Kostnaður

Hvað er kostnaður?

Kostnaður er útgjöld sem falla til við vinnu á verkum. Þetta getur verið ferðakostnaður, skrifstofuvörur, stimpilgjöld eða hvers kyns annar útlagður kostnaður sem á að rukka viðskiptavin eða færa á verk. Kostnaðarskráning hjálpar þér að sjá heildarkostnað hvers verks og reikningsfæra viðskiptavini á réttan hátt.

Af hverju skiptir kostnaðarskráning máli

Kostnaðarskráning hjálpar þér að:

• Sjá raunverulegan verkefnakostnað — Vita nákvæmlega hvað hvert verk kostar í heildina
• Reikningsfæra á réttan hátt — Endurheimta allan útlagðan kostnað frá viðskiptavinum
• Uppfylla reglur — Halda viðeigandi skrám vegna skatta og endurskoðunar
• Koma auga á ofeyðslu — Sjá kostnaðarfrávik áður en þau verða vandamál
• Bæta arðsemi — Skilja hvaða verk eru raunverulega arðbær

Stofna nýja kostnaðarfærslu

Til að stofna nýja kostnaðarfærslu:

1. Farðu í verkið þar sem þú vilt bæta við kostnaði.

2. Smelltu á Skrá kostnað hnappinn (eða + Kostnaður tengilinn ef þú ert nú þegar í kostnaðarhlutanum).

3. Fylltu út upplýsingar um kostnaðinn:

   Nauðsynlegir reitir:

   • Verk: Verkið sem kostnaðurinn tilheyrir
   • Verkþáttur: Hvaða verkþætti kostnaðurinn varðar (valinn sjálfkrafa út frá núverandi verki)
   • Lýsing: Hvað kostnaðurinn var fyrir
   • Gjaldmiðill: Gjaldmiðill kostnaðarins
   • Upphæð: Heildarupphæð kostnaðar (án VSK)
   • VSK flokkur: Viðeigandi virðisaukaskattshlutfall
   • Seljandi: Sá sem gaf út kostnaðarreikninginn
   • Greitt þann: Hvenær kostnaðurinn féll til

   Valfrjálsir en ráðlagðir reitir:

   • Upphæð til greiðslu: Upphæðin sem á að rukka viðskiptavin (sjálfgefið heildarupphæðin)
   • Greiðandi: Hver greiddi kostnaðinn (sjálfgefið „Sami og viðskiptavinur“)
   • Notandi: Hvaða starfsmaður stofnaði til kostnaðarins (sjálfgefið núverandi notandi)
   • Númer fylgiskjals: Tilvísunarnúmer í bókhald
   • Viðhengi: Kvittunarskjal (PDF, JPG eða PNG)

4. Smelltu á Vista kostnað.

Hvað er hægt að gera með kostnaðarfærslum

Stilla upphæð til greiðslu

Tilgreindu mismunandi upphæðir til greiðslu og innri upphæðir. Upphæð til greiðslu er sjálfgefið heildarupphæðin en hægt er að breyta henni ef þú ert að taka á þig hluta af kostnaðinum.

Hengja við kvittanir

Hladdu upp PDF-, JPG- eða PNG-skjölum sem sönnun fyrir kaupum. Þetta hjálpar við reikningagerð til viðskiptavina og uppfyllir kröfur um endurskoðun.

Tengja við verkþætti

Tengdu kostnað við tiltekna verkþætti til að fá ítarlega kostnaðarrakningu og fjárhagsgreiningu innan verka.

Meðhöndla mismunandi VSK-flokka

Veldu réttan VSK-flokk fyrir hvern kostnað, þar á meðal í aðstæðum þar sem kostnaður er á milli landa. Flokkar eru valdir á hverja kostnaðarfærslu, ekki á almennum stillingum.

Rekja eftir greiðanda

Skráðu hvort viðskiptavinurinn greiddi beint eða hvort starfsmaðurinn lagði út og þarf endurgreiðslu.

Mikilvægir reitir í kostnaðarfærslum

Verk Verkið sem kostnaðurinn tilheyrir. Nauðsynlegt til að skipuleggja kostnað eftir verkum.

Verkþáttur Hvaða verkþátt innan verksins kostnaðurinn varðar. Hjálpar til við ítarlega kostnaðarrakningu.

Lýsing Hvað kostnaðurinn var fyrir. Skýrar lýsingar hjálpa þér að skilja kostnað síðar og rökstyðja hann gagnvart viðskiptavinum (t.d. „Stimpilgjald vegna máls nr. 456“).

Greitt þann Hvenær kostnaðurinn féll til. Þetta er dagsetningin á reikningnum eða kvittuninni frá birgi. Réttar dagsetningar eru nauðsynlegar fyrir rétta fjárhagsskýrslugerð.

Gjaldmiðill Gjaldmiðill kostnaðarins. Nauðsynlegur reitur sem birtist sem fellilisti (t.d. Íslensk króna).

Upphæð Heildarupphæð kostnaðar án VSK. Þetta er grunnupphæðin áður en skattur er lagður á.

Upphæð til greiðslu Upphæðin sem á að rukka viðskiptavin. Sjálfgefið er heildarupphæðin en hægt er að breyta henni sérstaklega ef þörf krefur.

Seljandi Sá sem tók við greiðslunni (sá sem gaf út kostnaðarreikninginn). Þetta gæti verið söluaðili, birgir eða þjónustuveitandi.

VSK flokkur Viðeigandi virðisaukaskattshlutfall. Réttir VSK-flokkar tryggja samræmi og rétta reikningagerð (t.d. „Án VSK“ fyrir undanþágu).

Greiðandi Hver greiddi kostnaðinn:

• Sami og viðskiptavinur: Viðskiptavinurinn greiddi beint
• Notandi: Starfsmaðurinn greiddi og fær endurgreitt

Notandi Hvaða starfsmaður stofnaði til kostnaðarins. Sjálfgefið er núverandi notandi.

Númer fylgiskjals Valfrjálst tilvísunarnúmer í bókhald til innri rakningar.

Viðhengi Valfrjálst kvittunarskjal (PDF, JPG eða PNG) til að uppfylla kröfur um endurskoðun og til tilvísunar við reikningagerð.

Að finna og stjórna kostnaðarfærslum

Finna kostnaðarfærslur í verki

Allur kostnaður verks birtist í Kostnaðarhlutanum, raðað eftir dagsetningu.

Hver kostnaðarfærsla sýnir:

• Dagsetningu og lýsingu
• Upphæð
• Stöðu reikningsfærslu
• Breyta og eyða hnappa

Breyta kostnaðarfærslu

1. Smelltu á Breyta á kostnaðarfærslunni
2. Uppfærðu reitina eftir þörfum
3. Skiptu út kvittun ef nauðsynlegt
4. Smelltu á Vista

Eyða kostnaðarfærslu

1. Smelltu á Breyta á kostnaðarfærslunni
2. Smelltu á Eyða kostnaði
3. Staðfestu eyðinguna

Mikilvægt: Allar eyðingar kostnaðarfærslna eru skráðar í aðgerðaskrá vegna öryggis og endurskoðunar.

Algengar aðgerðir

• Hengja við kvittanir: Hladdu upp skjölum á PDF-, JPG- eða PNG-sniði
• Breyta stöðu reikningsfærslu: Kveiktu eða slökktu á reikningshæfni
• Sía kostnaðarfærslur: Notaðu síur til að finna tilteknar færslur

Að nýta kostnaðargögn

Afkomugreining

Berðu saman kostnað við tekjur til að sjá hvaða verk eru raunverulega arðbær.

Reikningagerð til viðskiptavina

Settu kostnað á reikninga til að endurheimta útlagðan kostnað frá viðskiptavinum.

Kostnaðaráætlun

Fylgstu með eyðslu á móti fjárhagsáætlunum verka til að koma auga á frávik snemma.

Skattareglufylgni

Haltu viðeigandi skrám með kvittunum og dagsetningum vegna skattafrádrátta.

Bestu venjur

Hengdu alltaf við kvittanir Hladdu upp kvittunum fyrir hvern kostnað til að styðja reikningagerð og endurskoðun.

Notaðu skýrar lýsingar Skrifaðu lýsingar sem útskýra bæði hvað og hvers vegna (t.d. „Stimpilgjald vegna máls nr. 123“ í stað „Gjald“).

Skráðu kostnað jafnóðum Skráðu kostnað fljótlega eftir að hann fellur til til að halda verkefnarakningu nákvæmri.

Merktu reikningshæfni rétt Merktu aðeins raunverulega reikningshæfan kostnað sem reikningshæfan.

Farðu yfir mánaðarlega Skoðaðu kostnaðarskýrslur mánaðarlega til að greina óvenjulegt eyðslumynstur.