Verkþættir

Hvað eru verkþættir?

Verkþættir eru leið til að skipta stórum verkum niður í smærri, viðráðanlega vinnu. Líttu á þá sem einstök skref eða áfanga sem þarf til að ljúka verki. Með verkþáttum geturðu séð nákvæmlega hvert tíminn og peningarnir fara, greint vandamál áður en þau verða dýr og tryggt að verk haldist á áætlun.

Af hverju skipta verkþættir máli?

Verkþættir hjálpa þér að:

• Fylgjast með framvindu verks — Sjá hvaða hlutar verks eru klárir og hverjir þarfnast athygli
• Eftirlit með áætlunum — Fylgjast með útgjöldum fyrir hvern hluta vinnu og greina frávik snemma
• Skýr verkúthlutun — Vita hver ber ábyrgð á hverjum verkþætti
• Áætla tengsl — Greina hvaða verkþætti þarf að klára áður en aðrir geta hafist
• Nákvæmari reikningar — Tengja reikningsfæran tíma og kostnað við tiltekna verkþætti til gagnsærrar reikningagerðar

Stofna nýjan verkþátt

Til að stofna nýjan verkþátt:

1. Opnaðu verkið sem þú vilt bæta verkþætti við.

2. Skrollaðu niður að Verkþættir hlutanum á verksíðunni.

   

3. Smelltu á Stofna verkþátt hnappinn efst í hægra horni Verkþátta hlutans.

4. Eyðublað opnast. Fylltu út upplýsingar um verkþáttinn:

   

   Nauðsynlegir reitir:

   • Nafn: Sláðu inn skýrt og lýsandi nafn eins og „Undirbúningsáfangi" eða „Yfirferð viðskiptavinar"

   Valfrjálsir en ráðlagðir reitir:

   • Lýsing: Útskýrðu hvað verkþátturinn felur í sér svo teymið þitt viti nákvæmlega hvað þarf að gera
   • Fjárhagsáætlun: Settu áætlaða upphæð í gjaldmiðli verksins til að fylgjast með útgjöldum
   • Tímaáætlun: Áætlaðu hversu margar klukkustundir verkþátturinn ætti að taka

   Verkefnastjórnunarreitir:

   • Ábyrgðaraðili: Veldu þann sem ber ábyrgð á að ljúka þessum verkþætti
   • Hefst / Endar: Settu upphafs- og lokadagsetningar til að áætla vinnuna
   • Yfirverkþáttur: Ef þessi verkþáttur er hluti af stærri verkþætti, veldu yfirverkþáttinn
   • Undanfarar: Veldu verkþætti sem þarf að ljúka áður en þessi getur hafist
   • Eftirfarar: Veldu verkþætti sem geta aðeins hafist eftir að þessum lýkur

5. Smelltu á Vista verkþátt til að stofna hann.

Hvað er hægt að gera með verkþætti

Skrá tíma og kostnað Þegar þú skráir tíma eða bætir við kostnaði geturðu tengt þá við tiltekna verkþætti. Þetta hjálpar þér að sjá nákvæmlega hvað hver hluti verksins kostar.

Merkja verkþætti sem óreikningsfæranlega Sum vinna er innri og á ekki að vera reikningsfærð á viðskiptavini. Merktu við „Reikningsfærist ekki" fyrir verkþætti eins og innri fundi eða stjórnunarverkefni.

Skipuleggja í stigveldi Þú getur stofnað yfirverkþætti með undirverkþáttum undir. Til dæmis gæti „Endurhönnun vefsíðu" haft undirverkþætti eins og „Hönnunaráfangi" og „Þróunaráfangi".

⚠️ Mikilvægt: Ekki er hægt að setja áætlanir á bæði yfirverkþátt og undirverkþætti hans á sama tíma. Veldu annað hvort.

Setja upp tengsl Tengdu verkþætti sem undanfara og eftirfara til að sýna hvaða verkþætti þarf að ljúka áður en aðrir geta hafist. Þetta kemur í veg fyrir að vinna hefjist í röngri röð.

Eyðing með vernd Takmarkanir eru á eyðingu verkþátta til að vernda verkgögn.

Mikilvægir reitir verkþátta

Þegar þú stofnar eða breytir verkþætti eru helstu reitirnir:

Nafn (nauðsynlegt) Nafnið sem auðkennir verkþáttinn í kerfinu. Notaðu skýr og lýsandi nöfn eins og „Kröfugreining" eða „Lokaskýrsla" svo allir viti strax hvað verkþátturinn snýst um.

Staða Sýnir hvort verkþátturinn er opinn eða lokaður. Þú getur breytt stöðunni í breytingaeyðublaðinu.

Lýsing Textasvæði þar sem þú getur útskýrt hvað verkþátturinn felur í sér, hvaða afurðir er vænst eða sérstakar leiðbeiningar. Því meiri smáatriði sem þú gefur, þeim mun auðveldara er fyrir teymið þitt að vinna verkið rétt.

Reikningsfærist ekki Hakreitur sem merkir þennan verkþátt sem innri vinnu sem á ekki að vera reikningsfærð á viðskiptavini. Notaðu þetta fyrir hluti eins og innri fundi, þjálfun eða stjórnunarverkefni.

Fjárhagsáætlun Fjárhæðin sem er úthlutað til þessa verkþáttar í gjaldmiðli verksins. Kerfið fylgist með útgjöldum gegn þessari áætlun og sýnir þér þegar þú nálgast eða fer yfir hana.

Tímaáætlun Áætlaður fjöldi klukkustunda sem verkþátturinn ætti að taka. Eftir því sem teymið þitt skráir tíma geturðu séð hversu mikið af áætluninni hefur verið notað og hversu mikið stendur eftir.

Rammasamningur Ef vinnan fellur undir rammasamning með ákveðnum töxtum, veldu hann hér. Þetta tryggir að réttir taxtar séu notaðir við reikningagerð. ⚠️ Viðvörun: Breyting á rammasamningi uppfærir taxta fyrir óreikningsfærðar tímafærslur, en þegar reikningsfærðar færslur breytast ekki.

Greiðandi Viðskiptavinurinn sem verður rukkaður fyrir þennan verkþátt. Þetta hjálpar þér að fylgjast með hvaða viðskiptavinur hver vinna tilheyrir.

Tengiliðir Einstaklingar sem tengjast þessum verkþætti. Bættu við tengiliðum til að sýna hverjir taka þátt eða eiga að vera upplýstir um framvindu.

Ábyrgðaraðili Sá sem ber ábyrgð á að stjórna eða ljúka þessum verkþætti. Skýr verkúthlutun hjálpar öllum að vita hvar ábyrgðin liggur.

Nauðsynleg færni Ef þessi verkþáttur krefst sérstakrar hæfni eða vottana, veldu hana hér. Þetta hjálpar til við að tryggja að réttum aðila sé úthlutað á verkið.

Hefst / Endar Upphafs- og lokadagsetningar verkþáttarins. Þessar dagsetningar hjálpa við áætlanagerð og eftirlit með hvort vinna sé á áætlun.

Yfirverkþáttur Ef þessi verkþáttur er hluti af stærri verkþætti, veldu yfirverkþáttinn hér. Þetta býr til stigveldi sem hjálpar til við að skipuleggja flókin verk. 💡 Ábending: Verkþætti er hægt að skipuleggja í mörgum stigum — yfirverkþáttur getur haft undirverkþætti, sem geta haft sína eigin undirverkþætti, og svo framvegis.

Undanfarar Verkþættir sem ljúka þarf áður en þessi getur hafist. Að stilla undanfara hjálpar til við að tryggja að vinna fari fram í réttri röð.

Eftirfarar Verkþættir sem geta aðeins hafist eftir að þessum lýkur. Að auðkenna eftirfara hjálpar við áætlanagerð næstu skrefa.

Stofnað Dagsetningin sem verkþátturinn var stofnaður. Þessi reitur er sjálfkrafa stilltur og ekki hægt að breyta honum.

Finna og stjórna verkþáttum

Skoða verkþætti í verki

Allir verkþættir verks birtast í Verkþátta hlutanum á verksíðunni.

Hver verkþáttur sýnir:

• Nafn og númer verkþáttarins
• Skráðar klukkustundir
• Lýsinguna
• Breyta og Kjör hnappa til skjóts aðgangs

Breyta verkþætti

1. Finndu verkþáttinn í Verkþátta hlutanum á verkinu þínu

2. Smelltu á Breyta hnappinn við hliðina á verkþættinum

3. Breytingaeyðublaðið opnast með öllum núverandi upplýsingum

   

4. Gerðu breytingarnar

5. Smelltu á Vista verkþátt til að uppfæra hann

💡 Ábending: Sumir reitir geta verið óvirkir í breytingaeyðublaðinu ef verkþátturinn er undirverkþáttur, þar sem þessir reitir erfast frá yfirverkþætti.

Stjórna kjörum verkþáttar

1. Smelltu á Kjör hnappinn við hliðina á verkþættinum til að setja upp reikningsfærslutaxta sérstaklega fyrir þennan verkþátt

Fylgjast með áætlunum verkþátta

Eftir að þú hefur skráð tíma eða bætt við kostnaði á verkþátt sérðu áætlunarupplýsingar í verkþáttalistanum:

• Skráðar klukkustundir: Heildartímar skráðir á þennan verkþátt
• Tímaáætlun: Sýnir áætlun þína
• Fjárhagsáætlun: Sýnir útgjöld borið saman við áætlun

💡 Ábending: Smelltu á skráðar klukkustundir til að sjá alla reikningsfæranlega liði (tímafærslur, kostnað o.s.frv.) fyrir þennan verkþátt.

Eyða verkþætti

1. Smelltu á Breyta hnappinn á verkþættinum
2. Í breytingaeyðublaðinu, smelltu á Eyða verkþætti neðst
3. Staðfestu eyðinguna þegar beðið er um það

⚠️ Viðvörun: Suma verkþætti er ekki hægt að eyða ef þeir innihalda tengd gögn. Kerfið verndar verkgögn þín gegn slyslegum mistökum.

Nýta gögn verkþátta til árangurs

Fylgjast með framvindu og áætlunum

Verkþættir hjálpa þér að svara mikilvægum spurningum um verkin þín:

• Hvaða verkþættir eru á áætlun? Sjáðu í fljótu bragði hvaða hlutar verksins ganga samkvæmt áætlun
• Hvar erum við að eyða of miklu? Rauðir áætlunavísar sýna þér strax hvar kostnaður er hærri en búist var við
• Hversu mikil vinna er eftir? Berðu saman skráðar klukkustundir við tímaáætlun til að meta vinnuframlag sem eftir er
• Erum við á áætlun? Athugaðu upphafs- og lokadagsetningar verkþátta miðað við daginn í dag

Tengja vinnu við verkþætti

Þegar teymið þitt skráir tíma eða bætir við kostnaði geta þeir valið hvaða verkþátt vinnan tengist. Þessi tenging gerir þér kleift að:

• Sjá alla reikningsfæranlega liði tiltekins verkþáttar með því að smella á skráðar klukkustundir
• Búa til reikninga sem sýna kostnað sundurliðaðan eftir verkþáttum
• Greina hvaða hlutar verks eru mest tímafreknir eða dýrir

Búa til skýrslur

Gögn verkþátta fljóta inn í ýmsar skýrslur í Manor:

• Vinnuskýrslur: Sýna tíma og kostnað skipulagðan eftir verkþáttum
• Afkomugreining: Bera saman áætlaðan og raunverulegan kostnað hvers verkþáttar
• Framvindugreining: Fylgjast með stöðu verkþátta miðað við áætlun

Til að nálgast þessar skýrslur, farðu á verksíðuna og smelltu á Afkomugreining, Framvindugreining eða Vinnuskýrsla.

Taxtar rammasamnings

Ef þú hefur tengt verkþátt við rammasamning notar kerfið sjálfkrafa umsamda taxta þegar reikningsupphæðir eru reiknaðar út fyrir óreikningsfærðar tímafærslur. Þetta tryggir samræmt verðlag og hjálpar þér að fara eftir samningum við viðskiptavini.

Bestu venjur

Notaðu skýr nöfn Gefðu verkþáttum nöfn þannig að allir í teyminu skilji strax hvað þeir fela í sér. „Hönnun heimasíðu" er betra en „Hönnunarvinna".

Settu raunhæfar áætlanir Gefðu þér tíma til að áætla klukkustundir og kostnað vandlega. Nákvæmar áætlanir hjálpa þér að greina vandamál snemma og halda verkum arðbærum.

Haltu lýsingum uppfærðum Ef umfang verkþáttar breytist, uppfærðu lýsinguna svo allir hafi nýjustu upplýsingarnar.

Farðu reglulega yfir stöðu áætlana Athugaðu stöðu áætlana verkþátta a.m.k. vikulega. Með því að greina frávik snemma gefst þér tími til aðlögunar.

Notaðu tengsl af skynsemi Tengdu verkþætti sem undanfara og eftirfara þegar röðin skiptir raunverulega máli. Þetta kemur í veg fyrir að vinna hefjist of snemma.

Flokkaðu tengda vinnu Notaðu yfirverkþætti og undirverkþætti til að skipuleggja flókin verk. Þetta auðveldar yfirsýn og getur þó boðið upp á smáatriði þegar á þarf.