Skipurit

Á síðunni Skipurit skiptir þú fyrirtækinu upp í deildir og undirdeildir eftir skipulagi þess. Þegar starfsmönnum hefur verið raðað í einingar er hægt að gera skýrslur eftir deildum, skipuleggja mannafla og greina bókhald eftir einingum.

Af hverju skipurit skiptir máli

Með því að skipta fyrirtækinu upp í deildir geturðu:

• Skipulagt teymi: Endurspeglað rekstrareiningar, starfssvið og dótturfélög fyrirtækisins.
• Unnið skýrslur: Síað skýrslur um tekjur, tíma og fleira eftir deild eða fyrirtæki.
• Úthlutað yfirmönnum: Tilnefnt deildarstjóra sem bera ábyrgð á eftirliti.
• Haft yfirsýn yfir starfsmenn: Séð hve margir starfsmenn tilheyra hverri einingu og birt lista yfir þá.
• Skipulagt mannafla: Úthlutað verkefnum og dreift vinnuálagi jafnt á milli teyma.

Aðgangur að skipuriti

Til að opna skipuritið:

1. Smelltu á Stjórnun í aðalvalmyndinni til vinstri.
2. Veldu Skipurit.

Yfirlitstafla skipurits

Í töflunni birtast fyrirtæki og deildir í réttri röð eftir skipuritinu. Hver lína sýnir:

• Nafn: Nafn fyrirtækisins eða deildarinnar. Deildir eru inndregnar undir yfireiningu sinni.
• Tegund: Hvort línan er Fyrirtæki eða Deild.
• Yfirmenn: Yfirmaður eða yfirmenn einingarinnar.
• Fjöldi starfsmanna: Hve margir starfsmenn eru skráðir í deildina.

Við hliðina á nafni fyrirtækis er tengillinn Orðalag í skipuriti. Þar stillirðu hvaða heiti fyrirtækið notar yfir einingar.

Að stofna deild

Til að stofna deild:

1. Smelltu á Stofna deild á síðunni Skipurit.
2. Fylltu út formið:
   • Nafn (áskilið): Nafn deildarinnar, til dæmis Málflutningur, Ráðgjöf eða Fyrirtækjaráðgjöf.
   • Staðsetning í skipuriti (áskilið): Veldu fyrirtækið eða yfirdeildina sem nýja deildin á að heyra undir. Þessi reitur ræður því hvar deildin lendir í skipuritinu.
   • Deildarstjórar (valfrjálst): Veldu einn eða fleiri notendur sem deildarstjóra.
3. Smelltu á Vista deild.

Til að stofna undirdeild opnarðu fyrst yfirdeildina og smellir svo á Stofna deild þar. Þá er sú deild sjálfkrafa valin sem yfireining.

Upplýsingar um deild

Smelltu á nafn deildar í töflunni til að opna upplýsingasíðu hennar:

Á deildarsíðunni geturðu:

• Skoðað deildina: Spjaldið Deild sýnir nafn deildarinnar, fjölda starfsmanna og yfirmenn hennar.
• Skoðað starfsmenn: Spjaldið Starfsmenn sýnir alla sem tilheyra deildinni, með Nafn og Netfang.
• Breytt deildinni: Smelltu á Breyta deild til að endurnefna deildina, færa hana undir aðra yfireiningu eða breyta deildarstjórum.
• Stofnað undirdeild: Smelltu á Stofna deild til að bæta við deild undir þeirri sem er opin.

Breyta og eyða deild

Í forminu Breyta deild geturðu breytt Nafn, Staðsetning í skipuriti (yfireiningu deildarinnar) og Deildarstjórar. Reiturinn Stofnað sýnir hvenær deildin var stofnuð og er ekki hægt að breyta honum.

Í forminu er líka hnappurinn Eyða deild. Aðeins er hægt að eyða deild sem hefur hvorki starfsmenn né undirdeildir. Ef deildin hefur annað hvort þarftu fyrst að færa starfsmennina í aðra einingu og eyða undirdeildunum.

Stillingar á orðalagi

Þú getur valið þau heiti yfir skipulagseiningar sem fyrirtækið notar sjálft. Smelltu á Orðalag í skipuriti við hliðina á nafni fyrirtækisins í töflunni.

Í glugganum velurðu heiti fyrir hvert lag skipuritsins:

• Heiti á einingum í efsta lagi skipurits
• Heiti á einingum í 2. lagi skipurits
• Heiti á einingum í 3. lagi skipurits
• Heiti á einingum í 4. lagi skipurits

Fyrir hvert lag velurðu eitt af heitunum Deild, Svið, Teymi eða Hópur. Athugaðu að enska heitið Unit birtist í íslenska viðmótinu líka sem Deild, sama orð og fyrir Department. Valkostirnir eru því fimm en aðeins fjögur ólík heiti sjást á íslensku. Smelltu á Vista til að virkja heitin. Manor notar þau alls staðar þar sem vísað er í skipulagseiningu, til dæmis í töflunni Skipurit og í deildarreitnum í notendasniði.

Úthlutun starfsmanna á deildir

Starfsmenn eru skráðir í deild í gegnum notendasnið sitt:

1. Farðu í Kerfisstjórn → Notendur.
2. Opnaðu notandann sem á að skrá.
3. Veldu deildina í reitnum Deild.
4. Vistaðu notandann.

Hver starfsmaður tilheyrir einni aðaleiningu í einu.

Deildir í skýrslum og rekstri

Þegar skipuritið er tilbúið nýtist það víða í Manor:

• Skýrslur: Síaðu skýrslur eftir fyrirtæki og deild.
• Mannaflaáætlun: Síaðu áætlanir og framboð eftir einingum.
• Gagnatöflur: Síaðu reikningshæfar færslur, tímaskráningar og útgjöld eftir Fyrirtæki og deild.
• Greining: Flokkaðu og berðu saman niðurstöður eftir skipulagseiningum.

Bestu venjur

• Hafðu skipulagið einfalt: Eitt eða tvö lög (Fyrirtæki > Deild eða Fyrirtæki > Deild > Teymi) duga yfirleitt fyrir skýrslur og stjórnun.
• Tilnefndu ábyrga yfirmenn: Þegar deildarstjórar eru skráðir verða eftirlit og samþykktir innan deilda skýrari.
• Haltu skráningum uppfærðum: Uppfærðu reitinn Deild þegar starfsmenn skipta um hlutverk eða teymi svo skýrslur haldist réttar.
• Notaðu samræmd heiti: Hafðu sömu heiti á deildum á öllum skrifstofum og sviðum.