Hvað er kostnaður?
Kostnaður er útgjöld sem falla til við vinnu í verkum. Þetta getur verið ferðakostnaður, skrifstofuvörur, stimpilgjöld eða hvers kyns annar útlagður kostnaður sem á að rukka viðskiptavin fyrir eða færa á verk. Kostnaðarskráning hjálpar þér að sjá heildarkostnað hvers verks og reikningsfæra viðskiptavini rétt.
Af hverju skiptir kostnaðarskráning máli?
Kostnaðarskráning hjálpar þér að:
- Sjá raunverulegan kostnað verka: Vita nákvæmlega hvað hvert verk kostar í heild
- Reikningsfæra rétt: Fá allan útlagðan kostnað endurgreiddan frá viðskiptavinum
- Uppfylla reglur: Halda viðeigandi skrár vegna skatta og endurskoðunar
- Koma auga á umframeyðslu: Sjá kostnað fara fram úr áætlun áður en það verður að vandamáli
- Bæta arðsemi: Sjá hvaða verk eru í raun arðbær
Stofna nýja kostnaðarfærslu
Til að stofna nýja kostnaðarfærslu:
-
Farðu í verkið sem þú vilt skrá kostnað á.
-
Smelltu á hnappinn Skrá kostnað (eða á tengilinn + Kostnaður ef þú ert í kostnaðarhlutanum).
-
Fylltu út upplýsingar um kostnaðinn:
Nauðsynlegir reitir:
- Verk: Verkið sem kostnaðurinn tilheyrir
- Verkþáttur: Verkþátturinn sem kostnaðurinn varðar (valinn sjálfkrafa út frá núverandi verki)
- Lýsing: Hvað kostnaðurinn var fyrir
- Gjaldmiðill: Myntin sem kostnaðurinn var greiddur í
- Upphæð: Upphæð kostnaðar án VSK
- VSK flokkur: Viðeigandi virðisaukaskattsflokkur
- Seljandi: Sá sem tók við greiðslunni (sá sem gaf út kostnaðarreikninginn)
- Greitt þann: Dagsetning reiknings eða kvittunar frá birgi
- Notandi: Starfsmaðurinn sem stofnaði til kostnaðarins (sjálfgefið núverandi notandi)
Valfrjálsir reitir sem mælt er með:
- Fyrirtæki: Fyrirtækið sem greiddi kostnaðinn (sjálfgefið sjálfgefna fyrirtækið þitt)
- Innri athugasemd: Frjáls texti til innri nota sem birtist ekki viðskiptavininum
- Upphæð til greiðslu: Upphæðin sem á að rukka viðskiptavin um, án VSK (sjálfgefið öll upphæðin)
- Greiðandi: Hver greiddi kostnaðinn (sjálfgefið „Sami og viðskiptavinur“)
- Númer fylgiskjals: Tilvísun í bókhaldsgagn
- Viðhengi: Kvittun sem mynd eða PDF
-
Smelltu á Vista kostnað.
Skrá kostnað í erlendum gjaldmiðli
Þú getur skráð kostnað í öllum gjaldmiðlum sem hafa verið virkjaðir fyrir fyrirtækið þitt og Manor umreiknar hann sjálfkrafa yfir í grunngjaldmiðil fyrirtækisins. Þú slærð aldrei sjálf/ur inn gengi.
1. Veldu gjaldmiðil
Veldu í reitnum Gjaldmiðill myntina sem kostnaðurinn var í raun greiddur í (til dæmis gjaldmiðilinn á reikningi birgisins). Fellilistinn sýnir gjaldmiðlana sem hafa verið virkjaðir fyrir fyrirtækið þitt.
Ef gjaldmiðillinn sem þig vantar er ekki í fellilistanum þarf kerfisstjóri fyrst að virkja hann undir Stjórnun > Verð > Virkir gjaldmiðlar með því að smella á Virkja nýjan gjaldmiðil. Þegar gjaldmiðillinn hefur verið virkjaður er hann í boði á öllum kostnaðareyðublöðum.
Sjálfgefið gildi í reitnum Gjaldmiðill er valinn gjaldmiðill fyrirtækisins (til dæmis Íslensk króna), svo þú getur látið hann óbreyttan þegar um innlendan kostnað er að ræða.
2. Sláðu inn upphæðina í þeim gjaldmiðli
Sláðu Upphæð inn nákvæmlega eins og hún stendur á reikningnum eða kvittuninni, það er í gjaldmiðlinum sem þú valdir. Gjaldmiðilskóðinn (til dæmis ISK) birtist fyrir framan upphæðarreitinn svo þú sjáir hvaða mynt þú ert að nota. Gerðu eins í reitnum Upphæð til greiðslu ef þú vilt rukka aðra upphæð en kostnaðurinn nam.
Settu í Greitt þann dagsetningu reiknings eða kvittunar frá birginum. Þessi dagsetning skiptir máli því hún ræður því gengi hvaða dags Manor notar.
3. Gengið ákvarðast sjálfkrafa
Manor biður þig ekki um gengi. Þegar þú vistar kostnaðinn flettir kerfið upp gengi valins gjaldmiðils á dagsetningunni í Greitt þann og notar það. Nánar tiltekið:
- Notað er skráð gengi þess dags, sótt úr gengisþjónustunni sem Manor notar.
- Ef dagsetningin í „Greitt þann“ lendir á helgi eða frídegi notar Manor gengi síðasta virka dags á undan.
- Ef dagsetningin er í dag og gengi dagsins hefur ekki enn verið birt notar Manor gengi síðasta virka dags.
- Ef þú breytir dagsetningunni í „Greitt þann“ og vistar aftur eru gengið og umreiknuðu upphæðirnar reiknaðar upp á nýtt.
Kerfisstjórar geta séð hvaða gengi Manor notar undir Stjórnun > Verð > Virkir gjaldmiðlar. Þar sýnir hver virkur gjaldmiðill núverandi Gengi og Dagsetningu gengisskráningar.
4. Hvernig upphæðin er umreiknuð
Þegar þú vistar geymir Manor báðar upphæðirnar á kostnaðarfærslunni:
- Upphæðina sem þú slóst inn, í erlenda gjaldmiðlinum.
- Sömu upphæð umreiknaða í grunngjaldmiðil fyrirtækisins, miðað við gengið á dagsetningunni í „Greitt þann“.
Samtölur verka, kostnaðargreiningar og skýrslur nota upphæðina í grunngjaldmiðli svo hægt sé að leggja saman innlendan og erlendan kostnað. Upphæð til greiðslu er umreiknuð á sama hátt. Þegar kostnaðurinn er síðar settur á reikning eru upphæðir sýndar í gjaldmiðlinum sem gildir fyrir reikninginn (oftast gjaldmiðli greiðanda eða viðskiptavinar) og allur frekari umreikningur miðast við upphæðina í grunngjaldmiðli.
Ábending: Ef umreiknuð upphæð virðist röng skaltu fyrst athuga dagsetninguna í „Greitt þann“. Ef hún lendir á helgi eða frídegi er notað gengi fyrri virks dags og það getur verið talsvert frábrugðið genginu á deginum sem þú skráir kostnaðinn.
Hvað er hægt að gera við kostnaðarfærslur?
Stilla upphæð til greiðslu
Þú getur haft upphæð til greiðslu aðra en upphæð kostnaðarins. Upphæð til greiðslu er sjálfgefið öll upphæðin en þú getur lækkað hana ef fyrirtækið tekur á sig hluta kostnaðarins.
Hengja við kvittanir
Hladdu upp mynd eða PDF af kvittun til staðfestingar á kaupunum. Það auðveldar reikningagerð til viðskiptavina og uppfyllir kröfur endurskoðunar.
Tengja við verkþætti
Tengdu kostnað við tiltekna verkþætti til að fylgjast nákvæmlega með kostnaði og greina fjárhagsáætlanir innan verka.
Nota mismunandi VSK-flokka
Veldu réttan VSK-flokk fyrir hvern kostnað, líka þegar viðskipti eru milli landa. VSK-flokkur er valinn fyrir hverja kostnaðarfærslu fyrir sig en ekki í almennum stillingum.
Skrá greiðanda
Skráðu hvort viðskiptavinurinn greiddi beint eða hvort starfsmaður lagði út fyrir kostnaðinum og á að fá hann endurgreiddan.
Mikilvægir reitir í kostnaðarfærslum
Verk Verkið sem kostnaðurinn tilheyrir. Nauðsynlegt til að flokka kostnað eftir verkum.
Fyrirtæki Fyrirtækið sem greiddi kostnaðinn. Valfrjáls reitur; sjálfgefið er sjálfgefna fyrirtækið þitt. Notaðu hann þegar annað fyrirtæki en það sjálfgefna greiddi kostnaðinn.
Verkþáttur Verkþátturinn innan verksins sem kostnaðurinn varðar. Auðveldar nákvæmt kostnaðareftirlit.
Lýsing Hvað kostnaðurinn var fyrir. Skýrar lýsingar hjálpa þér að skilja kostnaðinn síðar og rökstyðja hann gagnvart viðskiptavinum (t.d. „Stimpilgjald vegna máls nr. 456“).
Innri athugasemd Frjáls texti eingöngu til innri nota. Athugasemdin birtist ekki viðskiptavininum og hentar fyrir skýringar sem eiga ekki að koma fram á reikningi.
Greitt þann Dagsetningin á reikningnum eða kvittuninni frá birginum sem kostnaðurinn var greiddur til. Réttar dagsetningar eru nauðsynlegar fyrir rétta fjárhagsskýrslugerð. Þessi dagsetning ræður líka hvaða gengi er notað til að umreikna kostnað í erlendri mynt.
Gjaldmiðill Myntin sem kostnaðurinn var greiddur í. Nauðsynlegur reitur sem birtist sem fellilisti (t.d. Íslensk króna). Hægt er að velja hvaða virkan gjaldmiðil sem er og upphæðir í erlendri mynt eru sjálfkrafa umreiknaðar yfir í grunngjaldmiðil fyrirtækisins. Sjá Skrá kostnað í erlendum gjaldmiðli.
Upphæð Upphæð kostnaðar án VSK, skráð í völdum gjaldmiðli. Þetta er grunnupphæðin áður en skattur leggst á.
Upphæð til greiðslu Upphæðin sem á að rukka viðskiptavin um, án VSK og í völdum gjaldmiðli. Sjálfgefið öll upphæðin en þú getur breytt henni sérstaklega ef þörf er á.
Seljandi Sá sem tók við greiðslunni (sá sem gaf út kostnaðarreikninginn). Það getur verið söluaðili, birgir eða þjónustuaðili.
VSK flokkur Viðeigandi virðisaukaskattsflokkur. Réttir VSK-flokkar tryggja að reglum sé fylgt og reikningar séu réttir (t.d. „Án VSK“ fyrir kostnað án virðisaukaskatts).
Greiðandi Hver greiddi kostnaðinn:
- Sami og viðskiptavinur: Viðskiptavinurinn greiddi beint
- Notandi: Þú (starfsmaðurinn) greiddir og færð endurgreitt
Notandi Starfsmaðurinn sem stofnaði til kostnaðarins. Nauðsynlegur reitur. Sjálfgefið er núverandi notandi.
Númer fylgiskjals Valfrjáls tilvísun í bókhaldsgagn til innri nota.
Viðhengi Valfrjáls kvittun sem mynd eða PDF vegna endurskoðunar og sem stuðningur við reikningagerð.
Að finna og halda utan um kostnaðarfærslur
Kostnaðarfærslur verks
Allur kostnaður verks birtist í kostnaðarhlutanum, raðað eftir dagsetningu. Einnig er hægt að skoða allan kostnað undir Gögn > Kostnaður og sía hann meðal annars eftir viðskiptavini, verki, notanda, Reikningsstaða og Greitt þann.
Hver kostnaðarfærsla sýnir:
- Dagsetningu og lýsingu
- Upphæð
- Reikningsstöðu
- Hnappa til að breyta og eyða
Breyta kostnaðarfærslu
- Smelltu á Breyta við kostnaðarfærsluna
- Uppfærðu reitina eftir þörfum
- Skiptu um kvittun ef þörf krefur
- Smelltu á Vista
Eyða kostnaðarfærslu
- Smelltu á Breyta við kostnaðarfærsluna
- Smelltu á Eyða kostnaði
- Staðfestu eyðinguna
Mikilvægt: Allar eyðingar kostnaðarfærslna eru skráðar í aðgerðaskrá vegna öryggis og endurskoðunar.
Algengar aðgerðir
- Hengja við kvittanir: Hladdu upp mynd eða PDF í reitinn Viðhengi
- Breyta reikningshæfni: Settu í Upphæð til greiðslu þá upphæð sem þú vilt rukka viðskiptavininn um. Kostnaður án upphæðar til greiðslu er ekki rukkaður og Reikningsstaða sýnir hvort kostnaðurinn hafi þegar verið settur á reikning.
- Sía kostnaðarfærslur: Notaðu síurnar til að finna tilteknar færslur, til dæmis eftir Reikningsstaða
Að nýta kostnaðargögn
Arðsemisgreining
Berðu kostnað saman við tekjur til að sjá hvaða verk eru í raun arðbær.
Reikningagerð til viðskiptavina
Settu kostnað á reikninga til að fá útlagðan kostnað endurgreiddan frá viðskiptavinum.
Eftirlit með fjárhagsáætlun
Fylgstu með útgjöldum miðað við fjárhagsáætlanir verka til að sjá frávik snemma.
Skattamál
Haltu viðeigandi skrár með dagsettum kvittunum vegna skattafrádráttar.
Góðar venjur
Hengdu alltaf við kvittanir Hladdu upp kvittun fyrir hvern kostnað til að styðja við reikningagerð og endurskoðun.
Notaðu skýrar lýsingar Skrifaðu lýsingar sem segja bæði hvað og hvers vegna (t.d. „Stimpilgjald vegna máls nr. 123“ í stað „Gjald“).
Skráðu kostnað jafnóðum Skráðu kostnað fljótlega eftir að hann fellur til svo yfirsýn yfir verkin sé rétt.
Notaðu gjaldmiðil reikningsins Veldu fyrir erlendan kostnað gjaldmiðilinn sem stendur á reikningi birgisins og sláðu upphæðina inn eins og hún stendur þar. Láttu Manor sjá um umreikninginn.
Athugaðu dagsetningu erlends kostnaðar Ef „Greitt þann“ lendir á helgi eða frídegi er notað gengi fyrri virks dags. Staðfestu því dagsetninguna til að forðast óvæntar umreiknaðar upphæðir.
Stilltu upphæð til greiðslu rétt Skráðu aðeins upphæð til greiðslu fyrir kostnað sem þú ætlar að rukka viðskiptavininn um.
Farðu yfir kostnað mánaðarlega Skoðaðu kostnaðarskýrslur í hverjum mánuði til að greina óvenjuleg útgjöld.