagerð?
Yfirleitt eru það fjármálastjórar, þeir sem sjá um reikningagerð og æðstu stjórnendur sem nota Reikningagerð til að undirbúa og halda utan um reikninga. Verkstjórnendur geta skoðað upplýsingar um reikningagerð sinna verka en hafa yfirleitt ekki fullan aðgang að stjórnun reikningagerðar.
Reikningagerð og aðrir hlutar
Reikningagerð tengist öðrum hlutum Manor:
- Tímar — Tímafærslur verða að reikningsfæranlegum liðum sem birtast á reikningum
- Verk — Verk innihalda þá reikningsfæranlegu liði sem eru reikningsfærðir
- Viðskiptavinir — Í skrám viðskiptavina eru upplýsingar um reikningagerð og greiðslusaga
- Gögn — Sýnir alla reikningsfæranlega liði sem fara á reikninga
- Greining — Sýnir reikningsfærðar og óreikningsfærðar tekjur yfir tíma
- Stjórnun — Þar stillir þú uppsetningu reikninga, sniðmát og bókhaldstímabil
Ábending: Stillingar reikningagerðar fyrir einstök verk eru gerðar á verkinu sjálfu í glugganum Breyta verki. Þar á meðal eru Tegund verks, virðisaukaskattur (Innheimta virðisaukaskatt), Tungumál, Úttektarviðvörun og Tilvísunarnúmer kaupanda. Í kaflanum Reikningagerð í sama glugga eru einnig Greiðslufrestur, Uppsetning reikninga, Tengiliður kaupanda og Sniðmát. Nánari upplýsingar eru í Stillingum reikningagerðar verks.
Tengt efni
- Um gerð og umsjón reikninga, sjá Leiðbeiningar um reikninga
- Um skiptingu verkkostnaðar á milli nokkurra viðskiptavina, sjá Leiðbeiningar um skiptingu reiknings
- Um reikningstillögur og forsamþykki, sjá Leiðbeiningar um reikningstillögur
- Um óskuldbindandi áætlanir og tilboð, sjá Leiðbeiningar um proforma reikninga
- Um eftirlit með sendingu reikninga, sjá Leiðbeiningar um sendingu reikninga
- Um uppsetningu sjálfvirkrar reikningagerðar, sjá Leiðbeiningar um sjálfvirka reikninga
- Um uppsetningu og stillingar reikninga, sjá Leiðbeiningar um uppsetningu reikninga
- Um tengingu við bókhaldskerfi, sjá Tenging við Business Central eða aðrar leiðbeiningar um tengingar
- Um stöður viðskiptavina og greiðslur, sjá Yfirlit yfir stöður og Leiðbeiningar um stöður
- Um stillingar reikningagerðar á einstöku verki, sjá Stillingar reikningagerðar verks