Ferlar

Inngangur

Ferlar skilgreina safn stöðva sem verk getur haft. Þeir bjóða upp á skipulega leið til að stjórna verkflæði verka með því að gera það auðvelt að fylgjast með og færa verk á milli stöðva sem tilheyra sama ferli. Hver ferill er skilgreint verkflæði með nafni sem inniheldur margar stöður (skref) sem tákna mismunandi stig í lífsferli verksins þíns, allt frá upphaflegri móttöku til loka.

Einnig er hægt að tengja sniðmát við feril með upphafsstöðu, sem tryggir að öll verk sem búin eru til út frá því sniðmáti hefji sjálfkrafa ferlið á réttu stigi.

Lykilreitir

• Nafn — Nafn ferlisins (t.d. „Málaferli", „Samningsskoðun", „Ráðgjafaverk"). Nauðsynlegt.
• Athugasemd — Valfrjáls lýsing á því í hvaða tilgangi ferillinn er hugsaður og hvernig á að nota hann.
• Verk — Fjöldi verka sem nú eru skráð á þennan feril. Birtist í ferlalistanum.
• Stöður — Fjöldi stöðva (skrefa) sem skilgreindar eru í ferlinum. Birtist í ferlalistanum.
• Stofnað — Dagsetningin þegar ferillinn var stofnaður. Birtist í ferlalistanum og á breytingareyðublaðinu.
• Nafn (staða) — Titill á einstaka verkflæðisstigi (t.d. „Móttaka", „Gagnaöflun", „Réttarhöld", „Lokað"). Nauðsynlegt fyrir hverja stöðu.
• Lýsing (staða) — Valfrjáls athugasemd sem útskýrir hvað gerist á meðan verk er í þessari stöðu eða hvaða skilyrði þarf að uppfylla áður en farið er á næsta stig.

Stofnun nýs ferils

1. Farðu í Ferlar í aðalleiðsögninni.

   

2. Smelltu á hnappinn Stofna feril efst til hægri.

3. Í glugganum, sláðu inn Nafn á ferlinum (t.d. „Málaferli").

4. Valfrjálst, sláðu inn Athugasemd sem lýsir hvaða tegundir verka ættu að nota þennan feril.

5. Undir Stöður, sláðu inn Nafn á fyrstu stöðunni (t.d. „Móttaka") og valfrjálsa Lýsingu.

6. Smelltu á Skrá nýja stöðu til að bæta við fleiri stigum í verkflæðinu þínu. Fylltu út Nafn og valfrjálsa Lýsingu fyrir hverja stöðu.

7. Notaðu dráttarhnappinn við hlið hverrar stöðu til að endurraða stigum ef þörf krefur. Til að fjarlægja óþarfa stöðu skaltu smella á ruslatunnuna við hlið stöðunnar.

   

8. Smelltu á Vista til að stofna ferilinn.

Stjórnun ferla

Skoðun og síun ferla

Til að skoða alla skilgreinda ferla, smelltu á Ferlar í aðalleiðsögninni.

Taflan sýnir:

• Nafn — Titill ferilsins. Með því að smella á nafnið opnast breytingarglugginn.
• Verk — Fjöldi verka sem nú nota þennan feril.
• Stöður — Heildarfjöldi stöðva sem uppsettar eru fyrir ferilinn.
• Stofnað — Dagsetning sem ferillinn var stofnaður.
• Athugasemd — Lýsing ferils.

Notaðu leitarreitinn yfir töflunni til að finna fljótt ákveðinn feril eftir nafni eða athugasemd. Smelltu á hnappinn til að hlaða niður listanum.

Breyting á ferli

1. Farðu í Ferlar í aðalleiðsögninni.

2. Smelltu á röðina eða nafn ferilsins sem þú vilt breyta.

   

3. Uppfærðu Nafn, Athugasemd eða stöður eftir þörfum:

   • Bættu við nýjum stöðum með hnappinum Skrá nýja stöðu.
   • Endurraðaðu stöðum með því að draga þær til.
   • Breyttu núverandi nöfnum eða lýsingum stöðva.
   • Eyddu einstökum stöðum með því að nota ruslatunnuhnappinn við hliðina á nafni stöðunnar.

4. Smelltu á hnappinn til að vista breytingarnar.

Eyðing ferils

1. Farðu í Ferlar í aðalleiðsögninni.

2. Smelltu á ferilinn sem þú vilt eyða.

3. Smelltu á rauða hnappinn Eyða ferli neðst til vinstri í glugganum.

4. Staðfestingargluggi birtist og spyr: "Ertu viss um að þú viljir eyða þessum ferli og öllum honum tengdum stöðum?"

5. Smelltu til að staðfesta varanlega eyðingu ferilsins.

Athugaðu: Ekki er hægt að eyða ferli á meðan virk verk eru tengd honum. Endurúthlutaðu eða lokaðu þeim verkum fyrst.

Dæmi um ferla

Hér eru algeng verkflæði ferla sem ráðgjafarfyrirtæki nota:

Bestu starfsvenjur

• Hafðu stöðunöfn skýr og hnitmiðuð — Notaðu lýsandi nöfn eins og „Fyrsta skoðun" eða „Bíður undirritunar viðskiptavinar" frekar en óljós hugtök eins og „Bíður".
• Endurspeglaðu raunveruleg verkflæði — Kortleggðu stöður til samræmis við það hvernig vinna flæðir í raun í fyrirtækinu, og forðastu óþarfa eða endurtekin stig.
• Hafðu samræmi í nafngiftum — Notaðu eins nöfn fyrir sameiginlegar lokastöður þvert á alla ferla (svo sem „Lokað" eða „Lokið") fyrir samræmda skýrslugerð.
• Skipuleggðu fyrirfram — Ákveddu allan lífsferil ferils áður en þú skilgreinir hann, til að draga úr þörf á að breyta stöðum eftir að verk hafa verið tengd honum virk.
• Tengdu ferla við verksniðmát — Undir Stjórnun > Sniðmát, geturðu tengt sniðmát við feril og upphafsstöðu svo ný verk hefji strax leik á réttu verkflæðisstigi.