Manor Help & Documentation

Kerfisstjórn

Færslur til greiðslu

Reikningagerð

Viðskiptavinir og verk

Gögn

Viðbætur

Stjórnun

Skipulag

Laun

Verðlagning

Ferlar

Prófíll

Reikningastillingar verks

Inngangur

Reikningastillingar verks ákvarða hvernig vinna, kostnaður og vörur sem tengjast verki eru reikningsfærð á viðskiptavini. Með því að setja þessar stillingar rétt upp tryggirðu nákvæma reikningagerð, verndar tekjur stofunnar, kemur í veg fyrir að farið sé fram úr áætlun með viðvörunum og uppfyllir óskir viðskiptavina varðandi reikninga.

Hvort sem um er að ræða staðlaða tímavinnu, óreikningsfæranleg pro bono verk, verk með fasta áætlun eða verk sem greidd eru með inneign, veita reikningastillingar verka þá stjórn sem þarf til að sjálfvirknivæða og stjórna reikningagerð á skilvirkan hátt.

Helstu reitir

Þegar reikningastillingar eru settar upp fyrir verk eru eftirfarandi reitir og stýringar í boði:

Tegund verks & skattar

  • Tegund verks — Ákvarðar hvort vinna sem skráð er á verkið sé reikningsfæranleg á viðskiptavininn. Valkostirnir eru:
    • Reikningagerð virk — Hægt er að reikningsfæra vinnu, kostnað, akstur og vörur sem skráð eru á þetta verk.
    • Aðrar óreikningsfæranlegar tegundir (svo sem innanhússverk eða pro bono) — Ekki er hægt að reikningsfæra skráða vinnu. Hentar fyrir stjórnunarverkefni, viðskiptaþróun eða óreikningsfæranleg mál viðskiptavina.
  • Innheimta virðisaukaskatt — Stýrir því hvort virðisaukaskattur sé lagður á reikninga sem gerðir eru fyrir þetta verk (sjálfgefið: Já - bæta VSK við reikninga).
  • VSK númer — Skattnúmer viðskiptavinar eða verks sem birtist á reikningum.
  • Tungumál — Tungumálið sem notað er við gerð reikninga, vinnuskýrslna og gagna sem viðskiptavinur fær (sjálfgefið: Íslenska).

Viðvaranir og mörk áætlana

  • Úttektarviðvörun — Fjárhæðarþröskuldur (án VSK) sem kveikir á viðvörunum þegar óreikningsfærð eða ógreidd staða verksins nær þessari upphæð. Hjálpar stjórnendum að gera reikning tímanlega áður en staðan verður of há.
  • Tímamörk — Þröskuldur fyrir heildarfjölda klukkustunda sem kveikir á viðvörun þegar skráðar stundir nálgast eða fara yfir þessi mörk.
  • Áætluð heildarfjárhæð — Samþykkt heildaráætlun eða kostnaðaráætlun verksins sem notuð er í framvindu- og hagnaðargreiningu til að fylgjast með raunkostnaði gagnvart áætlun.

Upplýsingar á reikningi

  • Athugasemd á reikningi — Sjálfgefin athugasemd eða greiðslufyrirmæli sem birtast sjálfkrafa á öllum reikningum sem búnir eru til fyrir þetta verk (hægt er að breyta þessu á einstökum reikningum).
  • Uppsetning reikninga — Tilgreinir hvernig reikningslínur og kaflar eru sett upp á reikningnum.
  • Tilvísunarnúmer kaupanda — Innkaupanúmer, kostnaðarstaður eða tilvísunarnúmer sem krafist er af bókhaldi viðskiptavinarins.
  • Tengiliður kaupanda — Nafn tengiliðar viðskiptavinarins sem birtist á rafrænum reikningum.
  • Netfang tengiliðs kaupanda — Netfang tengiliðsins (notað á rafrænum reikningum; kemur ekki í stað netfangsins sem reikningur er sendur á).

Sérstakar reikningastillingar

  • Stillingar rammasamninga — Ákvarðar hvernig umsamdir taxtar rammasamnings gilda um verkið (t.d. hvort einn samningur nái yfir allt verkið eða mismunandi samningar eigi við mismunandi verkþætti).
  • Verð & afslættir — Sértækir tímataxtar eða prósentuafslættir stilltir beint á verkið, sem yfirskrifa listaverð og almenn verð stofunnar.
  • Sjálfvirk reikningagerð — Tímastillt sjálfvirk gerð reikninga fyrsta eða síðasta dag hvers mánaðar fyrir alla óreikningsfærða vinnu.
  • Inneignir — Tenging verksins við fyrirframgreiddar inneignir viðskiptavinar þannig að reikningsfæranleg vinna dregst sjálfkrafa frá inneigninni.

Að stilla reikningagerð verks

Breyting á reikningastillingum verks

Til að stilla grunnstillingar reikningagerðar og reikningsupplýsingar fyrir tiltekið verk:

  1. Farðu í Verk úr aðalvalmyndinni og veldu verkið.

  2. Smelltu á Breyta verki í haus verksins.

  3. Skoðaðu og uppfærðu grunnreitina í forminu:

    • Gakktu úr skugga um að Viðskiptavinur verksins sé réttur, þar sem viðskiptavinurinn ákvarðar gjaldmiðil og sjálfgefinn greiðslufrest.
    • Smelltu á Nánari eiginleikar verks til að opna reikningastillingarnar.

  4. Stilltu tegund verks og skatta:

    • Stilltu Tegund verks á Reikningagerð virk fyrir reikningsfæranleg verk, eða veldu aðra tegund fyrir óreikningsfæranlega vinnu.
    • Veldu viðeigandi stillingu undir Innheimta virðisaukaskatt og sláðu inn VSK númer ef þess er krafist.
    • Veldu Tungumál.

  5. Stilltu viðvaranir og áætlanir:

    • Sláðu inn upphæð í Úttektarviðvörun til að fá tilkynningar þegar ógreidd staða verður of há.
    • Sláðu inn mörk í Tímamörk til að fylgjast með tímum sem teymið skráir.
    • Sláðu inn Áætluð heildarfjárhæð til að geta fylgst með framvindu gagnvart áætlun.

  6. Stilltu upplýsingar á reikningi:

    • Sláðu inn sjálfgefna Athugasemd á reikningi (t.d. tilvísun í samning eða bankaupplýsingar).
    • Veldu æskilega Uppsetningu reikninga.
    • Fylltu út Tilvísunarnúmer kaupanda, Tengiliður kaupanda og Netfang tengiliðs kaupanda til að uppfylla kröfur viðskiptavinar um bókhaldsupplýsingar.

  7. Smelltu á Vista eða samsvarandi hnapp til að vista breytingarnar.

Nánari eiginleikar verks

Stjórnun reikningagerðar verka

Að setja upp sérstök verð og afslætti í verki

Þegar verk er með umsamið verð sem er frábrugðið hefðbundnum taxta stofunnar:

  1. Opnaðu síðu verksins.
  2. Smelltu á Verð hnappinn efst í verkinu.
  3. Í verðglugganum:
    • Föst verð eftir tegund — Sláðu inn fasta tímataxta, aksturstaxta, vörur eða dagpeninga, eða stilltu heildarafslátt í prósentum fyrir verkið.
    • Verð eftir taxta — Stilltu sérsniðna taxta eða ákveðna afsláttarprósentu fyrir einstaka verðliði.
  4. Smelltu á hnappinn til að vista verð.

Öll sérsniðin verð eða afslættir sem stillt eru á verkið yfirskrifa verð viðskiptavinarins og staðlaða taxta stofunnar fyrir vinnu sem skráð er á þetta verk.

Að tengja verk við inneign

Ef verkið er fjármagnað með inneignarsamningi viðskiptavinar:

  1. Opnaðu síðu verksins.
  2. Smelltu á hnappinn til að Bæta verki við inneign.
  3. Veldu virka inneignarsamninginn og tímabil úr glugganum.
  4. Smelltu til að staðfesta.

Allur reikningsfæranlegur tími, kostnaður og vörur sem skráð eru á verkið munu sjálfkrafa dragast frá inneigninni í stað þess að safnast upp sem venjuleg óreikningsfærð staða.

Að virkja sjálfvirka reikningagerð

Fyrir verk sem eru reglulega reikningsfærð:

  1. Opnaðu síðu verksins.
  2. Finndu spjaldið Sjálfvirk reikningagerð á hliðarstikunni (e. right sidebar).
  3. Smelltu til að breyta stillingum fyrir sjálfvirka reikninga.
  4. Stilltu á Virkjað.
  5. Veldu dagsetningu (t.d. Fyrsti dagur mánaðar eða Síðasti dagur mánaðar).
  6. Smelltu á Vista.

Kerfið mun sjálfkrafa safna öllum óreikningsfærðum færslum á áætluðum degi og búa til reikning.

Að fylgjast með stöðu og framvindu verks

  • Staða — Skoðaðu óreikningsfærðar stundir, akstur, kostnað og vörur beint á síðu verksins eða undir Reikningar > Nýr reikningur.
  • Framvindugreining — Opnaðu Framvindugreiningu úr valmynd verksins til að fylgjast með skráðum tímum gagnvart tímamörkum og áætlun.
  • Hagnaðargreining — Skoðaðu innvinnslu og hagnað í samanburði við innri kostnað til að fylgjast með arðsemi verksins.

Bestu venjur

  • Stilltu viðvaranir snemma — Skilgreindu Úttektarviðvörun og Tímamörk þegar verkið er stofnað svo verkstjórar fái viðvörun áður en farið er fram úr áætlun.
  • Skráðu tilvísanir kaupanda strax — Skráðu alltaf Tilvísunarnúmer kaupanda og önnur innkaupanúmer áður en reikningar eru gefnir út til að koma í veg fyrir að greiðslum sé hafnað.
  • Notaðu skýrar athugasemdir á reikningi — Bættu við upplýsingum um endurtekna reikningagerð, lýsingu á áföngum eða tilskildum greiðslutilvísunum í sjálfgefna Athugasemd á reikningi.
  • Athugaðu tegund verks áður en vinna er skráð — Gakktu úr skugga um að Tegund verks sé stillt á Reikningagerð virk áður en teymið byrjar að skrá tíma, svo færslur lendi ekki á óreikningsfæranlegri stöðu.
  • Athugaðu tengingar við inneignir — Tengdu verk við inneign í upphafi svo færslur dragist frá inneigninni frá fyrsta degi.

Tengt efni