Margir greiðendur á verki

Stundum þarf að senda reikninga fyrir eitt verk á fleiri en einn greiðanda. Dæmi um það eru sameiginlegt verkefni þar sem tvö fyrirtæki skipta með sér lögfræðikostnaði, málskostnaður sem meðstefndir aðilar skipta á milli sín, eða móðurfélag og dótturfélag sem skipta kostnaði við sama verkefni.

Manor styður þetta á þremur stigum og hægt er að nota fleiri en eitt þeirra á sama verki:

Þessi grein er inngangur að efninu. Nákvæma lýsingu á skiptingu reikninga er að finna í Skipting reiknings og yfirferð yfir einstaka reiti í reikningsstillingum verks í Reikningsstillingar verks. Þar eru ítarlegar upplýsingar, en þessi grein hjálpar þér að velja þá leið sem hentar verkefninu.

Athugasemd: Skipting reikninga er ekki í boði fyrir verk sem falla undir samning. Þar sem vinna sem fellur undir samning er dregin af innistæðu samningsins er ekki hægt að skipta slíku verki á milli margra greiðenda. Ef verkið fellur undir samning skaltu nota stillingar greiðanda eða velja greiðanda á hverja færslu í staðinn. Sjá Skipting reiknings um skiptingu reikninga og Samningsþekja verks um hvernig samningsþekja virkar.

Forsendur

Áður en hægt er að senda reikninga á marga greiðendur fyrir eitt verk:

• Verkið þarf að hafa viðskiptavin. Hvert verk hefur einn aðalviðskiptavin (reiturinn Viðskiptavinur á verkinu). Öðrum greiðendum er bætt við til viðbótar honum.
• Hinir viðskiptavinirnir þurfa að vera til. Stofnaðu eða staðfestu önnur greiðandi fyrirtæki undir Viðskiptavinir fyrst, svo hægt sé að velja þau í gluggunum fyrir skiptingu og stillingar greiðanda.
• Reikningagerð þarf að vera virk á verkinu. Tegund verks þarf að vera Reikningagerð virk svo hægt sé að reikningsfæra vinnuna. Sjá Stofnun verks.
• Heimild til að velja greiðanda á reikningshæfa færslu. Til að velja greiðanda á einstaka færslu þarf heimildina Getur valið greiðanda á færslu. Til að breyta greiðendastillingum verks þarf heimild til að breyta verkum. Hlutverkum er stjórnað undir Kerfisstjórn → Hlutverk (sjá Sérsniðnar heimildir hlutverka).
• Ljúka þarf stillingum fyrir reikningsgerð. Skipting reiknings og stillingar greiðanda eru notaðar þegar reikningar eru undirbúnir, svo settu þær upp áður en þú býrð til reikninga fyrir tímabilið.

Að velja rétta leið

• Notaðu skiptingu reiknings þegar sama umsamda prósenta á að gilda um allt sem reikningsfært er á verkinu, til dæmis þegar tveir samstarfsaðilar skipta öllum kostnaði 50/50.
• Notaðu stillingar greiðanda þegar verkið er almennt reikningsfært á einn viðskiptavin en tilteknar færslur eiga að greiðast af öðru fyrirtæki. Þegar stillingu greiðanda er bætt við verður það fyrirtæki valanlegt í reitnum Greiðandi á nýjum færslum.
• Notaðu greiðanda á færslu þegar aðeins stöku færsla tilheyrir öðrum greiðanda. Þá geturðu valið greiðandann beint á færslunni án þess að breyta sjálfgefnum stillingum verksins.

Hægt er að nota þessar leiðir saman: verk getur bæði haft hlutfallslega skiptingu og fleiri greiðendur sem velja má fyrir einstakar færslur.

Margir greiðendur með skiptingu reiknings

Skipting reiknings deilir reikningsgerð verksins á milli viðskiptavina eftir prósentu. Aðalviðskiptavinur verksins er alltaf í fyrstu línu (sjálfgefið 100,00%) og meðgreiðendum er bætt við hann.

1. Opnaðu verkið (Verk → veldu verkið).
2. Finndu spjaldið Skipting reiknings í hliðarstikunni hægra megin og smelltu á Ný skipting (eða á Breyta stillingum skiptingar ef skipting er þegar til).
3. Í glugganum Stillingar skiptingar reikninga skaltu smella á Bæta við nýrri skiptingu til að bæta við línu fyrir meðgreiðanda.
4. Veldu Viðskiptavin og sláðu inn Prósentu fyrir hvern meðgreiðanda. Einnig má skrá Tengilið kaupanda og Tilvísun kaupanda fyrir viðkomandi aðila.
5. Prósenta aðalviðskiptavinarins er reiknuð sjálfkrafa sem það sem eftir stendur, svo línurnar eru alltaf samtals 100,00%. Í glugganum er lína aðalviðskiptavinarins merkt (Aðalviðskiptavinur) og henni er ekki hægt að breyta.
6. Smelltu á Vista.

Þegar skiptingin hefur verið stillt birtir spjaldið Skipting reiknings yfirlit yfir hana, með aðalviðskiptavininum, hverjum meðgreiðanda og prósentum þeirra, ásamt línunni Samtals sem þarf að sýna 100,00%. Ef engin skipting hefur verið skráð birtist textinn „Engar skiptingar reikninga skilgreindar í þessu verki.“

Hægt er að breyta skiptingunni hvenær sem er með Breyta stillingum skiptingar, eða eyða öllum skiptingum í einu með Eyða öllum skiptingum í glugganum.

Hvernig skipting reiknings virkar

• Hver lína í skiptingunni er prósenta af öllum eftirstöðvum verksins. Þegar reikningur er gerður tekur Manor óreikningsfærða tíma, akstur, kostnað, vörur og dagpeninga og skiptir þeim hlutfallslega á milli viðskiptavinanna.
• Manor heldur samtölunni réttri fyrir þig: þú slærð aðeins inn prósentur meðgreiðendanna og hlutur aðalviðskiptavinarins er reiknaður sjálfkrafa, svo línurnar eru alltaf samtals 100,00%.
• Hver greiðandi fær sinn eigin reikning fyrir sinn hlut, með eigin tengilið kaupanda og tilvísunarnúmeri kaupanda.
• Hver reikningur er rakinn og merktur greiddur sérstaklega, svo hægt sé að fylgja hverjum greiðanda eftir fyrir sig.

Sjá Skipting reiknings fyrir ítarlega leiðsögn.

Fleiri greiðendur með stillingum greiðanda

Með stillingum greiðanda geturðu gert aðra viðskiptavini valanlega sem greiðendur einstakra færslna á verkinu, hvern með sitt tilvísunarnúmer kaupanda.

1. Opnaðu verkið og finndu spjaldið Stillingar greiðanda í hliðarstikunni.
2. Smelltu á Breyta stillingum greiðanda.
3. Veldu Viðskiptavin í glugganum og sláðu inn Tilvísunarnúmer kaupanda fyrir hann ef þörf er á.
4. Smelltu á Bæta við greiðanda til að bæta fleiri greiðendum við og smelltu svo á Vista.

Spjaldið Stillingar greiðanda sýnir þá viðbótargreiðendurna og tilvísunarnúmer kaupanda. Ef engar stillingar hafa verið skráðar birtist textinn „Engar stillingar greiðanda skilgreindar fyrir þetta verk.“

Stillingar greiðanda færa ekki einar og sér neina reikningsgerð. Þær gera þessa viðskiptavini aðeins valanlega sem greiðendur þegar færsla er skráð. Greiðandinn er síðan valinn á sjálfri færslunni (sjá næsta kafla). Sjálfgefinn greiðandi verksins er áfram viðskiptavinurinn sem skráður er á verkið. Hægt er að bæta við stillingu greiðanda fyrir viðskiptavin sem er ekki aðalviðskiptavinur verksins, svo framarlega sem viðskiptavinurinn er til í kerfinu.

Greiðandi valinn á einstakri reikningshæfri færslu

Tíma-, aksturs-, kostnaðar-, vöru- og dagpeningafærslur hafa allar reitinn Greiðandi. Sjálfgefið gildi hans er Sami og viðskiptavinur, þ.e. viðskiptavinur verksins eða skipting verksins. Ef stillingar greiðanda hafa verið skráðar á verkið birtast viðbótarviðskiptavinirnir sem valkostir.

1. Stofnaðu færsluna eins og venjulega (t.d. Skrá tíma, Skrá kostnað, Skrá akstur, Skrá vöru eða Skrá dagpeninga).
2. Opnaðu fellilistann Greiðandi og veldu fyrirtækið sem á að greiða fyrir færsluna, eða láttu Sami og viðskiptavinur standa til að nota sjálfgefna stillingu verksins.

Þegar greiðandi er valinn á færslu fer 100% hennar á valinn greiðanda. Þá er einni færslu ráðstafað í heild en ekki hlutfallslega. Þetta er annað en skipting reiknings, sem deilir hverri línu hlutfallslega á milli viðskiptavina.

Ábending: Ef breyta þarf greiðanda færslu sem þegar hefur verið skráð skaltu breyta færslunni og reitnum Greiðandi, að því gefnu að þú hafir heimild til að velja greiðanda á færslur.

Hvernig margir greiðendur birtast á reikningum og í reikningsgerð

• Með skiptingu reiknings: þegar reikningur er gerður fyrir verkið verður til sérstakur reikningur fyrir hvern viðskiptavin í skiptingunni. Hver reikningur nær yfir prósentu viðkomandi viðskiptavinar af reikningsfærðum færslum og ber eigin tengilið kaupanda og tilvísun kaupanda. Reikningarnir eru skráðir og greiddir hver fyrir sig undir Reikningagerð → Reikningar.
• Með stillingum greiðanda og greiðanda á færslu: færslur halda sínum greiðanda og þegar reikningur er gerður er vinnan stíluð á þann greiðanda sem ber ábyrgð á henni. Listinn yfir reikningshæfar færslur og eftirstöðvar sýna Greiðanda hverrar línu, svo auðvelt er að sjá á hvern hver færsla verður reikningsfærð.
• Á verksíðunni: spjaldið Skipting reiknings sýnir prósentuskiptinguna og spjaldið Stillingar greiðanda sýnir viðbótargreiðendur og tilvísunarnúmer kaupanda þeirra.
• Í eftirstöðvum og undir Gögn: dálkurinn Greiðandi (t.d. í töflunum fyrir reikningshæfar færslur og tíma undir Gögn) sýnir hvaða viðskiptavinur ber ábyrgð á hverri færslu. Það kemur að gagni þegar farið er yfir verk með marga greiðendur fyrir reikningsgerð. Sjá Yfirlit eftirstöðva og Reikningshæfar færslur.
• Eftirfylgni greiðslna: þar sem reikningar úr skiptingu eru aðskilin skjöl er reikningur hvers greiðanda merktur greiddur, greiddur að hluta eða ógreiddur sérstaklega.

Sjá Reikningar um hvernig reikningar eru stofnaðir, forskoðaðir og sendir.

Góðar starfsvenjur

• Semdu um skiptinguna fyrir reikningsgerð. Staðfestu prósenturnar með öllum aðilum og settu þær upp áður en reikningar eru gerðir fyrir tímabilið.
• Gættu að brotnum prósentum. Í þriggja aðila skiptingu, t.d. 33,33 / 33,33 / 33,34, skaltu ákveða hvaða aðili tekur á sig námundunarmuninn.
• Gefðu hverjum greiðanda sína tilvísun. Skráðu rétt Tilvísunarnúmer kaupanda fyrir hverja línu í skiptingu og hverja stillingu greiðanda, svo bókhald hvers fyrirtækis geti parað reikninginn.
• Notaðu leiðbeiningar um reikninga fyrir innri upplýsingar. Settu áminningar fyrir þann sem gerir reikninga (t.d. „þessu verki er alltaf skipt 50/50“) í reitinn Leiðbeiningar v/reikninga á verkinu. Þær birtast ekki á reikningnum. Sjá Reikningsstillingar verks.
• Hafðu aðalviðskiptavininn fyrstan. Viðskiptavinur verksins er alltaf sjálfgefinn greiðandi alls og fyrsta línan í skiptingunni. Bættu öðrum fyrirtækjum við sem meðgreiðendum eða með stillingum greiðanda frekar en að breyta viðskiptavini verksins.

Tengt efni

• Skipting reiknings: ítarleg leiðsögn um hvernig reikningsgerð verks er skipt á milli viðskiptavina eftir prósentu, með tengiliðum og tilvísunum kaupanda.
• Samningsþekja verks: hvernig verk er tengt við samning. Ekki er hægt að nota skiptingu reiknings á verk sem falla undir samning.
• Reikningsstillingar verks: allir reikningsreitir verks, þar á meðal reikningsupplýsingar, tilvísun kaupanda og sérstakt fyrirkomulag reikningsgerðar.
• Reikningar: allt ferli reikningsgerðar, þar á meðal meðferð greiðenda og skiptinga.
• Yfirlit eftirstöðva: yfirferð og síun upphæða sem reikningsfært er út frá.
• Reikningshæfar færslur: sameinaður listi reikningshæfra færslna, þar á meðal dálkurinn Greiðandi.
• Stofnun verks: stofnun verks og stillingar reikningsgerðar frá upphafi.
• Viðskiptavinir: stofnun og umsjón viðskiptavina sem notaðir eru sem greiðendur.
• Sérsniðnar heimildir hlutverka: þar á meðal heimildin til að velja greiðanda á færslu.