Hvað eru stöður?
Stöður sýna heildarupphæðina sem er útistandandi fyrir reikningsfæranlega vinnu í verkum og hjá viðskiptavinum. Þær ná yfir vinnu sem hefur ekki verið reikningsfærð eða aðeins að hluta og eru grunnurinn að reikningagerð. Í Stöðulista sérðu greinilega hversu háa upphæð á eftir að reikningsfæra hverjum viðskiptavini og úr hvaða verkum hún kemur.
Hvers vegna skipta stöður máli?
Yfirsýn yfir stöður hjálpar þér að:
- Fylgjast með reikningsfæranlegri vinnu: Þú sérð nákvæmlega hversu mikil vinna hjá stofunni er enn óreikningsfærð.
- Gera nákvæma reikninga: Þegar þú byrjar á stöðunum gleymist enginn reikningsfæranlegur liður.
- Fylgjast með viðskiptavinum: Þú veist hvað hver viðskiptavinur skuldar og úr hvaða verkum tekjurnar koma.
- Stýra sjóðstreymi: Þú sérð hvar tekjur eru útistandandi og þarf að innheimta þær.
- Skipuleggja reikningagerð: Þú ákveður hvaða viðskiptavini og verk er tímabært að reikningsfæra.
Stöðulisti opnaður
Til að skoða stöður og hefja reikningagerð:
- Smelltu á Reikningagerð í aðalvalmyndinni. Listinn Reikningar opnast.
- Smelltu á hnappinn Nýr reikningur efst til hægri.
- Glugginn Stöðulisti opnast ofan á síðunni. Þar sjást allar útistandandi reikningsfæranlegar upphæðir og efst er heildarupphæðin merkt Samtals óreikningsfært, án VSK.
Glugganum lokar þú með krossinum (X) efst í horninu.
Ef engar stöður passa við valdar síur birtist textinn Leitin skilaði engum niðurstöðum.
Upplýsingar í Stöðulista
- Samtals óreikningsfært, án VSK: Heildarupphæð útistandandi stöðu, sýnd efst í glugganum.
- Greiðandi: Viðskiptavinurinn sem greiðir fyrir stöðuna.
- Verk: Verkið sem staðan tilheyrir.
- Tegund stöðu: Hvers konar reikningsfæranleg vinna er að baki stöðunni (Tímar, Akstur, Kostnaður, Vörur, Dagpeningar, Bunkar).
- Upphæð: Útistandandi upphæð í gjaldmiðli verksins.
- Upphæð í sjálfgefnum gjaldmiðli: Staðan umreiknuð í sjálfgefinn gjaldmiðil stofunnar.
- Færsludagsetning: Hvenær reikningsfæranlega vinnan var skráð.
Lykilhugtök
Tegundir stöðu
Stöður skiptast eftir tegund reikningsfæranlegrar vinnu:
- Tímar: Skráðar klukkustundir sem hafa ekki verið reikningsfærðar.
- Akstur: Akstur, vegalengdir og aksturskostnaður sem hefur ekki verið reikningsfærður.
- Kostnaður: Útlagður kostnaður sem hefur ekki enn verið reikningsfærður.
- Vörur: Vörur eða afurðir sem hafa ekki enn verið reikningsfærðar.
- Dagpeningar: Dagpeningar sem hafa ekki verið reikningsfærðir.
- Bunkar: Reikningsfæranlegir liðir sem eru teknir saman og bíða reikningagerðar.
Staða í reikningaferlinu
Hver staða er á tilteknu stigi í reikningaferlinu:
- Óreikningsfært: Vinnunni er lokið en hún er hvorki komin á reikning né í reikningstillögu.
- Í reikningstillögu: Vinnan er komin í reikningstillögu sem bíður yfirferðar.
- Reikningsfært að hluta: Hluti hefur verið reikningsfærður en eftirstöðvarnar bíða.
- Reikningsfært: Allt hefur verið reikningsfært en staðan er sýnd til upplýsingar.
Stöður skoðaðar og síaðar
Hraðleit
Í reitnum Hraðleit getur þú leitað að stöðum eftir leitarorðum, til dæmis:
- nafni viðskiptavinar
- heiti verks
- reikningsnúmeri (ef staðan hefur verið reikningsfærð að hluta)
- lýsingu eða tilvísun
Síur
Með síunum hér fyrir neðan getur þú þrengt niðurstöðurnar. Síurnar má nota saman.
Viðskiptavinur
Síar eftir viðskiptavini eða greiðanda:
- Smelltu á fellilistann Viðskiptavinur. Sjálfgefið val er Allir viðskiptavinir.
- Veldu einn eða fleiri viðskiptavini. Ef þú velur Enginn viðskiptavinur sérðu stöður sem eru ekki tengdar neinum viðskiptavini.
- Listinn uppfærist og sýnir aðeins stöður valinna viðskiptavina.
Verkstjórnandi
Síar eftir verkstjórnanda, þ.e. notandanum sem á verkið:
- Smelltu á fellilistann Verkstjórnandi. Sjálfgefið ert það þú, innskráði notandinn.
- Veldu einn eða fleiri verkstjórnendur.
- Þá sérðu stöður verka sem valdir notendur eiga.
Ábending: Af því að sían sýnir sjálfgefið aðeins þín eigin verk getur þú þurft að breyta henni til að sjá stöður allrar stofunnar.
Stöðuflokkar
Síar eftir því hvaðan staðan kemur:
- Smelltu á fellilistann Stöðuflokkar.
- Veldu einn af eftirfarandi kostum:
- Allar stöðutegundir (sjálfgefið)
- Stöður verka
- Stöður samninga
Staða
Síar eftir stöðu í reikningaferlinu:
- Smelltu á fellilistann Staða.
- Veldu einn af eftirfarandi kostum:
- Allar stöður (sjálfgefið)
- Virkar reikningstillögur
- Virkar frestanir
- Engin staða
Staða verks
Síar eftir því hvort verkið er opið eða lokað:
- Smelltu á fellilistann Staða verks.
- Veldu einn af eftirfarandi kostum:
- Bæði opin og lokuð verk (sjálfgefið)
- Lokað
- Opíð
Fyrirtæki og deild
Síar eftir skipulagseiningu:
- Smelltu á fellilistann Fyrirtæki og deild. Sjálfgefið val er Öll fyrirtæki og deildir.
- Veldu fyrirtæki eða deildir.
- Þá sérðu aðeins stöður frá völdum einingum.
Færsludagsetning
Síar eftir því hvenær vinnan var skráð:
- Smelltu á fellilistann Færsludagsetning. Sjálfgefið val er Öll tímabil.
- Veldu tímabil, til dæmis:
- Öll tímabil, Fortíð eða Framtíð
- Til og með eða Frá og með tilteknum mánuði
- Í gær, Í dag eða Á morgun
- Síðustu 3 mánuðir eða Síðustu 12 mánuðir
- Næstu 3 mánuðir eða Næstu 12 mánuðir
- einstakan mánuð eða heilt ár
- Þá sérðu stöður frá völdu tímabili.
Flýtiaðgerðir
- Hreinsa síur: Setur allar síur og leitarorð aftur í sjálfgefið horf.
- Sækja: Sækir stöðurnar sem sjást núna. Í fellivalmynd hnappsins velur þú Sækja sem excel skjal.
- Sjá fleiri valkosti / Fækka valkostum: Sýnir eða felur fleiri síur.
Birting upphæða stillt
Þú getur ráðið hvernig upphæðir birtast í Stöðulista:
- Smelltu á tannhjólið (Stillingar á stöðulista) í Stöðulista eða farðu á slóðina
/user/settings/balance. - Undir VSK velur þú Án VSK (sjálfgefið) eða Með VSK.
- Undir Gjaldmiðill velur þú Gjaldmiðill viðskiptavinar (sjálfgefið) eða Staðbundinn gjaldmiðill, sem er gjaldmiðill stofunnar.
- Smelltu á Vista.
Nánari upplýsingar eru í leiðbeiningunum Stillingar á stöðulista.
Reikningar stofnaðir úr stöðum
Stöðulisti er upphafspunktur reikningagerðar:
- Farðu yfir stöðurnar og skoðaðu útistandandi upphæðir.
- Síaðu ef þörf er á, til að einblína á tiltekna viðskiptavini, verk eða stöðuflokka.
- Veldu liðina sem á að reikningsfæra með gátreitunum, eða veldu alla.
- Smelltu á Stofna reikning.
- Farðu yfir reikninginn áður en þú lýkur við hann.
Valdir liðir eru þegar komnir inn á reikninginn. Það sparar tíma og dregur úr villum.
Helstu reitir
Upphæð (í gjaldmiðli verks)
Útistandandi upphæð í gjaldmiðlinum sem er stilltur á verkinu. Þetta er upphæðin sem raunverulega er skulduð.
Upphæð í sjálfgefnum gjaldmiðli
Staðan umreiknuð í sjálfgefinn gjaldmiðil stofunnar á gildandi gengi. Kemur sér vel í samantektum ef unnið er í mörgum gjaldmiðlum.
Færsludagsetning
Hvenær reikningsfæranlega vinnan var fyrst skráð í Manor, t.d. hvenær tímafærsla eða kostnaður var skráður. Þannig sérðu hversu gömul óreikningsfærða vinnan er.
Tegund stöðu
Flokkurinn sem vinnan að baki stöðunni tilheyrir:
- Tímar: Reikningsfæranlegar klukkustundir
- Akstur: Vegalengdir og aksturskostnaður
- Kostnaður: Útlagður kostnaður
- Vörur: Seldar vörur eða afurðir
- Dagpeningar: Dagpeningar
- Bunkar: Fleiri liðir teknir saman
Greiðandi
Viðskiptavinurinn eða stofnunin sem greiðir reikninginn. Það skiptir máli að réttur aðili fái reikninginn.
Umsjón með stöðum
Nánari upplýsingar um stöðu
Til að sjá nánari upplýsingar um tiltekna stöðu:
- Smelltu á línu stöðunnar í töflunni.
- Þá birtast nánari upplýsingar, t.d.:
- full lýsing á reikningsfæranlegu vinnunni
- hver skráði færsluna
- tengt verk og starfsþættir
- núverandi staða í reikningaferlinu
- tengdur reikningur (ef staðan er reikningsfærð að hluta)
Liðir undanskildir reikningagerð
Stundum á ekki að reikningsfæra tiltekna vinnu til viðskiptavinar. Til að merkja stöðu sem ekki reikningshæfa:
- Opnaðu verkið.
- Finndu starfsþáttinn eða reikningsfæranlega liðinn.
- Merktu hann sem undanskilinn reikningagerð eða ekki reikningshæfan.
- Liðurinn hættir þá að birtast í stöðum og við reikningagerð.
Ágreiningur eða hafnaðar upphæðir
Ef viðskiptavinur gerir athugasemd við upphæð eða neitar að greiða fyrir tiltekna vinnu:
- Hafðu samband við yfirmann þinn eða þann sem sér um reikningagerð.
- Hugsanlega þarf að leiðrétta liðinn, t.d. með afskrift eða kreditreikningi.
- Skráðu ástæðu allra leiðréttinga.
- Staðan uppfærist sjálfkrafa.
Góðar venjur við umsjón með stöðum
Farðu reglulega yfir stöðurnar
- Skoðaðu stöður vikulega til að vita alltaf hvað á eftir að reikningsfæra.
- Fylgstu með aldri stöðu og hafðu auga með viðskiptavinum sem eiga gamlar óreikningsfærðar stöður.
- Taktu eftir frávikum, t.d. verkum með óvenju háar eða lágar stöður.
Reikningsfærðu tímanlega
- Ekki láta stöður safnast upp. Reikningsfærðu reglulega til að halda sjóðstreyminu góðu.
- Gerðu reikninga í lotum og taktu saman sambærilega vinnu eftir viðskiptavini þar sem hægt er.
- Haltu þig við reikningaáætlunina og reikningsfærðu jafnt og þétt, t.d. mánaðarlega.
Haltu gögnunum réttum
- Tengdu vinnu við starfsþætti þegar þú skráir tíma eða kostnað. Þá er auðveldara að fylgjast með.
- Notaðu rétta viðskiptavini og greiðendur svo reikningsfæranlegir liðir tengist þeim sem greiðir.
- Merktu liði sem eru ekki reikningshæfir. Innri vinna sem ekki á að reikningsfæra þarf að vera greinilega merkt.
- Farðu yfir áður en þú reikningsfærir og gakktu úr skugga um að allir liðir á reikningnum séu réttir.
Margir gjaldmiðlar
- Fylgstu með gengi. Ef unnið er í mörgum gjaldmiðlum hefur gengið áhrif á upphæðir stöðu.
- Umreiknaðu alltaf á sama hátt og notaðu sjálfgefna umreikning kerfisins í samantektum.
- Staðfestu við viðskiptavininn í hvaða gjaldmiðli reikningurinn á að vera.
Nýttu síurnar vel
- Notaðu fastar síusamsetningar í algengum aðstæðum. Það sparar tíma að sía alltaf eins.
- Síaðu eftir viðskiptavini til að taka saman liði og gera reikninga í lotum.
- Fylgstu með framgangi með síunum Verkstjórnandi og Staða verks.
Lausnir á algengum vandamálum
Reikningsfæranlegur liður birtist ekki í stöðum
- Athugaðu stöðu liðarins. Hann gæti þegar verið reikningsfærður eða kominn í reikningstillögu.
- Athugaðu verkið og gakktu úr skugga um að liðurinn sé tengdur réttu verki.
- Athugaðu greiðandann. Liðurinn þarf að vera tengdur greiðandi viðskiptavini en ekki innri vinnu.
- Athugaðu síurnar. Virk sía gæti verið að fela liðinn, t.d. sían Verkstjórnandi, sem sýnir sjálfgefið aðeins þín verk. Smelltu á Hreinsa síur til að byrja upp á nýtt.
Upphæð stöðu virðist röng
- Athugaðu upprunalegu færslurnar, þ.e. tímafærslur eða kostnað, og leitaðu að villum.
- Leitaðu að afskriftum. Sumir liðir gætu hafa verið afskrifaðir eða merktir sem ekki reikningshæfir.
- Athugaðu gjaldmiðilinn. Ef unnið er í mörgum gjaldmiðlum þarftu að skoða upphæðina í réttum gjaldmiðli (sjá Stillingar á stöðulista).
- Athugaðu VSK. Kannaðu hvort upphæðir eru sýndar Án VSK eða Með VSK.
Ekki er hægt að velja liði til reikningagerðar
- Athugaðu heimildirnar þínar. Þú gætir þurft heimild til að stofna reikninga.
- Athugaðu stöðu liðanna. Suma liði er ekki hægt að velja vegna stöðu þeirra.
- Prófaðu aðrar síur til að finna liði sem hægt er að velja.
Tengt efni
- Stillingar á stöðulista: Hvernig VSK og gjaldmiðill birtast í Stöðulista
- Reikningar: Að stofna og halda utan um reikninga út frá stöðum
- Reikningstillögur: Reikningsdrög til yfirferðar áður en gengið er frá reikningi
- Sending reikninga: Hvernig reikningar berast viðskiptavinum
- Sjálfvirkir reikningar: Sjálfvirk reikningagerð eftir áætlun
- Verk: Verkin sem stöðurnar verða til í
Algengar spurningar
Af hverju birtast ekki allir reikningsfæranlegir liðir sem stöður?
Liðir sem hafa þegar verið reikningsfærðir, eru í reikningstillögu eða eru merktir sem ekki reikningshæfir birtast ekki sem útistandandi stöður. Athugaðu líka síurnar, sérstaklega síuna Verkstjórnandi.
Get ég reikningsfært sömu vinnu tvisvar?
Nei. Um leið og vinna fer á reikning, eða bara í reikningstillögu, hættir hún að birtast sem útistandandi staða. Þannig er komið í veg fyrir tvíreikningsfærslu.
Hvernig hefur VSK áhrif á stöður?
Sjálfgefið eru upphæðir í Stöðulista sýndar án VSK. Þú getur valið Með VSK undir Stillingar á stöðulista. Þegar reikningur er stofnaður er VSK reiknaður og honum bætt við samkvæmt VSK-stillingum verksins.
Hvað ef viðskiptavinur gerir athugasemd við reikningsfærða upphæð?
Ef viðskiptavinur gerir athugasemd við vinnu eftir að hún hefur verið reikningsfærð gætir þú þurft að gefa út kreditreikning eða afskrifa upphæðina. Vertu í sambandi við þann sem sér um reikningagerð til að leiðrétta reikning viðskiptavinarins.
Get ég síað stöður eftir tegund vinnu eða sérþekkingu?
Stöður eru fyrst og fremst flokkaðar eftir viðskiptavini og verki. Með síunni Stöðuflokkar getur þú greint á milli stöðu verka og stöðu samninga. Dálkurinn Tegund stöðu sýnir hvort um er að ræða tíma, akstur, kostnað eða aðra tegund. Nánari sundurliðun finnur þú á starfsþáttum verksins.