Leiðbeiningar um verkferil

Yfirlit

Þessar leiðbeiningar fylgja þér í gegnum heildstæðan líftíma verks í Manor — frá stofnun til lokunar. Hvort sem þú ert verkefnastjóri, teymismeðlimur eða kerfisstjóri, mun skilningur á þessu verkflæði hjálpa þér að nota Manor á skilvirkan hátt og halda öllum verkupplýsingum skipulegum.

Líftími verks

Verk í Manor fylgja dæmigerðum líftíma með nokkrum lykiláföngum:

1. Skipulagning — Stofnaðu verkið og settu upp uppbyggingu þess
2. Mönnun — Úthlutaðu teymismeðlimum og settu upp hlutverk
3. Framkvæmd — Skráðu tíma, rekja virkni og stýrðu vinnu
4. Afhending — Stýrðu afurðum og haltu utan um samskipti
5. Reikningagerð — Gefðu út reikninga fyrir lokna vinnu
6. Lokun — Settu í geymslu og greindu niðurstöður verks

Áfangi 1: Skipulagning og stofnun

Skref 1: Stofnaðu verkið

Áður en vinna hefst skaltu stofna verk í Manor:

1. Smelltu á Projects í aðalvalmyndinni

2. Smelltu á New project efst í hægra horninu

3. Fylltu út nauðsynlegar upplýsingar:

   • Project name — Skýrt og lýsandi heiti (t.d. „Endurnýjun vefsíðu - Smári ehf.")
   • Client — Veldu viðskiptavin eða stofnaðu nýjan
   • Labels — Flokkaðu verkið til skýrslna (valfrjálst)

4. Stilltu valfrjálsa eiginleika með því að stækka Advanced project properties:

   • Contacts — Bættu við lykilfólki frá viðskiptavinafyrirtækinu
   • Type — Veldu tegund verks (sjálfgefið: Reikningur virkur)
   • Owner — Úthlutaðu eiganda verks (yfirleitt verkefnastjórinn)
   • Participants — Bættu við teymismeðlimum með fullum eða takmarkaðum aðgangi
   • Total estimate — Stilltu heildarfjárhagsáætlun verksins

5. Smelltu á Save project til að stofna það

Tilvísun: Notaðu skýr nöfn eins og „Nafn viðskiptavinar - Tegund verks - Ár" til að auðvelda leit síðar.

Skref 2: Settu upp uppbyggingu verks

Þegar verk hefur verið stofnað skaltu skipuleggja það með viðbótarupplýsingum:

Bættu við verkþáttum (ef við á)

1. Farðu í hlutann Activities í verkinu
2. Skiptu verkinu niður í verkefni eða vinnuliði
3. Úthlutaðu verkþáttum til teymismeðlima með Activity Assignment
4. Stilltu áætlaðar klukkustundir og upphaf/lokadögum fyrir hvern verkþátt

Tilvísun: Verklþættir hjálpa til við að rekja tíma og fjárhagsáætlun eftir vinnustofu. Búðu til merkjandi nöfn á verkþáttum eins og „Upplýsingaöflun", „Hönnun" eða „Þróun".

Hladdu upp skrám

1. Farðu í hlutann Files í verkinu
2. Hladdu upp viðeigandi skjölum (samningum, verkefnalýsingum, forskriftum)
3. Skipuleggðu skjöl í möppum ef þú ert með mörg gögn

Bættu við athugasemdum

1. Notaðu hlutann Notes til að skrá mikilvægar ákvarðanir
2. Skráðu endurgjöf viðskiptavinar eða breytingar á umfangi
3. Hafðu skrá yfir samskipti verksins

Áfangi 2: Mönnun og uppsetning teymis

Úthlutaðu teymismeðlimum

1. Bættu teymismeðlimum við sem Participants við stofnun verksins, eða bættu við þeim síðar í stillingum verksins
2. Stilltu aðgangsleyfi: Full access (getur breytt öllum stillingum) eða Limited access (getur aðeins séð sína eigin reikningsfæranlega liði og athugasemdir)

Úthlutaðu verkþáttum

1. Opnaðu verkið og smelltu á Project management
2. Smelltu á Assign hnappinn í tækjastrikinum
3. Veldu teymismeðlimi fyrir hvern verkþátt byggð á hæfni þeirra
4. Farðu yfir áætlaðar klukkustundir til að jafna vinnuálag teymisins

Settu fjárhagsáætlun (ef við á)

1. Skilgreindu áætlaðar klukkustundir eða fjárhagsáætlun við stofnun verksins (sjá Total estimate)
2. Fylgstu með framvindu miðað við áætlanir með Progress sýningunni
3. Stilltu Hours warning fyrirvarasvarn til að fá viðvörun þegar komið er nálægt takmörkum

Áfangi 3: Framkvæmd og vinnurakning

Skráðu tímafærslur

Hér skrá teymismeðlimir vinnu sem unnin er á verkinu:

1. Teymismeðlimir geta skráð tíma á eftirfarandi hátt:

   • Quick Create valmynd (Create new... > Time)
   • Time hlutinn (Dagur/Vika/Mánuður yfirlit)
   • Dashboard ef verkið er oft notað

2. Fyrir hverja tímafærslu skal skrá:

   • Date — Hvenær vinnan var unnin
   • Duration — Fjöldi klukkustunda/mínútna
   • Project — Veldu þetta verk
   • Activity — Tiltekinn verkþáttur innan verksins
   • Description — Hvað var framkvæmt
   • Billable status — Hvort tíminn er reikningsfæranlegur á viðskiptavin

3. Tímafærslur safnast upp á meðan verkið stendur og fæðast inn í:

   • Framvindueftirlit
   • Gerð reikninga
   • Verkagreiningu

Bestu venjur: Skráðu tíma sama dag eða daginn eftir. Ekki safna tímafærslum í mánaðarlok.

Skráðu aðra reikningsfæranlega liði

Til viðbótar við tíma er hægt að skrá:

• Travels — Ferðakostnað (flug, gistingu, aksturskostnað)
• Expenses — Útlagðan kostnað
• Per diems — Dagpeninga á ferðalögum
• Products — Vörur eða afurðir seldar/afhentar
• Bundles — Marga reikningsfæranlega liði stofnaða saman

Alla reikningsfæranlega liði er hægt að tengja við verkið og þeir verða teknir með í verkagreiningu og reikningagerð.

Rektu verkþætti og verkefni

1. Notaðu hlutann Activities til að sjá hvaða vinna hefur verið unnin
2. Stofnaðu Tasks fyrir verkefnalista tengd verkinu
3. Úthlutaðu verkefnum til teymismeðlima með skilafrestum
4. Merktu verkefni sem lokið þegar þeim er lokið

Haltu utan um athugasemdir verks

1. Uppfærðu hlutann Notes í verkinu reglulega með ákvörðunum og samskiptum
2. Þetta skapar stofnanaminni um verkið
3. Framtíðar teymismeðlimir geta skilið sögu verksins

Áfangi 4: Afhending og stýring

Fylgstu með framvindu

1. Notaðu Progress sýninguna til að sjá:

   • Hversu mikill tími hefur verið skráður miðað við áætlun
   • Nýtingu fjárhagsáætlunar
   • Hvort verkið er á réttri leið

2. Skoðaðu Work Report til að sjá:

   • Tíma skráðan eftir teymismeðlim
   • Tíma eftir verkþætti
   • Sundurliðun eftir tegund reikningsfæranlegs liðar

Fylgstu með arðsemi

1. Notaðu Profit Analysis til að skilja:

   • Tekjur á móti kostnaði
   • Arðsemishlutfall
   • Hvar verkið stendur fjárhagslega

2. Aðlagaðu verðlagningu eða umfang ef arðsemi er í hættu

Sýna tímaramma

1. Opnaðu Project management tímaramma verksins
2. Sjáðu verkþætti og áfanga á tímatalvur byggðri Gantt grafík
3. Stilltu stækkun (1, 2, eða 3) til að sjá mismunandi tímabil
4. Flyttu út tímarammann fyrir viðskiptavin eða hagsmunaaðila fundi

Samskipti

1. Haltu hlutanum Notes uppfærðum með samskiptum við viðskiptavin
2. Notaðu hlutann Files til að skiptast á skjölum með viðskiptavin

Áfangi 5: Reikningagerð

Búa til reikninga

Þegar verkið er tilbúið til reikningagerðar:

1. Safnaðu saman öllum reikningsfæranlegum liðum úr verkinu:

   • Tímafærslum
   • Ferðakostnaði
   • Öðrum kostnaði
   • Afhentum vörum

2. Búðu til reikning:

   • Farðu í Billing í aðalvalmyndinni
   • Smelltu á New invoice
   • Veldu þetta verk
   • Skoðaðu og aðlagaðu reikningsfæranlega liði ef þörf krefur
   • Stilltu reikningsdag, gjalddaga og önnur skilmál
   • Sendu til viðskiptavinar

3. Fylgstu með afhendingu:

   • Fylgstu með Invoice Delivery til að staðfesta að viðskiptavinur hafi fengið reikninginn
   • Fylgstu með greiðslustöðu

Retainer Coverage (ef við á)

Ef þú vinnur undir fyrirfram greiddri samningsáætlun:

1. Tengdu verkið við retainer með Add project to a retainer
2. Allur reikningsfæranlegur vinnuvinnu skráður á verkið dregur sjálfkrafa úr retainer jafnvægi
3. Fylgstu með nýtingu retainer til að forðast óvæntar yfirkostnaðir

Endurtekin reikningagerð

Fyrir verk með endurtekna reikningsfæranlega liði (t.d. mánaðarlega retainers):

1. Settu upp Automated Invoices til að búa til reikninga samkvæmt áætlun
2. Þetta dregur úr handvirkri reikningagerð
3. Tryggir samræmda reikningagerð

Áfangi 6: Greining og lokun

Greindu niðurstöður verks

Áður en verkinu er lokað, skoðaðu frammistöðu verksins:

1. Revenue Analysis — Hversu mikið var unnið og reikningsfært?
2. Hours Analysis — Hversu margar klukkustundir fóru í verkið? Var það innan áætlunar?
3. Profitability — Hvert var arðsemishlutfallið?
4. Efficiency — Hvenær voru tímar skráðir? Voru þeir skráðir tímanlega?
5. Billable Ratio — Hversu hátt hlutfall tímanna var reikningsfæranlegt á móti ekki reikningsfæranlegu?

Notaðu þessar upplýsingar til að:

• Skilja hvar mest hagnaður skapast
• Greina svæði til úrbóta
• Upplýsa framtíðaráætlanir verka

Lokaðu verkinu

Þegar vinnu er lokið og reikningagerð er búin:

1. Stilltu Status verksins á „Closed"
2. Settu gamlar skrár í geymslu ef þörf krefur
3. Geymdu verkaskrána til sögulegrar tilvísunar og greiningar

Algeng verkflæði

Einfalt verkflæði: Lítið verk með einfalda reikningagerð

1. Stofna verk (1 mínúta)
2. Bæta við tengilið viðskiptavinar (2 mínútur)
3. Skrá tíma eftir því sem vinna er unnin (viðvarandi)
4. Stofna reikning þegar verkinu er lokið (5 mínútur)
5. Setja verk í geymslu (1 mínúta)

Heildartími uppsetningar: ~10 mínútur

Flókið verkflæði: Stórt verk með mörgum teymismeðlimum

1. Stofna verk (2 mínútur)
2. Bæta við teymismeðlimum og úthluta hlutverkum (10 mínútur)
3. Stofna verkþætti og sundurliða vinnu (15 mínútur)
4. Hlaða upp skjölum og verkefnalýsingum (5 mínútur)
5. Setja fjárhagsáætlun og áfanga (5 mínútur)
6. Fylgjast með framvindu og arðsemi reglulega (viðvarandi)
7. Gefa út reikninga reglulega (10 mínútur á reikning)
8. Loka og greina (10 mínútur)

Retainer verkflæði: Viðvarandi mánaðarleg vinna

1. Stofna verk tengt retainer (5 mínútur)
2. Bæta við teymismeðlimum (5 mínútur)
3. Skrá tíma eftir því sem vinna er unnin (viðvarandi)
4. Setja upp sjálfvirka reikningagerð (5 mínútur)
5. Fylgjast með arðsemi mánaðarlega (5 mínútur)
6. Halda áfram ótímabundið þar til retainer lýkur

Ráð til skilvirkrar verkastjórnunar

Byrjaðu vel

• Leggðu tíma í uppsetningu verks frá byrjun
• Bættu öllum viðeigandi teymismeðlimum og tengiliðum við
• Skráðu upphaflegt umfang í athugasemdirnar

Haltu uppfært

• Skráðu tíma samdægurs eða daginn eftir (ekki safna saman í mánaðarlok)
• Uppfærðu athugasemdir verks eftir samskipti við viðskiptavin
• Farðu yfir heilsu verksins vikulega

Notaðu Dashboard

• Festu oft notuð verk á Dashboard þína
• Fylgstu reglulega með mælikvörðum verksins
• Gríptu snemma til aðgerða ef áætlun fer fram úr

Hafðu skýr samskipti

• Notaðu athugasemdir verks til að skrá ákvarðanir
• Hafðu skráalýsingar skýrar
• Deildu stöðuuppfærslum með teymismeðlimum

Greindu og lærðu

• Farðu yfir arðsemi verka eftir lok
• Berðu saman áætlaðar og raunverulegar klukkustundir
• Greindu mynstur til að bæta framtíðaráætlanir

Tengd skjöl

Fyrir ítarlegri upplýsingar um tiltekna eiginleika verka, sjá:

• Stofnun verks — Skref-fyrir-skref leiðbeiningar um stofnun verks
• Verkastjórnun — Tímaramma og áfanga yfirlit
• Verkþættir — Sundurliðun verka í verkþætti
• Úthlutun verkþátta — Úthlutun vinnu til teymismeðlima
• Framvindugreining — Rakning framvindu verka
• Arðsemisgreining — Skilningur á arðsemi verka
• Vinnuskýrsla — Ítarleg sundurliðun verkavinnu
• Reikningar — Stofnun og stjórnun reikninga
• Retainers — Stjórnun retainer samninga

Úrræðaleit

Ég finn ekki verkið mitt

• Notaðu Projects aðalsíðuna til að leita
• Skoðaðu hraðsíuna á Dashboard
• Staðfestu að verkið hafi ekki verið sett í geymslu

Tímafærslur birtast ekki á verkinu

• Gakktu úr skugga um að verkið sé valið í tímafærslunni
• Staðfestu að Billable status tímafærslunnar sé rétt
• Athugaðu tímabilið sem þú ert að skoða

Reikningur inniheldur ekki alla reikningsfæranlega liði verks

• Bættu þeim liðum sem vantar handvirkt við reikninginn
• Staðfestu að liðirnir séu merktir sem reikningsfæranlegir (ekki afskrifaðir)
• Athugaðu hvort þeir hafi þegar verið reikningsfærðir

Áætlun verks er farin fram úr

• Farðu yfir skráðan tíma miðað við áætlun
• Ræddu breytingar á umfangi við viðskiptavin
• Aðlagaðu reikningsupphæð ef umfang hefur aukist