Viðskiptavinir og verk

Hvað eru Viðskiptavinir og verk?

Hlutinn Viðskiptavinir og verk er hjarta Manor. Hér stýrir þú öllum einstaklingum og fyrirtækjum sem þú vinnur með, skipuleggur vinnu í verk, rekur verkþætti innan þeirra, heldur utan um tengiliði og sinnir öllu sem snýr að reikningagerð. Öll vinna, tímafærsla og kostnaður í Manor tengist viðskiptavini og verki.

Líttu á Viðskiptavinir og verk sem miðstöð rekstursins þar sem öll viðskiptasambönd og verkefnaþátttaka er skipulögð, rakin og stjórnað.

Aðgangur að Viðskiptavinir og verk

Smelltu á Viðskiptavinir eða Verk í aðalvalmyndinni til að opna þessi svæði. Hvert svæði hefur yfirlitssíðu sem sýnir viðskiptavini og verk í töflu með helstu upplýsingum, síunareiginleikum og aðgerðahnöppum.

Helstu eiginleikar

Viðskiptavinir

Einstaklingar eða fyrirtæki sem nota þjónustu fyrirtækisins. Þeir eru grunnurinn að allri vinnu.

Haltu utan um viðskiptavinagagnagrunninn:

• Stofnaðu og viðhaltu viðskiptavinaskrám með tengiliðaupplýsingum og stillingum
• Skráðu auðkennisupplýsingar viðskiptavina (kennitölur, skattnúmer)
• Stilltu reikningsstillingar þar á meðal gjaldmiðla, greiðslufrest og afhendingu reikninga
• Merktu viðskiptavini sem ekki eiga að fá þjónustu
• Skipuleggðu viðskiptavini með merkjum til greiningar og skýrslugerðar
• Viðhaltu viðskiptasamböndum og samskiptastillingum

Aðgangur: Smelltu á Viðskiptavinir hnappinn í aðalvalmyndinni.

Nánar: Sjá Viðskiptavinir og Viðskiptavinastjórnun fyrir ítarlegar leiðbeiningar um viðskiptavinastjórnun.

Verk

Verk eru aðalskipulagseiningin fyrir alla vinnu. Allar tímafærslur, kostnaður og reikningar tengjast verki.

Haltu utan um verkasafnið:

• Stofnaðu og stýrðu verkum sem tengjast tilteknum viðskiptavinum
• Skipuleggðu vinnu með verkþáttum og undirverkþáttum
• Stilltu áætlanir, tímalínur og stöðu verka
• Rektu tíma, kostnað og vörur fyrir hvert verk
• Stýrðu tengiliðum, athugasemdum og skrám fyrir hvert verk
• Fylgstu með arðsemi og framvindu verka
• Tengdu verk við ferla til stöðustýringar

Aðgangur: Smelltu á Verk hnappinn í aðalvalmyndinni.

Nánar: Sjá Verk og Stofnun verks fyrir ítarlegar leiðbeiningar um verkastjórnun.

Verkþættir

Verkþættir eru undireiningar verka sem notaðar eru til að skipuleggja vinnu, skrá tíma, áætla kostnað og úthluta ábyrgð. Þeir auðvelda sundurliðun flókinna verka í viðráðanlega bita.

Skipuleggðu verkavinnu með verkþáttum:

• Stofnaðu verkþætti (skref eða áfanga) innan verka
• Stilltu tíma- og fjárhagsáætlanir fyrir hvern verkþátt
• Úthlutaðu verkþáttum til teymismeðlima
• Rektu tengsl milli verkþátta
• Skipuleggðu verkþætti í stigveldi (yfir- og undirverkþáttum)
• Tengdu tímafærslur og kostnað við verkþætti til nákvæmrar reikningagerðar

Aðgangur: Opnaðu verk og stofnaðu eða stýrðu verkþáttum af verksíðunni.

Nánar: Sjá Verkþættir fyrir ítarlegar leiðbeiningar um verkþáttastjórnun.

Tengiliðir

Tengiliðir eru einstaklingar sem tengjast viðskiptavinum. Þeir eru fólkið sem þú átt samskipti við varðandi verk og reikningagerð.

Haltu utan um tengiliðanetið:

• Stofnaðu og viðhaltu tengiliðaskrám fyrir lykilfólk hjá viðskiptavinafyrirtækjum
• Vistaðu tengiliðaupplýsingar (netfang, síma, kennitölu)
• Tengdu tengiliði við viðskiptavini
• Tengdu tengiliði við verk sem þátttakendur eða hagsmunaaðila
• Rektu samskiptastillingar og samskiptasögu
• Notaðu tengiliði við reikningagerð og samskipti verka

Aðgangur: Smelltu á Tengiliðir hnappinn í aðalvalmyndinni.

Nánar: Sjá Tengiliðir fyrir ítarlegar leiðbeiningar um tengiliðastjórnun.

Verkupplýsingar

Þegar verk hefur verið stofnað getur þú skoðað og stýrt ítarlegum upplýsingum um það.

Stýrðu yfirgripsmiklum verkupplýsingum:

• Skoðaðu og breyttu verkeiginleikum (nafn, viðskiptavinur, staða, merki)
• Stilltu reikningastillingar sérsniðnar að verkinu
• Stýrðu aðgangi og þátttöku
• Settu upp rammasamninga og sérverðlagningu
• Sintu reikningagerð og greiðslueftirliti
• Fylgstu með fjármálum og arðsemi verks

Aðgangur: Smelltu á verk af verklistanum til að skoða allar verkupplýsingar.

Nánar: Sjá Verkastjórnun fyrir ítarlegar leiðbeiningar um verkastjórnun.

Verkþáttaúthlutun

Verkþáttaúthlutun er hluti af verkastjórnun. Hún gerir þér kleift að úthluta verkþáttum til tiltekinna teymismeðlima og fylgjast með vinnuálagi þeirra og hæfni.

Stýrðu verkúthlutunum:

• Úthlutaðu verkþáttum til tiltekinna teymismeðlima
• Skoðaðu áætlaðan tíma fyrir hverja verkþáttaúthlutun
• Rektu nauðsynlega hæfni fyrir verkþætti
• Fylgstu með afkastagetu teymisins yfir margar úthlutanir
• Stýrðu dreifingu vinnuálags innan teymisins
• Skiptu á milli tímalínu- og úthlutunaryfirliðs

Aðgangur: Opnaðu verk, smelltu á Verkastjórnun og smelltu síðan á Úthluta hnappinn.

Nánar: Sjá Verkþáttaúthlutun fyrir ítarlegar leiðbeiningar um úthlutun.

Verkagreining

Skilningur á frammistöðu verka er lykilatriði fyrir arðsemi og skipulagningu.

Greindu vinnuna:

Arðsemisgreining — Skildu arðsemi verka með samanburði á tekjum og kostnaði, sundurliðað eftir verkþáttum og tímabilum.

Framvindugreining — Rektu tíma og framvindu miðað við áætlanir, skoðaðu hvernig skráðir tímar og reikningsfæranlegir liðir bera saman við áætlanir þínar.

Vinnuskýrslur — Búðu til ítarlegar skýrslur sem sýna tíma, kostnað og reikningagerð skipulega eftir verkþáttum og tímabilum.

Aðgangur: Opnaðu hvaða verk sem er og smelltu á Arðsemisgreining, Framvindugreining eða Vinnuskýrsla.

Nánar: Sjá Arðsemisgreining, Framvindugreining og Vinnuskýrsla fyrir ítarlegar leiðbeiningar um greiningu.

Áætlun

Áætlun hjálpar þér að sjá og stýra því hvernig afkastageta teymisins dreifist yfir verk og tímabil.

Skipuleggðu vinnuálag teymisins:

• Skoðaðu ráðstöfun mannafla yfir verk og tímabil
• Síaðu eftir teymismeðlimum, hæfni og deildum
• Greindu flöskuhálsa í afkastagetu og tækifæri til hagræðingar
• Aðlagaðu tímaskiptingu frá dögum yfir í vikur og mánuði eftir skipulagsþörfum
• Fluttu út gögn í Excel til utanaðkomandi skipulagningar og skýrslugerðar
• Taktu upplýstar ákvarðanir um nýja verkefnaviðtöku út frá tiltækri afkastagetu

Aðgangur: Smelltu á Áætlun í aðalvalmyndinni.

Nánar: Sjá Áætlun fyrir ítarlegar leiðbeiningar um áætlunargerð.

Verkaskrár

Skráavafrinn gerir þér kleift að skipuleggja og stýra öllum gögnum og skrám sem tengjast verki.

Haltu utan um verkagögn:

• Hladdu upp skrám og gögnum sem tengjast verki
• Skipuleggðu skrár í möppur eftir flokkum
• Leitaðu og síaðu skrár eftir tegund
• Sóttu skrár til notkunar án nettengingar
• Takmarkaðu aðgang við meðlimi verkteymis
• Haltu öllum verkgögnum á einum stað

Aðgangur: Opnaðu hvaða verk sem er, skrollaðu að Skráahlutanum og smelltu á Skráavafri.

Nánar: Sjá Verkaskrár fyrir ítarlegar leiðbeiningar um skráastjórnun.

Reikningagerð verka

Verk eru grunnurinn að reikningagerðinni. Allir reikningar tengjast verkum og verkagögn ákvarða hvað er reikningsfært.

Stýrðu reikningagerð verka:

• Skoðaðu óreikningsfærðar og reikningsfærðar upphæðir fyrir verk
• Stofnaðu reikninga út frá reikningsfæranlegum liðum verka
• Stýrðu reikningstillögum og bráðabirgðareikningum
• Settu upp sjálfvirka reikningagerð fyrir verk
• Rektu framvindu reikningagerðar og ógreidda reikninga
• Stilltu rammasamninga fyrir sérverðlagningu

Aðgangur: Opnaðu hvaða verk sem er til að skoða reikningaupplýsingar og stofna reikninga.

Nánar: Sjá Reikningagerð fyrir ítarlegar leiðbeiningar um reikningagerð.

Verkatengsl

Skildu hvernig verk tengjast öðrum hlutum kerfisins.

Verkatengsl í Manor:

Verkþættir — Skiptu verkum niður í verkþætti til að skipuleggja vinnu og rekja áætlanir.

Tengiliðir — Tengdu fólk frá viðskiptavinafyrirtækjum við verk.

Athugasemdir — Skráðu ákvarðanir, vandamál og mikilvægar upplýsingar um verk.

Verkefni — Úthlutaðu verkliðum sem þarf að ljúka fyrir verkið.

Atburðir — Skipuleggðu fundi og áfanga tengda verki.

Samningar — Tengdu samninga sem dekka verkkostnað.

Aðgangur: Sjá einstaka eiginleika fyrir ítarlegar upplýsingar um hvert tengsl.

Bestu venjur

Skipuleggðu viðskiptavini rökrétt

Flokkaðu viðskiptavini á skynsamlegan hátt í kerfinu. Notaðu merki til að flokka viðskiptavini (t.d. eftir atvinnugrein, landssvæði eða þjónustugerð) til að auðvelda skýrslugerð og síun.

Skipuleggðu verkuppbyggingu

Áður en þú stofnar verk skaltu hugsa um hvernig þú skipuleggur þau. Notaðu samræmdar nafnvenjur svo verk séu auðfundin. Íhugaðu að nota merki til að flokka tengd verk saman.

Notaðu verkþætti til að rekja vinnu

Ekki bara rekja tíma á verkastigi — notaðu verkþætti til að sundurliða vinnu og áætla hana rétt. Þetta gefur þér yfirsýn yfir hvaða hlutar verka eru á réttri leið og hverjir eru í hættu.

Settu raunhæfar áætlanir

Gefðu þér tíma til að meta tíma og kostnað vandlega þegar verk og verkþættir eru stofnuð. Farðu yfir áætlanir vikulega og aðlagaðu þær ef umfang breytist. Ef frávik finnast snemma gefst tími til að bregðast við.

Tengdu verkþætti við reikningagerð

Þegar teymið skráir tíma eða bætir við kostnaði skaltu láta þau tengja við verkþætti. Þetta skapar skýra tengingu milli vinnu og þess sem er reikningsfært, sem tryggir nákvæma reikninga og gagnsæja reikningagerð.

Haltu verkupplýsingum uppfærðum

Uppfærðu verkupplýsingar þegar umfang breytist. Haltu tengiliðaupplýsingum nýjum og bættu við athugasemdum um mikilvægar breytingar. Þetta hjálpar teyminu að skilja núverandi stöðu verks.

Fylgstu með arðsemi verka

Farðu reglulega yfir arðsemis- og framvindugreiningar. Skilningur á því hvaða verk eru arðbær hjálpar þér að verðleggja sambærileg verk rétt og greina óarðbær mynstur.

Hafðu samskipti um verk

Notaðu athugasemdir verka til að miðla mikilvægum upplýsingum til teymisins. Skráðu ákvarðanir og breytingar svo allir séu upplýstir um stöðu og kröfur verks.

Tengdir hlutar

• Viðskiptavinir — Stýrðu viðskiptavinaskrám og viðskiptasamböndum
• Verk — Skipuleggðu og rektu verkefnavinnu
• Verkþættir — Skiptu verkum niður í viðráðanlega bita
• Tengiliðir — Stýrðu fólki sem tengist viðskiptavinum og verkum
• Áætlun — Skoðaðu og stýrðu ráðstöfun afkastagetu teymis
• Reikningagerð — Stofnaðu reikninga og stýrðu reikningagerð verka
• Tímafærslur — Skráðu tíma á verk og verkþætti
• Greining og skýrslur — Greindu frammistöðu og arðsemi verka