Yfirlit yfir stöður

Hvað eru stöður?

Stöður sýna heildarupphæð sem skulduð er vegna reikningsfæranlegrar vinnu milli verka og viðskiptavina. Þær tákna óreikningsfært eða að hluta reikningsfært verk sem er undirstaða reikningagerðar. Stöðuyfirlitið gefur þér skýra mynd af því hversu miklar óreikningsfærðar tekjur þarf að reikningsfæra hverjum viðskiptavini og úr hvaða verkum.

Hvers vegna skipta stöður máli

Skilningur á stöðum hjálpar þér að:

• Fylgjast með reikningsfæranlegri vinnu — Sjá nákvæmlega hversu mikil óreikningsfærð vinna er til staðar hjá stofunni
• Stofna nákvæma reikninga — Byrja á stöðum til að tryggja að engir reikningsfæranlegir liðir gleymist
• Fylgjast með viðskiptavinareikningum — Vita hversu mikið hver viðskiptavinur skuldar og hvaða verk mynduðu tekjurnar
• Stjórna sjóðstreymi — Greina hvar tekjur eru útistandandi og þarf að innheimta
• Skipuleggja reikningagerð — Ákveða hvaða viðskiptavinir og verk eru tilbúin til reikningagerðar

Aðgangur að stöðuyfirliti

Til að skoða stöður og hefja reikningagerð:

1. Smelltu á Reikningagerð í aðalvalmyndinni
2. Smelltu á hnappinn Nýr reikningur efst til hægri

Stöðulistinn opnast og sýnir allar útistandandi reikningsfæranlegar upphæðir ásamt samantekt á heildar óreikningsfærtum upphæðum án VSK efst á síðunni.

Lykilhugtök

Stöðuflokkar

Stöður má flokka eftir tegund reikningsfæranlegrar vinnu:

• Tímar — Skráðar klukkustundir sem ekki hafa verið reikningsfærðar
• Akstur — Aksturskostnaður og vegalengdir sem ekki hafa verið reikningsfærðar
• Kostnaður — Útlagður kostnaður sem ekki hefur verið reikningsfærður
• Vörur — Vörur eða afhendingar sem ekki hafa verið reikningsfærðar
• Dagpeningar — Dagleg framfærsluuppbót sem ekki hefur verið reikningsfærð
• Bunkar — Hópaðir reikningsfæranlegir liðir sem bíða reikningagerðar

Staða stöðu

Hver staða hefur stöðu sem gefur til kynna hvar hún er í reikningaferlinu:

• Óreikningsfært — Vinnu lokið en ekki enn sett á reikning eða í tillögu
• Í reikningstillögu — Vinnu bætt í reikningstillögu sem bíður yfirferðar
• Hluta reikningsfært — Að hluta reikningsfært; eftirstöðvar bíða reikningagerðar
• Reikningsfært — Að fullu reikningsfært en sýnt til viðmiðunar

Skoðun og síun stöðu

Skilningur á stöðutöflunni

Stöðuyfirlitið sýnir töflu með lykilsúlum:

• Viðskiptavinur — Greiðandi/viðskiptavinur fyrir þessa stöðu
• Verk — Verkið sem tengist stöðunni
• Stöðuflokkur — Tegund reikningsfæranlegrar vinnu (Tímar, Kostnaður o.s.frv.)
• Upphæð — Útistandandi staða í gjaldmiðli verksins
• Upphæð í sjálfgefnum gjaldmiðli — Staða umreiknuð í sjálfgefinn gjaldmiðil stofunnar
• Færsludagsetning — Hvenær reikningsfæranleg vinna var skráð

Hraðleit

Notaðu hraðleitarreitinn til að finna stöður eftir:

• Nafni viðskiptavinar
• Nafni verks
• Reikningsnúmeri (ef að hluta reikningsfært)
• Lýsingu eða tilvísun

Tiltækar síur

Þú getur þrengt niður niðurstöður stöðu með eftirfarandi síum:

Viðskiptavinasía

Síaðu eftir tilteknum viðskiptavini eða greiðanda:

1. Smelltu á fellilistann Viðskiptavinur
2. Veldu einn eða fleiri viðskiptavini
3. Niðurstöður uppfærast og sýna aðeins stöður þeirra viðskiptavina

Verkstjórnandisía

Síaðu eftir verkstjórnanda:

1. Smelltu á fellilistann Verkstjórnandi
2. Veldu einn eða fleiri verkstjórnendur
3. Sjáðu stöður verka sem valdir notendur stýra

Stöðuflokkasía

Síaðu eftir tegund reikningsfæranlegrar vinnu:

1. Smelltu á fellilistann Stöðuflokkar
2. Veldu hvaða stöðuflokka á að sýna:
   • Tímar
   • Akstur
   • Kostnaður
   • Vörur
   • Dagpeningar
   • Bunkar

Stöðusía

Síaðu eftir núverandi reikningsstöðu:

1. Smelltu á fellilistann Staða
2. Veldu stöður til að skoða:
   • Óreikningsfært
   • Í reikningstillögu
   • Hluta reikningsfært
   • Allar stöður

Staða verks

Síaðu eftir opnunar-/lokunarstöðu verks:

1. Smelltu á fellilistann Staða verks
2. Skoðaðu stöður frá:
   • Aðeins opnum verkum
   • Aðeins lokuðum verkum
   • Bæði opnum og lokuðum verkum

Fyrirtæki og deild

Síaðu eftir skipulagseiningu:

1. Smelltu á fellilistann Fyrirtæki og deild
2. Veldu tiltekin fyrirtæki eða deildir
3. Skoðaðu stöður frá völdum einingum

Færsludagsetning

Síaðu eftir því hvenær vinnan var skráð:

1. Smelltu á fellilistann Færsludagsetning
2. Veldu tímabil:
   • Síðustu viku
   • Síðasta mánuð
   • Síðasta ársfjórðung
   • Sérsniðið tímabil
3. Skoðaðu stöður frá völdu tímabili

Samsetning síunar

Síur vinna saman til að gefa þér nákvæma yfirsýn. Til dæmis:

• „Sýna Tímastöður frá viðskiptavini X sem eru óreikningsfærðar"
• „Sýna allar að hluta reikningsfærðar stöður frá verki Y"
• „Sýna kostnaðarstöður frá verkstjórnanda Z í síðasta mánuði"

Gerð reikninga út frá stöðum

Stöðuyfirlitið er upphafspunktur reikningagerðar:

1. Farðu yfir stöður — Skoðaðu útistandandi upphæðir
2. Síaðu ef þörf krefur til að einblína á tiltekna viðskiptavini, verk eða stöðuflokka
3. Veldu hvaða liði á að reikningsfæra með því að smella á gátreiti (eða veldu alla)
4. Smelltu á Stofna reikning eða haltu áfram í reikningagerðarferlið
5. Farðu yfir reikningsupplýsingarnar áður en þú klárar

Reikningseyðublaðið verður fyrirfram útfyllt með völdum stöðuliðum, sem sparar þér tíma og tryggir nákvæmni.

Lykillreitir útskýrðir

Upphæð (í gjaldmiðli verks)

Útistandandi staða birt í þeim gjaldmiðli sem er stilltur á verkið. Þetta er raunveruleg upphæð sem skulduð er.

Upphæð í sjálfgefnum gjaldmiðli

Staðan umreiknuð í sjálfgefinn gjaldmiðil stofunnar miðað við gildandi gengi. Gagnlegt við samstæðuskýrslugerð ef unnið er í mörgum gjaldmiðlum.

Færsludagsetning

Hvenær reikningsfæranleg vinna var upphaflega skráð í Manor (t.d. hvenær tímafærsla var skráð eða kostnaður var bættur við). Þetta hjálpar þér að greina hversu „gamalt" óreikningsfærða verkið er.

Stöðuflokkur

Flokkur vinnu sem þessi staða táknar:

• Tímar — Reikningsfæranlegar klukkustundir
• Akstur — Akstursvegalengdir og kostnaður
• Kostnaður — Útlagður kostnaður
• Vörur — Seldar vörur eða afhendingar
• Dagpeningar — Dagleg framfærsluuppbót
• Bunkar — Margir liðir flokkaðir saman

Greiðandi

Viðskiptavinurinn eða stofnunin sem ber ábyrgð á greiðslu þessa reiknings. Mikilvægt til að tryggja að reikningurinn berist réttum aðila.

Umsjón stöðu

Skoðun stöðuupplýsinga

Til að sjá nánari upplýsingar um tiltekna stöðu:

1. Smelltu á stöðulínuna í töflunni
2. Upplýsingasvæði opnast sem sýnir:
   • Fulla lýsingu á reikningsfæranlegri vinnu
   • Hver stofnaði færsluna
   • Tengt verk og starfsþætti
   • Núverandi reikningsstöðu
   • Tengdan reikning (ef að hluta reikningsfært)

Undanþága liða frá reikningagerð

Sum vinnuatriði þarfnast undanþágu frá reikningagerð til viðskiptavinar. Til að merkja stöðu sem óreikningshæfa:

1. Opnaðu verkið
2. Finndu starfsþáttinn eða reikningsfæranlega liðinn
3. Merktu sem „Undanskilið frá reikningagerð" eða „Ekki reikningshæft"
4. Liðurinn mun ekki lengur birtast í stöðum eða reikningagerð

Meðhöndlun ágreinings eða hafnaðra upphæða

Ef viðskiptavinur mótmælir upphæð eða neitar að greiða fyrir tiltekna vinnu:

1. Hafðu samband við yfirmann þinn eða reikningsstjóra
2. Það gæti þurft að leiðrétta liðinn (afskrifa, kreditnóta o.s.frv.)
3. Skráðu ástæðuna fyrir hvers kyns leiðréttingum
4. Staðan uppfærist sjálfkrafa

Bestu venjur við umsjón stöðu

Farðu reglulega yfir

• Athugaðu stöður vikulega — Vertu meðvitaður um útistandandi reikningagerð
• Fylgstu með aldri — Greindu hvaða viðskiptavinir eru með langvarandi óreikningsfærðar stöður
• Merktu vandamál — Taktu eftir verkum með óvenju háar eða lágar stöður

Reikningsfærðu tímanlega

• Leyfðu stöðum ekki að safnast upp — Reikningsfærðu reglulega til að viðhalda sjóðstreymi
• Búðu til reikninga í lotum — Flokkaðu svipaða vinnu eftir viðskiptavini þegar hægt er
• Fylgdu reikningaáætlun þinni — Viðhaldtu samkvæmri reikningatíðni (t.d. mánaðarlega)

Haltu gögnum nákvæmum

• Úthlutaðu vinnu á starfsþætti — Notaðu starfsþætti þegar þú skráir tíma/kostnað til betri eftirfylgni
• Notaðu rétta viðskiptavini/greiðendur — Tryggðu að reikningsfæranlegir liðir séu tengdir réttum greiðanda
• Merktu óreikningshæfa liði — Merktu greinilega innri vinnu sem á ekki að reikningsfæra
• Farðu yfir áður en þú reikningsfærir — Athugaðu vel að allir liðir á reikningi séu réttir

Stjórnaðu mörgum gjaldmiðlum

• Fylgstu með gengi — Þegar unnið er með mörgum gjaldmiðlum hefur gengi áhrif á stöðuupphæðir
• Umreiknaðu samkvæmt — Notaðu sjálfgefna gjaldmiðilsumreikning kerfisins fyrir skýrslugerð
• Staðfestu við viðskiptavini — Staðfestu hvaða gjaldmiðill á að nota á reikninga

Notaðu síur á áhrifaríkan hátt

• Búðu til síusamsetningu fyrir algengar aðstæður — Sparaðu tíma með því að sía á sama hátt ítrekað
• Síaðu eftir reikningagerðarviðbúnaði — Flokkaðu liði eftir viðskiptavini til að auðvelda lotureikningagerð
• Fylgstu eftir verkstigum — Notaðu verkstjórnanda- eða stöðusíur til að fylgjast með framgangi

Úrræðaleit algengra vandamála

Reikningsfæranlegur liður birtist ekki í stöðum

• Athugaðu reikningsstöðu — Liðurinn gæti þegar verið reikningsfærður eða í tillögu
• Staðfestu verk — Athugaðu að liðurinn sé tengdur réttu verki
• Athugaðu greiðanda — Tryggðu að liðurinn sé úthlutaður greiðandi viðskiptavini (ekki innri)
• Farðu yfir síur — Virkar síur gætu verið að fela liðinn

Stöðuupphæð virðist röng

• Athugaðu reikningsfæranlega liði — Farðu yfir upprunalegar tímafærslur eða kostnað varðandi villur
• Leitaðu að afskriftum — Sumir liðir gætu hafa verið afskrifaðir (ekki reikningshæfir)
• Staðfestu gjaldmiðil — Ef margir gjaldmiðlar, tryggðu að þú skoðir í réttum gjaldmiðli
• Athugaðu VSK — Sumar stöður gætu verið reiknaðar með eða án VSK

Ekki er hægt að velja liði til reikningagerðar

• Athugaðu heimildir — Þú gætir þurft heimildir til reikningagerðar
• Farðu yfir stöðu — Liðir í ákveðnum stöðum gætu ekki verið valanlegir
• Prófaðu mismunandi síur — Breyttu síum til að finna valanlega liði

Tengdir eiginleikar

• Reikningar — Stofnaðu og stjórnaðu endanlegum reikningum út frá stöðum
• Reikningstillögur — Búðu til reikningsdrög til yfirferðar áður en þau eru kláruð
• Sending reikninga — Fylgstu með hvernig reikningar berast viðskiptavinum
• Sjálfvirkir reikningar — Settu upp sjálfvirka reikningaáætlun
• Verk — Stjórnaðu verkum sem mynda stöður

Algengar spurningar

Af hverju birtast ekki allir reikningsfæranlegir liðir mínir sem stöður?

Liðir sem þegar hafa verið reikningsfærðir, eru í reikningstillögudrögum eða eru merktir sem óreikningshæfir birtast ekki sem útistandandi stöður.

Get ég reikningsfært sömu vinnu tvisvar?

Nei. Þegar vinna er sett á reikning (jafnvel reikningstillögu) er hún ekki lengur tiltæk sem útistandandi staða til að koma í veg fyrir tvöfalda reikningagerð.

Hvernig hefur VSK áhrif á stöður?

Stöður sýna venjulega upphæðir án VSK. Þegar þú stofnar reikning er VSK reiknað og bætt við samkvæmt VSK-stillingum verksins. Sumar stöðutegundir geta haft sína eigin VSK-meðhöndlun.

Hvað ef viðskiptavinur mótmælir reikningsfærðri upphæð?

Ef viðskiptavinur mótmælir vinnu eftir reikningagerð gætirðu þurft að gefa út kreditnótu eða afskrifa upphæðina. Vinndu með reikningsstjóra þínum til að leiðrétta reikning viðskiptavinar á viðeigandi hátt.

Get ég síað stöður eftir starfsflokki eða sérfræðiþekkingu?

Stöður eru aðallega flokkaðar eftir viðskiptavini og verki. Til að fá ítarlegri síun eftir vinnutegund, notaðu stöðuflokkasíurnar (Tímar, Kostnaður o.s.frv.) eða skoðaðu upplýsingar á starfsþáttastigi.