Áætlun

Hvað er áætlun?

Áætlun er verkfæri sem hjálpar þér að sjá hvernig afkastageta teymisins dreifist á verk og tímabil. Það sýnir töfluyfirlit yfir úthlutun mannauðs með síu- og flokkunarvalkostum til að greina flöskuhálsa, bæta nýtingu og skipuleggja framtíðarverkefni.

Af hverju áætlun skiptir máli

Skilvirk notkun á áætlun hjálpar þér að:

• Sjá afkastagetu teymisins — Fáðu skjótt yfirlit yfir hversu mörgum klukkustundum hver starfsmaður er úthlutaður
• Finna flöskuhálsa — Greindu hvenær fólk eða teymi eru of mikið eða of lítið úthlutað
• Áætla framundan — Taktu upplýstar ákvarðanir um nýjar verkbeiðnir miðað við tiltæka afkastagetu
• Para færni við verkefni — Notaðu færnisíur til að úthluta vinnu á rétt fólk
• Skipuleggja eftir deild — Skoðaðu afkastagetu eftir fyrirtæki og deildarskipulagi
• Flytja út til ytri áætlanagerðar — Deildu tilfangagögnum með ytri verkfærum í gegnum Excel útflutning

Aðgangur að áætlun

Til að fara á áætlunarsíðuna:

1. Smelltu á Áætlun í aðalvalmyndinni.

   Athugið: Aðgangur að áætlun er háður notendaheimildum. Ef þú sérð ekki þennan valkost, hafðu samband við kerfisstjórann þinn.

2. Þú sérð þá töfluyfirlit með tímabilum (dálkar) og nöfnum notenda eða verkefna (línur), eftir því hvaða flokkun er valin.

Töfluyfirlit áætlunar

Uppbygging yfirlitsins

Töfluyfirlitið sýnir:

• Línur — Notendur eða verkefni (eftir flokkun)
• Dálkar — Tímabil (dagur, vika eða mánuður eftir valinni tímaeiningu)
• Hólf — Úthlutaðar klukkustundir eða prósentur fyrir það tilfang á því tímabili
• Litir — Geta gefið til kynna stöðu afkastagetu eða úthlutunarstig

Lykileiningar

• Nafn notanda/verkefnis — Fyrsti dálkurinn sýnir annaðhvort nöfn starfsmanna eða verkefna eftir flokkun
• Tímabil — Dálkahausar sýna dagsetningar sem samsvara valinni tímaeiningu
• Úthlutun — Tölur í hólfum sýna úthlutaðar klukkustundir eða prósentur á því tímabili
• Samtölur — (ef tiltækt) Sýna heildarklukkustundir hvers tilfangs

Síun og flokkun

Tiltækar síur

Notaðu síugluggann til að þrengja niðurstöðurnar:

• Notendur — Veldu tiltekna notendur til að sýna
• Færni — Síaðu tilföng eftir hæfni eða færnistigi
• Deildir — Skoðaðu afkastagetu eftir deild eða fyrirtæki
• Fyrirtæki — Síaðu eftir fyrirtæki eða skrifstofu

Flokkunarvalkostir

Veldu hvernig taflan er skipulögð:

• Notandi — Sýnir hvern starfsmann sem línu og heildarúthlutun hans á verk og verkefni
• Verkefni — Sýnir hvert verkefni sem línu og hvaða tilföngum er úthlutað á það og í hversu margar klukkustundir

Tímabilsvalkostir

Breyttu tímaeiningunni til að passa við áætlunarþarfir þínar:

• Dagur — Skoðaðu úthlutun eftir klukkustundum til ítarlegrar skammtímaáætlunar
• Vika — Sjáðu vikulegt álag fyrir hefðbundna áætlunarhringi
• Mánuður — Fáðu yfirsýn yfir mánaðarlega afkastagetu til lengri tíma áætlanagerðar

Stjórnun tilfangaúthlutunar

Í áætlunaryfirlitinu geturðu:

1. Yfirfarið núverandi úthlutun — Skoðaðu núverandi og komandi afkastagetu hvers starfsmanns eða verkefnis
2. Greint eyður — Leitaðu að tímabilum þar sem notendur hafa litla úthlutun eða enga vinnu úthlutaða
3. Fundið ofúthlutun — Finndu starfsmenn sem hafa fleiri klukkustundir úthlutaðar en þeir hafa tiltækar
4. Áætlað ný verkefni — Notaðu gögnin til að taka ákvarðanir um úthlutun viðbótarvinnu

Til að stofna nýjar úthlutanir eða breyta þeim sem til eru, notaðu síðurnar Verk eða Tímar til að úthluta vinnu á starfsmenn.

Útflutningur gagna

Til að flytja út áætlunargögn:

1. Finndu Excel hnappinn í verkfærastikunni undir Sækja.

2. Smelltu á Excel til að hala niður gögnunum sem Excel-skrá.

3. Excel-skráin mun innihalda:

   • Nöfn notenda eða verkefna
   • Tímabilsdálka með úthlutunarupplýsingum
   • Samtölur

4. Notaðu útfluttu skrána til að:

   • Deila upplýsingum um afkastagetu með hagsmunaaðilum
   • Nota í ytri áætlunarverkfærum
   • Setja í kynningar eða skýrslur
   • Geyma áætlunarákvarðanir

Persónuleg verkefnatímalína

Áætlun getur einnig sýnt persónulega verkefnatímalínu sem inniheldur:

• Verkefni sem þér hafa verið úthlutað og áætlanir þeirra
• Tími sem úthlutaður er á hvert verkefni
• Komandi skilafrestir
• Yfirlit yfir núverandi vinnuálag

Bestu venjur

Skilvirk áætlanagerð

• Yfirfara reglulega — Skoðaðu áætlun vikulega til að fylgjast með afkastagetu teymisins
• Áætla fram í tímann — Notaðu mánaðar- eða vikuyfirlit til að greina komandi þrengingar
• Jafna vinnuálag — Dreifðu vinnu til að forðast ofúthlutun starfsmanna
• Taka tillit til færni — Notaðu færnisíur til að para hæfni við verkefnakröfur

Notkun verkfærisins

• Byrjaðu á yfirsýn — Byrjaðu á mánaðaryfirliti til að sjá heildarafkastagetu, farðu svo niður í vikur eða daga
• Síaðu markvisst — Notaðu deildasíur þegar þú áætlar innan ákveðinna teyma
• Flyttu út til deilingar — Búðu til útflutning þegar þú kynnir afkastagetu fyrir hagsmunaaðilum eða viðskiptavinum
• Sameinaðu við önnur verkfæri — Berðu saman við síðurnar Verk og Tímar til að fá ítarlegri vinnuupplýsingar

Úrræðaleit

Engin gögn birtast í töflunni

• Gakktu úr skugga um að þú hafir aðgangsheimildir að áætlun (athugaðu hjá kerfisstjóra)
• Athugaðu hvort síur séu of þröngar
• Staðfestu að starfsmenn séu með verkúthlutanir í kerfinu

Úthlutanir líta rangar út

• Staðfestu að allar tímafærslur og verkúthlutanir séu uppfærðar
• Athugaðu hvort færnistillingar starfsmanna séu réttar
• Gakktu úr skugga um að deildarúthlutanir séu réttar

Útflutningshnappurinn er ekki tiltækur

• Þú gætir þurft viðbótarheimildir til að flytja út gögn
• Hafðu samband við kerfisstjóra til að virkja útflutningsvirkni