Tengiliðir

Hvað eru tengiliðir?

Tengiliðir eru fólkið sem tengist fyrirtækinu þínu — viðskiptavinir, mögulegir viðskiptavinir, birgjar og tengiliðir teymismeðlima. Hlutinn Tengiliðir í Manor veitir miðlæga skrá til að geyma og halda utan um tengiliðaupplýsingar þar á meðal nöfn, netföng, símanúmer og kennitölur.

Tengiliði er hægt að tengja við verk og viðskiptavini til að halda öllum samskiptaupplýsingum skipulögðum á einum stað, sem gerir það auðvelt að ná til rétts einstaklings á réttum tíma.

Af hverju nota tengiliðaskrána?

• Miðlæg skrá — Haltu öllum tengiliðaupplýsingum á einum leitanlegum stað
• Fljótlegur aðgangur — Finndu tengiliðaupplýsingar strax án þess að leita í gegnum tölvupóst eða skjöl
• Samskipti — Smelltu á netfangs- eða símatengla beint úr tengiliðaskrám
• Skipulag — Tengdu tengiliði við tiltekna viðskiptavini eða verk
• Reglufylgni — Geymdu kennitölur og aðrar nauðsynlegar auðkennisupplýsingar

Helstu reitir

Þegar tengiliður er stofnaður eða honum stjórnað er hægt að geyma eftirfarandi upplýsingar:

• Nafn tengiliðar (nauðsynlegt) — Fullt nafn einstaklings eða nafn fyrirtækis
• Netfang (valfrjálst) — Netfang til rafrænna samskipta
• Sími (valfrjálst) — Símanúmer fyrir símtöl eða skilaboð
• Kennitala (valfrjálst) — Kennitala einstaklings eða fyrirtækis

Stofnun nýs tengiliðar

Til að stofna nýjan tengilið:

1. Farðu á síðuna Tengiliðir í aðalvalmyndinni.

   

2. Smelltu á hnappinn Stofna tengilið efst í hægra horninu.

3. Fylltu út tengiliðaupplýsingarnar:

   • Nafn tengiliðar — Sláðu inn fullt nafn (nauðsynlegt)
   • Netfang — Sláðu inn netfang (valfrjálst)
   • Sími — Sláðu inn símanúmer (valfrjálst)
   • Kennitala — Sláðu inn kennitölu ef við á (valfrjálst)

   

4. Smelltu á Vista til að stofna tengiliðinn og bæta honum í skrána.

Umsjón tengiliða

Skoðun tengiliða

Allir tengiliðir birtast í töflu á síðunni Tengiliðir og sýna eftirfarandi dálka:

• Nr. — Auðkennisnúmer tengiliðar
• Nafn tengiliðar — Nafn einstaklingsins
• Netfang — Netfang (smellanlegt til að senda tölvupóst)
• Sími — Símanúmer (smellanlegt til að hringja)
• Kennitala — Kennitala ef hún hefur verið skráð

Hægt er að raða töflunni eftir hvaða dálki sem er með því að smella á dálkhausinn.

Leit að tengilið

Notaðu leitarreitinn Flýtisía efst á tengiliðatöflunni til að finna tengilið fljótt:

1. Smelltu á eða skrifaðu í reitinn Flýtisía
2. Sláðu inn hluta af nafni, netfangi eða símanúmeri tengiliðar
3. Taflan síast samstundis og sýnir tengiliði sem passa

Skoðun upplýsinga um tengilið

Til að skoða allar upplýsingar tengiliðar:

1. Smelltu á nafn eða auðkennisnúmer tengiliðar í töflunni
2. Upplýsingasíða tengiliðar opnast og sýnir allar geymdar upplýsingar
3. Netfangs- og símatenglar eru tiltækir fyrir fljótleg samskipti

Breyting á tengilið

Til að uppfæra upplýsingar tengiliðar:

1. Smelltu á tengiliðinn af listanum til að opna upplýsingasíðuna
2. Smelltu á Breyta tengilið (eða breytingarhnappinn)
3. Uppfærðu reiti eftir þörfum
4. Smelltu á Vista til að vista breytingarnar

Eyðing tengiliðar

Til að fjarlægja tengilið úr skránni:

1. Opnaðu upplýsingasíðu tengiliðar
2. Smelltu á Eyða tengilið (eða eyðingarhnappinn)
3. Staðfestu eyðinguna þegar beðið er um það
4. Tengiliðurinn er fjarlægður varanlega úr kerfinu

Útflutningur tengiliða

Hægt er að flytja tengiliðalistann út til notkunar í öðrum kerfum eða til afritunar:

1. Farðu á síðuna Tengiliðir
2. Smelltu á hnappinn Flytja út
3. Veldu Sækja sem Excel-skjal
4. Skráin hleðst niður á tölvuna þína

Ráð um skipulagningu tengiliða

Flokkaðu eftir viðskiptavini Þegar tengiliðir eru stofnaðir, settu inn hvaða viðskiptavin þeir tengjast í nafni tengiliðar (t.d. „Jón Jónsson (Fyrirtækið ehf.)").

Haltu símum og netföngum uppfærðum Uppfærðu tengiliðaupplýsingar reglulega þegar þú kemst að breytingum. Gamlar tengiliðaupplýsingar geta leitt til glatinna samskipta.

Notaðu samræmda nafnavenju Notaðu samræmda nafnavenju fyrir tengiliði (t.d. „Fornafn Eftirnafn" eða „Fyrirtæki - Fornafn Eftirnafn") til að auðvelda leit.

Tengdu við verk Tengdu tengiliði við tiltekin verk eða viðskiptavini svo teymismeðlimir viti við hvern á að hafa samband varðandi viðkomandi vinnu.

Dæmigerð vinnuflæði tengiliða

Uppsetning upphaflegra tengiliða

1. Farðu á síðuna Tengiliðir
2. Smelltu á Stofna tengilið til að stofna fyrsta tengiliðinn
3. Sláðu inn nafn og tiltækar tengiliðaupplýsingar
4. Vistaðu tengiliðinn
5. Endurtaktu fyrir alla lykilaðila í fyrirtækinu

Á meðan á verkum stendur

1. Þegar nýtt verk hefst, bættu við nýjum tengiliðum frá viðkomandi viðskiptavini
2. Notaðu tengiliðaupplýsingarnar þegar verkþættir eru samhæfðir

Viðhald skrárinnar

1. Farðu reglulega yfir tengiliði á síðunni Tengiliðir
2. Uppfærðu símanúmer eða netföng þegar þú kemst að breytingum
3. Fjarlægðu tengiliði sem ekki er lengur þörf á
4. Flyttu út og afritaðu tengiliðalistann ársfjórðungslega

Bestu venjur

Notaðu samræmda nafnavenju Notaðu staðlað snið fyrir öll nöfn tengiliða til að auðvelda leit og röðun.

Geymdu aðeins nauðsynlegar upplýsingar Bættu við tengiliðaupplýsingum sem eiga við vinnuna. Troðfylltu ekki skrár óþarfa upplýsingum.

Uppfærðu strax Þegar þú kemst að breytingu á netfangi eða síma tengiliðar, uppfærðu strax til að koma í veg fyrir misskilning.

Regluleg hreinsun Á nokkurra mánaða fresti skaltu fara yfir tengiliðalistann og fjarlægja tengiliði sem þú átt ekki lengur í samskiptum við.

Tengdir eiginleikar

• Viðskiptavinir — Stjórnaðu viðskiptavinafyrirtækjum og upplýsingum þeirra
• Verk — Tengdu tengiliði við tiltekin verk og mál
• Samskipti — Notaðu netfangs- og símatengla í tengiliðaskrám til beinna samskipta

Úrræðaleit

Finnur ekki tengilið? Notaðu flýtisíuna til að leita að tengiliðnum eftir nafni, netfangi eða síma. Ef tengiliðurinn er ekki til gætir þú þurft að stofna hann fyrst.