Viðskiptavinir

Hvað eru viðskiptavinir?

Viðskiptavinir eru einstaklingarnir eða fyrirtækin sem stofan þín veitir þjónustu. Þeir eru undirstaða starfseminnar og góð umsjón þeirra skiptir sköpum til að viðhalda sterkum viðskiptasamböndum, tryggja nákvæma reikningagerð og fylgjast með heildararðsemi.

Af hverju skipta viðskiptavinir máli?

Góð viðskiptavinastjórnun hjálpar þér að:

• Fylgjast með allri vinnu — Sjá öll verk, reikninga og tímafærslur sem tengjast hverjum viðskiptavini
• Gera nákvæma reikninga — Tryggja að reikningar berist réttu heimilisfangi með réttum greiðsluskilmálum
• Viðhalda samskiptum — Halda tengiliðaupplýsingum og óskum viðskiptavina uppfærðum
• Greina arðbæra vinnu — Keyra skýrslur til að sjá hvaða viðskiptavinir skila mestum tekjum
• Uppfylla reglur — Geyma kennitölur og skattaupplýsingar á öruggan hátt

Stofnun nýs viðskiptavinar

Til að stofna nýjan viðskiptavin:

1. Farðu á síðuna Viðskiptavinir í aðalvalmyndinni.

   

2. Smelltu á hnappinn Stofna viðskiptavin efst í hægra horninu.

3. Eyðublað opnast. Fylltu út upplýsingar um viðskiptavininn:

   

   Nauðsynlegir reitir:

   • Nafn viðskiptavinar — Opinbert nafn viðskiptavinarins
   • Gjaldmiðill — Gjaldmiðillinn sem viðskiptavinurinn verður reikningsfærður í

   Valfrjálsir reitir:

   • Kennitala — Skattnúmer
   • Netfang — Netfang/netföng til að senda reikninga á (styður fleiri en eitt netfang, aðskilin með kommu)
   • Sími — Aðalsími til samskipta
   • Merki — Eitt eða fleiri merki til greiningar og flokkunar
   • Ekki veita þjónustu — Merking til að auðkenna viðskiptavini sem ekki eiga að fá þjónustu (notendur fá viðvörun þegar þeir stofna verk eða skrá rukkanleg atriði)
   • Seðilgjald — Bæta seðilgjaldi við reikninga
   • Athugasemd — Innri athugasemd sýnileg á spjaldi viðskiptavinar og við reikningagerð (ekki sýnileg á reikningum)

4. Skráðu heimilisfangsupplýsingar:

   • Land — Land viðskiptavinar
   • Aðsetur — Götuheiti
   • Póstnúmer — Póstnúmer
   • Heimilisfang reikninga er sama og heimilisfang — Hakaðu ef heimilisfang reikninga er það sama og aðsetur

5. Stilltu reikningagerð:

   

   • Greiðslufrestur — Fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða reikninginn. Sýnir sjálfgefinn greiðslufrest (t.d. „7 dagar" sem sjálfgefið gildi stofunnar)
   • Athugasemd á reikningi — Sjálfgefin athugasemd sem birtist á öllum reikningum viðskiptavinarins

6. Smelltu á Vista viðskiptavin til að stofna viðskiptavininn.

Hvað er hægt að gera með viðskiptavini?

Stjórna reikningagerð

Setja upp hvernig viðskiptavinurinn fær og greiðir reikninga, þar á meðal seðilgjöld og merkingu um að veita ekki þjónustu fyrir viðskiptavini sem krefjast sérstakrar meðhöndlunar.

Fylgjast með allri tengdri vinnu

Hvert verk, reikningur, tímafærsla og kostnaður tengist viðskiptavininum og gefur heildarmynd af viðskiptasambandinu.

Skipuleggja tengiliðaupplýsingar

Geyma mörg netföng, símanúmer og heimilisföng reikninga til að tryggja slétt samskipti.

Nota sérsniðnar stillingar

Hnekkja sjálfgefnum stillingum stofunnar fyrir greiðslufrest, athugasemdir á reikningum og greiðslumáta.

Mikilvægir reitir viðskiptavinar

Þegar viðskiptavinur er stofnaður eða breytt eru þetta helstu reitirnir:

Nafn viðskiptavinar (nauðsynlegt) Opinbert nafn sem notað er á reikningum og í öllum samskiptum. Notaðu nákvæmt löglegt nafn fyrir fyrirtæki og íhugaðu samræmda nafnavenju (t.d. „Eftirnafn, Fornafn" fyrir einstaklinga).

Kennitala Nauðsynleg á sumum svæðum vegna lagalegra og skattalegra krafna. Athugaðu staðbundnar kröfur áður en hún er skráð.

Netfang Netfangið sem reikningar eru sendir á. Hægt er að skrá fleiri en eitt netfang, aðskilin með kommu, sem er gagnlegt til að senda afrit bæði til viðskiptavinar og til eigin stofu.

Gjaldmiðill (nauðsynlegt) Gjaldmiðillinn sem allar greiðslur eru í. Ekki er hægt að breyta honum eftir að reikningar hafa verið gefnir út, svo veldu vandlega.

Merki Eitt eða fleiri merki til greiningar og flokkunar.

Ekki veita þjónustu Merking fyrir viðskiptavini sem ekki eiga að fá þjónustu. Notendur fá viðvörun þegar þeir stofna verk fyrir merkta viðskiptavini, sem hjálpar til við að koma í veg fyrir þjónustu í óþökk.

Seðilgjald Bætir aukagjaldi við hvern reikning. Gagnlegt til að mæta greiðslumiðlunarkostnaði.

Greiðslufrestur Fjöldi daga sem viðskiptavinurinn hefur til að greiða. Hnekkir sjálfgefinni stillingu stofunnar fyrir þennan viðskiptavin.

Athugasemd á reikningi Sjálfgefin athugasemd sem birtist á hverjum reikningi. Notaðu þetta fyrir greiðsluleiðbeiningar, tilvísunarnúmer eða aðrar endurteknar upplýsingar.

Heimilisfang reikninga er sama og heimilisfang Hakaðu í þennan reit ef heimilisfang reikninga er það sama og aðsetur. Taktu hakið úr til að skrá annað heimilisfang reikninga.

Leit og umsjón viðskiptavina

Skoða viðskiptavinalistann

Allir viðskiptavinir birtast á viðskiptavinasíðunni í töflu.

Hver röð viðskiptavinar sýnir:

• Nr. — Auðkennisnúmer viðskiptavinar
• Kennitala — Skattnúmer
• Nafn viðskiptavinar — Opinbert nafn viðskiptavinar
• Netfang — Netfang til reikningsendingar
• Sími — Símanúmer tengiliðar
• Gjaldmiðill — Gjaldmiðill reikningagerðar
• Opin verk — Fjöldi virkra verka
• Lokuð verk — Fjöldi lokinna verka
• Athugasemd — Innri athugasemdir

Sía viðskiptavini

Notaðu síurnar efst til að finna tiltekna viðskiptavini:

• Flýtisía — Leita eftir nafni eða hluta texta
• Gjaldmiðill — Sýna aðeins viðskiptavini sem eru reikningsfærðir í tilteknum gjaldmiðli
• Merki — Sía eftir einu eða fleiri merkjum
• Gagnaskilyrði — Sía eftir stöðu á merkingu um að veita ekki þjónustu
• Staða verks — Sía eftir opnum eða lokuðum verkum

Breyta viðskiptavini

1. Smelltu á viðskiptavinaröðina eða nafn viðskiptavinar
2. Gerðu breytingar á eyðublaðinu
3. Smelltu á Vista viðskiptavin

Eyða viðskiptavini

1. Opnaðu skrá viðskiptavinar
2. Smelltu á Eyða viðskiptavini neðst
3. Staðfestu eyðinguna

Mikilvægt: Ekki er hægt að eyða viðskiptavinum sem hafa tengd verk, reikninga eða tímafærslur.

Notkun viðskiptavinagagna

Upplýsingar um viðskiptavini birtast á viðskiptavinasíðunni og innihalda fjölda tengdra verka. Þú getur skoðað:

• Opin og lokuð verk — Tölurnar í viðskiptavinalistanum sýna virk og lokin verk
• Tengiliðaupplýsingar — Netföng og símanúmer til samskipta við viðskiptavini

Bestu venjur

Fylltu út nauðsynlega reiti Fylltu alltaf út Nafn viðskiptavinar og Gjaldmiðil þar sem þeir eru nauðsynlegir til að stofna viðskiptavinaskrá.

Notaðu athugasemdir fyrir innri upplýsingar Reiturinn Athugasemd er sýnilegur á spjaldi viðskiptavinar og við reikningagerð en birtist aldrei á reikningum né vinnuskýrslum. Notaðu hann fyrir innri leiðbeiningar eða óskir varðandi reikningagerð.

Stilltu sjálfgefnar reikningsstillingar Greiðslufrestur er sjálfgefið stillt á sjálfgefið gildi stofunnar en hægt er að sérsníða hann fyrir hvern viðskiptavin. Athugasemd á reikningi á við um alla reikninga viðskiptavinarins nema hún sé sérsniðin við reikningagerð.